Les restaurants conservent de nombreux ingrédients différents à portée de main pour créer leurs plats. Certains ingrédients ont une longue durée de conservation, d'autres se détériorent en quelques jours. Selon FoodPrint, environ 10 % de ces ingrédients finissent par être gaspillés.
Bien que vous ne puissiez jamais complètement mettre fin aux stocks excédentaires de votre entreprise, le contrôle des stocks vous aidera à maximiser votre inventaire, à améliorer l'utilisation des flux de trésorerie et à identifier où pertes, gaspillage alimentaire et erreur humaine viennent de.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur différents types de stratégies de gestion des stocks afin de vous aider à mieux comprendre votre inventaire et ce que vous pouvez faire pour mieux le suivre. Nous vous fournirons également quelques conseils sur systèmes de gestion des stocks qui peuvent vous faciliter la vie.
Tout d'abord, commençons par les bases et comprendre les différents types d'inventaire d'un restaurant :
- Inventaire des aliments : il comprend tous les ingrédients bruts que votre restaurant utilise pour préparer ses plats (également appelé inventaire des matières premières).
- Inventaire des boissons : cela inclut toutes les boissons alcoolisées et non alcoolisées servies par votre restaurant.
- Inventaire des fournitures : il comprend tous les petits articles dont votre restaurant a besoin, tels que des pailles, des serviettes et des boîtes à emporter.
La gestion des stocks consiste à savoir ce que vous avez en stock, où il se trouve et comment en obtenir davantage lorsque vous en avez besoin. Bien qu'il existe de nombreuses façons de gérer les stocks et de déterminer les canaux de vente, toutes les méthodes ne seront pas efficaces pour tous les restaurants.
Maintenant que vous connaissez les différents types d'inventaire dans un restaurant, passons à quelques conseils de gestion des stocks et pourquoi la gestion des stocks est importante.
Comment gérer les stocks et les commandes : rationalisation des stocks alimentaires et surveillance de votre niveau d'inventaire
L'inventaire des aliments a toujours été effectué manuellement. Le restaurant compte son stock au moins une fois par mois et enregistre les résultats sur une feuille de calcul ou sur papier. Ils commandent ensuite de nouveaux produits en fonction de ces chiffres et de ce qu'ils prévoient de vendre au cours de la prochaine période.
Comme vous pouvez l'imaginer, cette méthode est assez défectueuse. D'une part, personne ne sait jamais combien de stock vous avez réellement en main pendant toute la période entre les comptages. Un article ou une catégorie peut se vendre beaucoup plus rapidement que prévu sans que l'on s'en aperçoive.
Si vous souhaitez rationaliser la gestion de votre inventaire de matériaux, utilisez un système logiciel de gestion des stocks qui est conçu pour les restaurants. Grâce à cet outil, vous sera en mesure de gérer l'inventaire de votre restaurant facilement et sans surprise.
Un bon système logiciel pourra donner à votre cuisine manager a une solide compréhension de:
- Quels articles en stock avez-vous actuellement en stock et quel en est le coût
- Suivi de l'inventaire utilisé au quotidien
- Quel inventaire a déjà été commandé
En résumé, le système sera bénéfique dans les domaines suivants : détection des pertes de stocks par des moyens tels que des déversements ou des erreurs humaines et même en découvrant les futurs modèles de vente. La gestion des stocks sur plusieurs sites est assez difficile à suivre manuellement, mais grâce à la gestion numérique des stocks, les restaurants peuvent facilement suivre les niveaux d'inventaire de chaque magasin.
Au-delà de la simple gestion numérique de votre inventaire, les restaurateurs ont développé de nombreuses bonnes pratiques pour réduire le gaspillage alimentaire, commander de nouveaux stocks et gérer leurs niveaux de stock.
Conseils pour organiser votre bar ou votre restaurant
1. Organisez votre rangement.
La première règle de gestion efficace des stocks pour une entreprise, c'est l'organiser. L'organisation claire permet à vos employés d'accomplir leurs tâches plus rapidement (ils n'ont pas à passer 10 minutes à chercher un article) et améliore réellement la précision de l'inventaire.
En général, vous devez placer les articles fréquemment utilisés dans les endroits les plus accessibles du réfrigérateur et du garde-manger, comme le devant d'une étagère de niveau intermédiaire. Vous pouvez utiliser des étiquettes sur les étagères pour indiquer aux employés où tout se passe. (Bonus d'étiquette : vous pouvez également les utiliser pour suivre la durée de conservation d'un ingrédient. Et bien sûr, assurez-vous que les articles les plus récents vont à la fin de leurs rayons afin que les chefs utilisent les anciens articles avant leur expiration.
2. Désignez et formez une équipe de preneurs d'inventaire.
Trop cuisiniers dans la cuisine sont néfastes pour votre entreprise et trop de gestionnaires d'inventaire sont néfastes pour la gestion des stocks. Il est préférable de faire fonctionner votre logiciel de gestion des stocks avec quelques employés bien formés plutôt que de faire participer tout le monde.
Avec une équipe d'utilisateurs spécialisés, vous pouvez être sûr que les bonnes techniques de gestion des stocks sont suivies. Ils seront également en mesure de se familiariser avec l'inventaire au fil du temps et de fournir des vérifications intuitives utiles en plus des informations fournies par le logiciel.
3. Utilisez un système d'inventaire qui fonctionne hors ligne.
Il n'est pas rare de ne pas avoir accès au Wi-Fi dans toutes les zones où vous entreposez des stocks. Par exemple, les congélateurs de plain-pied et les caves ont tendance à être des zones mortes. Pour cette raison, les fonctionnalités de gestion des stocks hors ligne sont cruciales.
