La gestión de un bar eficiente y rentable depende de tener a mano información precisa sobre los niveles de inventario. Para propietarios de bares y gerentes, uno de los más importantes Sin embargo, uno de los elementos tediosos de la gestión de una empresa exitosa y eficiente es comprobar el inventario con regularidad.
Un inventario preciso no solo puede ayudar a detectar artículos perdidos o robados, sino que también puede garantizar que tenga suficientes suministros para cubrir los períodos de mayor actividad e incluso ofrecer información sobre las tendencias de ventas, algo crucial para los operadores que desean garantizar la rentabilidad. Sin embargo, es posible que muchos operadores no sepan con qué frecuencia deben contar el inventario de sus bares o qué procesos deben seguir para hacerlo; por eso, es fundamental comprender los conceptos básicos del inventario de los bares.
Siga leyendo mientras analizamos lo que significan los inventarios frecuentes para las empresas de bares y ofrecemos algunos consejos para las mejores prácticas que pueden ayudarte a crear un proceso de inventario fiable y adecuado para realizar un seguimiento del rendimiento de tu inventario.
Conceptos básicos de la gestión de bares
Un bar o restaurante no puede obtener ganancias sin iniciar un inventario y tener un conocimiento profundo de los conceptos básicos que lo sustentan. El recuento de inventario es un procedimiento esencial para realizar un seguimiento preciso del inventario inicial y actual de tu negocio, así como del momento en que se compró. Con un historial fiable, puede tomar decisiones informadas sobre la administración del inventario y garantizar que la oferta satisfaga la demanda.
Desglosando tu proceso del sistema de inventario de bares en trozos manejables es importante hacerlo más fácil y eficaz. Repasemos los pasos a continuación:
Paso 1. El primer paso de tu inventario de bares es crear una lista de todos los artículos que deben contarse en tu bar (también denominado inventario inicial). Esto debería incluir todo, desde licor, cerveza, ginebra, e inventario de vinos, hasta tazas, y productos alimenticios.
Es importante contar con un sistema de inventario de licores sólidos en el que se rastree cada artículo con un número o código de SKU individual para que pueda ser fácilmente identificado al contar el inventario.
Paso 2. Dividir la lista en secciones facilitará la identificación de dónde está a la hora de hacer el inventario de los bares. Intente dividir la lista en diferentes áreas, como bebidas alcohólicas, cervezas y alimentos.
Paso 3. Asegúrese de registrar dónde se compró cada artículo, como un distribuidor o proveedor, y el costo del licor. Esto le ayuda a hacer un mejor seguimiento de sus costos de suministro e identificar los mejores lugares para comprar al por mayor.
Paso 4. Es beneficioso llevar un registro físico de los recuentos de inventario de tu bar (cuánto inventario hay disponible), así como un sistema de seguimiento financiero para cada producto o tipo de artículo. Esto te ayudará a descifrar los patrones y a tener siempre una idea precisa de lo que hay disponible, cuánto se ha vendido y los ingresos que se generan.
Paso 5. Al final de cada turno, debes hacer un recuento de inventario final y compararlo con tu inventario inicial. Esto le ayudará a reconocer cualquier discrepancia de los niveles de existencias, como artículos que no se han vendido, están dañados o que pueden haberse llevado sin permiso durante las horas de trabajo.
Optimización de sus existencias con el análisis del inventario de bares
Una vez que se ha establecido el sistema de inventario básico, es esencial monitorear y analizar los datos de ventas para interpretarlos de manera efectiva. Descubriendo las tendencias de ventas y los patrones de los datos de inventario anteriores a lo largo de todo el período se pueden lograr supervisando diligentemente su inventario. Esta información le ayudará a identificar qué es lo que funciona bien, a ajustar las estrategias actuales y a planificar el próximo período de inventario. Por ejemplo, en el caso de tu inventario actual, si observas que un artículo en concreto se vende rápido o a un ritmo mayor que el de otros artículos de tu bar, es posible que desees pedir más.
Mediante el análisis del inventario de bares, puede identificar las discrepancias en sus existencias y explorar posibles formas de reducir los costos o mejorar el proceso. Como resultado, esto no solo le permitirá administrar mejor sus finanzas, sino que también garantizará que está maximizando las ganancias.
Pero qué información asombrosa se puede obtener al rastrear y registrar con precisión su inventario de bares con un sistema POS? Las ventajas son enormes, especialmente cuando se hace correctamente. Por ejemplo, el las siguientes métricas pueden informarle sobre...
