Cualquier propietario de un restaurante estaría de acuerdo en que el seguimiento del inventario de alimentos es una de las tareas esenciales de la gestión de un restaurante. La comida, después de todo, es el componente principal que impulsa su negocio. Sin una estantería bien surtida, podrías encontrarte con problemas, como artículos faltantes o pedidos que no se atienden correctamente. Esto puede provocar un caos en la cocina y una mala comida para tus clientes.
En esta entrada del blog, analizaremos cómo funciona el proceso de gestión del inventario para satisfacer la demanda de los clientes y mantener un negocio rentable en la industria de los restaurantes.
Cualquier propietario de un restaurante estaría de acuerdo en que el seguimiento del inventario de alimentos es una de las tareas esenciales de la gestión de un restaurante. La comida, al fin y al cabo, es el componente principal que impulsa su negocio. Sin una estantería bien surtida, podrías encontrarte con problemas, como artículos faltantes o pedidos que no se atienden correctamente. Esto puede provocar un caos en la cocina y una mala comida para tus clientes.
Aquí es donde entra en juego la gestión del inventario. Como sugiere el término, gestión del inventario de alimentos implica los procesos y sistemas que se utilizan para rastrear y administrar las existencias que tiene en un momento dado. Si se hace bien, la práctica puede hacer que su restaurante funcione sin problemas y asegúrese de que su cocina cuenta con todo lo que su equipo necesita para preparar los platos correctos y mantener contentos a sus clientes.
Los beneficios de hacer un inventario de alimentos para un restaurante
Implementando un buen restaurante prácticas de administración de inventario en tu restaurante beneficia a tu negocio de varias maneras, entre ellas:
Te mantiene al tanto de las métricas y los KPI importantes
La gestión y el seguimiento del inventario de tu restaurante te permitirán controlar cosas como las cantidades de comida que tienes a mano, junto con el valor del inventario que llevas. Luego, estas medidas se pueden usar para calcular métricas y KPI esenciales, como:
Porcentaje de costo de los alimentos. Esto mide la proporción de sus desde los costos de los alimentos hasta los ingresos y se calcula mediante la fórmula: (Inventario inicial + Compras — Inventario final) ÷ Ventas totales de alimentos.
Varianza. La varianza en la gestión del inventario de los restaurantes se refiere a las discrepancias entre cantidades/valores de stock que tiene en el software de inventario en comparación con el stock real disponible. Esta es una medida importante para rastrear el inventario, ya que una gran variación podría indicar robos o errores administrativos.
Uso. El uso de existencias se refiere a la cantidad de cuánto gestión del inventario de alimentos lo has consumido durante un período de tiempo determinado. Lo mides usando la fórmula: Inventario inicial + Pedidos de productos recibidos — Inventario final
Tomadas en conjunto para calcular el uso, estas medidas te ayudan a tomar decisiones informadas, como qué ingredientes pedir, cuánto fijar el precio de tus platos por unidad, etc.
Reduce el desperdicio y el deterioro de los alimentos
El deterioro y el desperdicio de alimentos podrían estar costando sus ganancias. Investigación realizada por Muévete por el hambre descubrió que las empresas de servicios de alimentos son perder 72 mil millones de dólares al año en ganancias debido al desperdicio de alimentos.
Eso no es nada despreciable, y si su establecimiento sufre problemas de desperdicio y deterioro de alimentos, no solo está dejando dinero sobre la mesa, sino que prácticamente lo está desperdiciando.
Pero con gestión adecuada del inventario, no tienes que hacerlo. Si haces un seguimiento regular de las cantidades de alimentos, puedes evitar pedir en exceso artículos innecesarios y asegurarte de que los consumes mucho antes de su fecha de caducidad.
Todo esto permitirá disponer de ingredientes más frescos, reducir los costos de los alimentos y obtener resultados más saludables.
Podría sacar a la luz problemas como robos y errores de administración
La gestión y el seguimiento minuciosos del inventario pueden arrojar luz sobre las discrepancias entre sus existencias físicas y las cantidades de su sistema. Una gran cantidad de discrepancias podría indicar que algo anda mal o que podrías estar lidiando con problemas como robos o errores administrativos.