Le système hors ligne de WISK, par exemple, fonctionne que vous soyez connecté à Internet ou non. Il peut effectuer des comptages d'inventaire précis et scanner l'intégralité de votre inventaire hors ligne. Et mieux encore, une fois que vous avez à nouveau accès au WIFI, WISK télécharge automatiquement tout le travail que vous venez de faire. Inutile de penser à soumettre quoi que ce soit.
4. Utilisez des pièces.
Par est un mot utilisé dans la gestion des stocks pour désigner un niveau choisi dans lequel le stock est réorganisé. Au restaurant, vous commanderez souvent certains ingrédients de base, comme le sel. En établissant un pair, vous pouvez facilement savoir quand une commande doit être passée.
Une bonne formule d'inventaire pour déterminer quels niveaux d'inventaire fonctionneront par paires :
Par = (utilisation hebdomadaire des ingrédients + stock de coussin) /Livraisons par
Si vous ne faites pas de livraisons hebdomadaires, vous pouvez choisir une autre période. Votre stock de coussin est la quantité de stock qu'il vous reste lorsque vous atteignez la normale. Au moment de choisir la quantité de votre stock de coussins, vous devez tenir compte des éléments suivants :
- Retards d'expédition possibles. Vous pourriez avoir besoin d'un coussin plus grand en hiver, lorsque les tempêtes de neige sont fréquentes, par exemple.
- Durée de conservation de l'ingrédient.
- Demande typique des clients.
Le suivi des stocks et des commandes est une tâche difficile pour tout restaurant, mais certains logiciel de suivi des stocks, comme WISK, peut vous faciliter la tâche. Wisk peut suivre chaque article qui atteint sa limite et le réorganiser automatiquement pour vous en fonction de prévisions de la demande en fonction de vos ventes. Lorsque vous utilisez un pair en combinaison avec un tel système, vous pouvez pratiquement éliminer les ruptures de stock de vos principaux ingrédients.
5. Désignez un employé chargé du contrôle qualité.
Outre les gestionnaires des stocks, vous devez également former un ou deux employés à vérifier les commandes et à suivre les stocks à leur arrivée. Ils peuvent vérifier si les articles sont de bonne qualité et en quantité correcte.
Ces employés s'assureront que l'inventaire que vous dressez est en bon état afin que vous sachiez avec certitude que tout dommage ou perte s'est produit dans votre restaurant. Ils peuvent également mettre à jour les listes de produits dans votre système de gestion des stocks et même ajouter des images de produits afin que vos agents d'inventaire puissent effectuer un inventaire efficacement.
6. Comptez souvent l'inventaire physique.
Afin de maintenir votre système d'inventaire aussi à jour que possible, il est recommandé de procéder à un décompte complet de vos niveaux de stock au moins une fois par mois. Vous pouvez également envisager de compter les cycles tout au long du mois.
Le comptage cyclique est une méthode de gestion perpétuelle des stocks dans le cadre de laquelle un certain nombre d'articles sélectionnés en stock sont comptés un jour donné. Cela signifie que vous effectuez des comptages partiels au fil du temps. Par exemple, chaque lundi, vous comptez les produits, chaque mardi, vous comptez physiquement les produits secs, le mercredi liqueur et alcool, les conserves du jeudi, etc. Au bout d'un certain temps, vous avez effectué un décompte complet et vous pouvez recommencer. Le comptage cyclique permet de maintenir vos inventaires à jour, mais cela prend moins de temps que le comptage de l'ensemble de vos stocks aussi fréquemment.
Un système de gestion perpétuelle des stocks utilise systèmes de point de vente pour suivre les ventes de produits en temps réel. C'est une bonne idée de faire vos comptes à la même heure, le même jour de chaque semaine. Il est plus facile de surveiller le flux de marchandises car vous pouvez comparer avec précision l'utilisation par période.
7. Utilisez la méthode FIFO pour les coûts d'inventaire.
Il existe de nombreuses techniques de gestion des stocks. Le dernier inventaire acheté doit toujours être surveillé pour un processus de production efficace.
Pour les restaurants, le la meilleure méthode est considérée comme la méthode FIFO. FIFO signifie « premier entré, premier sorti ». Dans cette méthode, on suppose que les articles que vous achetez en premier seront également les premiers vendus. Cela signifie que si vous achetez Apple 1 le lundi et Apple 2 le mardi, vous offrirez Apple 1 à la première personne qui commande une pomme. Parce que les stocks des restaurants ont une durée de conservation, FIFO s'adapte intuitivement à la cuisine.
Le FIFO vous permet de connaître facilement la valeur exacte de votre inventaire actuel, ainsi que les coûts d'inventaire pour chaque commande. Grâce à ces informations, vous pouvez facilement suivre la rotation de vos stocks et vos bénéfices.
Le FIFO peut sembler compliqué, mais WISK permet de suivre facilement le coût de vos stocks, même si le prix des articles change au cours de l'année.
8. Analysez vos ventes.
Un restaurant peut choisir de ne pas vendre un produit s'il est peu probable qu'il soit vendu. Par exemple, si un article ne se vend que cinq fois par an et que les frais de stockage peuvent être éliminés en réduisant les stocks, la non-rentabilité du stockage de ce produit peut être déterminée en suivant le nombre de fois que chaque produit est vendu au cours de l'année.
Il est important de bien comprendre le taux de rotation de vos stocks, car cela peut vous aider à déterminer la quantité de stock que vous devriez avoir à tout moment.
