Los restaurantes tienen a mano muchos ingredientes diferentes para crear sus platos. Algunos ingredientes tienen una vida útil prolongada, otros se estropean en cuestión de días. Según FoodPrint, alrededor del 10% de esos ingredientes terminan desperdiciándose.
Si bien nunca podrás acabar por completo con el exceso de inventario en tu empresa, controlar el inventario te ayudará a maximizar tu inventario y a mejorar el uso del flujo de caja y a determinar dónde pérdidas, desperdicio de alimentos y errores humanos provienen de.
En este artículo, nos centraremos en los diferentes tipos de estrategias de administración de inventario para ayudarte a entender mejor tu inventario y lo que puedes hacer para realizar un mejor seguimiento del mismo. También proporcionaremos algunos consejos sobre sistemas de gestión de inventario eso puede hacerte la vida mucho más fácil.
En primer lugar, empecemos por lo básico y comprenda los diferentes tipos de inventario de un restaurante:
- Inventario de alimentos: incluye todas las materias primas que tu restaurante utiliza para elaborar sus platos (también conocido como inventario de materias primas).
- Inventario de bebidas: incluye todas las bebidas alcohólicas y no alcohólicas que sirve su restaurante.
- Inventario de suministros: incluye todos los artículos pequeños que necesita tu restaurante, como pajitas, servilletas y cajas para llevar.
La gestión del inventario consiste en saber lo que tiene en stock, dónde está y cómo obtener más cuando lo necesita. Si bien hay muchas maneras de gestionar el inventario y determinar los canales de venta, no todos los métodos serán eficaces para todos los restaurantes.
Ahora que conoces los diferentes tipos de inventario de un restaurante, pasemos a algunos consejos de administración de inventario y por qué gestión de inventario importante.
Cómo gestionar el inventario y los pedidos: racionalizar el inventario de alimentos y controlar el nivel de inventario
El inventario de alimentos se ha realizado históricamente de forma manual. El restaurante hace un recuento de sus existencias al menos una vez al mes y registra los resultados en una hoja de cálculo o papel. Luego, ordenan nuevos productos en función de esas cifras y de lo que esperan vender en el próximo período de tiempo.
Como se puede imaginar, este método es bastante defectuoso. Por un lado, nadie sabe nunca cuántas existencias tiene realmente disponibles durante todo el período de tiempo entre los recuentos. Un artículo o una categoría pueden agotarse mucho más rápido de lo esperado sin que se dé cuenta.
Si desea agilizar la gestión del inventario de materiales, utilice un sistema de software de gestión de inventario que está diseñado para restaurantes. Con esta herramienta, podrá gestionar el inventario de su restaurante fácilmente y sin sorpresas.
Un buen sistema de software podrá regalar a tu cocina gerente con un firme dominio:
- ¿Qué artículos de inventario tienes disponibles actualmente y su costo?
- Seguimiento del inventario que se utiliza todos los días
- Qué inventario ya se ha pedido
En resumen, el sistema será beneficioso en detección de pérdidas de inventario a través de medios como derrames o errores humanos e incluso descubrir patrones de ventas futuros. La gestión del inventario en varias ubicaciones es bastante difícil de rastrear manualmente, pero con la gestión digital del inventario, los restaurantes pueden controlar fácilmente los niveles de inventario en cada tienda.
Más allá de la simple gestión digital del inventario, los restauradores han desarrollado muchas prácticas recomendadas para reducir el desperdicio de alimentos, pedir nuevas existencias y gestionar sus niveles de existencias.
Consejos para organizar tu bar o restaurante
1. Organice su almacenamiento.
La primera regla de gestión eficaz del inventario para una empresa es organizarla. Una organización clara permite a los empleados completar sus tareas con mayor rapidez (no tienen que perder 10 minutos buscando un artículo) y, de hecho, mejora la precisión del inventario.
En general, debes colocar los artículos de uso frecuente en los lugares más accesibles del refrigerador y la despensa, como la parte delantera de un estante de nivel medio. Puedes usar etiquetas en los estantes para que los empleados sepan adónde van todos los artículos. (Una ventaja adicional: también puedes usarlas para saber cuánto tiempo durará un ingrediente durante su vida útil. Y, por supuesto, asegúrate de que los artículos más nuevos van a la parte posterior de sus estantes para que los chefs usen los artículos más antiguos antes de que caduquen.
2. Designe y capacite a un equipo de evaluadores.
Demasiados cocineros en la cocina son perjudiciales para su negocio y demasiados administradores de inventario son perjudiciales para la gestión del inventario. Es mejor ejecutar el software de gestión de inventario con unos pocos empleados bien capacitados en lugar de que todos contribuyan.
Con un equipo especializado de usuarios, puede estar seguro de que se siguen las técnicas adecuadas de gestión de inventario. También podrán conocer el inventario a lo largo del tiempo y realizar comprobaciones intuitivas útiles, además de la información que ofrece el software.
3. Utilice un sistema de inventario que funcione sin conexión.
No es raro no tener acceso a Wi-Fi en todas las áreas en las que almacenas inventario. Por ejemplo, los congeladores sin cita previa y los sótanos tienden a ser zonas muertas. Por eso, las funciones de gestión de inventario fuera de línea son cruciales.
