De nombreux restaurateurs ne connaissent pas les concepts comptables de base qui peuvent les rendre plus rentables et faciliter l'enregistrement des transactions financières. Cet article de blog abordera certaines des notions de base, notamment leur signification et la manière de les utiliser pour améliorer les revenus et les dépenses d'exploitation des restaurants. Le premier sujet est une introduction aux principales erreurs que vous pouvez commettre en matière de budgétisation, suivi d'un bref aperçu des périodes comptables, des méthodes comptables générales des restaurants, etc. Chacune a ses propres avantages, il est donc important que vous sachiez laquelle correspond le mieux à vos besoins particuliers.
Avant de nous plonger dans les concepts de la comptabilité des restaurants, abordons d'abord rapidement les bases de ce qu'est la comptabilité et pourquoi elle est importante.
Alors, en quoi la comptabilité diffère-t-elle de la comptabilité ?
La comptabilité peut être définie comme un moyen systématique d'enregistrer, de classer et d'analyser les transactions commerciales afin de prendre de meilleures décisions pour votre restaurant ou votre entreprise de restauration. Le mot clé ici est la prise de décision, car il est essentiel de disposer de bonnes informations sur les revenus que vous gagnez (ou perdez) et sur la provenance (et la destination) de cet argent pour prendre de bonnes décisions commerciales.
La comptabilité ne vous permet pas seulement de faire gérer les données financières, cependant ; cela a également un impact énorme sur les domaines non financiers du restaurant tels que le marketing et la gestion du personnel. Cela peut même avoir une incidence sur le coût de vos aliments !
En raison de son importance dans tous les domaines de votre entreprise, vous devez extraire les bonnes informations de vos systèmes comptables. Ce sera aider à améliorer les ventes et la rentabilité de produits alimentaires et de boissons tout en suivant les obligations financières telles que impôts sur les salaires des restaurants ou d'autres réglementations nationales.
Il existe de nombreux types de comptabilité de restaurant logiciel disponible ces jours-ci qui peut effectuer le suivi de types spécifiques de des données plus faciles que jamais. Nous les mentionnerons à la fin du blog.
Il est important de comprendre que les systèmes comptables organisent et enregistrent simplement vos transactions commerciales sur différents comptes, ce qui vous aidera ensuite à prendre des décisions pour le restaurant.
La comptabilité est le moyen systématique d'enregistrer, de classer et d'analyser les transactions commerciales afin de prendre de meilleures décisions pour votre restaurant ou votre entreprise de restauration. Cela facilite la collecte de données financières mais également d'autres domaines du restaurant tels que le marketing et la gestion du personnel.
La comptabilité est toutefois utilisée pour résumer toutes les transactions financières dans les trois catégories principales que sont les actifs, les passifs et les capitaux propres. Ils sont ensuite enregistrés en tant que comptes dans le plan comptable.
Les 10 principales erreurs budgétaires
Voici quelques erreurs budgétaires vous êtes peut-être en train de faire :
- La direction ne participe pas à la création du budget. Il peut être difficile de mettre en place un budget de restaurant qui n'a pas été créé par ceux qui sont responsables des résultats.
- Les budgets opérationnels ne sont pas mesurés par rapport aux montants mensuels réels. C'est une erreur, car cela peut compliquer les choses lorsque vous devez expliquer à quelqu'un comment votre budget opérationnel s'est comporté au cours du mois, du trimestre ou de l'année en fonction de ce qui s'est passé et non de ce qui était prévu.
- Absence de budget pour le marketing. Dans ce monde concurrentiel, le budget marketing est indispensable pour tout restaurant, car c'est le seul moyen de faire connaître les services de votre restaurant et d'attirer des clients. Il devrait idéalement s'agir d'un pourcentage de vos ventes !
- Ne pas compte pour votre système de point de vente les coûts et/ou la non-prise en compte du coût des mises à jour technologiques. C'est une partie du budget que de nombreux restaurateurs négligent.
- Budgétisation incorrecte des dépenses alimentaires. Quand tu planifiez le menu de votre restaurant et déterminez les coûts fixes, assurez-vous que le montant total de toutes ces dépenses ne dépasse pas ce que vous pouvez dépenser en ingrédients chaque mois.
- Ne pas tenir compte de la saisonnalité lors de la planification du budget d'un restaurant. Vous devez être conscient de ce à quoi ressemblera la situation budgétaire pendant les périodes où les affaires sont généralement lentes afin de pouvoir planifier en conséquence.
- Les dépenses en capital prévues ne sont pas incluses dans le budget d'un restaurant. S'il y en a achats d'équipements majeurs ou des rénovations qui doivent être effectuées, cela devrait toujours être intégré à votre budget de fonctionnement, car cela indique combien d'argent vous avez disponible à cette fin et combien vous devrez dépenser chaque mois.
- Ne pas tenir compte de la variation des niveaux d'inventaire du restaurant lors de la rédaction d'un budget. S'il doit y avoir une augmentation ou diminution de votre inventaire global, cela doit être pris en compte dans le montant que cela vous coûtera chaque mois.
- Formuler des hypothèses trop générales sur les ventes et les coûts totaux des aliments. Il est important d'avoir un budget de restaurant avec lequel vous pouvez travailler. Cela signifie toutefois qu'il ne peut pas être simplement composé de chiffres arbitraires qui, selon vous, se produiront au cours du mois ou de l'année, car ces hypothèses risquent de ne pas se produire comme vous le souhaitez si vos prévisions de ventes et vos dépenses opérationnelles sont inexactes.
