Tout propriétaire de restaurant conviendra que le suivi des stocks alimentaires est l'une des tâches essentielles de la gestion d'un restaurant. Après tout, l'alimentation est le principal moteur de votre entreprise. Sans une étagère bien approvisionnée, vous pourriez rencontrer des problèmes tels que des articles manquants ou des commandes mal prises en charge. Cela peut provoquer le chaos dans la cuisine et un mauvais repas pour vos clients.
Dans cet article de blog, nous verrons comment la gestion du processus d'inventaire permet de répondre à la demande des clients et de maintenir la rentabilité de l'activité dans le secteur de la restauration.
Tous les restaurateurs conviendraient que le suivi des stocks alimentaires est l'une des tâches essentielles de la gestion d'un restaurant. Après tout, l'alimentation est le principal moteur de votre entreprise. Sans une étagère bien approvisionnée, vous pourriez rencontrer des problèmes tels que des articles manquants ou des commandes mal prises en charge. Cela peut provoquer le chaos dans la cuisine et un mauvais repas pour vos clients.
C'est là qu'intervient la gestion des stocks. Comme le terme l'indique, gestion des stocks alimentaires implique les processus et les systèmes utilisés pour suivre et gérer le stock que vous transportez à tout moment. Bien appliquée, cette pratique peut assurer le bon fonctionnement de votre restaurant et assurez-vous que votre cuisine contient tout ce dont votre équipe a besoin pour préparer les bons plats et satisfaire vos clients.
Les avantages de faire l'inventaire des aliments pour un restaurant
Mettre en place un bon restaurant pratiques de gestion des stocks dans votre restaurant profite à votre entreprise de plusieurs manières, notamment :
Il vous tient au courant des indicateurs et des indicateurs de performance clés importants
La gestion et le suivi des stocks de votre restaurant vous permettront de garder un œil sur des éléments tels que les quantités de nourriture que vous avez en main, ainsi que la valeur des stocks que vous avez sur vous. Ces mesures peuvent ensuite être utilisées pour calculer des mesures et des indicateurs de performance clés essentiels tels que :
Pourcentage du coût des aliments. Cela mesure le ratio de votre rapport entre le coût des aliments et les recettes et est calculé à l'aide de la formule suivante : (Inventaire de début + achats — Inventaire de fin) ÷ Total des ventes de produits alimentaires.
Écart. L'écart en matière de gestion des stocks des restaurants fait référence aux écarts entre quantités/valeurs de stock que vous avez sur le logiciel d'inventaire par rapport au stock réel disponible. Il s'agit d'une mesure importante pour suivre l'inventaire, car un écart élevé peut indiquer un vol ou des erreurs administratives.
Utilisation. L'utilisation des stocks concerne au montant de combien gestion des stocks alimentaires vous en avez consommé pendant une période donnée. Vous le mesurez à l'aide de la formule suivante : Inventaire de départ + Commandes de produits reçues — Inventaire de fin
Prises ensemble pour calculer la consommation, ces mesures vous aident à prendre des décisions éclairées, notamment en ce qui concerne les ingrédients à commander, le prix unitaire de vos plats, etc.
Il réduit le gaspillage et la détérioration des aliments
La détérioration et le gaspillage alimentaire pourraient vous coûter cher. Recherche menée par Bouge pour lutter contre la faim a constaté que les entreprises de restauration sont perte de 72 milliards de dollars de bénéfices par an à cause du gaspillage alimentaire.
Il n'y a rien à redire, et si votre établissement souffre de problèmes de gaspillage alimentaire et de détérioration, vous ne vous contentez pas de laisser de l'argent sur la table, vous le jetez virtuellement.
Mais avec gestion adéquate des stocks, tu n'es pas obligée. En surveillant régulièrement les quantités de vos aliments, vous pouvez éviter de commander trop d'articles inutiles et vous assurer de consommer les produits bien avant leur date de péremption.
Tout cela se traduira par des ingrédients plus frais à portée de main, une baisse des coûts alimentaires et un résultat net plus sain.
Cela pourrait faire apparaître des problèmes tels que le vol et les erreurs d'administration
Une gestion et un suivi minutieux des stocks peuvent mettre en lumière les écarts entre votre stock physique et les quantités enregistrées dans votre système. Un écart important peut indiquer que quelque chose ne va pas ou que vous pourriez être confronté à des problèmes tels qu'un vol ou des erreurs administratives.