El sistema offline de WISK, por ejemplo, funciona independientemente de si estás conectado a Internet o no. Puede realizar recuentos de inventario precisos y escanear todo su inventario sin conexión. Y lo que es mejor, una vez que vuelvas a tener WIFI, WISK carga automáticamente todo el trabajo que acabas de hacer. No es necesario que te acuerdes de enviar nada.
4. Usa 2 pares.
Par es una palabra que se usa en la gestión de inventario para designar un nivel elegido en el que se reordenan las existencias. En un restaurante, volverás a pedir ciertos ingredientes básicos con frecuencia, como la sal. Al establecer un precio, es más fácil saber cuándo es necesario realizar un pedido.
Una buena fórmula de inventario para determinar qué niveles de inventario funcionarán como pares:
Par = (uso semanal de ingredientes más existencias adicionales) /Entregas por
Si no haces entregas semanales, puede elegir otro período de tiempo. Tu stock de cojín es la cantidad de stock que quieres que te quede cuando alcances la par. A la hora de elegir la cantidad de existencias de cojines, tendrás que tener en cuenta lo siguiente:
- Posibles retrasos en el envío. Es posible que desees un cojín más grande en invierno, cuando las tormentas de nieve son comunes, por ejemplo.
- La vida útil del ingrediente.
- Demanda típica de los clientes.
El seguimiento del inventario y los pedidos es un trabajo difícil para cualquier restaurante, pero algunos software de seguimiento de inventario, como WISK, puede hacerlo mucho más fácil. Wisk puede realizar un seguimiento de cada artículo que alcance su precio y reordenarlo automáticamente mediante una previsión de la demanda en función de sus ventas. Si utilizas un producto a la par en combinación con un sistema de este tipo, puedes eliminar prácticamente el desabastecimiento de tus ingredientes clave.
5. Asigne un empleado de control de calidad.
Además de los administradores de inventario, también debes capacitar a uno o dos empleados para que comprueben los pedidos y hagan un seguimiento del inventario cuando lleguen. Pueden determinar si los artículos son de buena calidad y la cantidad correcta.
Estos empleados se asegurarán de que el inventario que estás realizando esté en buen estado para que sepas con certeza que cualquier daño o pérdida que se produzca ocurrió en tu restaurante. También pueden actualizar las listas de productos de tu sistema de gestión de inventario e incluso añadir imágenes de los productos para que los encargados del inventario puedan hacer el inventario de forma eficiente.
6. Cuente el inventario físico con frecuencia.
Para mantener tu sistema de inventario lo más actualizado posible, es una buena práctica empresarial realizar un recuento completo de tus niveles de existencias al menos una vez al mes. También puedes considerar la posibilidad de realizar un recuento cíclico a lo largo del mes.
El recuento cíclico es un método de gestión de inventario perpetuo en el que se cuenta una cantidad de artículos seleccionados en stock en un día determinado. Esto significa que se realizan recuentos parciales a lo largo del tiempo. Por ejemplo, todos los lunes se cuentan los productos, todos los martes se hace un recuento físico de los productos secos y los miércoles licor y alcohol, productos enlatados del jueves, etc. Al final de un período de tiempo determinado, habrá realizado un recuento completo y podrá volver a empezar. Los recuentos cíclicos mantienen actualizados los recuentos de inventario, pero consumen menos tiempo que contar todo el inventario con la misma frecuencia.
Un sistema de gestión de inventario perpetuo utiliza sistemas de punto de venta para realizar un seguimiento de las ventas de productos en tiempo real. Es una buena idea realizar los recuentos a la misma hora del día, el mismo día de cada semana. De este modo, es más fácil observar el flujo de productos, ya que puedes comparar con precisión el uso por período de tiempo.
7. Utilice el método FIFO para los costos de inventario.
Hay muchas técnicas de administración de inventario disponibles. El inventario comprado más recientemente siempre debe monitorearse para lograr un proceso de producción efectivo.
Para los restaurantes, el se considera que el mejor método es el método FIFO. FIFO son las siglas de primero en entrar, primero en salir. En este método, se asume que los artículos que compres primero también serán los primeros en venderse. Es decir, si compras el Apple 1 el lunes y el Apple 2 el martes, regalarás el Apple 1 a la primera persona que pida una manzana. Como el inventario de los restaurantes tiene una vida útil, FIFO se adapta intuitivamente a la cocina.
FIFO te permite saber fácilmente el valor exacto de tu inventario en ese momento, así como el costos de inventario para cada pedido. Con esa información, puede realizar un seguimiento fácil de la rotación de su inventario y sus ganancias.
La FIFO puede parecer complicada, pero WISK facilita el seguimiento del costo del inventario, incluso cuando los artículos cambian de precio a lo largo del año.
8. Analice sus ventas.
Un restaurante puede optar por no vender un producto si es poco probable que se venda. Por ejemplo, si un artículo se vende solo cinco veces al año y se pueden eliminar las tarifas de almacenamiento reduciendo el inventario, la falta de rentabilidad de almacenar ese producto podría determinarse haciendo un seguimiento del número de veces que se vende cada producto durante el año.
Es importante comprender la tasa de rotación de inventario, ya que puede ayudar a indicar la cantidad de existencias que debe tener en un momento dado.