- Ignorer les facteurs externes. De nombreux facteurs peuvent avoir une incidence négative sur le budget de votre restaurant. Par exemple, si vous ne prendre en compte les coûts supplémentaires associés aux avantages sociaux ou à l'assurance lors de la planification des dépenses d'exploitation, il sera difficile de tenir compte de ce type de dépenses plus tard, car elles pourraient finir par être beaucoup plus élevées que vous ne l'auriez imaginé.
Que sont les périodes comptables ?
Une période comptable est la période pendant laquelle votre restaurant tient ses livres. Cela peut être quotidien, hebdomadaire ou mensuel selon la fréquence à laquelle vous avez besoin d'informations actualisées pour prendre des décisions commerciales.
De manière générale, la plupart des restaurateurs choisissent une date de fin de mois car ils trouvent que cela correspond le mieux à leurs cycles financiers et à leurs besoins en matière de rapports. Les différentes périodes comptables des restaurants sont les suivantes :
Tous les jours
Certains restaurants choisissent d'avoir une période comptable quotidienne, car cela leur permet de mettre à jour leurs livres à tout moment du mois. Cela peut être utile si vous recherchez des informations spécifiques sur une base continue ou si vous avez besoin de données de vente à jour pour prendre de bonnes décisions en matière de marketing et de recrutement.
Mensuel
L'un des types d'exercices comptables les plus courants est effectué à la fin de chaque mois. Cela vous donnera 12 mois pour mettre de l'ordre dans vos livres, ce qui peut être une bonne idée pour les grandes entreprises ou celles qui ont un volume d'affaires élevé.
D'autres restaurateurs choisissent d'avoir une période comptable mensuelle pour leurs livres, car cela demande moins de temps ou d'efforts administratifs. Il est également plus facile de budgétiser et de planifier la croissance future des ventes, car vous pouvez obtenir une image précise à la fin de chaque mois.
L'inconvénient, cependant, est que vos données seront légèrement moins à jour que si vous aviez une période comptable quotidienne.
trimestriel
De nombreux restaurants choisissent également d'avoir une période comptable annuelle : en particulier les start-up qui n'ont pas besoin des rapports ou des informations financières régulièrement mis à jour. Le trimestriel est également un autre choix populaire car il donne au propriétaire de l'entreprise suffisamment de temps pour rédiger un rapport complet à la fin de chaque trimestre.
Annuellement
L'année comptable du restaurant est une autre option qui peut être utile pour les restaurants qui n'ont besoin d'informations financières qu'une fois par an (à des fins fiscales, par exemple). Si vous choisissez cette méthode, cela peut faire sens de l'embauche des comptables ou des aides-comptables de restaurants qui s'occuperont de vos besoins en matière de rapports et vous donneront un aperçu des recettes de votre restaurant.
Méthodes de comptabilité des restaurants
Bénéfice net
Le bénéfice net est l'une des choses les plus importantes auxquelles un comptable ou un restaurateur prête attention, car il s'agit d'une forme d'information cruciale.
C'est la différence entre ce qui est gagné pour l'année et ce qui a été dépensé au cours de la même période. Le bénéfice net vous indique si les ventes de votre restaurant sont supérieures à ses dépenses, ce qui signifie qu'il gagne de l'argent. Votre restaurant est donc en bonne position en termes de finances.
Le bénéfice net peut être calculé comme suit :
Bien que vous n'ayez pas besoin de connaître ce chiffre immédiatement, il vous fournira tout de même des informations précieuses sur le montant que vous gagnez pour chaque dollar de vente que vous réalisez.
La prochaine étape est ventilation de votre revenu net dans ses différentes composantes, ce qui vous en dira plus sur la provenance ou la destination de l'argent au cours d'une année.
Ces composants sont appelés comptes :
- Coût des biens vendus
- Marge bénéficiaire brute
- Coût de la main-d'œuvre dans les restaurants
- Ratio coûts/ventes
Coût des marchandises vendues (COGS)
Cela inclut le coûts principaux associés avec ce que vous vendez ; en produisant ou en achetant des articles tels que des fournitures et des ingrédients pour les plats du menu. Il prend également en compte tous les frais liés à l'expédition des marchandises directement au domicile du client.
Voici quelques exemples de fournitures et d'ingrédients :
- Glace
- Garnitures (oranges, citrons, coriandre, basilic, etc.)
- Serviettes, essuie-tout, cure-dents, pailles, ustensiles à emporter, etc.
- Condiments (ketchup, mayonnaise, moutarde, etc.)
- Produits de nettoyage (détergents, savon, éponges, etc.)
- Fournitures de pâtisserie (papier parchemin, papier aluminium, etc.)
- Ingrédients (sucre, sel, farine, épices, huile d'olive, etc.)
Souvent, ces coûts seront déduits des recettes que vous avez gagnées sur la vente de biens ou de services. En effet, le COGS est directement lié au coût de la fourniture de ce bien/service et ne doit pas être pris en compte lorsque vous examinez le montant total des recettes.
Le COGS peut être calculé comme suit :
Marge bénéficiaire brute
La marge bénéficiaire brute est un ratio qui vous indique la part de chaque dollar gagné qui a été conservée par le restaurant une fois toutes les dépenses payées. C'est une façon de déterminer si le prix des produits ou des services de votre restaurant est fixé à un taux permettant de couvrir les dépenses de fonctionnement et les dépenses en capital.
La marge bénéficiaire brute peut être calculée comme suit :
Cela vous donne une idée de l'argent gagné une fois que tout a été rentabilisé en termes de production ou d'achat pour la vente.
