Un bar bien gestionado depende de dos cosas: la satisfacción del cliente y una gestión eficiente del inventario. Esto último puede ser un desafío, especialmente para los bares concurridos que están constantemente almacenando nuevos productos y atendiendo las solicitudes de los clientes. En cierto momento, llevar un registro del inventario de bebidas alcohólicas se considera una de las tareas que menos gustan en la industria de restaurantes y bares. Es un proceso lento y estresante que requiere la participación de numerosos miembros del equipo.
Hay diferentes maneras de abordar esto, pero utilizar un proceso de inventario sistemático y consistente mediante el aprovechamiento de un un software robusto de gestión de bares es clave. Esto ayudará a evitar comprar en exceso o perder la noción de lo que necesita reabastecerse. Si bien puede parecer una tarea abrumadora, dividirla en pasos manejables puede facilitar mucho la tarea.
Aquí hay una guía para ayudar agilice el proceso de gestión del inventario de su bar y haz tu vida como gerente de bar un poco más fácil. ¡Continúe leyendo!
Descripción general de los conceptos básicos del inventario de bares
Hacer un inventario físico es simplemente el proceso de contar todo lo que tienes dos veces. No es de extrañar que el inventario de los bares sea crucial para tener suficiente cantidad de alcohol en stock, pero también permite a los gerentes de los bares evaluar con precisión los datos valiosos y convertirlos en información útil, como:
- Evalúe el desempeño financiero del bar
- Calcular la contracción
- Mantenga un inventario mínimo
- Determine los costos de las bebidas para que puedas fijar precios de forma eficaz
- Identificar el bebidas más vendidas y rentables en tu bar
El objetivo principal de hacer un inventario de bares es calcular el uso de tu inventario dentro de un período de tiempo determinado para que puedas compararlo con tu venta de bebidas.
5 pasos para gestionar el inventario de bares
La idea general detrás de la gestión del inventario de bares es llevar un registro actualizado de todo lo que tienes. Luego, después de un tiempo, haz un recuento. El número de inventario inicial se determina contando la primera vez, mientras que el inventario final está representado por los recuentos de inventario finales. La diferencia entre estos dos valores se utiliza para sacar una serie de conclusiones empresariales útiles.
A continuación se explica cómo realizar el proceso de recuento del inventario del bar.
1. Haga un plan
Como gerente de bar, una de tus responsabilidades importantes es para mantenga un control adecuado del inventario del bar. Los sistemas de control de inventario son importantes para cualquier empresa que necesite realizar un seguimiento de los productos o materiales que tiene a mano. Al saber cuánto hay disponible, las empresas pueden pedir la cantidad correcta de suministros y evitar tener demasiadas existencias o quedarse sin artículos.
Se necesita tiempo y planificación para aprender a hacer un inventario de bebidas alcohólicas correctamente. Definitivamente, primero debes saber dónde se guarda todo el alcohol, en qué orden analizarás cada área, qué información registrarás y con qué frecuencia realizarás el inventario de los bares.
Crea un sistema que funcione para ti y para tu bar, y todo el proceso será mucho más sencillo. Es comprensible que sigas usando hojas de cálculo e inventarios con lápiz y papel, pero vale la pena considerar un sistema de inventario en algún momento.
Elige un punto de partida
Esto es solo el comienzo del proceso de inventario de bebidas alcohólicas. Es fundamental saber por dónde empezar. Por lo general, la barra frontal es un buen punto de partida. Entonces, ir a cualquier barra trasera, enfriadores de cerveza, salas de vinos o lugares de almacenamiento de licor según sea necesario. Pero todo depende del diseño del plano de planta de tu bar. Haga lo que sea apropiado para el espacio de su bar. Pero asegúrate de saber dónde está todo y en qué orden lo contarás.
Como tendrás que repetir el procedimiento la próxima vez, lo ideal es ser más consistente.
Determine qué grabar
Decida qué información va a registrar. En general, la mayoría de los bares llevan un registro de lo siguiente en sus recuentos de inventario:
- Clasificación de productos (puede ser tan detallada como sea necesario en función del tamaño del inventario). Es decir, whisky, Ginebra, Whisky escocés, Tequila, Vino, Cerveza, IPA, etc.)