9. Audite sus existencias.
La gestión del inventario puede ser una tarea difícil, y las empresas minoristas utilizan varias medidas preventivas para garantizar que los productos correctos estén siempre a mano.
Un sistema de inventario perpetuo siempre está actualizado, es preciso y se puede auditar en cualquier momento, lo que lo encarece y requiere más mano de obra. Sin embargo, si no puedes justificar el gasto o el trabajo adicional requerido, la verificación puntual es una buena técnica que utiliza una selección aleatoria de artículos para contar y extrapolar el resto del inventario.
Los mejores consejos para la gestión de restaurantes
10. Considere diferentes modelos de administración de inventario.
Hay varios modelos de gestión de inventario disponibles, y el que elija probablemente dependerá del tamaño de su restaurante. Por ejemplo, si tienes una cafetería pequeña con solo unos pocos SKU, puedes usar un sistema de inventario manual. Pero si tienes una cadena de restaurantes grande con cientos o incluso miles de SKU, tendrás que invertir en un sistema de gestión de inventario automatizado como Wisk.
11. Determina qué tipo de cantidad de pedido usar.
Cuando disminuyen las ventas de unidades, el uso de una cantidad económica de pedido (EOQ) que depende del costo (como una EOQ con un tamaño de pedido decreciente) puede generar una cantidad sugerida incorrecta para algunos productos.
La estrategia de pedido de inventario mínimo/máximo debe tenerse en cuenta cuando la cantidad disponible sea igual o inferior al mínimo. Si compras una cantidad lo más cercana a este número menos la que ya está disponible, tendrás suficiente inventario sin que se te acabe.
Además, todavía hay muchas situaciones en las que el EOQ se utilizará para gestionar los productos. Por lo tanto, es importante que tanto los gerentes como los compradores revisen los parámetros de los sistemas de existencias si las condiciones de la industria han cambiado.
12. Cree sistemas de procesamiento y cumplimiento de pedidos.
Asegúrese de tener sistemas de gestión de inventario eficaces para procesar y cumplir los pedidos mediante la implementación de un conjunto de tareas que deben completarse.
La creación de un mapa del proceso de inventario te permitirá ver cada paso o flujo de trabajo de tu programa de inventario. En particular, comprueba si tienes una lista precisa de todo lo que hay que inventariar. También es posible que desees hacer ajustes en cualquier hoja de cálculo utilizada para la gestión del inventario. Lo ideal sería utilizar un aplicación de software de gestión de inventario que ajusta todos tus datos automáticamente a medida que realizas los recuentos de inventario.
13. Prevenir las pérdidas es la mejor estrategia para el éxito.
La pérdida de inventario se debe no solo al robo de los empleados, sino también a errores administrativos. Se pueden aplicar técnicas de prevención de pérdidas, como el uso de cámaras de seguridad, garantizar que los empleados estén supervisados para comprobar su desempeño laboral e implementar etiquetas para que los productos no se pierdan fácilmente. También puedes restringir quién tiene acceso al inventario o inventario de alto valor, como su bodega.
Es posible que muchos restauradores no piensen que administrar el inventario es un buen momento para divertirse, pero puede ayudar a garantizar que los pedidos y la gestión logística de los clientes se realicen a tiempo y, al mismo tiempo, minimizar los episodios estresantes en los que los productos no se pueden encontrar o preparar para su envío.
14. Previsión de la demanda de inventario.
Uno de los aspectos más importantes de la gestión del inventario de los restaurantes es la previsión de la demanda, y esto implica predecir los requisitos de inventario para asignar el espacio en consecuencia. Al mismo tiempo, no se recomienda comprar una cantidad excesiva de un artículo que tiene una gran demanda, sino que se recomienda comprar 1,5 veces más productos con una demanda superior a la media de los que se utilizan de media.
15. Encuentre un sistema de gestión de inventario que funcione para su restaurante.
¿Cuándo es más apropiado revisar el inventario? La frecuencia de una revisión dependerá de la naturaleza y el volumen del inventario de tu empresa. Para ayudarte a decidir cuál usar, estos son los pros y los contras de cada sistema:
- Sistemas de pedidos continuos: Para controlar la rotación del inventario, realiza un seguimiento de la cantidad de artículos en stock. Cuando un artículo cae por debajo de un nivel establecido, repones tus existencias haciendo el pedido de la misma cantidad que la última vez.
- Sistema de pedidos periódicos: Un sistema de inventario periódico basa los pedidos en la cantidad de artículos al final de cada período, en lugar de tener un nivel de repedido establecido.
16. Sepa lo que realmente se vende en su restaurante.
Una estrategia comprobada para ahorrar dinero y maximizar los ingresos en su restaurante es garantizar que los artículos de gran volumen sean de fácil acceso. Por ejemplo, al colocar el vinos más vendidos cerca del comedor, ahorrarás tiempo haciendo inventario, sabrás cuándo necesitas volver a pedir productos y maximizarás las ventas.
17. Vincula tu control de calidad a tu gestión de inventario.
El personal de la tienda debe recibir listas de verificación y/o sistemas informáticos que puedan usar para asegurarse de que siguen los procedimientos adecuados al revisar los productos. Deben buscar señales de daños, como fugas, roturas o sellos rotos; si hay discrepancias en las descripciones (las tallas o las marcas de los productos deben coincidir con las del pedido de compra) precios y condiciones de venta.