9. Auditez votre stock.
La gestion des stocks peut être une tâche difficile, et les commerces de détail utilisent diverses mesures préventives pour s'assurer que les bons produits sont toujours à portée de main.
Un système d'inventaire perpétuel est toujours à jour, précis et peut être audité à tout moment, ce qui le rend plus coûteux et nécessite plus de main-d'œuvre. Toutefois, si vous ne pouvez pas justifier les dépenses ou le travail supplémentaire requis, la vérification ponctuelle est une bonne technique qui utilise une sélection aléatoire d'articles pour compter et extrapoler pour le reste de votre inventaire.
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10. Envisagez différents modèles de gestion des stocks.
Il existe plusieurs modèles de gestion des stocks, et celui que vous choisirez dépendra probablement de la taille de votre restaurant. Par exemple, si vous êtes un petit café avec seulement quelques références, vous pouvez utiliser un système d'inventaire manuel. Mais si vous êtes une grande chaîne de restaurants avec des centaines, voire des milliers de références, vous devrez investir dans un système de gestion des stocks automatisé tel que Wisk.
11. Déterminez le type de quantité de commande à utiliser.
Lorsque les ventes unitaires diminuent, l'utilisation d'une quantité de commande économique (EOQ) dépendante des coûts (comme un EOQ avec une taille de commande décroissante) peut entraîner une quantité suggérée incorrecte pour certains produits.
La stratégie de commande d'inventaire min/max doit être prise en compte lorsque la quantité disponible est égale ou inférieure au minimum. Un achat d'une quantité aussi proche de ce chiffre moins ce qui est déjà disponible vous permettra de disposer d'un stock suffisant sans être en rupture de stock.
En outre, il existe encore de nombreuses situations dans lesquelles l'EOQ sera utilisé pour gérer les produits. Il est donc important pour les gestionnaires et les acheteurs de revoir les paramètres des systèmes de gestion des stocks si les conditions du secteur ont changé.
12. Créez des systèmes de traitement et d'exécution des commandes.
Assurez-vous de disposer de systèmes de gestion des stocks efficaces pour le traitement et l'exécution des commandes en mettant en œuvre un ensemble de tâches à effectuer.
La création d'une carte du processus d'inventaire vous permettra de voir chaque étape ou flux de travail de votre programme d'inventaire. Vérifiez notamment si vous disposez d'une liste précise de tout ce qui doit être inventorié. Vous pouvez également apporter des modifications à toute feuille de calcul utilisée pour la gestion des stocks. Idéalement, vous devriez utiliser un application logicielle de gestion des stocks qui ajuste automatiquement toutes vos données au fur et à mesure que vous effectuez des inventaires.
13. La prévention des pertes est la meilleure stratégie pour réussir.
La perte de stocks provient non seulement du vol d'employés, mais également d'erreurs d'écriture. Des techniques de prévention des pertes peuvent être appliquées, telles que l'utilisation de caméras de sécurité, la surveillance des performances des employés au travail et la mise en place d'étiquettes afin que les marchandises ne puissent pas facilement disparaître. Vous pouvez également restreindre l'accès à l'inventaire ou inventaire de grande valeur, comme votre cave à vin.
De nombreux restaurateurs ne pensent peut-être pas que la gestion des stocks est une bonne idée, mais cela peut aider à garantir que les commandes des clients sont traitées à temps tout en minimisant les épisodes stressants au cours desquels les produits ne peuvent pas être trouvés ou préparés pour l'expédition.
14. Prévoir la demande de vos stocks.
L'un des aspects les plus importants de la gestion des stocks des restaurants est la prévision de la demande, ce qui implique de prévoir vos besoins en inventaire afin d'allouer l'espace en conséquence. Dans le même temps, il n'est pas conseillé d'acheter trop d'un article très demandé, mais il est recommandé d'acheter 1,5 fois plus de produits dont la demande est supérieure à la moyenne que vous n'en consommez en moyenne.
15. Trouvez un système de gestion des stocks adapté à votre restaurant.
Quand l'examen de l'inventaire est-il le plus approprié ? La fréquence d'un examen dépendra de la nature et du volume des stocks de votre entreprise. Pour vous aider à déterminer lequel choisir, voici les avantages et les inconvénients de chaque système :
- Systèmes de commande en continu : pour contrôler la rotation des stocks, vous devez suivre le nombre d'articles dans votre stock. Chaque fois qu'un article tombe en dessous d'un niveau défini, vous réapprovisionnez votre stock en commandant la même quantité que la dernière fois.
- Système de commande périodique: Un système d'inventaire périodique base les commandes sur le nombre d'articles à la fin de chaque période, plutôt que sur un niveau de réapprovisionnement défini.
16. Sachez ce qui se vend réellement dans votre restaurant.
Une stratégie éprouvée pour économiser de l'argent et maximiser les revenus de votre restaurant consiste à vous assurer que vos articles en grande quantité sont faciles d'accès. Par exemple, en plaçant le vins les plus vendus près de la salle à manger, vous gagnerez du temps à faire l'inventaire, vous saurez quand vous devez commander à nouveau des produits et vous maximiserez les ventes.
17. Liez votre contrôle qualité à la gestion de vos stocks.
Le personnel du magasin doit recevoir des listes de contrôle et/ou des systèmes informatiques qu'il peut utiliser pour s'assurer qu'il suit les procédures appropriées lors du contrôle des marchandises. Ils doivent rechercher tout signe de dommage, notamment des fuites, des déchirures ou des joints brisés ; les divergences dans les descriptions : les tailles ou les marques des produits doivent correspondre à celles figurant sur le bon de commande, et prix et conditions de vente.
