Sabes lo importante que es el control del inventario de los bares si diriges un bar, restaurante o cualquier establecimiento que sirva alcohol. Para muchas empresas del sector de la hostelería, las bebidas: bebidas alcohólicas en particular — representan una parte importante de ambos ingresos y costos.
Por eso es imprescindible tener un control sólido del inventario de tu bar.
Es necesario establecer procesos para tomar stock de tu licor. Medir y contar su inventario de forma regular le permite tomar decisiones más inteligentes sobre los pedidos y el mantenimiento de existencias. Como resultado, siempre tendrá la cantidad correcta de bebidas en el momento adecuado.
Esto, a su vez, hace que los clientes sean más felices.
Control adecuado del inventario de bares también mantiene su negocio en buen estado y bajo control. La mayoría de los bares y restaurantes están perdiendo el 20% de sus ganancias debido a los desbordamientos, los derrames y los robos. Con el solución de control de stock adecuada en tu bar, puedes prevenir y eliminar estos problemas. También puedes mantener un saldo bancario saludable.
Si eres un propietario de bar experimentado quien quiere afinar sus procesos existentes o eres un nuevo emprendedor que quiere aprender conceptos básicos del control del stock de bares, esta publicación tiene todo lo que necesitas.
Este artículo lo guiará a través de los entresijos de ginebra, vino, cerveza, y gestión del inventario de bebidas alcohólicas. Sobre todo, aprenderá los diferentes métodos para hacer un balance de sus bebidas.
¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué es la gestión del inventario de bares?
Antes de sumergirse en el el meollo del recuento de existencias, establezcamos algunas definiciones comunes.
Este término, también conocido como control de inventario de bares, se refiere a los procesos y prácticas que implementas para mantenerte al tanto de las existencias de tu bar. Implica tareas como el seguimiento de las ventas de bebidas, medir los niveles de licor y conciliar tus registros de inventario.
En última instancia, el objetivo del control del inventario de los bares es lograr niveles de stock óptimos, donde tenga el derecho cantidad de licor en cualquier momento dado.
Esto es importante porque tener demasiadas existencias disponibles agota tu capital y espacio en el bar. Por otro lado, no tener suficientes bebidas adecuadas puede disminuir la satisfacción del cliente.
Como tal, necesitas encontrar el equilibrio adecuado en tu barra y tener sonido las prácticas de control de existencias le ayudarán haz eso.
Métodos de control de inventario de bares: 2 formas de hacer un inventario de bebidas alcohólicas
Medir y contar el licor es una práctica fundamental del control de inventario de bares. Después de todo, no puedes administra tu bar acciones si no sabes cuánto tienes.
Hay dos formas comunes de hacer un balance de licor en bares: existe el método tradicional que utiliza hojas de cálculo o bolígrafo y papel, y luego está el método moderno que utiliza software de inventario.
Veamos cada uno de estos métodos con más detalle a continuación.
Control de inventario de bares tradicional
La forma tradicional de contar el inventario de barras implica manualmente registro de datos de inventario en una hoja de cálculo y, a continuación, contar y medir físicamente las existencias de su bar.
Así es como funciona.
Lo que necesitas:
- Un dispositivo para tomar notas, como un bolígrafo y papel o un iPad/portátil, si quieres digitalizar tus notas
- Una hoja de cálculo de inventario con las siguientes columnas:
- Lista detallada de bebidas
- Inventario inicial
- Inventario recibido
- Inventario actual
- Consumo (fórmula a continuación)
Este es el aspecto que podría tener tu hoja de cálculo:
Paso 1: Introduce tu inventario inicial
El primer paso en el proceso de conteo de inventario consiste en determinar el inventario inicial (a veces denominado «inventario inicial») para cada bebida.
Tu inventario inicial se refiere a la cantidad de alcohol que tienes en stock al inicio de tu período de inventario. Por lo tanto, si realizas tus recuentos de inventario todas las semanas, tu inventario inicial sería la cantidad de existencias que tenías al principio de la semana.
Conocer tu inventario inicial te permitirá: calcular el consumo de alcohol en tu barra, lo que tendrás en cuenta a la hora de realizar pedidos.
Con el método tradicional, debes contar físicamente las botellas que tienes en stock. También debes evaluar visualmente la cantidad de alcohol que queda en las botellas parcialmente consumidas. Así que si empezaste con una botella de Jose Cuervo y parece que está medio llena, entonces la contarías como 0,5.