Par conséquent, la marge bénéficiaire brute est exprimée en pourcentage, le pourcentage étant le montant des recettes que votre restaurant a réalisées par rapport au coût des produits vendus.
Par exemple, si votre restaurant réalisait un chiffre d'affaires de 20 000$ et avait un COGS de 12 000$, la marge bénéficiaire brute serait de 40 %.
Coût de la main-d'œuvre dans les restaurants
Cela fait référence à toutes vos dépenses de main-d'œuvre, à l'exclusion des charges sociales. Cela inclut à la fois le personnel horaire membres et gérants salariés. Certaines dépenses peuvent inclure :
- Salaires et traitements (y compris la rémunération des heures supplémentaires, les primes et les commissions)
- Primes d'assurance contre les accidents du travail
- Primes d'assurance-chômage payées par un restaurateur ou un franchisé à l'agence de chômage de l'État dans les États où ils ont des employés
- Avantages sociaux (assurance maladie, assurance-vie, indemnités pour accidents du travail)
- Taxes/Licences
Dans la plupart des cas, ces coûts seront déduits des recettes du restaurant. Toutefois, si vous facturez à vos clients certaines dépenses couvertes par les coûts de main-d'œuvre, vous pouvez envisager de les ajouter en tant que dépense dans vos rapports financiers.
Ratio coûts/ventes
Il s'agit du pourcentage des ventes d'aliments et de boissons qui sont directement liées à un produit ou à un service en particulier. En d'autres termes, il calcule le montant que vous avez dépensé pour chaque article de votre menu en fonction de ce que vous avez vendu, plus les coûts associés à vos dépenses d'exploitation pour cette section de l'entreprise. Cela peut être calculé comme suit :
Par exemple :
Si une entreprise a un chiffre d'affaires total de 100 000 dollars et que 15 000 dollars proviennent du produit, le ratio coûts/ventes serait calculé comme suit :
100$/(15 000$ + tous les autres frais) = 0,66 ou 66 %
Plus le chiffre est élevé, plus vous dépensez pour chaque article ; ce qui vous permettra d'identifier plus facilement les pertes de profits et prix de menu bas. En d'autres termes, vos coûts sont trop élevés par rapport au montant des revenus provenant de la vente de ces produits et services.
Plan de comptes
Un plan comptable comprend tous les différents types de revenus, de coûts, d'actifs et de passifs liés à votre restaurant au fil du temps.
Par exemple, vous pouvez suivre séparément les revenus que votre restaurant gagne grâce à ses clients réguliers et à ses événements spéciaux. Vous pouvez également suivre séparément l'argent que vous dépensez pour la publicité, les fournitures et le loyer.
Vous pouvez également envisager de créer un compte professionnel distinct pour votre restaurant. Cela est particulièrement utile si vous souhaitez suivre les chiffres de chaque site séparément, c'est-à-dire si vous avez plusieurs sites.
En général, vous devez vous assurer que votre plan comptable est configuré de manière à vous permettre de déterminer facilement la rentabilité de chaque partie de votre restaurant et les domaines dans lesquels vous devez concentrer davantage de ressources. La meilleure façon d'y parvenir serait de recourir à un compte de profits et pertes.
Un compte de profits et pertes est un rapport important pour les restaurateurs, car il vous permet de voir combien d'argent votre entreprise a gagné ou perdu au cours d'une certaine période.
Un compte de profits et pertes comprend :
- Total des recettes
- Bénéfice brut
- Marge bénéficiaire brute
- Total des dépenses
- Bénéfice net
- Marge bénéficiaire nette
Un compte de profits et pertes précis vous indique combien d'argent vous gagnez ou perdez chaque mois. Les restaurateurs doivent le comprendre car leur indique à quel point leur activité est et montre où ils doivent investir dans davantage de ressources.
Coûts principaux
Il s'agit des coûts directement associés à la production de vos plats de menu. Il calcule donc votre COGS combiné à vos coûts de main-d'œuvre. Il est utilisé comme indicateur financier des restaurants qui peuvent vous aider à déterminer la rentabilité de chaque plat de votre menu (au lieu de simplement regarder le chiffre d'affaires total). Les coûts principaux n'incluent pas les éléments tels que le loyer ou les fournitures. Voici quelques exemples de coûts inclus dans ce calcul :
- Aliments et boissons achetés pour être utilisés comme ingrédients ou pour être vendus (fruits et légumes, viande, poisson et produits laitiers). Il prend également en compte le coût associé à tous les articles tels que les emballages qui sont ajoutés ultérieurement afin que cela puisse toujours être considéré comme faisant partie des dépenses de votre restaurant.
- les services utilisés pour votre restaurant ou un élément de menu spécifique que vous avez payé et qui ne sont pas inclus dans le coût des produits vendus, tels que les services de barman (Mélanger des boissons).
- Frais de service relatifs à l'équipement de cuisine (tels que ceux des fours ou des cuisinières commerciaux). Ils seraient indiqués séparément sur une facture du fournisseur.
- Services de nettoyage (lave-vaisselle, aspiration des sols).
- Frais de service d'expédition pour des articles tels que la nourriture et les articles en papier.
- Coûts liés à la réduction des stocks (articles égarés ou endommagés avant de pouvoir être utilisés). Il s'agit d'un type de perte que vous pourriez subir lors de la préparation d'un élément de menu composants de la cuisine de votre restaurant.
- Frais de service de livraison fournis par des sociétés de livraison tierces.