- Nombre o marca del producto
- Formato (tamaños de botellas de licor, tamaños de botellas de vino, cerveza tamaños de barriles, etc.)
- Medición (cuánto licor queda en la botella: llena, mitad, etc.)
Para registrar el inventario, se deben incluir los mismos artículos durante los recuentos inicial y final de cada inventario.
Determine con qué frecuencia debe hacer su inventario de bebidas alcohólicas
¿Cuánto tiempo pasará entre los períodos de inventario? Esto, una vez más, debe seguirse de manera constante. No podrás obtener información fiable para determinar el volumen de ventas que generas a menos que dispongas de datos históricos coherentes.
La mayoría de los bares y restaurantes llevan a cabo recuentos de inventario quincenales o mensuales. Cuanto más frecuentemente cuente el inventario, mejor. Sin embargo, no todos los bares tienen tiempo para comprometerse a realizar un recuento semanal del inventario. Tenga en cuenta también que si utiliza un sistema de inventario perpetuo como software de inventario de bares, toda esta pregunta es totalmente insignificante.
2. Cuente su inventario inicial (el primer recuento)
Organice la hoja de cálculo para que se corresponda con la forma en que se muestra el alcohol en la barra. Esto te ahorra tener que organizar todas las botellas en orden alfabético en la parte superior de la barra.
Hacer un inventario es, en esencia, una operación de conteo manual que requiere mucho tiempo. En cualquier caso, tendrás que contar varias veces las cantidades individuales de cada botella. Esa es la única forma de hacerlo si no lo automatizas. Cuenta todo con cuidado.
Si desea automatizar el recuento, considere la posibilidad de utilizar un escáner de inventario vinculado al software de inventario de bebidas. Con La solución de inventario de Wisk Bar Management System, puede acelerar sus operaciones y obtener acceso a una base de datos completa de 200 000 botellas con una precisión del 99,7 por ciento. Esto le ayudará a administrar un negocio eficiente.
Comience con la barra frontal
Comience en la barra delantera y cuente cuántas botellas de licor de diferentes tamaños y tipos tiene.
Es ideal contar las botellas en el orden en que están ordenadas en la hoja de cálculo del inventario y, si es necesario, ordenarlas alfabéticamente. Incluye el tipo, la marca, el nombre y el tamaño de la botella del alcohol. Incluye una columna para la parte trasera del bar, el almacén, el vestidor o cualquier otra área del bar donde se guarde alcohol.
Medición de botellas de licor para el inventario: décimas por botella
Los gerentes de los bares deben tener un conocimiento profundo de cómo inventariar diez botellas de licor.
Para realizar esto, divide cada botella en diez partes iguales para determinar los niveles. Así es como se miden las botellas de licor para fines de inventario. También debes estimar cuántas décimas de la botella quedan. Registrarán 0,5 si la botella está medio llena. Registrarán 0.9 si la botella está llena 9/10 veces, y así sucesivamente. Repite el proceso de «décima» para cada botella, introduciendo los números en la hoja y clasificándolos como aguardiente, vino o cerveza.
Después de eso, diríjase desde la barra delantera hasta las barras traseras, las salas de almacenamiento de licor, los vestidores, los refrigeradores o las bodegas.
Recuento del inventario de botellas en las salas de almacenamiento
Es crucial que el recuento de su inventario se extienda fuera de la parte delantera de la casa y llegue a la sala de almacenamiento de bebidas alcohólicas. Si bien una solución simple de principio a fin podría funcionar en el bar, lo más probable es que tu sala de almacenamiento sea más compleja.
Para que te hagas una idea, la mejor manera de manejar esta situación es hacer un mapa y un diagrama de flujo de todos los estantes de almacenamiento y el orden en el que deben contarse. Luego, para garantizar los recuentos más precisos y consistentes, capacite a sus empleados para que siempre hagan el inventario en el mismo orden.
Un programa de bebidas exitoso como WISK permite a los gerentes de bares tomar decisiones importantes de manera rápida y económica. Los gerentes de bares pueden usar sus teléfonos para rastrear el inventario mediante una conexión de báscula Bluetooth. WISK también combina el inventario para ayudar a los bares a detectar la pérdida de existencias y ver lo que tienen a mano rápidamente, registrar lo que hay disponible y lo que hay que comprar.