Paso 2: Introducir el inventario recibido
Debes tener en cuenta el licor que recibiste durante el período de inventario. Volviendo al ejemplo de Cuervo, si recibiste 10 botellas dentro del período de inventario actual, tendrás que ingresarlo en la columna «Inventario recibido».
Paso 3: Introducir el inventario actual
A continuación, rellena la columna «actual», que es la cantidad de alcohol que tienes actualmente. Usando el ejemplo de Cuervo, supongamos que le quedan 8.5 botellas.
Paso 4: Calcule su consumo
El siguiente paso es determinar cuánto alcohol se consumió dentro del período de inventario actual. Para hacer esto, usa la fórmula:
Consumo = Inventario inicial + Inventario recibido - Inventario actual
Siguiendo con el ejemplo de Cuervo, su cálculo de consumo se vería así:
0,5 + 10 - 8,5 = 2
Su consumo es de 2 botellas, lo que significa que ha consumido 2 botellas de Jose Cuervo dentro de su período de inventario actual.
Repite los pasos anteriores para cada botella que tengas hasta que hayas completado toda la ubicación.
Paso 5: Revisa tus datos
Cuando hayas rellenado la hoja de cálculo, comprueba todo (o pídele a otra persona que lo haga) para asegurarte de que has introducido la información correctamente.
Control de inventario de bares moderno
Si quieres subir de nivel cómo se rastrea el alcohol uso en su negocio, puede modernizar el proceso mediante el uso de una barra y sistema de gestión de restaurantes.
Hay un número de aplicaciones en el mercado (como WISK) que le permiten medir y registrar sus niveles de alcohol con su dispositivo móvil. Algunas soluciones incluso intégrelo con su báscula de barras y sistema POS, lo que elimina aún más el trabajo manual por su parte.
Todo lo que tienes que hacer es escanear el código de barras de tus productos, introduce la cantidad y la aplicación de inventario de bebidas alcohólicas registrará y calculará los datos por ti.
Cada solución es diferente, por lo que el proceso de recuento dependerá del sistema de inventario de bares que estás usando. Pero aquí hay un descripción general de cuáles son los pasos se vería así:
Lo que necesitas:
- Tu dispositivo móvil con la aplicación de gestión de bares instalada
- Una báscula (opcional)
Paso 1: Escanear el código de barras
Saca cada botella de la estantería y usa tu dispositivo móvil para escanear el código de barras del producto. Si esto no funciona, tendrás la opción de introduzca la información de la bebida tú mismo.
Paso 2: Introduce las cantidades de tu inventario
Al igual que con el método tradicional, tendrás que introducir el inventario inicial, recibido y actual de cada botella. Hacerlo debería ser una tarea sencilla que implique añadir las cantidades a la aplicación.
Soluciones como WISK incluso facilitan este paso al permitirte conectar la aplicación a una báscula Bluetooth, que puede medir la cantidad exacta de cada bebida. No es necesario estimar visualmente la cantidad de alcohol que queda en la botella: la báscula de la aplicación + puede hacerlo por ti.
Paso 3: Deja que la aplicación haga el resto y revisa la información
Una vez que haya finalizado la información, su aplicación de inventario de bares debería poder calcular el consumo automáticamente. A partir de ahí, solo es cuestión de revisar la información para asegurarse de que todo esté ingresado correctamente.
Control del inventario de bares: consejos generales y mejores prácticas
Si ha llegado hasta aquí, ahora tiene una sólida comprensión de cómo contar y medir sus niveles de alcohol.
Cada negocio es diferente, por lo que los procesos de control de inventario variarán de una barra a otra. Sin embargo, hay algunos mejores prácticas generales que debe tener en cuenta para mantener sus procesos ajustados y eficientes.
Mantenga un cronograma constante
«La organización y la coherencia son vitales para tener un sistema de inventario de bares que funcione», afirma el Dr. David Mitroff, consultor empresarial, autor y orador que fundó La calificación de Piedmont Avenue Consulting, Inc.
«Debes estar organizado y ser coherente desde el momento en que haces el pedido hasta el proceso real de creación de inventario», añade.
Por ejemplo, si decides realizar sesiones de inventario del bar todas las semanas, prográmalo en tu calendario y cúmplelo.