Selon votre situation, le coût principal d'un plat de menu peut être simplement calculé en faisant la moyenne de ce que vous avez payé pour cette nourriture ou cette boisson. Vous pouvez également le déterminer en examinant les prix exacts facturés sur les factures spécifiques des fournisseurs que vous avez reçues et la main-d'œuvre nécessaire pour maintenir votre restaurant en production.
Pour calculer le prix de revient d'un plat :
Par exemple, si vous avez réalisé un chiffre d'affaires de 100$ en vendant un article de menu et que le coût de la nourriture était de 40$, combiné à un coût de main-d'œuvre supplémentaire de 20$, votre coût principal serait calculé comme suit :
100$/(40$ de frais de nourriture + 20$ de coûts de main-d'œuvre) = 0.
Ainsi, un prix de revient élevé signifie que chaque article de votre menu vous coûte cher à produire et à vendre, ce qui signifie que le restaurant devrait générer plus de revenus en le vendant pour réaliser des bénéfices. Si vous considérez ce chiffre à titre d'exemple, tout chiffre inférieur à 0 indiquerait qu'il ne génère probablement pas beaucoup de bénéfices lorsqu'il est vendu à des clients.
Prévision des prix des menus
Prévision des prix des menus est le processus qui permet de prévoir le nombre de clients qui commanderont votre plat un jour, une semaine ou un mois en particulier. En estimant le nombre de clients qui commanderont votre plat, vous pouvez prévoir la quantité de nourriture à commander en conséquence. Si vous commandez trop de produits, cela vous coûtera plus cher. C'est pourquoi il est important d'en tenir compte lors de la planification de la quantité de nourriture à acheter.
Quel serait le prix le plus rentable pour un seul article de menu ? Dans cet exemple, nous allons dire que notre restaurant facture 7$ pour un sandwich et veut simplement savoir quel est le montant optimal qu'il devrait facturer pour ce sandwich.
Pour le calculer, divisez le coût du COGS par la marge bénéficiaire souhaitée :
40 $/20 $ = 0,75$ (arrondi au cent le plus proche)
Le prix optimal du menu est donc estimé à 75 cents par sandwich. Cela signifie que vous vendriez plus de sandwichs s'ils coûtaient moins cher que cela, mais cela signifie également que vous finirez par perdre plus d'argent.
Le pire prix à facturer pour un seul plat de menu est donc un prix supérieur à ce chiffre, ce qui signifie que tout prix inférieur à 0,75$ par sandwich mais supérieur au coût des produits vendus (40$) serait considéré comme non rentable lors de la vente d'un sandwich.
Les prévisions de menu peuvent également vous aider à effectuer les opérations suivantes :
- Informe le chef des aliments et des boissons à préparer quotidiennement.
- Permet de s'assurer que l'inventaire des plats d'un jour donné reste à un niveau adapté au nombre de clients prévus qui commanderont ce plat.
- Garantit que votre personnel de cuisine ne prépare que ce qui sera vendu tous les jours.
Taux de chiffre d'affaires
Le taux de chiffre d'affaires représente une part importante du bénéfice net global de votre restaurant. Le chiffre d'affaires total inclut tous les articles que vous vendez qui s'ajoutent au coût total de votre menu.
Pour calculer le ratio de rotation, vous devez diviser le coût des marchandises vendues par le stock moyen. Cela déterminera la quantité de stock qui sera vendue au fil du temps (selon le moment où vous décidez de calculer votre ratio de rotation).
Par exemple, si la préparation d'un plat en particulier vous coûte 60 dollars en nourriture et en main-d'œuvre mais que, pour une raison ou une autre, il ne se vend pas, votre ratio de chiffre d'affaires indiquera si cet article vaut la peine d'être conservé au menu.
En utilisant ce type de mesure, il vous sera plus facile de déterminer quels plats de votre menu vous rapportent le plus d'argent et lesquels ne le sont pas ; plus facile pour vous d'améliorer votre rentabilité.
Le ratio de rotation des stocks peut également vous aider à déterminer quels articles conserver sur votre menu et lesquels doivent être éliminés.
Pourcentage du coût des aliments
Le pourcentage du coût des aliments est le montant des recettes que vous devez dépenser pour la nourriture. Il est calculé en divisant le coût total de vos aliments par le total des ventes.
Pour calculer le coût de votre nourriture pourcentage que vous divisez le coût total des aliments par le total des ventes :
Par exemple, si un restaurant a des dépenses de 100 000$ et que 60 000$ proviennent de l'achat d'ingrédients (coûts alimentaires), cela signifierait que 60 % des dépenses alimentaires seront consacrées à tout le reste.
Les frais alimentaires sont le coût de tous les produits alimentaires que vous utilisez pour préparer vos plats, y compris la viande, la volaille, le poisson, les produits laitiers, les fruits et les légumes ainsi que d'autres ingrédients comme les épices ou les condiments, etc.
La raison pour laquelle il est si important de connaître votre pourcentage du coût des aliments est si important, c'est parce que cela vous aide à déterminer quels sont vos coûts alimentaires et combien d'argent vous devez dépenser pour les ingrédients.
Vous pouvez commencer par calculer le prix moyen de tous les plats de votre menu, ce qui vous donnera une bonne idée du coût de chaque plat. Une fois que vous avez ces informations, il vous suffit de diviser le coût total de vos aliments par le prix de votre menu pour savoir quel pourcentage de chaque plat est composé d'ingrédients.
Une fois que vous connaissez le ratio, vous pouvez l'utiliser comme référence pour les futurs menus ou simplement continuer à utiliser ce chiffre de manière continue.
