Un bar bien géré dépend de deux choses : la satisfaction du client et une gestion efficace des stocks. Ce dernier peut être un défi, en particulier pour les bars très fréquentés qui proposent constamment de nouveaux produits et répondent aux demandes des clients. À un moment donné, le suivi de l'inventaire des boissons alcoolisées est considéré comme l'une des tâches les moins appréciées dans l'industrie de la restauration et des bars. C'est un processus chronophage et stressant qui nécessite la participation de nombreux membres de l'équipe.
Il existe différentes manières d'aborder cette question, mais en utilisant un processus d'inventaire systématique et cohérent en tirant parti d'un un logiciel de gestion de bar robuste est essentiel. Cela permettra d'éviter les achats excessifs ou de perdre la trace de ce qui doit être réapprovisionné. Bien que cela puisse sembler une tâche ardue, la décomposer en étapes gérables peut la rendre beaucoup plus facile.
Voici un guide pour vous aider rationalisez le processus de gestion de l'inventaire de votre bar et fais ta vie en tant que gérant de bar un peu plus facilement. Continuez à lire !
Un aperçu des bases de l'inventaire des bars
Faire un inventaire physique est simplement le processus qui consiste à compter deux fois tout ce que vous avez. Il n'est pas surprenant que l'inventaire des bars soit essentiel pour conserver suffisamment d'alcool en stock, mais il permet également aux gérants de bar d'évaluer avec précision des données précieuses et de les transformer en informations exploitables telles que :
- Evaluer la performance financière du bar
- Calcul du rétrécissement
- Maintenir un inventaire minimal
- Déterminez le coût des boissons afin que vous puissiez fixer des prix de manière efficace
- Identifier les les boissons les plus vendues et les plus rentables dans votre bar
L'objectif principal de l'inventaire des bars est de calculer l'utilisation de votre inventaire sur une certaine période afin de pouvoir la comparer à votre ventes de boissons.
5 étapes pour gérer l'inventaire des bars
L'idée générale qui sous-tend la gestion des stocks des bars est de tenir un compte courant de tout ce que vous avez. Puis, au bout d'un moment, faites un recomptage. Le numéro d'inventaire de début est déterminé en comptant la première fois, tandis que l'inventaire final est représenté par les inventaires de fin. La différence entre ces deux valeurs est utilisée pour tirer une série de conclusions commerciales utiles.
Voici comment procéder au processus de comptage de l'inventaire des bars.
1. Élaborez un plan
En tant que directeur de bar, l'une de vos responsabilités importantes est de maintenir un contrôle adéquat de l'inventaire des bars. Les systèmes de contrôle des stocks sont importants pour toute entreprise qui a besoin de suivre les produits ou les matériaux dont elle dispose. En connaissant la quantité disponible, les entreprises peuvent commander la bonne quantité de fournitures et éviter ainsi un trop grand stock ou une rupture de stock.
Il faut du temps et de la planification pour apprendre à faire correctement l'inventaire des boissons alcoolisées. Bien sûr, vous devez d'abord savoir où se trouve tout votre alcool, dans quel ordre vous allez parcourir chaque zone, quelles informations vous allez enregistrer et à quelle fréquence vous allez effectuer l'inventaire des bars.
En créant un système qui fonctionne pour vous et votre bar, l'ensemble du processus sera beaucoup plus fluide. Il est compréhensible que vous continuiez à utiliser un inventaire papier et papier et des feuilles de calcul, mais cela vaut la peine d'envisager un système d'inventaire à un moment donné.
Choisissez un point de départ
Ce n'est que le début du processus d'inventaire des boissons alcoolisées. Il est essentiel de savoir par où commencer. La barre avant est généralement un bon point de départ. Ensuite, accéder à n'importe quelle barre arrière, des refroidisseurs à bière, des caves à vin ou des lieux de stockage de boissons alcoolisées, selon les besoins. Mais tout dépend de la conception du plan de votre bar. Faites ce qui convient à votre espace de bar. Mais assurez-vous de savoir où tout se trouve et dans quel ordre vous allez le compter.
Comme vous devrez répéter la procédure la prochaine fois, l'idéal est d'être plus constant.
Déterminez ce qu'il faut enregistrer
Décidez quelles informations vous allez enregistrer. En général, la plupart des bars tiennent compte des éléments suivants dans leur inventaire :
- Classification des produits (elle peut être aussi granulaire que nécessaire) en fonction de la taille de l'inventaire. C'est-à-dire du whisky, Gin, scotch, Tequila, Vin, Bière, IPA, etc.)
- Nom ou marque du produit
- Formater (tailles des bouteilles d'alcool, tailles de bouteilles de vin, bière tailles des fûts, etc.)