Il est important d'avoir des produits de qualité qui répondent aux normes de chacun. Si vous recevez un produit de qualité inférieure à celle convenue, retournez la marchandise à votre fournisseur et ne la proposez pas dans votre restaurant. Cette mesure permettra d'économiser de l'espace dans l'inventaire et d'empêcher les employés de proposer de mauvaises recettes.
Les employés doivent tenir compte des niveaux de lumière, d'humidité et de température des produits. S'ils répondent à vos normes de qualité, il est important de prendre en compte ces facteurs lors de la commande de marchandises, car s'ils ne sont pas manipulés correctement, ces articles peuvent être endommagés.
18. Estimez un budget pour l'inventaire.
De nombreux restaurateurs disposent d'un budget d'inventaire annuel, qu'ils préparez-vous bien à l'avance. Les budgets devraient inclure le coût total de possession nécessaire pour maintenir les stocks à portée de main pour la période comptable de l'année en question.
Bien qu'il y ait de nombreux éléments à prendre en compte lors de la gestion des stocks d'une petite entreprise, la gestion des flux de trésorerie est probablement la plus importante. Cela inclut les coûts d'inventaire, les matières premières, les coûts de stockage, les frais de transport, les prix logistiques, etc. Indépendamment de l'excellence de votre modèle commercial ou du nombre d'investisseurs qui vous soutiennent, si vous souhaitez apporter des améliorations sensibles à votre restaurant, la gestion des stocks vous aidera à atteindre cet objectif.
19. Prévoyez du temps pour organiser les retours.
Des erreurs se produisent lors du processus de commande. Le stockage d'articles commandés par erreur crée des fournitures mal organisées et peut entraîner un manque d'espace dans la cuisine. Le fait de réserver du temps à une personne désignée pour organiser les retours vous aidera à garder le contrôle de votre inventaire et à organiser votre restaurant.
Pratiques d'inventaire des bars et restaurants
20. Former tous les travailleurs aux meilleures pratiques de gestion des stocks.
Il est impossible de maintenir ou améliorer la précision de l'inventaire sans impliquer tous vos employés.
Il est essentiel que vous vous assuriez que les membres de votre équipe sont au courant de tout changement dans les politiques et pratiques de l'entreprise, ainsi que des nouvelles technologies ou systèmes de gestion des stocks. Plus le personnel est informé, plus il aura de chances d'apporter des changements durables.
21. Les stratégies de comptage cyclique vous permettent de garder un œil sur la précision de votre inventaire.
À effectuer un contrôle d'inventaire efficace, commencez par un processus de comptage des cycles qui doit être effectué tous les jours avant de recevoir les commandes. Utilisez un logiciel d'inventaire perpétuel qui met à jour vos bases de données de transactions automatiquement et en temps réel, au lieu de vous demander de les mettre à jour manuellement en continu. Précision, efficacité et le moral augmentera à la suite de cette pratique.
22. Soyez prêt à vous adapter lorsque vous utilisez des niveaux de pars.
Le stock minimal ou le nombre de pièces est la plus petite quantité d'inventaire de sécurité que vous êtes prêt à garder à portée de main avant de réapprovisionner vos fournitures. Cette quantité n'est jamais statique et doit être ajustée en cas de besoin.
Par exemple, dans les restaurants saisonniers tels que les restaurants à la citrouille et à la bière pendant la saison d'automne, les niveaux de stock sont ajustés en fonction de la période de l'année. Les ajustements vous permettent de ne jamais rencontrer de ruptures de stock pendant les hautes saisons. En basse saison, vous libérerez des flux de trésorerie en conservant moins d'articles en stock.
Les denrées périssables peuvent être difficiles à gérer lorsqu'il s'agit de commander. Essayez de vous assurer que vos niveaux minimum et maximum sont les mêmes. Cela réduira le risque de transporter des cadavres s'ils ne sont pas utilisés à temps. Avec des stocks minimaux, une surveillance accrue est nécessaire pour les contrôler. Diminuer votre volume n'est peut-être pas la meilleure solution, car vous finirez par encourir des coûts d'inventaire plus élevés pour l'expédition et l'exploitation de votre entreprise.
23. Automatisez et envisagez d'utiliser un système de suivi des commandes.
Des systèmes de commande appropriés peuvent permettre à un restaurant d'économiser de nombreuses ressources précieuses, notamment du temps et de l'argent. L'installation d'un système de suivi des commandes peut contribuer à rationaliser le processus d'inventaire grâce à l'automatisation tout en améliorant la précision de la facturation, en économisant du temps tout au long de la journée et en réduisant les coûts monétaires et physiques.
24. En termes de gestion de votre inventaire, envisagez des options d'automatisation telles que les codes-barres.
WISK est un système d'inventaire basé sur le cloud avec des codes-barres qui réduit considérablement les erreurs en général. Cependant, cela ne fonctionne que si vous utilisez les bons codes pour les différents articles à chaque étape du processus d'inventaire.
25. Comprenez l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement de bout en bout.
Lorsque vous ajoutez votre chaîne d'approvisionnement à un réseau basé sur le cloud, il est essentiel d'avoir accès aux informations en temps réel. Lorsque vous essayez de réagir rapidement à la volatilité des demandes des clients et à l'évolution des conditions du marché, vous vous fiez au téléphone ou au courrier électronique, mais ces derniers ne fournissent pas les informations nécessaires en temps opportun.