Es importante tener productos de calidad que cumplan con los estándares de todos. Si recibes un producto de una calidad inferior a la acordada, devuelve la mercancía a tu proveedor y no la ofrezcas en tu restaurante. Esta medida ahorrará espacio en el inventario y evitará que los empleados ofrezcan recetas incorrectas.
Los empleados deben tener en cuenta los niveles de luz, humedad y temperatura de los productos. Si cumplen con sus estándares de calidad, es importante tener en cuenta estos factores al pedir la mercancía, ya que si no se manipulan correctamente, estos artículos pueden dañarse.
18. Estime un presupuesto para el inventario.
Muchos propietarios de restaurantes tienen un presupuesto de inventario anual, que prepárese con mucha antelación. Los presupuestos deben incluir el costo total de propiedad para mantener el inventario disponible durante el período contable de ese año.
Si bien hay muchas cosas en las que pensar al administrar el inventario de una pequeña empresa, la administración del flujo de caja es posiblemente la más importante. Esto abarca los costos de inventario, materias primas, costos de almacenamiento, gastos de transporte, precios de logística y más. Independientemente de lo increíble que sea su modelo de negocio o de cuántos inversores lo respalden, si espera realizar mejoras notables en su restaurante, la gestión del inventario ayuda a lograr este objetivo.
19. Programe un tiempo para organizar las devoluciones.
Se producen errores en el proceso de pedido. Almacenar artículos que se pidieron por error crea suministros desorganizados y puede provocar una posible escasez de espacio en la cocina. Dedicar tiempo a una persona asignada para organizar las devoluciones te ayudará a controlar tu inventario y a mantener tu restaurante organizado.
Prácticas de inventario de bares y restaurantes
20. Capacite a todos los trabajadores en las mejores prácticas de gestión de inventario.
Es imposible mantener o mejorar la precisión del inventario sin involucrar a todos sus empleados.
Es crucial que te asegures de que los miembros de tu equipo estén al tanto de cualquier cambio en las políticas y prácticas de la empresa, así como de las nuevas tecnologías o sistemas de gestión de inventario. Cuanto más informado esté el personal, más posibilidades tendrá de lograr un cambio duradero.
21. Las estrategias de recuento cíclico te permiten controlar la precisión de tu inventario.
Para realizar un control de inventario efectivo, comience con un proceso de recuento cíclico que debe realizarse todos los días antes de recibir los pedidos. Utilice un software de inventario perpetuo que actualice sus bases de datos de transacciones de forma automática y en tiempo real, en lugar de tener que actualizarlas manualmente de forma continua. Precisión, eficiencia y la moral aumentará como resultado de esta práctica.
22. Prepárate para adaptarte cuando utilices los niveles de par.
El stock mínimo de piezas es la cantidad mínima de inventario de seguridad que estás dispuesto a tener a mano antes de reponer tus suministros. Esta cantidad nunca es estática y debe ajustarse cuando sea necesario.
Por ejemplo, en los restaurantes de temporada, como los de calabaza y cerveza, durante la temporada de otoño, los ajustes de los niveles de existencias se realizan en función de la época del año. Los ajustes garantizan que nunca se agoten las existencias durante las temporadas altas. En temporadas bajas, liberarás flujo de caja al tener menos cosas en el inventario.
Los productos perecederos pueden ser difíciles de gestionar cuando se trata de hacer un pedido. Intente asegurarse de que sus niveles mínimo y máximo sean los mismos. Esto reducirá la posibilidad de que se quede con material muerto si no se utilizan a tiempo. Con existencias mínimas, se requiere una mayor supervisión para controlarlas. Es posible que reducir el volumen no sea la mejor solución, ya que acabará incurriendo en mayores costos de inventario para el envío y la operación de su negocio.
23. Automatice y considere la posibilidad de utilizar un sistema de seguimiento de pedidos.
Los sistemas de pedidos adecuados pueden ahorrarle a un restaurante muchos recursos valiosos, como tiempo y dinero. La instalación de un sistema de seguimiento de pedidos puede ayudar a agilizar el proceso de inventario mediante la automatización y, al mismo tiempo, mejorar la precisión de la facturación, ahorrar tiempo a lo largo del día y reducir los costos monetarios y físicos.
24. En cuanto a la gestión de su inventario, considere las opciones de automatización, como los códigos de barras.
WISK es un sistema de inventario basado en la nube con códigos de barras que reduce drásticamente los errores en general. Sin embargo, solo funciona si utilizas los códigos correctos para diferentes artículos en cada punto del proceso de inventario.
25. Comprenda toda su cadena de suministro de principio a fin.
Al agregar su cadena de suministro a una red basada en la nube, es esencial tener acceso a la información en tiempo real. Cuando intentas reaccionar con rapidez ante la volatilidad de las demandas de los clientes y las condiciones cambiantes del mercado, confías en el teléfono o el correo electrónico, pero no proporcionan la información oportuna necesaria.
Cuando se trata de inventario y pedidos, es esencial contar con una red de cadena de suministro basada en la nube. Esto se debe a que te permite acceder a la información en tiempo real de tu restaurante. La implementación de una gestión eficaz de la cadena de suministro puede ayudarlo a evitar problemas de inventario, reducir los costos y mejorar la demanda de los clientes.