Le fait de disposer d'un processus strict pour l'inventaire des denrées alimentaires permet de faire apparaître ces problèmes le plus tôt possible, afin que vous puissiez les étudier et les résoudre rapidement.
Comment minimiser le gaspillage alimentaire ?
Surcommande
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les gens commandent plus que ce dont ils ont besoin. Pourquoi la plupart des gens le font-ils ? Un système de gestion des stocks de restaurants qui ne fonctionne pas bien ou qui n'est pas bien géré peut permettre aux chefs de commander plus de nourriture que nécessaire. Le fait de suivre votre inventaire et de le faire vous aidera à gaspiller moins de nourriture et à économiser de l'argent en commandant des aliments dont vous n'avez pas besoin.
DéTÉRIORATION
Le produit peut mal tourner même si vous n'en commandez pas trop. Si vous ne gérez pas soigneusement le suivi de l'inventaire des aliments qui entrent, vous pourriez accepter quelque chose qui a déjà commencé à mal tourner. Organisez vos espaces de rangement (glacière, stockage à sec, congélateur et étagères) en fonction de la date à laquelle vous les avez reçus. Assurez-vous que tous les produits arrivent sur des étiquettes claires avec des dates de péremption sur les articles en stock. Avec des étiquettes, vous pouvez utiliser le « premier entré, premier sorti » (FIFO) méthode de stockage pour conserver moins d'aliments qui se sont détériorés.
Surproduction
Une autre façon courante de gaspiller de la nourriture est lorsque les ventes d'un plat sont surestimées. Les chefs préparent et cuisinent souvent trop de nourriture pour éviter les années 86. Mais cela entraîne un gaspillage alimentaire accru.. Suivi des ventes des restaurants à l'aide logiciel de gestion des stocks vous permet de regarder les éléments de votre menu, modifiez-les pour les rendre plus efficaces, ou débarrassez-vous des plats qui ne se vendent pas assez vite. Essayez de planifier le repas de votre personnel en fonction des ingrédients supplémentaires, afin de ne pas avoir à faire autant de travail de préparation.
Des ratés variés
Un serveur oublie d'ajouter une note sur les allergies à un plat contenant des noix. Le cuisinier à la ligne a préparé le mauvais plat parce qu'un cuisinier à la ligne a mal interprété un ticket. Les ratés peuvent être très néfastes pour vos résultats financiers. De telles erreurs ne doivent pas se produire si le personnel est correctement formé et si le patron est au top.
Mauvais contrôle des portions
Est-ce que vous jetez des sacs de nourriture qui n'ont pas été mangés tous les soirs ? Cela peut signifier que vos portions sont trop grandes ou trop petites. En contrôlant la quantité que vous mangez, vous pouvez augmenter le coût unitaire réel de vos aliments sans renoncer à la qualité. Si vous utilisez les mesures exactes pour chaque plat, les invités qui ne veulent pas emporter de restes à la maison ne finiront pas par jeter trop de nourriture.
À quelle fréquence un restaurant doit-il faire son inventaire ?
La fréquence de publication de votre feuille d'inventaire dépend de plusieurs facteurs, notamment de la quantité de stock dont vous disposez et du type d'ingrédients que vous utilisez. Mais les experts du secteur s'accordent à dire que les restaurants devraient gestion des stocks alimentaires au moins une fois par mois et efforcez-vous de le faire plus souvent si possible.
Selon le magazine QSR :
Le suivi des stocks à la fin de chaque mois est acceptable, mais pour être vraiment efficace, une gestion efficace des stocks doit être planifiée une fois par semaine le même jour.
Certains experts recommandent même de prendre inventaire aussi souvent que vous commandez, donc si vous commandez des produits deux fois par semaine, vous devez effectuer des inventaires à cette fréquence.
Les types de produits ou d'ingrédients doivent également être pris en compte. Si vous stockez un certain nombre d'articles coûteux (tels que des steaks de qualité supérieure ou de l'huile de truffe), ces articles doivent être comptés et mesurés plus fréquemment.
Idem pour les denrées hautement périssables. La dernière chose que vous voulez, c'est de conserver les ingrédients après leur date de péremption. Il est donc indispensable de garder un œil sur ces produits. Des pratiques de contrôle des stocks appropriées vous permettent d'accélérer la rotation de vos stocks et d'éviter leur détérioration.
Supposons que vous ayez commandé du lait en trop et que la date de péremption de l'article approche dans la semaine à venir. Dans cette optique, vous pouvez créer un menu spécial ou une promotion sur les milkshakes, afin de pouvoir utiliser le produit avant qu'il ne se détériore.
