Vous savez à quel point le contrôle de l'inventaire des bars est essentiel si vous gérez un bar, un restaurant ou tout autre établissement servant de l'alcool. Pour de nombreuses entreprises du secteur de l'hôtellerie, les boissons — boissons alcoolisées en particulier — représentent une part importante des deux recettes et coûts.
C'est pourquoi il est indispensable de bien gérer l'inventaire de votre bar.
Vous devez établir des processus de prise stock de votre alcool. Mesurer et compter régulièrement votre inventaire vous permet de prendre des décisions plus intelligentes en matière de commande et de gestion des stocks. Ainsi, vous aurez toujours la bonne quantité de boissons au bon moment.
Ceci, à son tour, conduit à des clients plus heureux.
Contrôle approprié de l'inventaire des bars permet également de maintenir la santé et le contrôle de votre entreprise. La plupart des bars et restaurants perdent 20 % de leur chiffre d'affaires en raison des excès d'eau, des déversements et des vols. Avec le solution de contrôle des stocks adaptée dans votre bar, vous pouvez prévenir et éliminer ces problèmes. Vous pouvez également maintenir un solde bancaire sain.
Que vous soyez propriétaire de bar chevronné qui veut peaufiner vos processus existants ou vous êtes un nouvel entrepreneur qui souhaite apprendre principes de base du contrôle des stocks, cet article est là pour vous.
Cet article vous expliquera les tenants et les aboutissants de gin, vin, bière, et gestion des stocks de boissons alcoolisées. Vous apprendrez surtout les différentes méthodes pour faire le point sur vos boissons.
Allons y plonger !
Qu'est-ce que la gestion de l'inventaire des bars ?
Avant de plonger dans le les détails du comptage des stocks, établissons quelques définitions communes.
Ce terme, également connu sous le nom de contrôle des stocks des bars, fait référence aux processus et pratiques que vous mettez en œuvre pour rester au top du stock de votre bar. Cela implique des tâches telles que le suivi des ventes de boissons, mesure des niveaux d'alcool, et en rapprochant vos registres d'inventaire.
En fin de compte, l'objectif du contrôle des stocks dans les bars est d'atteindre des niveaux de stock optimaux, là où vous avez le droit quantité d'alcool à tout moment.
Ceci est important car le fait d'avoir trop de stocks en stock limite votre capital et votre espace de bar. D'un autre côté, le fait de ne pas consommer suffisamment de boissons appropriées peut diminuer la satisfaction des clients.
En tant que tel, vous devez trouver le bon équilibre dans votre bar et avoir du son les pratiques de contrôle des stocks vous aideront fais ça.
Méthodes de contrôle de l'inventaire des bars : 2 façons de faire le point sur les boissons alcoolisées
Mesurer et compter votre alcool est un pratique fondamentale du contrôle de l'inventaire des bars. Après tout, tu ne peux pas gérez votre bar stock si vous ne savez pas combien vous en avez.
Il existe deux manières courantes de faire le point sur alcool dans les bars: il y a la méthode traditionnelle qui implique des feuilles de calcul ou un stylo et du papier, et puis il y a la méthode moderne qui utilise logiciel d'inventaire.
Examinons chacune de ces méthodes plus en détail ci-dessous.
Contrôle des stocks des bars traditionnels
La méthode traditionnelle de comptage de l'inventaire des barres implique manuellement enregistrement des données d'inventaire dans une feuille de calcul, puis comptez et mesurez physiquement le stock de votre barre.
Voici comment cela fonctionne.
Ce dont vous avez besoin :
- Un appareil de prise de notes tel qu'un stylo et du papier ou un iPad/ordinateur portable si vous souhaitez numériser vos notes
- Une feuille de calcul d'inventaire avec les colonnes suivantes :
- Liste détaillée des boissons
- Inventaire initial
- Inventaire reçu
- Inventaire actuel
- Consommation (formule ci-dessous)
Voici à quoi pourrait ressembler votre feuille de calcul :
Étape 1 - Entrez votre inventaire de départ
La première étape du processus de comptage des stocks consiste à déterminer votre stock de départ (parfois appelé « inventaire de départ ») pour chaque boisson.
Votre stock de départ correspond à la quantité d'alcool que vous avez en stock au début de votre période d'inventaire. Ainsi, si vous effectuez votre inventaire chaque semaine, votre inventaire de départ serait la quantité de stock que vous avez en début de semaine.
Connaître votre inventaire de départ vous permettra de calculer la consommation d'alcool dans votre bar, dont vous devrez tenir compte lors de vos commandes.
Avec la méthode traditionnelle, vous devez compter physiquement les bouteilles que vous avez en stock. Vous devez également évaluer visuellement la quantité d'alcool qui reste dans les bouteilles partiellement consommées. Donc, si vous avez commencé avec une bouteille de Jose Cuervo et qu'elle a l'air à moitié pleine, vous compteriez cela pour 0,5.