26. Evalúe los comentarios de su base de clientes
Cuanto más publiques, más tendrás que confiar en los comentarios de tu base de clientes. Lo que despierte interés en tu negocio puede ser cualquier cosa, ya sea positiva (es decir, buenas críticas) o negativa (es decir, malas críticas), lo que despierte el interés en tu negocio; es importante escuchar atentamente a tus clientes y ser receptivo.
Lo que es más importante, el inventario de su restaurante depende de sus clientes. Sin ellos, no habría ninguna razón para tener el producto/servicio que ofreces en primer lugar. Cuantos más clientes ingresen a tu establecimiento y hablen de ello con sus amigos (tus futuros clientes), mejor te irá a largo plazo.
27. Integre sus sistemas de gestión de inventario y cumplimiento de pedidos.
El 36% de los minoristas aumentó su tasa de conversación con los clientes al asegurarse de que todos los canales de venta y servicio se integraran entre sí. Identifique el sistema más importante de su ecosistema actual y busque plataformas para integrar y centralizar estos procesos.
28. Mantenga actualizada la información del inventario y los pedidos.
La previsión es uno de los aspectos más importantes de la gestión de un restaurante exitoso. La creación de un plan de gestión del inventario, como el seguimiento del inventario y los productos, la previsión anticipada de los pedidos de los clientes para eventos futuros y la gestión de la producción son solo algunos ejemplos de cómo se puede gestionar esta área con éxito.
Nunca ha sido más difícil mantenerse al día con el inventario de un restaurante que en la actualidad. Con el estado actual de la tecnología, cada vez más personas optan por pedir sus comidas en línea. Esto dificulta obtener una lectura precisa de la cantidad de inventario que tiene disponible un restaurante en un momento dado.
Si sigues utilizando un sistema de inventario anticuado, es hora de actualizarlo. Los métodos tradicionales, como el lápiz y el papel o los programas de hojas de cálculo más antiguos, no solo son poco fiables, sino que también pueden provocar problemas en la gestión del inventario. Esto podría significar perder el negocio de clientes importantes si vienen a comprar algo de lo que estás agotado.
29. Deje de usar sistemas manuales de monitoreo de inventario y pedidos.
El inventario debe ser monitoreado constantemente, asegúrese de saber lo que tiene en su inventario en todo momento.
Los sistemas manuales simplemente no pueden proporcionar la orientación necesaria para realizar un seguimiento de la procedencia de todas estas piezas y cómo se distribuyen. Los métodos manuales no permiten obtener una visión a gran escala de lo que sucede en cualquier parte de la empresa en la que lo necesite.
Las hojas de cálculo son propensas a errores humanos y se vuelven obsoletas rápidamente, mientras que las bases de datos se pueden programar para que actualicen automáticamente sus datos.
Por último, los sistemas de inventario manual no facilitan la comunicación entre todas las partes afectadas ni permiten hacer correcciones o ajustes rápidamente.
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30. Utilice la tecnología a su favor.
La implementación de la tecnología de almacén proporcionará más visibilidad a través de los datos para cada usuario, lo que les permitirá rastrear dónde se encuentran los productos en el proceso de administración de la cadena de suministro.
Hay muchas opciones disponibles, desde códigos de barras hasta etiquetas RFID. Estas nuevas tecnologías ofrecen niveles de mayor productividad y precisión.
31. Realice un seguimiento del inventario en tiempo real para reducir la pérdida de dinero y alimentos debido a estimaciones inexactas.
Existen diferentes tipos de técnicas de gestión de inventario para los minoristas, y una es trabajar con el seguimiento del inventario en tiempo real. Esto ayuda a la hora de tomar decisiones sobre el inventario y los pedidos para que puedas anticiparte a las necesidades de los consumidores.
Sus empleados escanearán los artículos agotados, pero no subirán los datos hasta más adelante. Esto significa que los datos de tu sistema de gestión de inventario no estarán sincronizados con tu inventario en stock durante ese período de tiempo.
Para utilizar el seguimiento en tiempo real, necesita un sistema de gestión de restaurantes basado en la nube, dispositivos móviles para introducir datos y una conexión a Internet. De esta forma, los empleados que escaneen los artículos actualizarán automáticamente la información en el sistema de gestión de inventario de su restaurante y reflejarán con mayor precisión qué materias primas/artículos tiene en stock. Esto permite a su empresa tener una mejor visibilidad de sus niveles de inventario, además de controlar todo, desde la previsión de la demanda hasta la elaboración de informes sobre las métricas.
32. Para garantizar una gestión de inventario precisa y eficiente, utilice una base de datos central.
Un aspecto vital del mantenimiento del inventario de su restaurante incluye tener una base de datos dedicada y centralizada donde se almacenen todos los cambios. Esto garantizará que todos puedan ver las modificaciones y que no se pierdan datos. Un buen software de gestión de inventario como Wisk rastrea todos los cambios en el inventario en tiempo real y el personal autorizado puede verlos.
33. Utilice un ERP o un sistema de gestión de inventario para comunicarse con los empleados clave.
No trates todos los productos de tu inventario de la misma manera. Los artículos del inventario tendrán diferentes demandas por parte de tus clientes, así como diferentes costos y métodos de valoración.