Comptes créditeurs
Il s'agit du montant total que vous devez à vos employés et fournisseurs pour des produits ou des services. Les comptes fournisseurs peuvent être divisés en deux catégories : les comptes fournisseurs et les comptes employés, bien que dans la plupart des cas, ils soient généralement regroupés sous un même nom, ce qui facilite la gestion de toutes les tâches liées à la comptabilité.
Le total de vos comptes fournisseurs est le montant d'argent que vous devez payer avant de pouvoir recevoir des revenus ou des recettes. Tous les aspects liés à ce chiffre doivent être compris car il vous aidera à déterminer de combien d'argent votre entreprise a besoin pour réussir.
Comptes débiteurs
Il s'agit de la somme que le restaurant doit aux employés et aux fournisseurs. Il est important que vous connaissiez le total de vos comptes clients, car cela vous indiquera l'ampleur du problème de gestion de trésorerie que vous rencontrez, ce qui se traduit par une augmentation des intérêts sur le financement, une réduction des fonds pour l'expansion, etc.
Pour déterminer vos comptes clients, vous devez additionner tout l'argent dû par les clients pour les factures, les factures et les transactions par carte de crédit. Ce chiffre révélera le montant impayé des clients. Vous devez donc suivre ce chiffre à tout moment pour vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes majeurs.
Systèmes de journaux
Le journal constitue la première étape de l'enregistrement des transactions dans un système comptable à double entrée.
Il comprend trois comptes :
- Le compte de débit, qui sera augmenté du montant de la transaction ;
- Le compte de crédit, qui sera diminué du montant de la transaction ;
- Un compte récapitulatif des dépenses ou des revenus, dont le solde sera nul une fois toutes les transactions commerciales enregistrées.
Les écritures de journal peuvent être classées comme des comptes temporaires ou permanents.
Un compte permanent est l'endroit où le montant de la transaction reste sur ce compte jusqu'à sa fermeture à un moment donné, tandis que les comptes temporaires ne reflètent les revenus et les dépenses que pendant une certaine période avant d'être clôturés sur un autre type de compte.
Les comptes temporaires sont clôturés dans un autre type d'écriture de journal appelé écriture de clôture, qui est utilisé pour transférer le solde du compte temporaire vers un ou plusieurs comptes permanents. La fonction principale de ce processus est de s'assurer que tous les débits sont égaux à tous les crédits de chaque écriture de journal avant d'être enregistrés dans les grands livres et, en fin de compte, sur son compte respectif.
Comptabilité d'exercice
Il s'agit du type de méthode comptable qui inclut les dépenses et les recettes dans un seul bilan financier à la fin d'une période comptable. Il est essentiellement basé sur des estimations plutôt que sur des chiffres réels concernant les dépenses et les recettes de vente.
Par exemple, si vous utilisez méthode de comptabilité d'exercice, il serait alors enregistré en tant que dépense lors de la planification de votre budget opérationnel ; ce qui signifie qu'il n'affectera les comptes de résultat qu'une fois que vous aurez engagé ce coût.
Le principal avantage de l'utilisation du système de comptabilité d'exercice est qu'il permet aux restaurateurs de refléter plus précisément les dépenses et les recettes dans leurs états financiers.
Par exemple, si vous utilisez système de comptabilité de caisse il serait alors impossible de savoir combien votre restaurant a gagné après impôts tant que toutes vos factures n'auront pas été payées, ce qui signifie qu'il est possible que le restaurant ne soit même pas rentable car de nombreuses dépenses peuvent être impayées des mois à l'avance.
Si l'un de ces ratios ne se situe pas dans les limites que vous avez définies pour votre restaurant, il est temps de passer à l'action.
En examinant ces indicateurs quotidiennement, vous serez en mesure d'apporter des modifications rapidement afin qu'elles correspondent mieux à ce qui doit se passer sur le long terme. Certains de ces indicateurs peuvent vous être utiles, tandis que d'autres ne s'appliqueront qu'à l'avenir, à mesure que votre restaurant s'adaptera.
Passons maintenant aux types d'occupation et aux dépenses opérationnelles liés à la gestion d'un restaurant.
Frais d'occupation et d'exploitation
Si votre budget est restreint, il peut être utile que vous examiniez si vos coûts d'occupation et d'exploitation sont trop élevés ou non. Si tel est le cas, il pourrait être utile de rechercher des moyens de réduire ces coûts, notamment en réduisant les dépenses ou en négociant de meilleures offres avec les fournisseurs.
Lorsque de nombreuses personnes pensent aux coûts d'occupation et d'exploitation, elles ont tendance à se concentrer sur le loyer du restaurant ; toutefois, ce n'est pas la seule dépense à prendre en compte lors de la planification de votre budget. Plusieurs autres facteurs seront énumérés ci-dessous.
Frais d'occupation
Sont les coûts liés à la location ou à la location d'une propriété où vous pouvez exercer vos activités. Les frais d'occupation sont importants car ils ont un impact direct sur le coût total de possession et d'exploitation de votre restaurant.
En examinant ces coûts, vous pouvez contribuer à vous assurer que l'entreprise a des chances d'être rentable une fois que toutes les dépenses ont été prises en compte. Les données montrent que le secteur de la restauration est en croissance, avec une augmentation moyenne des ventes de 8 %. Les frais d'occupation comprennent des éléments tels que le loyer ou les paiements de location ainsi que les services publics et autres factures liées à la gestion de votre restaurant.