Étape 2 - Entrez le stock reçu
Vous devez tenir compte de l'alcool que vous avez reçu pendant la période d'inventaire. Pour en revenir à l'exemple de Cuervo, si vous avez reçu 10 bouteilles au cours de la période d'inventaire en cours, vous devrez les saisir dans la colonne « Inventaire reçu ».
Étape 3 - Entrez l'inventaire actuel
Ensuite, remplissez la colonne « actuelle », qui correspond à la quantité d'alcool que vous consommez actuellement. Pour reprendre l'exemple de Cuervo, supposons qu'il vous reste 8,5 bouteilles.
Étape 4 - Calculez votre consommation
L'étape suivante consiste à déterminer la quantité d'alcool consommée au cours de la période d'inventaire en cours. Pour ce faire, utilisez la formule suivante :
Consommation = Inventaire de départ + Inventaire reçu - Inventaire actuel
Pour en revenir à l'exemple de Cuervo, votre calcul de consommation ressemblerait à ceci :
0,5 + 10 - 8,5 = 2
Votre consommation est de 2 bouteilles, ce qui signifie que vous avez consommé 2 bouteilles de Jose Cuervo au cours de votre période d'inventaire actuelle.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque bouteille dont vous disposez jusqu'à ce que vous ayez terminé l'emplacement complet.
Étape 5 - Vérifiez vos données
Une fois que vous avez rempli la feuille de calcul, revérifiez tout (ou demandez à une autre personne de le faire) pour vous assurer que vous avez correctement saisi les informations.
Contrôle de l'inventaire des bars modernes
Si vous souhaitez passer au niveau supérieur comment suivre la consommation d'alcool utilisation dans votre entreprise, vous pouvez moderniser le processus en utilisant une barre et système de gestion de restaurant.
Il existe un certain nombre de applications disponibles sur le marché (telles que WISK) qui vous permettent de mesurer et d'enregistrer votre niveau d'alcool à l'aide de votre appareil mobile. Certaines solutions, même intégrer à votre balance à barres et système de point de vente, éliminant ainsi davantage le travail manuel de votre côté.
Il ne vous reste plus qu'à scanner le code-barres de vos produits, entrez la quantité et l'application d'inventaire des boissons alcoolisées enregistrera et calculera les données pour vous.
Chaque solution étant différente, votre processus de comptage dépendra de la système d'inventaire des bars que vous utilisez. Mais voici un aperçu général des étapes ressemblerait à :
Ce dont vous avez besoin :
- Votre appareil mobile sur lequel l'application de gestion des barres est installée
- Une balance (en option)
Étape 1 - Scannez le code-barres
Sortez chaque bouteille de l'étagère et utilisez votre appareil mobile pour scanner le code-barres du produit. Si cela ne fonctionne pas, vous aurez la possibilité de entrez les informations sur la boisson toi-même.
Étape 2 - Entrez les quantités de votre stock
Tout comme avec la méthode traditionnelle, vous devrez saisir l'inventaire initial, reçu et actuel pour chaque bouteille. Cela devrait être une tâche simple qui implique d'ajouter les quantités dans l'application.
Des solutions telles que WISK simplifiez même cette étape en vous permettant de connecter l'application à une balance Bluetooth, qui peut mesurer la quantité exacte de chaque boisson. Pas besoin d'estimer visuellement la quantité d'alcool restant dans la bouteille : l'application et la balance peuvent le faire pour vous.
Étape 3 - Laissez l'application faire le reste et passez en revue les informations
Une fois que vous avez finalisé les informations, votre application d'inventaire des bars devrait être en mesure de calculer automatiquement la consommation. À partir de là, il suffit de revoir les informations pour s'assurer que tout est saisi correctement.
Contrôle des stocks de bars : conseils généraux et meilleures pratiques
Si vous êtes arrivé jusqu'ici, vous avez maintenant une solide compréhension de la façon de compter et de mesurer votre niveau d'alcool.
Chaque entreprise étant différente, les processus de contrôle des stocks varient d'une barre à l'autre. Cependant, il y en a meilleures pratiques générales que vous devriez prendre en compte pour maintenir la rigueur et l'efficacité de vos processus.
Gardez un calendrier cohérent
« L'organisation et la cohérence sont essentielles au bon fonctionnement d'un système d'inventaire des bars », explique David Mitroff, Ph.D., consultant en affaires, auteur et conférencier qui a fondé Piedmont Avenue Consulting, Inc.
« Vous devez être organisé et cohérent dès le moment où vous passez votre commande et jusqu'au processus d'inventaire proprement dit », ajoute-t-il.
Par exemple, si vous décidez d'organiser des séances d'inventaire des bars chaque semaine, programmez-les sur votre calendrier et respectez-les.