Inventario de barras iniciales
Los datos de tu inventario inicial definen el importe de tu inventario disponible y serán fundamentales para los cálculos futuros. Por eso es muy importante que obtenga el recuento más preciso. De lo contrario, su siguiente recuento puede ser inconsistente, lo que indica que consumió más o menos alcohol del que realmente consumió. Esto puede ocasionar problemas para pedir más alcohol, lo que afectará negativamente a tus resultados.
Cuando hayas completado las primeras etapas del conteo de inventario, es el momento de pasar a la segunda. Durante este período, venderás y recibirás bebidas alcohólicas. Lleva un registro de la cantidad de productos que recibes o de las existencias totales de tu barrita (esto debería incluirse en las facturas de la semana anterior) y de tus datos de ventas o de la cantidad que vendes (esto debería estar en su sistema POS).
3. Cuenta tu inventario final (el segundo recuento)
Todo se reduce a la coherencia. Al final del período de inventario (ya sea una semana, dos semanas o un mes), volverás a realizar todos estos recuentos y repetirás exactamente el mismo proceso. Esto te da un recuento de inventario inicial y final.
¿Con qué frecuencia debe un bar hacer un inventario?
Lo ideal es repetir este proceso cada dos semanas. Para aprovechar al máximo el proceso de inventario, algunos bares incluso realizan el inventario una vez por semana. En función de su funcionalidad y tamaño, puedes elegir la frecuencia adecuada para tu barra.
Sin embargo, si esperas más, perderás la oportunidad de responder a los patrones de ventas y optimice para el crecimiento de los ingresos.
4. Cálculo del uso del inventario
El objetivo de hacer un inventario es calcular el uso del inventario. Es la cantidad de inventario consumida por una empresa durante un período de tiempo específico.
Introduce los totales de todas tus categorías de bebidas alcohólicas en tres columnas de la hoja de cálculo del inventario de bares:
- Inventario inicial
- Inventario recibido
- Inventario final
Estos tres inventarios más importantes son fundamentales para determinar el uso de tu inventario. Será mucho más sencillo si utilizas un software de gestión de bares como Wisk para llevar un registro de tu inventario.
Además, es fundamental controlar la cantidad de existencias que ha recibido en todo momento. Puedes lograrlo combinando todas tus facturas y órdenes de compra del período en el que realizas el seguimiento del inventario recibido.
Esta es la fórmula para calcular el uso de tu inventario:
Uso = Inventario inicial + Licor comprado — Inventario final
Para calcular el uso del inventario de tu bar a lo largo del tiempo, necesitarás saber cuánto inventario tenías al principio del período, cuánto tenías al final del período y cuánto recibiste durante el período.
Tiene sentido que conozcas tu uso para poder obtener datos significativos para administrar tu barra. Puedes calcular el nivel nominal, la varianza y los costes de vertido una vez que hayas determinado tus tasas de consumo.
5. Calcule el nivel nominal, la varianza y el costo de vertido
Empecemos por definir algunos términos que se utilizan habitualmente en el inventario de bares. El las siguientes métricas se pueden calcular con el uso de tu inventario.
Inventario por nivel
Lo mínimo de un producto que un bar o el restaurante debe mantener disponibles para satisfacer la demanda hasta que llegue inventario adicional. Esto sirve como un punto de reordenamiento de facto. Basándote en el uso anterior de tu inventario, sabrás lo mínimo que necesitas tener a mano para maximizar el espacio en las estanterías y reducir los costos de transporte. También sabrás cuándo hacer pedidos para reponer tu inventario.
Variación de inventario
La varianza de inventario es la diferencia entre la cantidad de inventario vendido y la cantidad utilizada. En otras palabras, ¿cuánto se usó pero no se vendió? Serás capaz de reducir la reducción del inventario, los robos y los excesos, y composiciones mediante la identificación de alcoholes específicos con una alta varianza. Los vertidos estándar son una forma excelente de reforzar las recetas estandarizadas que controlan la variación.
La mayoría de las empresas hoteleras incurren en variaciones del 20 al 25 por ciento. Cualquier variación inferior al 20% se considera beneficiosa.
Nuestro costo
El costo de vertido es la parte del precio de venta de una bebida que se gasta en adquirir y preparar los ingredientes. Como resultado, cuanto más bajo, mejor.