Cela inclut également des éléments tels que :
- Loyer
- Hypothèque
- Factures de services publics (électricité, eau chaude, pétrole, gaz et réfrigération)
- Internet
- Impôts fonciers et assurances (incendie, inondations, vol, invasion de ravageurs)
- Coûts d'équipement (mobilier, appareils électroménagers, accessoires, uniformes, vaisselle)
Dépenses opérationnelles
Il s'agit des coûts associés à la gestion quotidienne de votre restaurant, notamment les salaires des membres du personnel et les approvisionnements alimentaires.
Cela inclut également des éléments tels que :
- Salaires du personnel (membres du personnel de cuisine, serveurs/serveuses, chauffeurs-livreurs)
- Coût de la main-d'œuvre (impôts de sécurité sociale, plans d'assurance et charges sociales)
- Coûts des biens vendus
- Coûts d'entretien (réparations de l'équipement, des accessoires, du mobilier et des appareils électroménagers ; services de lutte antiparasitaire ; enlèvement des déchets ; appels au service de CVC ; frais de peinture)
- Coûts de publicité/marketing
- Dépenses promotionnelles (prix, cadeaux, concours)
- Coûts de marketing (publicité en ligne ; dépliants et affiches)
- Paiements d'intérêts sur votre prêt commercial/paiement hypothécaire
- Taxes et licences : impôts fonciers, droits de licence commerciale, taxe de vente, primes d'assurance responsabilité
- Écart et diminution des stocks
Ces coûts varient en fonction de la taille de votre restaurant ou du nombre d'employés qui y travaillent à un moment donné.
Par exemple, si vous gérez un grand restaurant comptant plusieurs serveurs, vos coûts d'exploitation seront plus élevés que ceux d'un propriétaire qui ne compte qu'un ou deux employés.
Il est important de comprendre les dépenses opérationnelles liées à la gestion de votre restaurant, car elles sont incluses dans le calcul de votre revenu après impôts. Si vous ne connaissez pas le montant de vos dépenses d'exploitation, il vous faudra peut-être beaucoup de temps pour savoir si votre restaurant sera rentable.
Conseils pour les budgets des restaurants
Fixer des objectifs budgétaires
Il est important de fixer un objectif budgétaire pour votre restaurant, car cela vous aidera à évaluer la rentabilité de vos activités. Le calcul de votre budget comporte trois éléments :
- Calcul des prévisions de prix de votre menu (PFP)
- Calcul du coût des marchandises vendues (COGS)
- Calcul de votre occupation et de vos dépenses opérationnelles
Par exemple, si vous vous en sortez bien en matière de prévisions de ventes et de ratios de rotation des stocks, il est peut-être temps d'investir dans d'autres domaines susceptibles d'augmenter encore vos bénéfices.
Si vous souhaitez que le budget de fonctionnement de votre restaurant se concentre sur certaines choses, vous devez définir des objectifs spécifiques pour que ces améliorations se produisent.
Par exemple, si vous savez que la rentabilité de votre restaurant est en baisse parce que vous n'avez pas assez d'employés, il peut être judicieux d'utiliser votre objectif budgétaire pour embaucher plus de travailleurs.
Assurez-vous que les objectifs sont réalisables afin qu'ils soient réellement atteints et n'exagérez pas avec ce qui peut se produire de manière réaliste. Vous devez également décomposer ces objectifs en étapes plus petites si nécessaire pour les rendre plus faciles à gérer.
Une autre considération budgétaire est votre budget de projection, qui est un outil qui vous aidera à déterminer si votre restaurant peut ou non générer des revenus.
Pour créer ce budget, vous devez commencer par examiner les finances des mois précédents et les bénéfices réalisés en moyenne par mois après le paiement de toutes les dépenses.
Une fois ce chiffre atteint, il est peut-être temps pour vous d'envisager d'investir dans la comptabilité des restaurants logiciel qui vous aidera à gérer améliorer les finances de votre restaurant.
Prévoyez vos ventes
La prévision des ventes est une prévision des besoins futurs en matière de ventes et d'approvisionnement qui prend en compte les données historiques et attendues sur votre entreprise.
La prévision des ventes est un élément important de la comptabilité des restaurants, car elle vous aidera à établir votre budget d'exploitation.
Si c'est la première fois que vous prévoyez les ventes de votre restaurant, il peut être judicieux de faire appel à un comptable professionnel ou à une personne ayant de l'expérience dans un cabinet comptable de restauration pour vous donner une prévision plus précise.
Cela s'explique par le fait qu'une prévision excessive des ventes peut avoir une incidence négative sur le budget d'exploitation de votre restaurant. Si vos prévisions sont trop élevées, vous pourriez devoir réduire certaines dépenses par la suite, ce qui diminuera la rentabilité de votre entreprise.
L'autre raison pour laquelle cela est important est que, si vous ne prévoyez pas correctement les ventes, cela peut également entraîner des problèmes de gestion de trésorerie, car les factures des fournisseurs peuvent ne pas être payées à temps.
Si vous choisissez de ne pas faire appel à des professionnels pour prévoir vos ventes, vous pouvez envisager d'utiliser une feuille de calcul à la place.
Pour établir une prévision de vos revenus, vous devriez consulter les dossiers des années précédentes, qui peuvent vous aider à déterminer combien les gens dépensent en moyenne. Ces enregistrements peuvent inclure le compte de résultat, la déclaration de revenus ou le relevé de compte bancaire.
Après avoir examiné les dossiers, vous devriez être en mesure d'obtenir une prévision assez précise des revenus futurs de votre restaurant.
Définissez votre marge de contribution
Le ratio de marge de contribution est un indicateur clé lié au coût des produits vendus par votre restaurant. Il calcule le montant qui vous reste pour chaque dollar de vente après avoir pris en compte les coûts associés à la production et à la vente de tous les articles de votre menu.