En ce qui concerne les stocks et les commandes, un réseau de chaîne d'approvisionnement basé sur le cloud est essentiel. En effet, il vous permet d'accéder à des informations en temps réel sur votre restaurant. La mise en œuvre d'une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement peut vous aider à éviter les problèmes d'inventaire, à réduire les coûts et à améliorer la demande des clients.
26. Évaluez les commentaires de votre clientèle
Plus vous publiez, plus vous devez vous fier aux commentaires de votre clientèle. Il peut s'agir d'un bouche-à-oreille positif (c'est-à-dire de bonnes critiques) ou négatif (c'est-à-dire de mauvaises critiques) qui suscite l'intérêt pour votre entreprise ; il est important d'écouter attentivement vos clients et d'être à l'écoute de ceux-ci.
Plus important encore, l'inventaire de votre restaurant dépend de vos clients. Sans eux, il n'y aurait aucune raison d'avoir le produit/service que vous offrez au départ. Plus vous attirerez de clients dans votre établissement et pourrez en parler à leurs amis (vos futurs clients), mieux vous vous porterez à long terme.
27. Intégrez vos systèmes de gestion des stocks et de traitement des commandes.
36 % des détaillants ont augmenté leur taux de conversation avec les clients en veillant à ce que tous les canaux de vente et de service soient intégrés les uns aux autres. Identifiez le système le plus important de votre écosystème actuel et recherchez des plateformes permettant d'intégrer et de centraliser ces processus.
28. Tenez à jour les informations relatives à l'inventaire et aux commandes.
Les prévisions sont l'un des aspects les plus importants de la gestion d'un restaurant prospère. La création d'un plan de gestion des stocks tel que le suivi des stocks et des produits, la prévision à l'avance des commandes des clients pour les événements futurs et la gestion de la production ne sont que quelques exemples de la manière dont vous pouvez gérer ce domaine avec succès !
Il n'a jamais été aussi difficile de suivre l'inventaire d'un restaurant qu'aujourd'hui. Avec l'état actuel de la technologie, de plus en plus de personnes choisissent de commander leurs repas en ligne. Il est donc difficile d'obtenir une lecture précise de l'inventaire dont dispose un restaurant à un moment donné.
Si vous utilisez toujours un système d'inventaire obsolète, il est temps de procéder à une mise à niveau. Les méthodes traditionnelles telles que le stylo et le papier ou les anciens tableurs ne sont pas seulement peu fiables, mais elles peuvent également entraîner des problèmes dans la gestion de votre inventaire. Cela pourrait entraîner la perte de clients importants s'ils venaient acheter un produit sur lequel vous êtes en rupture de stock.
29. Cessez d'utiliser les systèmes manuels de contrôle des stocks et de commande.
L'inventaire doit être surveillé en permanence, assurez-vous de savoir ce que vous avez dans votre inventaire à tout moment.
Les systèmes manuels ne peuvent tout simplement pas fournir les indications nécessaires pour savoir d'où proviennent toutes ces pièces et comment elles sont distribuées. Les méthodes manuelles ne permettent pas d'avoir une vision à grande échelle de ce qui se passe, quel que soit l'endroit où vous en avez besoin dans votre entreprise.
Les feuilles de calcul sont sujettes à l'erreur humaine et deviennent rapidement obsolètes, tandis que les bases de données peuvent être programmées pour mettre à jour automatiquement leurs données.
Enfin, les systèmes d'inventaire manuels ne facilitent pas la communication entre toutes les parties concernées et ne vous permettent pas d'apporter des corrections ou des ajustements rapidement.
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30. Utilisez la technologie à votre avantage.
La mise en œuvre de la technologie d'entrepôt offrira une plus grande visibilité grâce aux données pour chaque utilisateur, ce qui lui permettra de suivre où se situent les produits dans le processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement.
De nombreuses options sont disponibles, des codes-barres aux étiquettes RFID. Ces nouvelles technologies offrent des niveaux de productivité accrue et une précision accrue.
31. Suivez l'inventaire en temps réel pour réduire les pertes d'argent et de nourriture dues à des estimations inexactes.
Il existe différents types de techniques de gestion des stocks pour les détaillants, dont l'une consiste à utiliser le suivi des stocks en temps réel. Cela facilite la prise de décisions concernant les stocks et les commandes afin que vous puissiez garder une longueur d'avance sur les besoins des consommateurs.
Vos employés scanneront les articles en rupture de stock, mais ne téléchargeront les données que plus tard. Cela signifie que les données de votre système de gestion des stocks ne seront pas synchronisées avec celles de votre stock en stock pendant cette période.
Pour utiliser le suivi en temps réel, vous avez besoin d'un système de gestion de restaurant basé sur le cloud, d'appareils mobiles pour saisir des données et d'une connexion Internet. De cette façon, les employés scannant les articles mettront automatiquement à jour les informations du système de gestion des stocks de votre restaurant avec plus de précision, en fonction des matières premières/articles que vous avez en stock. Cela donne à votre entreprise une meilleure visibilité sur vos niveaux de stocks et permet de tout gérer, de la prévision de la demande à la production de rapports sur les mesures.
32. Pour garantir une gestion précise et efficace des stocks, utilisez une base de données centrale.
Un aspect essentiel de la gestion de l'inventaire de votre restaurant est de disposer d'une base de données centralisée dédiée où toutes les modifications sont stockées. Cela garantira que tout le monde a une visibilité sur les modifications et qu'aucune donnée ne sera perdue. Un bon logiciel de gestion des stocks comme Wisk suit toutes les variations d'inventaire en temps réel et peut être visualisé par le personnel autorisé.