- La varianza de tu bar, también conocida como reducción, pérdida o exceso de inventario, puede ayudarte a optimizar las operaciones de inventario y a mantener la rentabilidad.
- Lograr el nivel nominal y el punto de repedido ideales para cada uno de tus productos es esencial para optimizar la gestión del inventario.
- El costo de vertido de cada tipo de licor, cerveza y vino puede ayudarlo a comprender la eficacia de sus precios.
- Puedes evitar que se quede sin inventario haciendo lo siguiente: tomar decisiones de compra acertadas e impulsar las ventas de esos artículos en tu bar. Si comprendes el uso del inventario, podrás identificar los productos que generarán los máximos beneficios, así como implementar estrategias para lograr ventas exitosas. Además, el análisis de los datos de días u horas específicos te dará una idea más clara de dónde invierten los clientes su dinero.
- Elaboración de estrategias más inteligentes para reducir los costos de vertido y ahorrar dinero.
- Al analizar las tendencias de venta de su inventario de bebidas alcohólicas, es esencial determinar qué artículos están prosperando y cuáles no. Esto será fundamental para determinar cómo se deben fijar los precios y qué nuevos artículos se deben adquirir a los proveedores, de modo que las órdenes de compra puedan reflejar estas variables.
¿Con qué frecuencia debe un bar realizar recuentos de inventario?
Para garantizar el éxito de su bar, es fundamental practicar procesos efectivos de inventario de bares y establecer un plan integral de programación de inventario. Al hacer inventarios de bebidas alcohólicas de forma persistente y analizar los datos proporcionados, puedes estar seguro de que tu inventario se actualiza constantemente, lo que brinda a todos los clientes una experiencia extraordinaria en tu bar.
La creación de registros confiables y consistentes es esencial para determinar la frecuencia con la que realizará el inventario. La mayoría de los bares y restaurantes optan por realizar un inventario quincenal o incluso un recuento mensual; sin embargo, si tienes personal disponible, un programa semanal te permitirá mejores resultados de inventario.
Para asegurarte de que tu sistema de gestión de inventario funcione a su máxima capacidad, prueba a utilizar las siguientes prácticas:
Realice el inventario inmediatamente después del turno
Intentar hacer un recuento de tu inventario actual mientras los clientes compran artículos no solo es abrumador, sino que también puede resultar muy impreciso. Sin mencionar que existe la posibilidad de que no registres algunos de los productos que se vendieron durante el proceso de recuento. Esto hace que el recuento de todos tus productos sea demasiado difícil e ineficiente.
Sin embargo, para los artículos con fecha de caducidad, como los productos alimenticios y los ingredientes perecederos, la inspección regular ofrece el resultado final más deseable. Para garantizar una frescura y una calidad óptimas, esta actividad debe realizarse todos los días sin falta.
Realizar un inventario para las compras semanales
Para garantizar que tu presupuesto se mantenga intacto, es fundamental llevar un registro preciso de la cantidad de inventario que tienes y de las compras a los vendedores. El seguimiento continuo es sumamente beneficioso a la hora de decidir la cantidad de existencias que se deben pedir semanalmente; este método ayuda a ahorrar tiempo y recursos a largo plazo.
Es fundamental tener en cuenta que sobrepasar el presupuesto de existencias no solo aumentará nuestros costos, sino que también reducirá las ganancias debido a la gran inversión de dinero en los artículos disponibles. Por el contrario, gastar menos de lo previsto puede provocar la insatisfacción de los clientes por la falta de productos y generar estrés para los empleados.
Registro de actualizaciones diarias de stock
Para mantenerse a la vanguardia de la industria, debe documentar con diligencia las actualizaciones diarias del inventario. Generar un informe de ventas de bebidas con su sistema POS es una forma sencilla de rastrear el venta de licores. Registrar cuando una botella se acaba (lo que también se conoce como «la botella mata») o almacenar de forma inteligente todas las botellas vacías botellas después del servicio puede ayudarlo a llevar un registro preciso de la cantidad de líquido que se está utilizando.
El registro constante de nuestros costos también es esencial para mantener registros precisos. A través de estos informes, puedes conocer métricas clave como: ¿Qué tan rápido se venden los productos? ¿Qué artículos tienen los mayores beneficios? ¿Nuestro bar rinde suficiente dinero en comparación con lo que compramos? Esta práctica estrategia asegurará que nada de tu valioso espacio en la barra quede sin usar, ¡especialmente si lo haces correctamente!