Il existe deux types de marges de contribution : une marge unitaire, qui prend en compte les produits individuels, et une marge totale, qui prend en compte l'ensemble du restaurant.
Cette formule calcule votre marge de contribution unitaire :
Vos contributions correspondent aux revenus que vous recevez de la vente de repas aux clients, moins tous les coûts liés à la fabrication ou à l'achat de ces articles. Les éléments qui contribuent à ce chiffre comprennent la nourriture, les boissons et les coûts de main-d'œuvre.
Bien qu'une marge de contribution vous indique le montant des bénéfices générés pour chaque article vendu par votre restaurant, il peut être plus utile de considérer ce ratio comme le nombre de dollars restants pour chaque dollar de recettes une fois que toutes les dépenses ont été payées.
La marge totale joue un rôle encore plus important que les marges unitaires.
Cette formule permet de calculer votre marge de contribution totale :
Le total de vos contributions correspond aux revenus que vous recevez de la vente de repas, moins tous les coûts liés à la fabrication ou à l'achat de ces articles. Les éléments qui contribuent à ce chiffre comprennent la nourriture, les boissons et les coûts de main-d'œuvre.
Bien qu'une marge de contribution vous indique le montant des bénéfices générés pour chaque article vendu par votre restaurant, il peut être plus utile de considérer ce ratio comme le nombre de dollars restants pour chaque dollar de recettes une fois que toutes les dépenses ont été payées.
Il peut également être utile d'examiner le pourcentage des ventes et des coûts qui contribue aux marges totales plutôt que les montants absolus en dollars.
Par exemple, supposons que vous vendiez un type de plat pour 20$ et que votre restaurant en coûte 15$ pour fabriquer cet article. En utilisant la formule précédente, nous trouverions que cette marge unitaire est de 25 %.
Cependant, si nous utilisons ici un pourcentage plutôt qu'une valeur absolue, nous pouvons constater que 75 % des revenus de votre restaurant proviennent de la vente de ce plat et 25 % de vos coûts sont consacrés à sa préparation.
Vous pouvez également utiliser la même formule pour calculer un pourcentage de marge totale en utilisant une valeur absolue, qui serait de 20$ de ventes moins 15$ de coûts variables divisés par le montant total en dollars (45$) entrant dans votre entreprise (dans ce cas, ce serait 38,89 %).
Utilisez des bilans
Un bilan est un état financier qui indique les actifs, les passifs et les capitaux propres d'une organisation.
Certains facteurs que vous pourriez envisager de suivre incluent le bilan d'ouverture, le bilan de clôture de l'année en cours, les comptes de résultat, les états des flux de trésorerie et le ratio de fonds de roulement.
En soustrayant le total des passifs des capitaux propres, vous obtiendrez la valeur nette de votre entreprise.
Vous pouvez également comparer les années précédentes avec le bilan de clôture de cette année pour voir combien d'argent votre restaurant a gagné au fil du temps, ce qui peut être un autre indicateur de la santé financière.
Le suivi de ces informations vous permettra de mieux suivre la valeur nette de votre restaurant et de voir dans quelle mesure votre entreprise se porte au fil des heures supplémentaires.
Budget pour les événements de vente, les promotions et les festivals
Les restaurants souhaiteront peut-être participer à de nombreux événements de vente pour stimuler leur activité.
Parmi les exemples, citons les promotions spécifiques aux restaurants, les offres spéciales pour les fêtes et les happy hours.
Si vous n'êtes pas certain du montant à facturer pour certains articles lors de ces événements, vous pouvez utiliser la méthode de tarification au coût majoré. Cela signifie que vous allez prendre le coût total de votre produit et y ajouter un certain pourcentage afin de déterminer le prix auquel vous devriez le vendre.
Vous pouvez également tenir compte du temps supplémentaire qu'il faudra à vos employés pour préparer ces événements de vente et prendre également en compte ce coût.
Il est important de comprendre de combien d'argent vous avez besoin, quels sont les moteurs de la rentabilité et tous les facteurs qui influent sur le succès d'un restaurant. Une fois que vous aurez mieux compris chacun d'eux, vous pourrez voir comment ils peuvent tous travailler ensemble pour que votre restaurant fonctionne plus efficacement.
Définir des périodes comptables
Les périodes comptables sont les moments désignés auxquels les comptables apportent des ajustements aux registres comptables ou préparent des états financiers.
Comme mentionné précédemment, vous voudrez peut-être examiner les périodes comptables mensuelles et trimestrielles ainsi que les périodes annuelles. Ils peuvent être configurés dans le système d'enregistrement (SOR) de votre restaurant et vous aideront à tout conserver au fil du temps.
Comme il y a 12 mois dans une année, cela signifie que la plupart des gens réaliseront des ventes annuelles, ce à quoi ils s'attendent pour leur entreprise sur un an.
Cependant, vous pouvez envisager de le faire sur une base trimestrielle, ce qui permettra à l'équipe de direction de votre restaurant de mieux comprendre l'évolution des ventes au cours de l'année en cours et de fournir des informations utiles pour la gestion des stocks.
Une autre idée consiste à utiliser des ratios comptables, qui peuvent être calculés à partir des états financiers. Les ratios comptables sont utilisés par les comptables pour les aider à suivre la performance financière des entreprises. Beaucoup d'entre eux les ratios mesurent dans quelle mesure une entreprise se porte bien et si elle est en bonne santé financière ou non.
Certains des ratios comptables les plus couramment utilisés comprennent le ratio de fonds de roulement, le ratio de rotation, l'utilisation des actifs et les ratios de liquidité.