33. Utilisez un ERP ou un système de gestion des stocks pour communiquer avec les employés clés.
Ne traitez pas tous les produits de votre inventaire de la même façon. Les articles en stock auront des exigences différentes de la part de vos clients, ainsi que des coûts et des méthodes d'évaluation variables.
Mais tous les vendeurs ne sont pas égaux ! Un moyen efficace de garder une longueur d'avance sur la concurrence est de rationaliser le processus de votre chaîne d'approvisionnement grâce à un système de gestion des stocks. En investissant dans un système de gestion des stocks de bonne qualité, vous serez alerté lorsque les niveaux de stock seront bas et il générera automatiquement des bons de commande. Un système complet de planification des ressources d'entreprise (ERP) vous fournira également les informations recherchées, telles que le prix de chaque SKU, les niveaux de stock actuels et les délais estimés.
Les données sont essentielles dans tout système de gestion des stocks, qu'il s'agisse de savoir quels articles sont les plus exigeants sur le plan opérationnel ou de suivre ceux qui sont de meilleure qualité (tels que les produits frais). Cela permet de mettre en place une méthode systématique et concise pour les responsables d'entrepôt - ou pour toute autre personne ayant besoin de connaître ces informations - plutôt que de se fier aux connaissances d'une ou deux personnes.
34. Utilisez un système de gestion des stocks pour comprendre ce qui se passe réellement
Pour vous aider à rationaliser votre logistique et votre chaîne d'approvisionnement, vous avez besoin d'un bon système de gestion des stocks qui vous donne une visibilité complète sur les niveaux de stock, le mouvement des produits, etc.
Les restaurateurs doivent faire face à un large éventail de défis en matière d'inventaire, qu'il s'agisse de conserver trop de stocks en stock, de ne pas avoir suffisamment de clients ou de ne pas acheter suffisamment de commandes. Il peut être difficile de quantifier la meilleure quantité de stock à détenir à un moment donné. Les entreprises qui s'appuient sur des sources extérieures pour leurs stocks devraient inclure un système qui leur permettrait de suivre les niveaux de stocks et les commandes des fournisseurs en temps réel.
35. Éliminez les erreurs de saisie de données en scannant les codes-barres.
Vous devrez peut-être ajuster vos techniques de gestion des stocks après une certaine planification, mais vous ne pouvez pas vous tromper en vérifiant si vous disposez réellement des matériaux nécessaires. Il existe de nombreuses possibilités d'incidents lors de l'exécution et de la réception des commandes, tandis que la production génère des rendements ou des rebuts qui doivent également être pris en compte.
Il existe de nombreuses façons de s'assurer que vous savez exactement ce qui se trouve dans les rayons de votre restaurant à tout moment, mais l'utilisation de l'EDI et de la lecture de codes-barres est l'une des meilleures méthodes. Vous pouvez mettre en œuvre un système appelé « comptage cyclique », dans lequel vous choisissez quelques articles par jour et comparez l'inventaire avec ce qui est réellement disponible. Le premier point de contrôle devrait être vos produits les plus populaires ; en cas de rupture de stock, il devrait être compté et suivi plus souvent que les autres articles moins populaires.
36. Un système de collecte de données simple et précis peut vous aider à identifier les besoins de votre restaurant avant que vous ne soyez à court.
Vous pouvez commencer à utiliser des codes-barres en les attachant simplement à un iPhone ou à un autre appareil mobile. Cela ne nécessite pas d'énormes investissements dans les infrastructures. Ces appareils supplémentaires ne coûtent que quelques dollars et éliminent les erreurs de saisie afin d'améliorer la précision de l'inventaire.
Vous ne pouvez pas fournir un service client de premier ordre avec une précision d'inventaire médiocre. Améliorez vos statistiques en investissant dans des outils qui vous aident à atteindre la quasi-perfection à un taux de 95 % à 98 %.
La qualité de votre inventaire dépend de la qualité de vos données. Un inventaire inexact entraînera des commandes inexactes et, en fin de compte, une perte de revenus pour le restaurant.
Quels sont les outils de gestion des stocks importants pour votre restaurant ?
- Lecteurs de codes-barres (appareils supplémentaires)
- Logiciel d'inventaire ou applications d'inventaire qui intégrer à votre point de vente, un autre système de point de vente ou tout autre système de planification des ressources d'entreprise (ERP) dont vous disposez. Cela peut être comme simple comme application d'inventaire vous synchronisez depuis un service basé sur le cloud tel que WISK avec le système de point de vente directement dans le magasin.
37. La création d'un système de suivi fixe et mobile des stocks peut fournir tous les ingrédients nécessaires à la réussite.
La première étape de la gestion des stocks consiste à suivre les objets meubles, sans oublier les avantages des systèmes de suivi fixes disponibles par une entreprise.
En suivant les actifs d'inventaire fixe, vous pouvez attribuer et gérer des destinations beaucoup plus facilement, et organiser des protocoles de stratégie selon les besoins, sans confusion généralisée. Il est préférable de considérer le suivi des stocks en deux parties différentes : fixe et mobile.
L'application d'inventaire que vous utilisez peut être un simple système de suivi des stocks ou elle peut avoir beaucoup plus de fonctionnalités. Le plus important est d'établir les niveaux de stock en fonction de votre budget et de vos volumes de commandes pour une planification optimale des stocks.
Cela peut prendre un certain temps au début pour avoir une idée précise de l'ampleur des besoins en matière d'inventaire de produits tout au long de l'année, mais une fois cette base de référence établie, le traitement des commandes deviendra plus facile. Il n'y a rien de pire que de manquer de certains produits quand les clients en ont envie !