Tener un proceso estricto para el inventario de alimentos hace que estos problemas salgan a la luz más temprano que tarde, por lo que puede investigarlos y resolverlos rápidamente.
¿Cómo minimizar el desperdicio de alimentos?
Pedidos excesivos
Hay muchas razones por las que las personas piden más de lo que necesitan. ¿Por qué lo hace la mayoría de las personas? Un sistema de gestión del inventario de un restaurante que no funciona bien o no se gestiona bien puede facilitar que los chefs pidan más comida de la que necesitan. Llevar un registro de tu inventario y hacerlo te ayudará a desperdiciar menos comida y a ahorrar dinero al pedir comida que no necesitas.
Deterioro
El producto puede salir mal incluso si no pides demasiado. Si no gestionas cuidadosamente el seguimiento del inventario de los alimentos que llegan, puedes aceptar algo que ya ha empezado a salir mal. Organiza tus espacios de almacenamiento (nevera, almacenamiento en seco, congelador y estantes) según el momento en que los recibiste. Asegúrate de que todos los productos que recibas tengan etiquetas transparentes con las fechas de caducidad en los artículos del inventario. Con etiquetas, puedes usar la opción «primero en entrar, primero en salir» (FIFO) método de almacenamiento para conservar menos alimentos que se hayan estropeado.
Sobreproducción
Otra forma común en la que los alimentos se desperdician es cuando se sobreestiman las ventas de un plato. Los chefs suelen preparar y cocinar demasiados alimentos para evitar los 86. Pero esto lleva a que se desperdicien más alimentos.. Seguimiento de las ventas de restaurantes utilizando software de gestión de inventario te permite mirar los elementos de tu menú, cámbielos para que sean más eficientes o deshágase de los platos que no se venden lo suficientemente rápido. Intente planificar la comida de su personal en función de los ingredientes adicionales, de modo que no tenga que hacer tanto trabajo de preparación.
Distintos fallos de encendido
Un mesero olvida añadir una nota sobre las alergias a un plato con frutos secos. El cocinero de línea preparó el plato equivocado porque un cocinero de línea leyó mal un boleto. Los fallos de encendido pueden ser muy perjudiciales para sus ganancias. Errores como estos no tienen por qué ocurrir si el personal tiene la formación adecuada y el jefe está al tanto de todo.
Control deficiente de las porciones
¿Tiras bolsas de comida que no has comido todas las noches? Podría significar que las porciones son demasiado grandes o demasiado pequeñas. Al controlar la cantidad que come, puede aumentar el costo unitario real de los alimentos sin renunciar a la calidad. Si utilizas las medidas exactas de cada plato, los huéspedes que no quieran llevarse las sobras a casa no acabarán tirando demasiada comida.
¿Con qué frecuencia debe un restaurante hacer el inventario?
La frecuencia de tu hoja de inventario depende de varios factores, como la cantidad de existencias que tienes y el tipo de ingredientes que utilizas. Sin embargo, el consenso entre los expertos del sector es que los restaurantes deberían hacerlo gestión del inventario de alimentos al menos una vez al mes y esfuérzate por hacerlo con más frecuencia si es posible.
Según la revista QSR:
El seguimiento del inventario al final de cada mes está bien, pero para que sea realmente eficaz, la gestión eficaz del inventario debe programarse una vez a la semana el mismo día.
Algunos expertos incluso recomiendan tomar inventario con la frecuencia con la que haga su pedido, por lo que si pides productos dos veces por semana, esa es la frecuencia con la que debes realizar recuentos de inventario.
También se deben tener en cuenta los tipos de productos o ingredientes. Si tienes en stock varios productos caros (como filetes de primera calidad o aceite de trufa), debes contarlos y medirlos con más frecuencia.
Lo mismo ocurre con los artículos altamente perecederos. Lo último que desea es conservar los ingredientes después de su fecha de caducidad, por lo que es imprescindible controlar estos productos. Las prácticas adecuadas de control de existencias garantizan que la rotación de inventario se mueva rápidamente y evite que se estropee.
Supongamos que has pedido leche en exceso y la fecha de caducidad del producto se acerca la semana que viene. Teniendo esto en cuenta, puedes crear un menú especial o una promoción de batidos para que puedas consumir el producto antes de que se estropee.