Una vez que tengas una cadencia regular para los recuentos de inventario, será mucho más fácil detectar las tendencias en el movimiento de las existencias, de modo que podrás hacerte una idea clara de cómo fluctúan los niveles de alcohol de un período a otro.
Las rutinas establecidas también pueden agilizar los procesos y mejorar la productividad. Esto puede ayudarte a ti y a tu equipo a trabajar de manera más eficiente detrás del mostrador.
Considere la posibilidad de realizar recuentos de inventario todas las semanas
Según Mary King, analista de negocios de restaurantes de Se adapta a SmallBusiness.com, «la forma más sencilla de mantener sus suministros e inventario de bebidas alcohólicas es hacer un recuento completo del inventario cada semana».
«No espere hasta fin de mes para comprobar sus recuentos físicos», añade.
«Es fácil si se divide la carga de inventario entre los cierres gerente y camarero El lunes por la noche y tu camarero de apertura y gerente el martes por la mañana. El equipo del lunes por la noche debe contar los almacenes traseros y el equipo del martes por la mañana debe contar las existencias activas detrás de la barra.
A partir de ahí, es fácil hacer tus pedidos de bebidas alcohólicas los martes por la tarde para que lleguen mucho antes del fin de semana, lo que le da tiempo a tu equipo para reservar vino y licores para las próximas fiestas grandes, o cócteles por lotes para un fin de semana ajetreado.»
King continúa: «Una ventaja adicional de acostumbrar a tu equipo de camareros y gerentes a realizar un inventario semanal es que tus inventarios de fin de mes serán muy fáciles y reducirás las oportunidades de robo o reducción».
Organízate
Estar «por todas partes» es un pecado capital cuando se trata de recuentos de inventario. Haz que el proceso sea lo más eficiente posible organizando cómo cuentas y mides el alcohol en tu bar.
Esto significa determinar por dónde empezar a contar (y cómo hacerlo) antes de coger una sola botella.
Por ejemplo, puedes decidir empezar a contar en la barra principal, ir del estante superior al inferior y contar de izquierda a derecha. Cuando termines con esa área, puedes pasar a la trastienda.
También ayuda a organizar el elementos de tu hoja de cálculo o aplicación, por lo que coinciden con la forma en que se disponen físicamente las botellas en el bar. Esto hará que el proceso sea mucho más rápido y minimizará los errores humanos, ya que no tendrás que saltar de una fila a otra cuando eliminar la información del inventario.
Realice el recuento fuera del horario laboral
Lo último que quieres es lidiar con el movimiento de productos en mitad de tu recuento. Prevenga esto realizando su inventario de bebidas alcohólicas fuera de su horario laboral. Puede hacerlo antes de abrir o después de cerrar.
Asegúrese de presupuestar suficiente tiempo para la tarea. Según el tamaño de tu catálogo, los recuentos de inventario pueden tardar desde unas pocas horas hasta medio día (o incluso un día entero). Por lo tanto, si planeas realizar un recuento de inventario, reserva el tiempo adecuado para hacerlo.
Presta atención a los datos
Contar y medir regularmente sus existencias le permitirá: obtenga información sobre su bar. Usa esa información a tu favor.
»Revisa tus datos de ventas y la historia para detectar tendencias en diferentes días de la semana, épocas del mes y meses del año», aconseja Meaghan Brophy, redactora sénior de ventas minoristas de Se adapta a SmallBusiness.com.
«Por ejemplo, podrías vende más tequila los martes con tu especial de tacos y vino tinto en los meses de invierno. Usa datos históricos comparados con las trayectorias de ventas recientes para pronosticar cuáles serán tus ventas de licores. Luego, programe un inventario bajo alertas en su sistema POS para avisarle cuando haya cantidades disponibles».
¿Es hora de modernizar el inventario de tu bar?
¡Uf! Hemos abordado mucho en esta publicación y por una buena razón. Cuando se trata del control del inventario de bebidas alcohólicas, el conteo de existencias es una necesidad absoluta.
Como se mencionó, puedes elegir medir y contar tus productos manualmente o usar un aplicación de gestión de bares para hacerlo.
¿Nuestro consejo? Opta por lo último.
El uso de una solución moderna en su bar agiliza el proceso de recuento de existencias. Esto le permite a usted y a su equipo centrarse en hacer crecer el negocio y mantener contentos a sus clientes. Consulta tu ROI crezca a medida que domine el arte del control del inventario de bebidas alcohólicas, logrando una operación de bar rentable y equilibrada.
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