- Mesure (quantité d'alcool restant dans la bouteille : pleine, à moitié, etc.)
Pour enregistrer l'inventaire, les mêmes articles doivent être inclus lors des comptages de début et de fin de chaque inventaire.
Déterminez à quelle fréquence vous devez faire votre inventaire des boissons alcoolisées
Combien de temps s'écoulera-t-il entre vos périodes d'inventaire ? Ceci, encore une fois, doit être suivi de manière cohérente. Si vous ne disposez pas de données historiques cohérentes, vous ne pourrez pas tirer d'informations fiables pour déterminer le montant des ventes que vous générez.
La majorité des bars et restaurants proposent inventaires bimensuels ou mensuels. Plus vous comptez les stocks fréquemment, mieux c'est. Cependant, tous les bars n'ont pas le temps de s'engager dans un inventaire hebdomadaire. Notez également que si vous utilisez un système d'inventaire perpétuel comme logiciel d'inventaire de votre bar, toute cette question est totalement insignifiante.
2. Comptez votre inventaire de départ (le premier décompte)
Disposez la feuille de calcul de manière à ce qu'elle corresponde à la façon dont votre alcool est affiché sur la barre. Cela vous évite d'avoir à disposer toutes les bouteilles par ordre alphabétique en haut de la barre.
L'inventaire est, par essence, une opération de comptage manuel qui prend beaucoup de temps. Dans tous les cas, vous devrez compter les quantités individuelles dans chaque bouteille à de nombreuses reprises. C'est la seule façon de procéder si vous ne l'automatisez pas. Comptez tout avec soin.
Si vous souhaitez automatiser le comptage, pensez à utiliser un scanner d'inventaire lié au logiciel d'inventaire des boissons. Avec La solution d'inventaire du système de gestion Wisk Bar, vous pouvez accélérer vos opérations et accéder à une base de données complète de 200 000 bouteilles avec une précision de 99,7 %. Cela vous aidera à gérer une entreprise efficace.
Commencez par la barre avant
Commencez par votre barre d'entrée et comptez le nombre de bouteilles d'alcool de différentes tailles et types que vous possédez.
L'idéal est de compter les bouteilles dans l'ordre dans lequel elles sont classées sur la feuille de calcul d'inventaire et, si nécessaire, de les trier par ordre alphabétique. Indiquez le type d'alcool, la marque, le nom et la taille de la bouteille. Incluez une colonne pour l'arrière de votre bar, le cellier, le walk-in ou toute autre zone du bar où l'alcool est conservé.
Mesurer les bouteilles d'alcool pour l'inventaire : dix fois par bouteille
Les gérants de bar doivent bien comprendre comment inventorier les bouteilles d'alcool.
Pour ce faire, divisez chaque bouteille en dix parties égales pour déterminer les niveaux. C'est ainsi que vous mesurez les bouteilles d'alcool à des fins d'inventaire. Vous devez également estimer combien de dixièmes de la bouteille restent. Ils enregistreront 0,5 si la bouteille est à moitié pleine. Ils enregistreront 0,9 si la bouteille est pleine aux 9/10, et ainsi de suite. Répétez le processus de « dixième » pour chaque bouteille, en saisissant les numéros sur la feuille et en les classant dans la catégorie des spiritueux, du vin ou de la bière.
Ensuite, passez du bar avant à tous les bars arrière, aux entrepôts d'alcool, aux walk-ins, aux réfrigérateurs ou aux caves.
Comptage de l'inventaire des bouteilles dans les locaux de stockage
Il est essentiel que votre inventaire s'étende à l'extérieur de la maison et se prolonge jusqu'à la salle de stockage des boissons alcoolisées. Bien qu'une solution simple de l'avant vers l'arrière puisse fonctionner au bar, votre espace de rangement est probablement plus complexe.
Pour vous donner une idée, la meilleure façon de gérer cette situation est de créer une carte et un organigramme de toutes les étagères de rangement et de leur ordre de comptage. Ensuite, pour garantir les comptages les plus précis et les plus cohérents, formez vos employés à toujours faire l'inventaire dans le même ordre.
Un programme de boissons à succès tel que WISK permet aux gérants de bar de prendre des décisions importantes rapidement et à peu de frais. Les gérants de bar peuvent utiliser leur téléphone pour suivre l'inventaire à l'aide d'une connexion Bluetooth à une balance. WISK combine également les stocks afin d'aider les bars à détecter les pertes de stock et à voir ce qu'ils ont sous la main, en enregistrant rapidement ce qui est disponible et ce qui doit être acheté.