Mejores prácticas de inventario de restaurantes
Cubrimos los aspectos básicos y los beneficios de hacer un inventario de alimentos con regularidad; ahora es el momento de hablar sobre el proceso de implementación.
A continuación, se muestran algunas de las mejores prácticas que debes tener en cuenta al realizar los recuentos del inventario de alimentos en tu restaurante para evitar perder dinero.
Programa los recuentos de tu inventario de alimentos
Ya sabes lo que dicen, lo que está programado se hace.
Si quieres que tu equipo lleve a cabo recuentos de existencias con regularidad, la tarea debe estar en su calendario.
Para obtener mejores resultados, programe la gestión del inventario de alimentos el mismo día y a la misma hora cada semana o mes. Esto aumenta la coherencia y ayuda a tu equipo a establecer una rutina de inventario, lo que facilita la tarea con el tiempo.
Cuando las personas saben cuándo se realizará el próximo recuento de inventario, pueden hacer los preparativos necesarios y ejecutar la tarea de manera más eficiente.
Reúne un equipo
Selecciona a las personas adecuadas para el trabajo. Los mejores empleados para comprobar el inventario de un restaurante serían aquellos que ya están familiarizados con sus existencias. Los miembros del personal que ordenan y reciben productos son los que están en mejor posición para hacer tu inventario porque ya tienen una idea de lo que debes tener.
Si tienes miembros de equipo nuevos, combínalos con empleados experimentados que puedan supervisar el proceso y guiarlos a través de los diferentes pasos.
Asegúrate de que tu espacio esté limpio y organizado
La gestión del inventario de los restaurantes ya es una tarea tediosa; no la compliques teniendo un entorno que dificulta el recuento de los artículos.
Asegúrese de que los espacios en los que se almacenan los productos, es decir, su congelador o almacén, estén limpios y organizados. La clave es hacer que los artículos sean fáciles de localizar y acceder a ellos. Dependiendo de cómo esté distribuido todo, puedes tomar medidas como las siguientes:
Agrupar y organizar los elementos en un orden lógico (por ejemplo, por categoría)
Mantener un componente clave a la altura de los ojos para que sea más fácil ver al contar el inventario
Invertir en las estanterías o contenedores adecuados para almacenar tus productos
Etiquetar correctamente estantes y contenedores
Colocar los artículos en contenedores transparentes (siempre que sea posible) para mejorar la visibilidad
Posicionar los artículos de manera que su empleado pueda ver las cantidades, los precios y las fechas de caducidad cuando realice el recuento de inventario
Ten un plan
La planificación es la mitad de la batalla cuando se realizan recuentos de existencias. Además de saber cuándo lo estás haciendo, inventa un plan que detalla cómo se debe contar el inventario. En esta etapa, debes aclarar detalles como:
¿Qué artículos o áreas cuidar y en qué orden? Determina los productos que vas a contar primero o las áreas por las que vas a empezar. Por ejemplo, puedes elegir contar primero los productos perecederos o decidir iniciar el recuento del inventario en el congelador antes de pasar a la cocina y otras áreas de almacenamiento.
Las personas encargadas de contar artículos específicos. No querrás que los miembros del equipo choquen entre sí o, lo que es peor, que cuenten dos veces los mismos productos. Organízate a la hora de delegar el recuento de existencias. Asegúrate de que las personas conozcan las tareas de los demás para que no se superpongan ni se interpongan entre sí.
Disponer de un sistema sólido para introducir datos
Los recuentos del inventario de los restaurantes incluyen el seguimiento y la introducción de la siguiente información:
- Fecha y hora del recuento de existencias
- Nombre del artículo
- Descripción
- Precio unitario
- Cantidad
Dependiendo de su sistema, es posible que también tengas que tomar nota de detalles como los identificadores de inventario, los puntos de repedido, las fechas de caducidad, etc.
En cualquier caso, asegúrese de tener un proceso sólido y confiable para ingresar esta información necesaria. Algunos restaurantes pueden usar un portapapeles y una hoja de cálculo del consumo de inventario, aunque esto no es recomendable, ya que hacer las cosas a mano puede ralentizar el proceso. Una mejor opción es usar un dispositivo móvil para que puedas contar y rastrear tu inventario con facilidad.