Meilleures pratiques en matière d'inventaire des restaurants
Nous avons abordé les bases et les avantages d'un inventaire alimentaire régulier ; il est maintenant temps de parler du processus de mise en œuvre de cet inventaire.
Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lors de l'inventaire des aliments de votre restaurant afin d'éviter de perdre de l'argent.
Planifiez le dénombrement de vos stocks alimentaires
Vous savez ce qu'on dit, ce qui est prévu est fait.
Si vous souhaitez que votre équipe procède à des inventaires réguliers, la tâche doit figurer sur son calendrier.
Pour de meilleurs résultats, planifiez la gestion des stocks alimentaires le même jour et à la même heure chaque semaine ou chaque mois. Cela renforce la cohérence et aide votre équipe à établir une routine d'inventaire, ce qui facilite la tâche au fil du temps.
Lorsque les utilisateurs savent quand le prochain inventaire sera effectué, ils peuvent effectuer les préparatifs nécessaires et exécuter la tâche plus efficacement.
Constituez une équipe
Sélectionnez les bonnes personnes pour le poste. Les meilleurs employés pour effectuer les vérifications d'inventaire des restaurants seraient ceux qui connaissent déjà votre stock. Les membres du personnel qui commandent et reçoivent des produits sont les mieux placés pour faire votre inventaire car ils ont déjà une idée de ce que vous devriez avoir.
Si vous avez de nouveaux membres dans votre équipe, associez-les à des employés chevronnés qui peuvent superviser le processus et les guider à travers les différentes étapes.
Assurez-vous que votre espace est propre et organisé
La gestion des stocks des restaurants est déjà une tâche fastidieuse en l'état ; ne vous compliquez pas la tâche en créant un environnement qui rend difficile le comptage des articles.
Veillez à ce que les espaces dans lesquels les produits sont stockés, c'est-à-dire votre congélateur ou votre entrepôt, soient propres et organisés. L'essentiel est de simplifier la localisation et l'accès aux objets. Selon la façon dont tout est organisé, vous pouvez prendre des mesures telles que :
Regrouper et organiser les éléments dans un ordre logique (par exemple, par catégorie)
Garder un élément clé à la hauteur des yeux pour qu'il soit plus facile de afficher dans l'inventaire
Investir dans les étagères ou les bacs appropriés pour stocker vos produits
Étiqueter correctement les étagères et les contenants
Placer les articles dans des contenants transparents (dans la mesure du possible) pour améliorer la visibilité
Positionnez les articles de manière à ce que leurs quantités, leurs prix et leurs dates d'expiration soient accessibles à votre employé lorsqu'il effectue le dénombrement des stocks
Ayez un plan
La planification représente la moitié de la bataille lors de l'inventaire des stocks. En plus de savoir quand vous le faites, créez un un plan qui détaille comment l'inventaire doit être compté. À ce stade, vous devez régler des détails tels que :
Quels articles ou zones entretenir et dans quel ordre ? Déterminez les produits que vous compterez en premier ou les domaines par lesquels vous commencerez. Par exemple, vous pourriez choisir de compter d'abord les denrées périssables ou décider de commencer l'inventaire dans le congélateur avant de passer à la cuisine et à d'autres zones d'entreposage.
Les personnes chargées de compter les objets spécifiques. Vous ne voulez pas que les membres de l'équipe se rencontrent ou, pire encore, qu'ils comptent deux fois les mêmes produits. Soyez organisé lorsque vous déléguez l'inventaire des stocks. Veillez à ce que les personnes connaissent les tâches de chacun afin qu'elles ne se chevauchent pas ou ne se gênent pas.
Disposer d'un système solide pour saisir les données
L'inventaire des restaurants comprend le suivi et la saisie des informations suivantes :
- Date et heure de l'inventaire
- Nom de l'article
- Descriptif
- Prix unitaire
- Quantité
En fonction de votre système, vous devrez peut-être également prendre note de détails tels que les numéros d'inventaire, les points de réapprovisionnement, les dates d'expiration, etc.
Dans tous les cas, assurez-vous de disposer d'un processus solide et fiable pour saisir ces informations nécessaires. Certains restaurants peuvent utiliser un presse-papiers et une feuille de calcul de consommation des stocks, mais cela n'est pas recommandé, car le fait de faire les choses à la main peut vous ralentir. Une meilleure option consiste à utiliser un appareil mobile pour pouvoir compter et suivre facilement votre inventaire.