6 formas de gestionar eficazmente su inventario de bebidas alcohólicas
Con la barra adecuada, técnicas de gestión de inventario y acceso a potentes software de inventario de bares como Wisk, hacer un inventario de bares puede resultar sorprendentemente manejable. Afortunadamente, no hay necesidad de guardar ningún secreto; ¡solo tienes que seguir estos sencillos pasos y listo! Planificar con anticipación y mantenerse diligente son componentes clave del éxito. Esto es lo que más debes saber:
¡Lleve un registro de todo!
En primer lugar, mantén un registro detallado de tu inventario inicial y de lo que está saliendo (el inventario final cuenta). Un programa de bebidas exitoso puede facilitar el control del inventario, lo que le permite obtener información sobre los niveles de existencias y vender artículos que requerirían horas de entrada manual de datos con lápiz y papel.
Al pedir productos a los vendedores, se recomienda mantener una columna de hoja de cálculo con los precios actuales para consultarlos rápidamente. Si lo hace, se asegurará de estar siempre bien informado y actualizado con las tendencias de precios.
Mantenga un espacio de almacenamiento limpio
La organización de la sala de almacenamiento también es un factor importante cuando se trata de una gestión adecuada del inventario. Cree un espacio de bar seguro para mantener un almacenamiento organizado y etiquete todos los artículos para una identificación eficiente.
Crea un cronograma de inventario
Para garantizar la precisión en el mantenimiento de registros, se debe establecer un cronograma para los recuentos de inventario regulares. Este cronograma incluirá detalles específicos como la duración y la frecuencia de estos períodos de inventario. Un período de inventario quincenal ha demostrado ser una práctica exitosa para muchos bares.
Determina el uso de tu inventario
Para adquirir una comprensión profunda de los artículos que se venden, así como de los que tienen un volumen de ventas mensual más bajo, sería beneficioso realizar un seguimiento del uso del inventario de cada producto. Estos datos se pueden usar para ajustar tus pedidos de compra o incluso para descontinuar cualquier artículo que no se mueva con la suficiente rapidez durante todo el período de inventario.
Implemente controles y procedimientos
En la gestión de bares, un inventario preciso es esencial a la hora de realizar un inventario, y mantener el control sobre los procedimientos como el inventario, la compra y el uso del inventario es fundamental para lograr este objetivo. Establecer normas que los empleados deban seguir en lo que respecta a estas actividades ayudará a garantizar un registro preciso de los activos de su bar.
Entrena a los empleados de tu bar
El gerente de su bar debe designar a los empleados y proporcionarles una capacitación constante que los equipe con las habilidades esenciales para el proceso de recuento y el mantenimiento de registros precisos.
Con la instrucción adecuada, su personal puede aprender a utilizar sistemas como los sistemas de inventario de bebidas alcohólicas y puntos de venta para realizar un seguimiento preciso de los niveles de existencias. Al proporcionar a los empleados la formación adecuada, les garantizará que todos los procedimientos relacionados con la gestión del suministro de bebidas alcohólicas se han instruido correctamente. ¡De esta manera, todos tienen un conocimiento profundo de lo que se debe hacer para lograr un éxito óptimo!
Atrévete a experimentar con tus procesos de inventario
No tengas miedo de explorar diferentes tácticas y sistemas de inventario; la creatividad es fundamental para encontrar las formas más exitosas de monitorear tu inventario de bebidas alcohólicas. ¡Con un poco de esfuerzo, puedes descubrir la solución perfecta que se adapte a las operaciones de tu bar!
Sumérjase en el proceso de prueba y error y no se detenga hasta que encuentre un método de seguimiento del inventario que funcione para su negocio de bares.
¿Cuáles son los mayores errores de inventario de bares?
Aunque la gestión del inventario es una herramienta importante para cualquier bar o restaurante, se pueden cometer algunos errores comunes que pueden tener un efecto perjudicial en el negocio. Algunos de los más comunes son:
No realizar recuentos regulares de existencias
No realizar un conteo regular de existencias es un grave error que puede dañar gravemente a los propietarios de bares y restaurantes. El conteo regular de las existencias debe ser una parte integral de la gestión de los bares y realizarse con regularidad para garantizar un registro preciso. esquivar los dilemas del exceso de existencias, y mantenga los niveles de producto actualizados. Sin un control frecuente de la cantidad de existencias disponibles, los bares y restaurantes corren el riesgo de pedir en exceso productos que tal vez no necesiten, lo que les lleva a perder demasiado dinero.