Inventaire des bars pour débutants
Vos données d'inventaire de départ définissent le montant de votre stock disponible et seront essentielles pour les calculs futurs. C'est pourquoi il est très important que vous obteniez le décompte le plus précis possible. Sinon, votre prochain décompte peut être incohérent, ce qui indique que vous avez consommé plus ou moins d'alcool que vous n'en avez réellement consommé. Cela peut entraîner des problèmes pour commander plus d'alcool, ce qui aura une incidence négative sur vos résultats financiers.
Après avoir terminé les premières étapes du comptage des stocks, il est temps de passer à la seconde. Vous vendrez et recevrez de l'alcool pendant cette période. Gardez une trace de la quantité de produits que vous recevez ou du stock total de votre barre (cela doit être inclus dans vos factures de la semaine précédente) et de vos données de vente ou du montant que vous vendez (cela devrait se trouver dans votre système de point de vente)).
3. Comptez votre inventaire final (le deuxième décompte)
Tout est une question de cohérence. À la fin de la période d'inventaire, que ce soit une semaine, deux semaines ou un mois, vous reprendrez tous ces comptes en répétant exactement le même processus. Cela vous donne un inventaire de départ et de fin.
À quelle fréquence un bar doit-il faire l'inventaire ?
L'idéal est de répéter ce processus toutes les deux semaines. Pour tirer le meilleur parti du processus d'inventaire, certains bars procèdent même à un inventaire une fois par semaine. En fonction de ses fonctionnalités et de sa taille, vous pouvez choisir la fréquence adaptée à votre barre.
Cependant, si vous attendez plus longtemps, vous perdrez l'occasion de réagir aux tendances des ventes et optimiser la croissance des revenus.
4. Calcul de l'utilisation des stocks
L'intérêt de l'inventaire est de calculer l'utilisation de l'inventaire. Il s'agit de la quantité d'inventaire consommée par une entreprise au cours d'une période donnée.
Entrez les totaux pour toutes vos catégories de boissons alcoolisées dans trois colonnes de la feuille de calcul de l'inventaire de votre bar :
- Inventaire de départ
- Inventaire reçu
- Fin de l'inventaire
Ces trois inventaires les plus importants sont essentiels pour déterminer l'utilisation de votre inventaire. Ce sera beaucoup plus simple si vous utilisez un logiciel de gestion de bar comme Wisk pour suivre votre inventaire.
De plus, il est essentiel de surveiller à tout moment la quantité de stock que vous avez reçue. Vous pouvez y parvenir en combinant toutes vos factures et bons de commande datant de la période pendant laquelle vous suivez votre stock reçu.
Voici la formule pour calculer l'utilisation de votre stock :
Utilisation = Inventaire de départ + Boissons alcoolisées achetées — Inventaire de fin
Pour calculer l'utilisation des stocks de votre bar au fil du temps, vous devez connaître la quantité de stock que vous aviez au début de la période, la quantité que vous aviez à la fin de la période et la quantité que vous avez reçue au cours de cette période.
Il est logique que vous connaissiez votre utilisation afin d'obtenir des données pertinentes pour gérer votre barre. Vous pouvez calculer votre niveau de parité, votre écart et vos coûts de coulée une fois que vous avez déterminé vos taux de consommation.
5. Calculez le niveau de parité, la variance et le coût de coulée
Commençons par définir certains termes couramment utilisés dans l'inventaire des bars. Le les mesures suivantes peuvent être calculées à partir de l'utilisation de votre inventaire.
Inventaire par niveau
Le strict minimum d'un produit qu'une barre ou le restaurant doit garder disponibles afin de répondre à la demande jusqu'à l'arrivée de stocks supplémentaires. Cela sert de point de réorganisation de facto. Sur la base de votre utilisation précédente de votre inventaire, vous connaîtrez le strict minimum que vous devez conserver à portée de main pour maximiser l'espace sur les étagères et réduire les coûts de transport. Vous saurez également quand passer des commandes pour réapprovisionner votre stock.
Écart d'inventaire
L'écart de stock est la différence entre la quantité de stock vendue et la quantité utilisée. En d'autres termes, quelle quantité a été utilisée mais non vendue ? Vous serez en mesure de réduire la réduction des stocks, les vols et les surcharges, et comps en identifiant des alcools spécifiques présentant une variance élevée. Les plats standard constituent un excellent moyen de renforcer les recettes standardisées qui contrôlent les variations.
La majorité des entreprises du secteur de l'hôtellerie enregistrent des écarts de 20 à 25 %. Tout écart inférieur à 20 % est considéré comme bénéfique.