Évitez les produits qui attirent l'attention
Le fait de surveiller ou d'estimer les quantités de produits va à l'encontre de l'objectif de votre inventaire. L'un des objectifs des inventaires physiques est d'avoir une idée précise de ce que vous avez sous la main et de vous assurer que vos dossiers sont exacts.
C'est pourquoi il est essentiel de compter chaque article à la main et d'enregistrer les quantités en conséquence sur les feuilles d'inventaire. Pour les produits qui doivent être mesurés (par exemple, l'alcool), utilisez une balance vous pouvez avoir des données précises sur la quantité dont vous disposez. Il est tentant de « deviner » vos niveaux de stocks, mais cela peut entraîner des données inexactes et une prise de décision mal informée.
Suivez le rapport de ventes quotidien
Chaque jour est le meilleur pour garder suivi de vos ventes. À tout le moins, une vérification rapide de vos données d'inventaire sur un calendrier cohérent, et une plongée approfondie une fois par semaine vous aidera à démarrer.
Mieux vous connaissez vos chiffres, plus vite vous pouvez repérer les situations étranges et agir en conséquence.
Si vous souhaitez approfondir votre coût total, suivi et analyse des ventes, il ne sera pas facile de le faire sans l'aide d'un son système logiciel de gestion des stocks. Certaines d'entre elles peuvent être effectuées à l'aide de votre feuille d'inventaire, mais le mieux est d'obtenir des données plus précises.
Gardez d'autres articles à portée de main.
Pour les ingrédients que votre restaurant utilise, il peut être judicieux de toujours conserver un stock « au cas où ».
Par exemple, si vous gérez une pizzeria locale, vous souhaiterez peut-être garder des frites supplémentaires à portée de main en cas d'afflux soudain de clients. Continuez à faire l'inventaire de l'âge de votre inventaire supplémentaire et remplacez-le si nécessaire. Pour éviter le gaspillage alimentaire, vous pouvez utiliser la liste d'inventaire supplémentaire qui n'a pas été utilisée pour les repas du personnel.
Comment les connaissances préalables en matière d'inventaire peuvent-elles vous aider à passer de futures commandes ?
Comment les restaurants font-ils le suivi des restes et de l'inventaire des congélateurs ?
Comme tout restaurateur le sait, la nourriture est une denrée périssable. C'est pourquoi les restaurants doivent surveiller de près leur inventaire, afin de ne pas se retrouver avec trop de nourriture qui se détériore. Mais comment les restaurants surveillent-ils tous les plats qui entrent et sortent ?
L'une des solutions consiste à utiliser un système informatisé qui permet de suivre tous les ingrédients de la cuisine. Ainsi, lorsqu'une commande arrive, le système peut générer automatiquement une liste de ce qui doit être utilisé. Et lorsque des restes sont générés, le système peut suivre combien il en reste et où ils sont stockés. Cela aide les restaurants à minimiser les déchets et à s'assurer qu'ils ont toujours suffisamment de nourriture à portée de main pour répondre à la demande des clients.
Les restaurants peuvent également suivre leur inventaire en utilisant des systèmes d'étiquetage à code couleur. Par exemple, les étiquettes vertes peuvent indiquer des aliments frais qui peuvent être consommés immédiatement, tandis que les étiquettes rouges peuvent indiquer des aliments dont la date de péremption est proche et qui doivent être consommés rapidement. Ce système aide les restaurants identifient rapidement les aliments qui doivent être utilisés en premier, afin d'éviter d'avoir à jeter les aliments périmés.
En utilisant ces méthodes, les restaurants peuvent suivre efficacement leur inventaire et s'assurer qu'ils sont toujours en mesure de servir des aliments frais et délicieux à leurs clients.
Comment faire rapidement l'inventaire d'un restaurant
Faire l'inventaire de votre restaurant n'est pas la partie la plus sexy de la gestion d'un restaurant, et si vous êtes comme la plupart des gens, vous voulez terminer la tâche le plus rapidement possible.
À cette fin, voici quelques conseils pour vous aider effectuer le dénombrement des stocks plus rapidement — sans compromettre la précision du procédé.
Faites l'inventaire d'une habitude
Prendre la période d'inventaire et déterminer la rotation des stocks vous aidera à suivre le nombre de fournitures dont vous disposez afin de ne pas surcommander ou sous-commander, conservez votre inventaire de pièces niveaux et comprenez votre COGS ou le coût des marchandises vendues.