¡Sin embargo, no todos los vendedores son iguales! Una forma eficiente de mantener su empresa por delante de la competencia es optimizar el proceso de la cadena de suministro con un sistema de gestión de inventario. Al invertir en un sistema de gestión de inventario de buena calidad, recibirá una alerta cuando los niveles de existencias se estén agotando y generará automáticamente las órdenes de compra. Un sistema integral de planificación de recursos empresariales (ERP) también le proporcionará los detalles más solicitados, como los precios de cada SKU, los niveles de inventario actuales y los plazos de entrega estimados.
Los datos son clave en cualquier sistema de gestión de inventario, desde saber qué artículos son más exigentes desde el punto de vista operativo hasta hacer un seguimiento de los que son de mejor calidad (como los productos frescos). Esto permite utilizar un método sistemático y conciso para los gerentes de almacén (o, en realidad, para cualquier otra persona que necesite conocer esta información) en lugar de confiar en los conocimientos de una o dos personas.
34. Utilice un sistema de gestión de inventario para entender lo que realmente está pasando
Para ayudarlo a optimizar la logística y la cadena de suministro, necesita un buen sistema de administración de inventario que le brinde una visibilidad completa de los niveles de existencias, el movimiento de los productos y más.
Los restauradores tienen que hacer frente a una amplia gama de desafíos de inventario, desde tener demasiadas existencias disponibles y no tener suficientes clientes hasta no comprar suficientes pedidos. Puede resultar difícil cuantificar la mejor cantidad de existencias para almacenar en un momento dado. Las empresas que dependen de fuentes externas para su inventario deben incluir un sistema que les permita rastrear los niveles de inventario y los pedidos de los proveedores en tiempo real.
35. Elimine los errores de entrada de datos escaneando los códigos de barras.
Es posible que tengas que ajustar tus técnicas de gestión de inventario después de un poco de planificación, pero no puedes equivocarte al comprobar si realmente tienes o no los materiales necesarios. Hay muchas posibilidades de que surjan contratiempos durante la tramitación y la recepción de los pedidos, mientras que la producción genera rendimientos o desperdicios que también hay que tener en cuenta.
Hay muchas maneras de asegurarte de que sabes exactamente lo que hay en las estanterías de tu restaurante en todo momento, pero usar el escaneo de códigos de barras y EDI es una de las mejores. Puedes implementar un sistema llamado «recuento cíclico», en el que eliges unos cuantos artículos por día y comparas el registro de inventario con lo que realmente tienes a mano. El primer punto de control deberían ser los productos más populares; si algo se agota, hay que contarlo y rastrearlo con más frecuencia que otros artículos menos populares.
36. Un sistema de recopilación de datos simple y preciso puede ayudarte a ver lo que tu restaurante necesita antes de que se acabe.
Puedes empezar a usar códigos de barras con un simple accesorio en un iPhone u otro dispositivo móvil. Esto no requiere una gran inversión en infraestructura. Estos dispositivos adicionales cuestan solo unos pocos dólares y eliminan los errores de entrada, por lo que la precisión del inventario es mejor.
No puedes ofrecer un servicio de atención al cliente de primera clase con una precisión de inventario pésima. Mejora tus estadísticas invirtiendo en herramientas que te ayuden a alcanzar una tasa cercana a la perfección entre el 95 y el 98%.
Su inventario es tan bueno como sus datos. Un inventario incorrecto provocará pedidos inexactos y, en última instancia, una pérdida de ingresos para el restaurante.
¿Qué herramientas de gestión de inventario son importantes para su restaurante?
- Escáneres de códigos de barras (dispositivos adicionales)
- Software de inventario o aplicaciones de inventario que intégralo con tu POS, otro sistema de punto de venta o cualquier otro sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que pueda tener. Esto puede ser como tan simple como una aplicación de inventario sincronizas desde un servicio basado en la nube como WISK con el sistema de punto de venta directamente en la tienda.
37. La creación de un sistema de seguimiento fijo y móvil del inventario puede proporcionar todos los ingredientes necesarios para el éxito.
El primer paso en la gestión del inventario es rastrear los artículos móviles, pero no hay que olvidar los beneficios de los sistemas de seguimiento fijos que puede encontrar una empresa.
Al rastrear los activos de inventario fijo, puede asignar y administrar destinos con mucha más facilidad, y organizar protocolos de estrategia según sea necesario sin confusión masiva. Es mejor pensar en el seguimiento del inventario en dos partes diferentes: fijo y móvil.
La aplicación de inventario que utilices podría ser simplemente un simple sistema de seguimiento de inventario o puede tener muchas más funciones. Lo más importante es establecer los niveles de inventario en función de su presupuesto y los volúmenes de pedidos para una planificación óptima del inventario.
Al principio, puede llevar algún tiempo obtener una lectura precisa de las necesidades de inventario de productos a lo largo del año, pero una vez que se haya establecido esa base de referencia, hacerse cargo de los pedidos será más fácil. ¡No hay nada peor que quedarse sin ciertos productos cuando los clientes los quieren!