Une fois que vous aurez établi une cadence régulière pour vos inventaires, il sera beaucoup plus facile de repérer les tendances des mouvements des stocks, ce qui vous permettra d'avoir une idée claire de la façon dont le taux d'alcool fluctue d'une période à l'autre.
Les routines établies peuvent également rationaliser vos processus et améliorer la productivité. Cela peut vous aider, à vous et à votre équipe, à travailler plus efficacement derrière le comptoir.
Envisagez de faire des inventaires chaque semaine
Selon Mary King, analyste des activités de restauration chez FitSmallBusiness.com, « le moyen le plus simple de maintenir vos stocks d'alcool et votre inventaire est de faire un inventaire complet chaque semaine ».
« N'attendez pas la fin du mois pour vérifier votre état physique », ajoute-t-elle.
« C'est facile si vous répartissez la charge d'inventaire entre les dates de clôture gérant et barman Lundi soir et votre barman d'ouverture et directeur mardi matin. L'équipe du lundi soir devrait compter les réserves arrières et l'équipe du mardi matin devrait compter le stock actif derrière le bar.
À partir de là, il est facile de passer vos commandes d'alcool le mardi après-midi afin qu'elles arrivent bien avant le week-end, ce qui donne à votre équipe le temps de réserver du vin et des spiritueux pour les grandes fêtes à venir, ou des cocktails en lots pour un week-end chargé.»
King poursuit : « L'un des avantages supplémentaires de donner à votre équipe de bar et de gestion l'habitude d'effectuer un inventaire hebdomadaire est que vos inventaires de fin de mois seront un jeu d'enfant et que vous réduirez les risques de vol ou de diminution. »
Soyez organisé
Être « partout » est un péché capital lorsqu'il s'agit de recenser les stocks. Rendez le processus aussi efficace que possible en organisant la façon dont vous comptez et mesurez l'alcool dans votre bar.
Cela signifie qu'il faut déterminer par où commencer à compter, et comment le faire, avant de prendre une seule bouteille.
Par exemple, vous pourriez décider de commencer à compter sur la barre principale, en allant de l'étagère du haut vers le bas, et en comptant de gauche à droite. Lorsque vous avez terminé avec cette zone, vous pouvez passer à l'arrière-boutique.
Cela permet également d'organiser les éléments de votre feuille de calcul ou de votre application, ils coïncident donc avec la façon dont les bouteilles sont physiquement disposées dans votre bar. Cela accélérera considérablement le processus et minimisera les erreurs humaines, car vous n'aurez pas à passer d'une ligne à l'autre lorsque collecte des informations d'inventaire.
Effectuez le comptage en dehors des heures de bureau
La dernière chose que vous voulez, c'est de gérer le mouvement des produits au milieu de votre décompte. Évitez cela en procédant à votre inventaire des boissons alcoolisées en dehors de vos heures de bureau. Vous pouvez le faire avant l'ouverture ou après la fermeture.
Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour cette tâche. Selon la taille de votre catalogue, l'inventaire peut prendre de quelques heures à une demi-journée (voire une journée entière). Donc, si vous prévoyez de procéder à un inventaire, prévoyez le temps nécessaire pour le faire.
Prêtez attention aux données
Compter et mesurer régulièrement votre stock vous permettra de glaner des informations sur votre bar. Utilisez ces informations à votre avantage.
»Consultez vos données de vente et l'historique pour identifier les tendances selon les jours de la semaine, les périodes du mois et les mois de l'année », conseille Meaghan Brophy, rédactrice senior dans le secteur de la vente au détail chez FitSmallBusiness.com.
« Par exemple, vous pourriez vendre plus de tequila le mardi avec votre plat spécial tacos et du vin rouge pendant les mois d'hiver. Utilisez des données historiques comparées à des trajectoires de vente récentes pour prévoir le montant de vos ventes d'alcool. Ensuite, programmez Low Stock alertes dans votre système de point de vente pour vous informer des quantités disponibles. »
C'est le moment de moderniser la comptabilité des stocks de votre bar ?
Ouf ! Nous avons abordé de nombreux sujets dans cet article et pour une bonne raison. En matière de contrôle des stocks de boissons alcoolisées, le comptage des stocks est une nécessité absolue.
Comme mentionné, vous pouvez choisir de mesurer et de compter vos produits manuellement ou d'utiliser un application de gestion de bar pour ce faire.
Notre conseil ? Optez pour la dernière option.
L'utilisation d'une solution moderne dans votre bar rationalise le processus de comptabilisation des stocks. Cela vous permet, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur la croissance de l'entreprise et la satisfaction de vos clients. Consultez votre retour sur investissement développez-vous en maîtrisant l'art du contrôle des stocks d'alcool, en réalisant un fonctionnement de bar équilibré et lucratif.
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