Formez votre équipe
Assurez-vous que les employés qui s'occuperont de l'inventaire de votre restaurant possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour bien effectuer la tâche. Avant de procéder à l'inventaire, orientez votre équipe sur vos pratiques de gestion des stocks. Faites-leur connaître vos articles et vos ingrédients, expliquez-leur comment utiliser vos outils et assurez-vous qu'ils connaissent bien les procédures d'inventaire spécifiques que vous avez mises en place.
Cela leur donnera le savoir-faire et la confiance nécessaires pour effectuer des inventaires, en minimisant à son tour les erreurs, et en veillant à ce que les dénombrements soient effectués de la manière la plus efficace possible.
Renforcez vos processus de gestion des stocks
En faisant la gestion de l'inventaire du restaurant, demandez au personnel qui travaille dans votre cuisine de comparer les commandes des fournisseurs avec les factures afin de vous assurer que le poids, la quantité et le coût réel sont corrects lorsque vous faites l'inventaire de votre restaurant. Ils devraient noter toutes les différences afin que vous puissiez obtenir un crédit auprès du fournisseur.
Digitalisez vos pratiques de gestion des stocks
Nous y avons fait allusion plus tôt, mais cela vaut la peine d'être développé plus en détail. La gestion manuelle de votre système d'inventaire est la recette idéale pour le désastre. Les coûts liés à l'enregistrement et au suivi manuels des données (détérioration, données inexactes, perte de temps) sont bien plus élevés que les dépenses que vous pourriez engager en investissant dans une solide plateforme de gestion des stocks de restaurants.
La bonne solution peut automatiser des tâches fastidieuses telles que le calcul des valeurs et des coûts des stocks, la mesure des niveaux de stock et le signalement des stocks faibles.
Cela nous amène au point suivant...
Logiciel de gestion des stocks
En suivant les factures papier et en extrayant instantanément les données des factures dans logiciel de gestion des stocks de restaurants basé sur le cloud, la technologie peut éliminer une grande partie de la saisie manuelle des données, des erreurs et des pressions sur le papier.
Cela signifie que vous pouvez voir votre niveau de stock actuel en temps réel, en fonction des derniers prix de vos fournisseurs. Vos statistiques sur le coût des marchandises vendues seront plus précises, ce qui vous permettra de prendre de meilleures décisions. Et comme aucun humain n'est impliqué, vous pouvez être sûr qu'il n'y a pas d'erreur.
Certaines applications sont même automatiques utilise les codes du General Ledger (GL). Ces codes sont essentiels aux meilleures pratiques de financement des restaurants et sont nécessaires si vous souhaitez améliorer l'efficacité et réduire le pourcentage des coûts alimentaires.
En outre, le logiciel peut effectuer l'ensemble du processus de gestion simplifiée de votre stock par :
Faire en sorte que les gens puissent compter sur la quantité d'inventaire utilisée. Choisissez simplement à quelle fréquence, à quelle heure de la journée et qui de votre personnel fera l'inventaire.
Vous pouvez commencer l'inventaire avec votre téléphone, même s'il n'y a pas de Wi-Fi dans le walk-in. Connectez-vous au Wi-Fi lorsque vous serez à nouveau en ligne et les comptes seront mis à jour.
La création d'une liste de produits à partir de factures numérisées facilite la création de feuilles de comptage. Les prix unitaires historiques sont tenus à jour, vous n'avez donc pas à fouiller dans les anciennes factures pour trouver les prix antérieurs. Si nécessaire, vous pouvez glisser-déposer des produits dans la feuille de calcul de consommation des stocks existante.
Choisissez la meilleure application pour l'inventaire des aliments
Lorsqu'il s'agit de compter les stocks alimentaires, munissez votre équipe d'un application de gestion des stocks comme WISK Food, qui leur permet de comptabiliser leur inventaire à l'aide de leurs appareils mobiles. Au lieu de saisir les données manuellement, WISK permet aux utilisateurs de scanner les produits et de confirmer les comptes avec leur téléphone, ce qui permet de gagner du temps et d'augmenter la précision du comptage.
WISK s'intègre même au restaurant Systèmes POS comme TouchBistro, Lightspeed et Square, afin que vous puissiez synchroniser vos données.
Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui et consultez votre retour sur investissement augmentez à mesure que WISK facilite l'inventaire des aliments de votre restaurant.
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