Un buen software de gestión de inventario debe tener funciones como actualizaciones automáticas de existencias por parte de vendedores y proveedores para que no haya procesos manuales relacionados con los errores de entrada de datos de inventario. Esto crea eficiencia entre todos los departamentos porque la información fluye libremente sin interrupciones.
38. Los SKU y los códigos de barras ayudan mucho
Cada artículo de tu inventario necesita su propio identificador único (unidad de mantenimiento de existencias), al que denominamos de forma abreviada SKU. A medida que creces, la cantidad de productos que tienes a tu disposición aumenta inevitablemente hasta llegar a cientos o miles.
A medida que su negocio crezca, necesitará mantener una base de datos de todos los artículos que se venden en la tienda. Una forma de hacerlo es asignando a cada artículo un número de identificación único, como un SKU. De este modo, podrás hacer referencia a este número cuando hagas el pedido o cuando utilices piezas de repuesto para la cocina, y garantiza que solo se vuelva a utilizar exactamente la misma pieza.
Además, si utilizas un socio, asegúrate de incluir un código de barras UPC con tu artículo para que pueda escanearse e identificarse fácilmente.
39. Un proceso eficiente de gestión del inventario es clave.
No administrar el inventario y los pedidos puede afectar el éxito de su empresa de muchas maneras.
Un sistema de gestión de inventario ineficaz y deficiente solo generará más frustración y pérdida de tiempo en tareas mundanas que producen pocos o ningún resultado. Para que un sistema de gestión de almacenes sea eficaz, un buen software debe estar vinculado a QuickBooks (y a QuickBooks Online). Los códigos de barras o las etiquetas RFID también son herramientas muy útiles porque permiten seguir las mejores prácticas y utilizar los productos en su punto de uso objetivo lo antes posible. Al delegar la responsabilidad del inventario o de la recepción de pedidos, puedes ayudar a los empleados a ahorrar tiempo a lo largo del día, ya que completar tareas monótonas, como contar las existencias una y otra vez, se convierte en una tarea ardua en lugar de en una valiosa y satisfactoria tarea laboral.
Consejos para ahorrar dinero en un restaurante
40. Utilizar el flujo de inventario de movimientos basados en transacciones mejorará la eficiencia financiera de su restaurante.
Cada movimiento en un restaurante debe generar transacciones para que los movimientos, los pedidos y el inventario puedan rastrearse con precisión. Entender cada receta relacionada con una transacción permitirá a tu personal mantenerse al tanto del inventario y del servicio de atención al cliente.
Cada movimiento en tu restaurante es una oportunidad para cometer errores. Con el inventario o la gestión del inventario, los errores al contar y hacer pedidos pueden tener un impacto negativo significativo en tus márgenes.
Conclusiones clave:
- Debe generarse una transacción a partir de cada movimiento en el restaurante, de modo que los movimientos, los pedidos, la cadena de suministro y el inventario puedan rastrearse con precisión.
- Comprender todas las recetas que intervienen en una transacción permitirá a su personal mantenerse al tanto del inventario y del servicio al cliente.
- Si tu gestión de inventario está desactivada, puede afectar negativamente a tus ganancias.
41. Al pronosticar la demanda futura de inventario o pedidos, puede utilizar varios métodos diferentes.
La previsión contribuye en gran medida a minimizar los costos de inventario y garantizar el éxito de los esfuerzos de administración del inventario. Cuando los minoristas puedan predecir con precisión qué artículos necesitan y cuál es la cantidad correcta y económica del pedido, estarán mejor preparados para cumplir las expectativas de sus clientes sin tener que sobreabastecerse.
Un pronóstico exitoso requerirá una observación cuidadosa de los estudios de mercado, los patrones de demanda, los niveles mínimos de existencias y las técnicas históricas para maximizar las ganancias.
Las empresas utilizan el cálculo de la cantidad económica de pedidos (EOQ) para determinar el tamaño ideal de un pedido, lo que les permite satisfacer la demanda sin gastar de más. Los administradores de inventario utilizan el EOQ para reducir los costos de almacenamiento y los niveles de inventario.
42. Asegúrese de que su equipo revise el inventario y pida los suministros a tiempo para reducir el ciclo de reparación.
Existen muchas estrategias para administrar los suministros consumibles que necesita un restaurante. Una de esas estrategias es encontrar fuentes locales de piezas y equipos por lo que no es necesario que los empleados esperen innecesariamente a recibir, por ejemplo, un artículo poco conocido de otro país. Otra excelente manera de reducir el tiempo necesario para las reparaciones es agilizar los procesos de embalaje. Por ejemplo, dedicar una hora a empacar ahorrará dos horas que los técnicos de primera línea han desperdiciado en atender esas solicitudes, lo que se traduce en un ahorro de costos de hasta un 50%.
43. Considera volver a examinar tus pares.
Los líderes empresariales se preguntan: «¿Cuál es el nivel mínimo de inventario por debajo del que nunca debemos caer?». La respuesta es cero.
El stock de seguridad solo es útil si se usa; su objetivo es proteger contra las desviaciones esperadas en la oferta y la demanda. Si utilizas tus existencias de seguridad, podrías tener una oportunidad en los casos en los que haya un alto nivel de oferta y una baja demanda del producto para mantener su valor de forma eficaz en todo momento y cuando haya brechas comerciales o fluctuaciones importantes
Su producto podrá servir a un mercado más centrado en el cliente con esta estrategia mejorada, que se traducirá en mayores ingresos que impulsarán el crecimiento futuro. Esta filosofía también puede contribuir con éxito durante los períodos de escasez.