Un bon logiciel de gestion des stocks devrait comporter des fonctionnalités telles que la mise à jour automatique des stocks par les vendeurs et les fournisseurs afin d'éviter les processus manuels liés aux erreurs de saisie des données d'inventaire. Cela crée de l'efficacité entre tous les services car les informations circulent librement et sans interruption.
38. Les SKU et les codes-barres sont très utiles
Chaque article de votre stock a besoin de son propre identifiant unique (unité de gestion de stock), que nous appelons un SKU en abrégé. Au fur et à mesure que vous grandissez, le nombre de produits que vous proposez augmente inévitablement pour atteindre potentiellement des centaines, voire des milliers.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, elle devra conserver une base de données de tous les articles vendus dans le magasin. Pour ce faire, vous pouvez notamment attribuer à chaque article un numéro d'identification unique, tel qu'un SKU. Ce numéro peut ensuite être référencé lors de la commande ou pour les pièces de rechange pour la cuisine et garantit que seule la même pièce sera réutilisée.
De plus, si vous faites appel à un partenaire, veillez à inclure un code-barres UPC avec votre article afin qu'il puisse être facilement scanné et identifié.
39. Un processus de gestion des stocks efficace est essentiel.
Le fait de ne pas gérer votre inventaire et vos commandes peut avoir un impact sur le succès de votre entreprise de nombreuses manières.
Un système de gestion des stocks inefficace et médiocre ne fera que générer plus de frustration et de temps à consacrer à des tâches banales qui ne donnent que peu ou pas de résultats. Pour qu'un système de gestion d'entrepôt soit efficace, un bon logiciel doit être lié à QuickBooks (et QuickBooks Online). Les codes-barres ou les étiquettes RFID sont également des outils très utiles car ils vous permettent de respecter les meilleures pratiques en utilisant les produits à leur point d'utilisation cible le plus rapidement possible. En déléguant la responsabilité de l'inventaire ou de la prise de commandes, vous pouvez aider les employés à gagner du temps tout au long de la journée, alors que l'exécution de tâches monotones telles que le comptage des stocks devient une corvée au lieu d'une tâche gratifiante et valorisante.
Conseils pour économiser de l'argent dans un restaurant
40. L'utilisation du flux d'inventaire des mouvements basé sur les transactions améliorera l'efficacité financière de votre restaurant.
Chaque mouvement dans un restaurant doit générer des transactions afin que les mouvements, les commandes et les stocks puissent être suivis avec précision. Comprendre chaque recette associée à une transaction permettra à votre personnel de rester au fait de l'inventaire et du service client.
Chaque déménagement dans votre restaurant est l'occasion de commettre des erreurs. En matière d'inventaire ou de gestion des stocks, les erreurs de comptage et de commande peuvent avoir des répercussions négatives importantes sur vos marges.
Principaux points à retenir :
- Une transaction doit être générée à partir de chaque mouvement dans le restaurant, afin que les mouvements, les commandes, la chaîne d'approvisionnement et les stocks puissent tous être suivis avec précision.
- Comprendre toutes les recettes associées à une transaction permettra à votre personnel de rester au fait de l'inventaire et du service client.
- Si la gestion de votre inventaire est désactivée, cela peut avoir un impact négatif sur vos profits.
41. Lorsque vous prévoyez la demande future de stocks ou de commandes, vous pouvez utiliser différentes méthodes.
Les prévisions contribuent grandement à minimiser les coûts d'inventaire et à garantir le succès des efforts de gestion des stocks. Lorsque les détaillants seront en mesure de prévoir avec précision les articles dont ils ont besoin et la quantité de commande économique correcte, ils seront mieux à même de répondre aux attentes de leurs clients sans surstocker.
Une prévision réussie nécessitera une observation attentive des études de marché, des tendances de la demande, des niveaux de stocks minimaux et des techniques historiques afin de maximiser les profits.
Le calcul de la quantité de commande économique (EOQ) est utilisé par les entreprises pour déterminer la taille idéale d'une commande, ce qui leur permet de répondre à la demande sans dépenser trop. Les gestionnaires d'inventaire utilisent l'EOQ afin de réduire les coûts de détention et les niveaux d'inventaire.
42. Assurez-vous que votre équipe vérifie l'inventaire et commande les fournitures à temps pour réduire le cycle de réparation.
Il existe de nombreuses stratégies pour gérer les consommables dont un restaurant a besoin. L'une de ces stratégies consiste à trouver sources locales de pièces et d'équipements il n'est donc pas nécessaire que les employés attendent inutilement, par exemple, un objet obscur provenant d'un autre pays. Un autre excellent moyen de réduire le temps nécessaire aux réparations consiste à rationaliser les processus d'emballage. Par exemple, une heure consacrée à l'emballage permettra d'économiser deux heures que les techniciens de première ligne ont perdu à répondre à ces demandes, ce qui se traduira par des économies de coûts allant jusqu'à 50 %.
43. Pensez à réexaminer vos pièces.
Les chefs d'entreprise se posent la question suivante : « Quel est le strict minimum d'inventaire que nous ne devrions jamais descendre en dessous ? ». La réponse est zéro.
Le stock de sécurité n'est utile que s'il est utilisé ; son but est de protéger contre les écarts attendus entre l'offre et la demande. Si vous utilisez votre stock de sécurité, vous pourriez avoir une opportunité en cas de niveau d'offre élevé et de faible demande pour le produit, afin de maintenir efficacement la valeur à tout moment et en cas de déficit commercial ou de fortes fluctuations
Votre produit sera en mesure de servir un marché plus centré sur le client grâce à cette stratégie améliorée, qui se traduira par une augmentation des revenus qui alimentera la croissance future. Cette philosophie peut également apporter une contribution efficace en période de pénurie.