Pour le coût
Le coût de vente est la part du prix de vente d'une boisson consacrée à l'acquisition et à la préparation des ingrédients. Par conséquent, plus c'est bas, mieux c'est.
Le coût est calculé en divisant la quantité d'alcool que vous avez consommée lorsque vous avez commencé, plus la quantité que vous avez dépensée, par la quantité qu'il vous reste en main. Pour calculer le coût de coulée, multipliez ce nombre par 100 et ajoutez un signe de pourcentage à la fin.
Coût de revient = utilisation de l'inventaire/ventes
Vous pouvez utiliser notre calculateur de coûts pour déterminer quelles boissons sont les plus et les moins rentables sur la base des inventaires. Ensuite, avec un peu d'ingénierie des menus, vous pouvez mettez en valeur ces boissons rentables. Vous pourriez également travailler sur des stratégies de tarification de l'alcool pour vos boissons les moins rentables.
Maintenant que nous avons établi quelques terminologies clés, il ne reste plus qu'à internaliser ces processus pour faire l'inventaire des bars. Répéter une fois toutes les quelques semaines vous aidera à accumuler une grande quantité de données utiles.
Analyse de l'inventaire des bars
L'utilisation des stocks est le principal facteur. Vous calculez votre écart de stock, votre coût de distribution et vos niveaux de parité en fonction de l'utilisation de votre stock. Pour les propriétaires et les gérants de bars, tous ces indicateurs essentiels sont utiles pour porter des jugements solides.
Absolument, un bon inventaire de bars peut vous fournir un certain nombre de points de vue importants. Jetons un coup d'œil à ce que l'inventaire de votre bar a à dire à ce sujet et à ses avantages.
Comment Performing Bar Inventory vous permet-il d'économiser de l'argent et d'améliorer vos résultats financiers ?
Il est évident que le fait de surveiller de près l'inventaire de votre bar peut vous aider à rationaliser vos opérations et à maximiser vos profits. Examinons les avantages suivants de la prise en charge de l'inventaire des bars.
Il est essentiel d'identifier la variance de votre barre, parfois appelée diminution ou perte, ou excédent de stock.
Le calcul de la variance révèle l'écart entre la quantité de produit vendue et la quantité utilisée. Ils peuvent sembler identiques, mais ils diffèrent les uns des autres en réalité.
Par exemple, si la variance d'un produit est de 20 %, cela signifie que 20 % de tous les articles utilisés sont perdus et non vendus.
Une variance élevée est due à divers facteurs. Il s'agit généralement d'une combinaison entre le fait de s'éloigner des verres d'alcool normaux et des verres de vin réguliers. Les erreurs, les bris et les vols peuvent également contribuer au problème. Vous pouvez également déterminer le nombre de coups qu'il y a dans une poignée et l'utiliser pour suivre les progrès à venir.
Vous pouvez vous faire une idée précise des situations dans lesquelles l'argent pourrait passer entre les mailles du filet en calculant la variance pour chaque produit. Bien que ce soit l'une des méthodes les plus efficaces pour augmenter vos profits en utilisant les taux d'utilisation des stocks d'alcool (40), ce n'est pas la seule option.
En outre, le fait de déterminer quels produits sont en demande et lesquels ne le sont pas a des implications pour les futures commandes d'alcool auprès de vos fournisseurs et pour la tarification stratégique de l'alcool.
WISK peut vous aider à réduire les déversements de bars de 90 % et fournit des données claires sur la variation des stocks, afin que vous sachiez toujours où vous en êtes. Cela peut également aider à anticiper les délais pour passer le prochain bon de commande.
Calcul de vos coûts de coulée et identification de stratégies pour les réduire
Notez qu'en ce qui concerne les bases de l'inventaire des bars, l'un des principaux indicateurs de la rentabilité d'un produit est le coût de l'alcool. La rentabilité d'un bar dans son ensemble est déterminée par l'ensemble de ses produits.
Le coût du verre, souvent appelé coût de l'alcool, est la partie du prix de vente d'une boisson qui est consacrée à sa fabrication. Cela comprend le coût de la main-d'œuvre, le prix d'achat en gros, etc.
La plupart des bars visent un coût moyen de l'alcool de 20 %, avec un objectif d'environ 15 % pour les boissons alcoolisées.
Les produits les plus rentables sont ceux dont le prix de l'alcool est le plus bas. Pour prendre des décisions judicieuses, vous devez être conscient de la rentabilité de vos produits. Où la plupart des bars achètent leur alcool à l'ingénierie de menus de cocktails rentables.