En promedio, deberías estar por debajo del nivel de existencias de seguridad la mitad del tiempo cuando haya reabastecimiento disponible y por encima de él la otra mitad. Si tu estrategia de inventario de seguridad no se utiliza lo suficiente, vuelve a examinar qué productos hay en cada ubicación para aprovechar al máximo tu inventario.
44. Una buena estrategia es actualizar las órdenes de compra de manera oportuna.
Las empresas suelen enfrentarse al problema de los ajustes de los pedidos una vez que se han creado las órdenes de compra. A veces es necesario cambiar los cambios de fecha y los ajustes de cantidad, y tener en cuenta las entregas incompletas o los errores de recepción.
La mejor manera de administrar el inventario en su restaurante es actualizar las órdenes de compra de manera oportuna. El problema es que las proyecciones de inventario se basan en gran medida en la información precisa de las órdenes de compra, lo que puede crear problemas, por ejemplo, cuando piensas que tienes dos cajas de maíz enlatado pero descubres después que son tres.
Para evitar este tipo de imprecisiones, establezca un conjunto de reglas sobre cómo deben realizarse las compras y garantice los procesos diarios, los procesos semanales y las actualizaciones en todo momento, o de lo contrario será difícil tener éxito con su negocio.
45. Para tener éxito en la industria de los restaurantes, considere un nuevo plano de planta.
Al principio, muchos gerentes de restaurantes dudan en hacer cambios en el inventario y los pedidos de sus restaurantes debido a la inversión de tiempo que requiere un nuevo diseño.
Desafortunadamente, a menudo hay margen para ajustes que podría aumentar la eficiencia. Las preferencias y la disponibilidad de los productos evolucionan constantemente. Esto significa que los cambios de almacenamiento suelen ser necesarios para que todo funcione de la mejor manera posible a la hora de gestionar el inventario.
46. Establezca y respete prácticas de etiquetado claras.
El etiquetado y la organización del inventario van de la mano en un restaurante. Un inventario bien organizado significa que el personal podrá encontrar rápidamente la sección correcta, mientras que un inventario bien etiquetado ayuda a encontrar exactamente qué material/producto de una sección en particular debe encontrarse rápidamente.
El etiquetado correcto del inventario por parte de la empresa va más allá del contenido del almacén y consta de dos partes. Dentro del almacén, todos los artículos deben etiquetarse con detalles específicos que describan completamente sus características, así como cualquier necesidad especial (por ejemplo, fechas de caducidad, material peligroso o requisitos de embalaje).
47. Mantén todo etiquetado.
Asignar solo unas pocas tareas a los empleados es problemático. El trabajo de un empleado no solo implica más responsabilidad, sino que también aumenta las posibilidades de que tome atajos o cambie responsabilidades con otro empleado, ya que hay muy pocas etiquetas en su área particular.
Un proceso de gestión de inventario bien gestionado comienza con un etiquetado claro y conciso. Esto ahorrará tiempo y frustración a los empleados de todos los departamentos a la hora de gestionar su inventario de forma eficaz.
48. Etiquetas y ubicaciones: etiquete todo el inventario.
La falta de señalización y etiquetado adecuados en el almacén de un restaurante puede costarle tiempo, mano de obra y más.
La implementación del etiquetado de acuerdo con los estándares de la industria puede tener un impacto apreciable en su negocio. Esto también puede mejorar la moral del personal de su restaurante y reducir la frustración y la pérdida de productos.
Las etiquetas y otros suministros para restaurantes, como los contenedores, están diseñados para satisfacer la amplia variedad de necesidades de los restaurantes actuales. Pero, ¿qué tipos necesita para su tipo de restaurante? Para garantizar que los empleados dediquen menos tiempo a clasificar los productos y a preparar los pedidos, hacer pequeñas inversiones en etiquetado puede ayudar a garantizar que cada empleado manipule la etiqueta correcta.
49. Establecer las bases para la eficiencia mediante la categorización adecuada de sus activos.
El primer paso para una gestión eficaz del inventario es categorizar correctamente los activos de la empresa. Al dividir sus activos en activos móviles y fijos, puede centrarse en los movimientos que deben realizarse y asegurarse de que todo el sistema funcione. El almacenamiento de toda su información en una base de datos de activos central garantiza un control preciso con una búsqueda sencilla y análisis de datos para optimizar tus procesos de inventario.
50. Busque la experiencia del personal superior.
La alta dirección debería dar la bienvenida a la participación de sus empleados de nivel inferior a fin de proponer nuevas ideas para racionalizar los procesos de almacén.
Puede ser una pérdida de tiempo, pero aun así es importante que los miembros de su personal superior caminen por el almacén para hacerse una idea de lo que está sucediendo allí.
La colaboración puede ayudar a mejorar la comunicación entre la cadena de suministro y el personal del restaurante. Colaborar para reducir los cuellos de botella, los procesos duplicados, los problemas de recursos y las estrategias para ahorrar tiempo puede generar ahorros a largo plazo para su restaurante.
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