El costo de nuestro servicio se calcula dividiendo la cantidad de alcohol que tomabas cuando empezaste, más la cantidad que gastaste, por la cantidad que aún tienes disponible. Para calcular el costo del vertido, multiplique ese número por 100 y añada un signo de porcentaje al final.
Nuestro costo = uso de inventario/ventas
Puedes usar una calculadora de costos de vertido para determinar qué bebidas son las más y las menos rentables en función de los recuentos de inventario. Luego, con un poco de ingeniería de menús, puedes destaque esas bebidas rentables. También podrías trabajar en estrategias de precios del alcohol para tus bebidas menos rentables.
Ahora que hemos establecido algunas terminologías clave, lo único que queda por hacer para hacer el inventario de los bares es internalizar estos procesos. Repetirlo una vez cada pocas semanas le ayudará a acumular una gran cantidad de datos útiles.
Análisis de inventario de bares
El uso del inventario es el factor principal. Calculas la varianza del inventario, el coste de vertido y los niveles de rentabilidad en función del uso del inventario. Para los propietarios y gerentes de bares, todos estos indicadores esenciales son beneficiosos para emitir juicios sólidos.
Por supuesto, un buen inventario de bares puede proporcionarle una serie de puntos de vista importantes. Echemos un vistazo a lo que el inventario de tu bar tiene que decir sobre él y sus beneficios.
¿Cómo le ahorra dinero realizar un inventario de bares y mejora sus resultados?
Es obvio que vigilar de cerca los registros de inventario de su bar puede ayudarlo a optimizar sus operaciones y maximizar las ganancias. Analicemos en detalle los siguientes beneficios de controlar el inventario de un bar.
Es fundamental identificar la variación de tu bar, a veces conocida como reducción o pérdida, o exceso de inventario.
El cálculo de la varianza revela la discrepancia entre la cantidad de producto vendido y la cantidad utilizada. Puede que suenen igual, pero en realidad difieren entre sí.
Por ejemplo, si la varianza de un producto es del 20%, indica que el 20% de todos los artículos utilizados se pierden y no se venden.
La alta varianza se debe a una variedad de factores. Por lo general, se trata de una combinación de alejarse de las bebidas alcohólicas normales y de las bebidas regulares de vino. Los errores, las roturas y los robos también pueden contribuir al problema. También puedes averiguar cuántos disparos hay en una empuñadura y usarla para hacer un seguimiento del progreso en el futuro.
Puedes hacerte una idea clara de dónde podría estar pasando desapercibido el dinero calculando la varianza de cada producto. Si bien es uno de los métodos más eficaces para aumentar tus ganancias al utilizar las tasas de consumo del inventario de bebidas alcohólicas (40), no es la única opción.
Además, determinar qué productos están de moda y cuáles están fuera de demanda tiene implicaciones para los futuros pedidos de alcohol de sus vendedores y para los precios estratégicos del alcohol.
WISK puede ayudarlo a reducir los derrames de barras en un 90% y proporciona datos claros sobre las variaciones del inventario, para que siempre sepa cuál es su posición. También puede ayudar a anticipar los plazos de entrega para realizar el próximo pedido de compra.
Calcular sus costos de vertido e identificar estrategias para reducirlos
Tenga en cuenta que, en lo que respecta a los conceptos básicos del inventario de un bar, uno de los principales indicadores de la rentabilidad de un producto es el costo del licor. La rentabilidad de un bar en su conjunto está determinada por todos sus productos.
El costo de venta, a menudo conocido como costo del licor, es la parte del precio de venta de una bebida que se destina a su elaboración. Esto incluye el costo de la mano de obra, el precio de compra al por mayor, etc.
La mayoría de los bares buscan un costo promedio de bebidas alcohólicas del 20%, con un objetivo de aproximadamente el 15% de costos de servicio para bebidas alcohólicas.
Los artículos más rentables son aquellos con los costos de licor más bajos. La toma de decisiones acertadas requiere que conozca sus productos rentables. Donde la mayoría de los bares adquieren su alcohol con la ingeniería de menús de cócteles rentables.
Establezca su nivel de paridad y punto de repedido para cada producto y reduzca el inventario pendiente
Todos los artículos de su lista completa de inventario de bebidas alcohólicas de bar están sujetos a un nivel nominal, que es necesario para mantener sus existencias en todo momento. Esto se puede determinar en función del uso de datos históricos.