Evite los productos para el cuidado de los ojos
Observar o estimar las cantidades de productos va en contra del propósito de hacer tu inventario. Uno de los objetivos de realizar recuentos de inventario físico es tener una idea precisa de lo que tienes a mano y garantizar que tus registros sean precisos.
Por eso es esencial contar cada artículo a mano y registrar las cantidades correspondientes en las hojas de inventario. Para los productos que deben medirse (por ejemplo, el alcohol), utilice una escala para puedes tener datos precisos sobre cuánto tienes. Resulta tentador hacer «estimaciones aproximadas» de tus niveles de inventario, pero hacerlo generará datos inexactos y una toma de decisiones mal fundamentada.
Realice un seguimiento del informe de ventas diario
Cada día es lo mejor para mantener seguimiento de sus ventas. Como mínimo, una revisión rápida de los datos de su inventario en un cronograma consistente, y una inmersión profunda una vez a la semana le ayudaría a empezar.
Cuanto mejor conozcas tus números, más rápido podrás detectar situaciones raras y actuar en consecuencia.
Si desea profundizar en su costo total, seguimiento y análisis de ventas, no será fácil hacerlo sin la ayuda de un sonido sistema de software de gestión de inventario. Algunas cosas se pueden hacer con tu hoja de inventario, pero lo mejor que puedes hacer es obtener datos más precisos.
Ten más objetos a mano.
En el caso de los ingredientes que se agotan en tu restaurante, puede ser una buena idea tener siempre un stock «por si acaso».
Por ejemplo, si tienes una pizzería local, es posible que desees tener más patatas fritas a mano si recibes una avalancha repentina de clientes. Sigue haciendo un inventario de la antigüedad de tu inventario adicional y cámbialo cuando sea necesario. Para evitar el desperdicio de alimentos, tal vez quieras usar la lista de inventario adicional que no se usó para las comidas del personal.
¿Cómo puede ayudarte el conocimiento previo del inventario a realizar futuros pedidos?
¿Cómo llevan los restaurantes un registro de las sobras y del inventario del congelador?
Como cualquier dueño de restaurante sabe, los alimentos son un producto perecedero. Es por eso que los restaurantes deben vigilar de cerca su inventario, para no terminar con demasiados alimentos que se estropeen. Pero, ¿cómo hacen los restaurantes para llevar un registro de toda la comida que entra y sale?
Una forma es mediante el uso de un sistema computarizado que lleve un registro de todos los ingredientes de la cocina. De esta manera, cuando llega un pedido, el sistema puede generar automáticamente una lista de lo que se debe usar. Y cuando se generan las sobras, el sistema puede rastrear cuánto queda y dónde está almacenado. Esto ayuda a los restaurantes a minimizar el desperdicio y a garantizar que siempre tengan suficiente comida a mano para satisfacer la demanda de los clientes.
Otra forma en que los restaurantes realizan un seguimiento de su inventario es mediante el uso de sistemas de etiquetado codificados por colores. Por ejemplo, las etiquetas verdes pueden indicar que los alimentos están frescos y se pueden usar de inmediato, mientras que las etiquetas rojas pueden indicar que los alimentos están cerca de su fecha de caducidad y deben usarse pronto. Este sistema ayuda a los restaurantes identifiquen rápidamente qué alimentos deben usarse primero, para que no tengan que tirar los alimentos caducados.
Al utilizar estos métodos, los restaurantes pueden realizar un seguimiento eficaz de su inventario y garantizar que siempre puedan servir comida fresca y deliciosa a sus clientes.
Cómo hacer el inventario de un restaurante rápidamente
Hacer el inventario de tu restaurante no es la parte más atractiva de administrar un restaurante, y si eres como la mayoría de las personas, querrás terminar la tarea lo más rápido posible.
Con ese fin, aquí hay algunos consejos para ayudarte complete los recuentos de inventario más rápido — sin comprometer la precisión del proceso.