En moyenne, vous devriez être en dessous du niveau du stock de sécurité la moitié du temps lorsque le réapprovisionnement est disponible et au-dessus pendant l'autre moitié. Si votre stratégie en matière de stocks de sécurité n'est pas suffisamment utilisée, réexaminez quels produits se trouvent dans chaque magasin pour tirer le meilleur parti de votre stock.
44. Une bonne stratégie consiste à mettre à jour les bons de commande en temps opportun.
Les entreprises sont souvent confrontées au problème des ajustements de commandes après la création des bons de commande. Parfois, vous devez modifier les changements de date et les ajustements de quantité, et tenir compte des livraisons incomplètes ou des erreurs de réception.
La meilleure façon de gérer l'inventaire de votre restaurant est de mettre à jour les bons de commande en temps opportun. Le problème est que les prévisions d'inventaire reposent largement sur l'exactitude des informations relatives aux bons de commande, ce qui peut créer des problèmes, par exemple lorsque vous pensez avoir deux caisses de maïs en conserve mais que vous découvrez après coup qu'il y en a trois.
Pour éviter ce type d'inexactitude, établissez un ensemble de règles sur la manière dont les achats doivent être effectués et garantissez des processus quotidiens, des processus hebdomadaires et des mises à jour à tout moment, sinon il sera difficile de réussir dans votre entreprise.
45. Pour réussir dans le secteur de la restauration, envisagez un nouveau plan d'étage.
Au début, de nombreux gérants de restaurants hésitent à apporter des modifications à l'inventaire et aux commandes de leur restaurant en raison du temps requis pour une nouvelle configuration.
Malheureusement, il est souvent possible de procéder à des ajustements qui pourrait améliorer l'efficacité. Les préférences et la disponibilité des produits évoluent constamment. Cela signifie que des modifications de stockage sont souvent nécessaires pour assurer un fonctionnement aussi fluide que possible lors de la gestion des stocks.
46. Établissez et respectez des pratiques d'étiquetage claires.
L'étiquetage et l'organisation des stocks vont de pair pour un restaurant. Un inventaire bien organisé signifie que le personnel sera en mesure de trouver rapidement la bonne section, tandis qu'un inventaire bien étiqueté permet de trouver exactement quel matériau/produit d'une section particulière doit être trouvé rapidement.
L'étiquetage approprié des stocks par l'entreprise ne se limite pas au contenu de l'entrepôt et comprend deux parties. Dans la salle de stockage, tous les articles doivent être étiquetés avec des détails spécifiques décrivant en détail leurs caractéristiques, ainsi que tout besoin particulier (par exemple, dates de péremption, matières dangereuses, exigences d'emballage).
47. Gardez tout étiqueté.
L'attribution de quelques tâches seulement aux employés est problématique. Non seulement le travail d'un employé implique plus de responsabilités, mais il augmente également les chances qu'il prenne des raccourcis ou échange des responsabilités avec un autre employé en raison du faible nombre de labels dans son domaine de compétence.
Un processus de gestion des stocks bien géré commence par un étiquetage clair et concis. Cela permettra aux employés de tous les départements d'économiser du temps et de la frustration pour gérer efficacement votre inventaire.
48. Étiquettes et emplacements : étiquetez tous les stocks.
L'absence de signalisation et d'étiquetage adéquats dans la réserve d'un restaurant peut vous faire perdre du temps, de la main-d'œuvre et bien plus encore.
La mise en œuvre d'un étiquetage conforme aux normes de l'industrie peut avoir un impact mesurable sur votre entreprise. Cela peut également améliorer le moral du personnel de votre restaurant et réduire la frustration et les pertes de produits.
Les étiquettes et autres fournitures de restauration, telles que les poubelles, sont conçues pour répondre à la grande variété de besoins des restaurants d'aujourd'hui. Mais de quels types avez-vous besoin pour votre type de restaurant ? Pour que les employés passent moins de temps à trier les produits et à exécuter les commandes, de petits investissements dans l'étiquetage peuvent aider à garantir que chaque travailleur manipule l'étiquette qui lui convient.
49. Jeter les bases de l'efficacité en catégorisant correctement vos actifs.
La première étape d'une gestion efficace des stocks consiste à classer correctement les actifs de votre entreprise. En divisant vos actifs entre biens meubles et actifs fixes, vous pouvez vous concentrer sur les mesures à prendre et vous assurer que l'ensemble du système fonctionne. Le stockage de toutes vos informations dans une base de données centralisée des actifs garantit un contrôle précis avec une recherche facile et analyse des données pour optimiser vos processus d'inventaire.
50. Faites appel à l'expérience des cadres supérieurs.
Les cadres supérieurs devraient accueillir favorablement la participation de leurs employés de niveau inférieur afin de proposer de nouvelles idées pour rationaliser les processus d'entrepôt.
C'est peut-être une perte de temps, mais il est tout de même important que les membres de votre personnel supérieur se promènent dans l'entrepôt afin de se faire une idée de ce qui s'y passe.
La collaboration peut contribuer à améliorer la communication entre la chaîne d'approvisionnement et le personnel des restaurants. Collaborer pour trouver des moyens de réduire les goulots d'étranglement, les processus dupliqués, les problèmes de ressources et les stratégies permettant de gagner du temps peut permettre à votre restaurant de réaliser des économies à long terme.
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