Prácticas de compra poco saludables
Las prácticas de compra poco saludables pueden causar una gran presión sobre el presupuesto de un bar o restaurante. Para garantizar que obtienen la mejor relación calidad-precio, los propietarios de bares y restaurantes deben tomarse un tiempo para revisar sus datos financieros antes de realizar nuevos pedidos de inventario. Hacerlo les ayudará identificar soluciones rentables que satisfagan sus necesidades. Comprar al por mayor puede parecer una decisión inteligente, pero si el artículo es perecedero y hay demasiado inventario agotado, puede provocar despilfarro innecesario y pérdida de beneficios en general.
Subestimar el valor del análisis de datos
No realizar un seguimiento de estos análisis esenciales puede ser un error costoso para cualquier propietario de un bar. Conocer los costos de las bebidas alcohólicas es la métrica clave que le indicará el éxito y la rentabilidad de su bar, no solo en términos de ventas, sino también en términos de control de costos y gestión del flujo de caja. Por ejemplo, el costo del licor, o el costo de servicio, de cualquier bebida es el precio que se necesita para preparar cada bebida. ¡Con un 15%, esto significa un fantástico margen de beneficio del 85% por cada bebida que sirvas!
El costo típico de servir una bebida en la industria de los bares es del 18 al 24%, con un costo óptimo de servicio del 20%. Esto significa que los bares deben esforzarse por obtener un beneficio bruto del 80% de sus bebidas. Para garantizar el éxito y evitar costos excesivos, es fundamental que los propietarios de restaurantes y bares utilicen el análisis de datos y tomen decisiones inteligentes sobre lo que sirven. Al aprovechar estos valiosos datos, las empresas de bares pueden maximizar las ganancias y, al mismo tiempo, mantener los gastos a raya.
Consejos para realizar un recuento de inventario
La gestión coherente del inventario de bares es una práctica esencial para preservar la precisión y integridad del inventario de bebidas alcohólicas, lo que permite generar ventas. Estos son algunos consejos útiles para realizar un recuento de inventario:
Configurar un sistema para la rotación de existencias
La rotación estratégica de existencias es un método eficaz para organizar el inventario de sus bares, donde los artículos vencidos o que vencen se colocan en los estantes delanteros del almacén y los productos más frescos se almacenan en la parte trasera. Este sistema ayuda a evitar que se vendan productos caducados y, al mismo tiempo, agiliza los procesos de inventario.
Usa una hoja de cálculo de inventario de bares
Al comenzar en la industria de los bares, usar un inventario de bolígrafo y papel puede ser una solución razonablemente rápida. Pero si quieres algo más organizado, una hoja de cálculo del inventario de bebidas alcohólicas no solo es fácil de entender sino también fácil de usar: ¡solo tienes que rellenar una atractiva plantilla! Si bien configurar inicialmente el sistema de conteo puede ser un proceso largo y tedioso, el proceso de seguimiento del inventario será sencillo una vez que tengas el formato correcto.
Sin embargo, la desventaja de este método es que no puede proporcionarte datos de inventario en tiempo real; es decir, tendrás que introducir manualmente la información de stock después de completar cada recuento de inventario. No solo no ofrece un análisis exhaustivo de los datos de los bares, sino que tampoco cumple con los demás requisitos.
Invierta en software de inventario de bares
Si bien puede requerir una inversión inicial mayor, software de inventario de bares like Wisk es la opción óptima para hacer un inventario. Se trata de una herramienta muy útil que ofrece una gran comodidad y precisión, además de la capacidad de realizar un seguimiento de los niveles de inventario mediante la integración del punto de venta, lo que proporciona datos completos sobre el rendimiento de las ventas y la predicción de la demanda futura.
¿Qué selección es la mejor para tu bar?
Como propietario de un bar, es esencial encontrar el sistema de inventario de bares ideal para su negocio. Si dirige un establecimiento más grande que requiere el seguimiento de numerosos productos, entonces opta por un software o aplicación automatizados puede ser el más adecuado para ti. Por otro lado, si su local es más íntimo y tiene inventarios limitados, utilizar una hoja de cálculo puede ser rentable y rápido para ponerlo en funcionamiento. Para garantizar un recuento de inventario eficiente y preciso, es esencial evaluar dónde podría ahorrar dinero y tiempo.
Vigila tu ROI crezca a medida que mantiene una rutina de evaluaciones periódicas del inventario de los bares. Al minimizar las pérdidas y maximizar las ganancias, no solo administras el inventario, sino que también garantizas la salud financiera de tu bar.
Esa es la razón Wisk.ai está aquí para ayudar ¡haces que el proceso de inventario de tu bar sea mucho más fácil y sin demasiados problemas!
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