Haga un inventario de un hábito
Tomar el período de inventario y determinar la rotación del inventario te ayudará a hacer un seguimiento de la cantidad de suministros que tienes para no hacer pedidos excedidos o insuficientes. mantenga su inventario de piezas nivela y comprenda su COGS o el costo de los bienes vendidos.
Entrena a tu equipo
Asegúrate de que los empleados que se encargarían del inventario de tu restaurante tengan los conocimientos y las habilidades para realizar bien la tarea. Antes de realizar el recuento de existencias, orienta a tu equipo sobre tus prácticas de gestión del inventario. Familiarízalos con tus artículos e ingredientes, enséñales cómo usar tus herramientas y asegúrate de que conocen bien los procedimientos de inventario específicos que tienes en marcha.
Hacerlo les proporcionará los conocimientos técnicos y la confianza necesarios para llevar a cabo los recuentos de inventario, a su vez minimizando los errores, y garantizar que los recuentos se realicen de la manera más eficiente posible.
Refuerce sus procesos de gestión de inventario
Al gestionar el inventario del restaurante, dígale al personal que trabaja en su cocina que compare los pedidos de los proveedores con las facturas para asegurarse de que el peso, la cantidad y el costo real sean correctos cuando haga el inventario de su restaurante. Deberán anotar cualquier diferencia para que puedas obtener el crédito del vendedor.
Digitalice sus prácticas de gestión de inventario
Ya hemos aludido a esto anteriormente, pero vale la pena desarrollarlo con más detalle. La administración manual del sistema de inventario es una receta para el desastre. Los costos que conlleva el registro y el seguimiento de los datos a mano (es decir, el deterioro de los datos, la falta de precisión de los datos o la pérdida de tiempo) son mucho más altos que los gastos en los que incurriría si invirtiera en una plataforma sólida de gestión del inventario para restaurantes.
La solución adecuada puede automatizar tareas tediosas, como el cálculo de los valores y los costos del inventario, la medición de los niveles de existencias y la detección de existencias bajas.
Esto nos lleva al siguiente punto...
Software de gestión de inventario
Al rastrear las facturas en papel y extraer instantáneamente los datos de las facturas software de gestión de inventario de restaurantes basado en la nube, la tecnología puede eliminar una gran cantidad de entradas manuales de datos, errores y manipulación de papel.
Esto significa que puede ver su nivel de inventario actual en tiempo real, en función de los precios de sus proveedores recientes. Sus estadísticas sobre el costo de los bienes vendidos serán más precisas, para que pueda tomar mejores decisiones. Y como no hay humanos involucrados, puedes estar seguro de que no hay errores.
Algunas aplicaciones incluso de forma automática usa códigos de General Ledger (GL). Estos códigos son esenciales para las mejores prácticas de financiación de los restaurantes y son necesarios si se desea mejorar la eficiencia y reducir el porcentaje de costos de los alimentos.
Además, el software puede realizar todo el proceso de gestionar tus existencias de forma más sencilla de:
Lograr que las personas cuenten con la cantidad de inventario que se utiliza. Solo tienes que elegir con qué frecuencia, a qué hora del día y quién de tu personal realizará el inventario.
Puedes hacer un inventario inicial con tu teléfono, incluso si no hay Wi-Fi en la entrada sin cita previa. Conéctate a la red Wi-Fi cuando puedas volver a conectarte y los recuentos se actualizarán.
La creación de una lista de productos a partir de facturas digitalizadas facilita la elaboración de hojas de recuento. Los precios unitarios históricos se mantienen actualizados, por lo que no es necesario buscar en las facturas antiguas para encontrar los precios de antes. Cuando sea necesario, puedes arrastrar y soltar los productos en la hoja de cálculo de recuento y consumo de inventario existente.
Elige la mejor aplicación para el inventario de alimentos
Cuando se trata de contar el inventario de alimentos, equipa a tu equipo con un aplicación de gestión de existencias como WISK Food, que les permite contar el inventario con sus dispositivos móviles. En lugar de introducir los datos a mano, WISK permite a los usuarios escanear productos y confirmar los recuentos con el teléfono, lo que ahorra tiempo y aumenta la precisión durante el recuento.
WISK incluso se integra con el restaurante Sistemas POS como TouchBistro, Lightspeed y Square, para que puedas mantener tus datos sincronizados.
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