Définissez votre niveau de référence et votre point de réapprovisionnement pour chaque produit et réduisez les stocks disponibles
Chaque article figurant sur la liste complète de l'inventaire des boissons alcoolisées de votre bar est soumis à un niveau nominal qui est nécessaire pour maintenir votre stock à tout moment. Cela peut être déterminé sur la base de l'utilisation historique des données.
Les stocks morts sont des stocks que vous avez en main mais que vous ne vendez pas actuellement. Cela pourrait se gâter et empirer. Apprenez à la dure ce qui se passe lorsque l'alcool se gâte. Il immobilise votre argent et occupe un espace précieux sur les étagères par rapport aux autres articles que vous pourriez vendre.
Étant donné que le niveau de parité est déterminé par les tendances de votre utilisation passée de votre inventaire, il est utile de suivre l'utilisation des stocks car cela réduit le besoin de disposer d'un inventaire permanent. Cela garantit que vous répondez à la demande des clients sans avoir une quantité excessive de produits invendus en stock.
Voici quelques-uns des avantages de la réduction de votre nombre de sièges.
- Augmentez votre flux de trésorerie en réduisant les sommes que vous dépensez pour les opérations et la rentabilité.
- Libérez plus d'espaces sur vos étagères pour les articles en vente.
- Vous pouvez économiser de l'argent sur frais de livraison pour les distributeurs en commandant moins.
- Faites l'inventaire plus rapidement en ayant moins de stocks à superviser.
- Réduisez le rétrécissement ; moins vous avez de produit, moins vous risquez de perdre de l'argent.
Voici comment réduire le nombre de places assises de votre bar :
- Définissez les niveaux de parité corrects. On ne saurait trop insister sur ce point. Pour cette raison, un inventaire au niveau du pair est essentiel.
- Ne vous laissez pas berner par les remises groupées proposées par votre fournisseur. À moins que vous ne sachiez, en fonction des niveaux d'utilisation, que vous utiliserez tous les produits que vous achetez.
5 meilleures pratiques pour conserver des registres d'inventaire appropriés
1. Calendrier d'inventaire cohérent
- Comptez vos articles avant l'arrivée des envois.
- Lorsque l'entreprise est fermée, faites un inventaire.
- Étalonnage hebdomadaire de la balance
2. Mesures
- Coûtez vos boissons
- Suivez les taux d'utilisation
3. Inventaire des rayons selon la méthode FIFO « premier entré, premier sorti »
- Gérez efficacement l'inventaire des rayons grâce à la méthode FIFO, en veillant à ce que les produits soient utilisés dans l'ordre dans lequel ils ont été reçus pour une fraîcheur et une rotation optimales.
4. Chargez deux employés de faire un inventaire
Formez et assignez les employés au comptage des stocks. Cela implique de signaler des problèmes particuliers ou d'enregistrer des déversements importants ou des ruptures de bouteilles entières, entre autres choses.
5. Standardisez votre système
- Standardiser les feuilles de comptage des stocks
- Utiliser les applications d'inventaire des bars tels que les scanners d'inventaire ou d'autres types de technologies de comptage des stocks
Modèle d'inventaire de bar
Si vous faites tout physiquement, vous aurez besoin d'une feuille de calcul. Nous en avons un gratuit pour vous faciliter la tâche. Il peut être utilisé pour suivre l'inventaire des boissons alcoolisées, l'inventaire de la bière brassée et d'autres choses.
L'importance de l'automatisation pour l'inventaire de votre bar
Faire l'inventaire manuellement est un processus fastidieux et le contrôle de l'inventaire des bars n'est pas une blague. Si vous le faites vous-même, la saisie des données dans une feuille de calcul peut vous faire perdre du temps. Avant de le remettre, assurez-vous que la personne à qui vous le remettez est fiable et connaît bien le processus.
Avec un logiciel d'inventaire de bar ou une feuille de calcul intégré à votre système de point de vente de bar, vous pouvez passer à l'automatisation du processus. Ce logiciel de vente de boissons alcoolisées peut être lié à votre comptabilité, à votre suivi des commandes et à votre inventaire, et vous aider à établir vos prix de manière appropriée. Il peut également vous aider à compter, gérer et évaluer efficacement votre inventaire. Maximisez la rentabilité de votre bar en optimisation de la gestion des stocks—consultez votre retour sur investissement reflètent les résultats.
Barre Wisk gestion des stocks le logiciel est une solution de pointe conçue pour aider les bars et les restaurants gèrent leur inventaire de manière plus efficace et plus précise. Grâce à sa technologie basée sur l'intelligence artificielle, les entreprises peuvent suivre leurs niveaux de stocks en temps réel, recevoir des alertes en cas de rupture de stock et prendre des décisions plus éclairées concernant les commandes et les prix.
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