El inventario agotado es el inventario que tienes a mano pero que no estás vendiendo actualmente. Podría estar echándose a perder y empeorando. Aprenda por las malas lo que sucede cuando el alcohol se echa a perder. Inmoviliza tu dinero y ocupa un valioso espacio en las estanterías de otros artículos que podrías vender.
Dado que el nivel nominal viene determinado por las tendencias del uso del inventario en el pasado, es útil llevar un registro del uso del inventario, ya que reduce la necesidad de almacenar inventario. Esto garantiza que estás satisfaciendo la demanda de los clientes sin tener a mano una cantidad excesiva de productos sin vender.
Los siguientes son solo algunos de los beneficios de reducir su inventario de asientos.
- Aumente su flujo de caja al reducir la cantidad de dinero que gasta en operaciones y rentabilidad.
- Deja más espacio en tus estantes para los artículos que se están vendiendo.
- Puedes ahorrar dinero en tarifas de envío del distribuidor ordenando menos.
- Realice el inventario más rápido al tener menos existencias que supervisar.
- Reduzca el encogimiento; cuanto menos producto tenga, menor será el riesgo de perder dinero.
A continuación, te explicamos cómo reducir el inventario de asientos de tu bar:
- Establezca los niveles de par correctos. Esto no se puede exagerar. El inventario a la par es esencial por este motivo.
- No se deje engañar por los descuentos por volumen que ofrece su proveedor. A menos que sepas, según los niveles de uso, que utilizarás todos los productos que compres.
5 mejores prácticas para mantener registros de inventario adecuados
1. Programa de inventario coherente
- Cuenta tus artículos antes de que lleguen los envíos.
- Cuando la empresa esté cerrada, haga un inventario.
- Calibración semanal de la balanza
2. Mediciones
- Coste sus bebidas
- Rastrea las tasas de uso
3. Inventario en estanterías utilizando el método FIFO de primero en entrar, primero en salir
- Gestione el inventario de estanterías de manera eficiente con el método FIFO, garantizando que los productos se utilicen en el orden en que se reciben para lograr una frescura y rotación óptimas.
4. Encarga a un par de empleados que hagan un recuento de inventario
Capacite y asigne a los empleados en el conteo de inventario. Esto implica tomar nota de las preocupaciones particulares o registrar los derrames o roturas importantes de botellas enteras, entre otras cosas.
5. Estandarice su sistema
- Estandarice las hojas de recuento de inventario
- Usa aplicaciones de inventario de bares como escáneres de inventario u otros tipos de tecnologías de recuento de existencias
Plantilla de inventario de bares
Si lo haces todo de forma física, necesitarás una hoja de cálculo. Tenemos una gratuita disponible para tu comodidad. Se puede usar para llevar un registro del inventario de licores, cervezas elaboradas y otras cosas.
Importancia de la automatización para su inventario de bares
Hacer el inventario manualmente es un proceso tedioso y el control del inventario de bares no es ninguna broma. Si lo haces tú mismo, introducir los datos en una hoja de cálculo puede quitarte tiempo libre de otras responsabilidades. Antes de entregarlos, asegúrate de que la persona a la que se los vas a entregar sea confiable y esté bien informada sobre el proceso.
Con el software de inventario de bares o la hoja de cálculo integrados en el sistema POS de su bar, puede avanzar hacia la automatización del proceso. Este software de bebidas alcohólicas puede vincularse con su contabilidad, seguimiento de pedidos e inventario, y ayudarlo a establecer sus puntos de precio de manera adecuada. También puede ayudarlo a contar, administrar y valorar su inventario de manera efectiva. Maximice la rentabilidad de su bar de la siguiente manera optimización de la gestión del inventario—consulta tu ROI reflejar los resultados.
Barra de almizones gestión de inventario el software es una solución líder diseñada para ayudar a los bares y restaurantes gestionan su inventario de manera más eficiente y precisa. Con su tecnología basada en inteligencia artificial, las empresas pueden realizar un seguimiento de sus niveles de inventario en tiempo real, recibir alertas cuando las existencias se están agotando y tomar decisiones más informadas sobre los pedidos y los precios.
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