- Le ratio de fonds de roulement est basé sur les actifs et les passifs courants. Les actifs courants comprennent la trésorerie, les stocks et les stocks ; quant à eux, les passifs courants sont ceux qui devront être payés dans un délai d'un an, tels que les comptes créditeurs et la dette à long terme.
- Le ratio de chiffre d'affaires est une comparaison des ventes et du coût des biens vendus, également connu sous le nom de COGS. Nous en avons parlé plus en détail au début de l'article.
- L'utilisation des actifs d'un restaurant est mesurée en comparant le total de ses actifs aux ventes annuelles
- Le ratio de liquidité est une comparaison des ratios actuels et rapides, qui figurent tous sur les tableaux des flux de trésorerie. Le ratio de test rapide ou acide est calculé en prenant les actifs les plus liquides de l'entreprise (liquidités, titres négociables, etc.) et en les divisant par les passifs courants qui peuvent être payés dans
Vous devez également garder à l'esprit que certaines entreprises peuvent avoir une fin d'exercice différente de celle d'autres. C'est pourquoi vous voudrez vérifier cela avant de commencer votre analyse.
Prêtez attention à l'évolution du salaire minimum
Le salaire minimum devrait augmenter dans de nombreuses provinces des États-Unis et du Canada au cours des prochaines années. Ce changement affectera le secteur de la restauration et vous devez être au courant de tous ces changements s'ils s'appliquent à votre entreprise.
Vous voudrez peut-être jeter un coup d'œil à ce qui se passe dans votre région ainsi qu'à la législation du travail qui entrera bientôt en vigueur et qui peut affecter les coûts de main-d'œuvre de votre restaurant.
Trouvez le bon comptable/aide-comptable
Embaucher un comptable est quelque chose que vous pouvez faire pour aider votre restaurant à gérer ses finances.
Vous voudrez choisir quelqu'un qui se spécialise dans le secteur de la restauration et qui a de l'expérience de travail avec les restaurants afin qu'il connaisse bien les besoins de votre entreprise en termes de services de comptabilité.
Un autre facteur à prendre en compte lors de l'embauche d'un comptable ou d'un aide-comptable professionnel est qu'il possède les licences et les certifications appropriées.
Assurez-vous que votre comptable passe ces tests, car cela signifie qu'il est à jour en matière de lois fiscales, de réglementations et d'autres informations importantes dans le secteur de la restauration. Il peut être très avantageux pour vous d'embaucher quelqu'un qui possède ces connaissances, car cela peut lui faire gagner du temps lors de l'exécution de certaines tâches ou de certains projets.
Envisagez la comptabilité à
La comptabilité à but non lucratif est un sous-ensemble de la comptabilité conçu spécifiquement pour les organisations à but non lucratif. Les organisations à but non lucratif peuvent avoir différentes structures, mais elles ont toutes le même objectif : fournir un service ou défendre une cause sans être financièrement autonomes.
La fonction principale de la comptabilité des organisations à but non lucratif est de suivre tous les fonds entrants et sortants afin d'assurer la stabilité financière de l'organisation. Les services de comptabilité à but non lucratif aident les organisations à tenir leurs registres à jour afin qu'elles soient en mesure de soumettre les formulaires IRS appropriés à temps.
La comptabilité des organisations à but non lucratif permet également de s'assurer que les finances de l'organisation sont toujours en ordre, ce qui peut l'aider à conserver son statut d'exonération fiscale auprès de l'IRS.
Logiciel de comptabilité pour restaurants
L'un des investissements les plus importants que vous puissiez faire en tant que restaurateur est d'investir dans systèmes de comptabilité et de point de vente pour restaurants qui vous aidera à gérer tous les aspects de votre entreprise, de votre inventaire initial aux prévisions de ventes.
Les données POS donnent aux propriétaires un aperçu des principaux indicateurs de performance de leur restaurant au fil du temps afin de suivre les stocks, les ventes et les coûts de main-d'œuvre. Cela peut également vous aider à contrôler le coût des aliments, car cela vous permettra de suivre les articles qui expirent bientôt afin de ne pas les gaspiller.
De nombreux restaurateurs utilisent des logiciels de comptabilité pour tout, de la création de budgets à la gestion de leurs prévisions de trésorerie. Comptabilité le logiciel se connecte à votre point de vente qui permet à votre comptable de générer des rapports comptables, un rapport de ventes quotidien, de connaître le montant moyen des chèques, de déterminer les contributions fiscales, les coûts de main-d'œuvre et d'effectuer un rapprochement financier.
Parmi les avantages de l'utilisation de ce type de programme, citons :
- Améliore l'efficience et l'efficacité opérationnelles
- Aide à l'embauche, à la formation et à la gestion de vos employés
- Simplifie vos activités de saisie de données
- Crée vos propres factures et vos comptes de profits et pertes réguliers (flux de trésorerie)
- Augmente la transparence de l'entreprise en donnant à chacun un accès en temps réel aux données financières. Ceci est particulièrement important pour les propriétaires-exploitants qui souhaitent que les membres de leur personnel soient au courant de la façon dont l'entreprise se porte à tout moment de la journée et de la nuit afin d'être aussi productifs que possible.
- Effectue le suivi de votre inventaire et de vos créances afin que vous sachiez à tout moment où vous en êtes sur le plan financier. Vous pouvez également créer des rapports qui vous aideront à identifier les tendances, par exemple les articles les plus vendus au cours de certaines saisons ou à différents jours de la semaine.
- Rationalise les tâches comptables et gagne du temps, car vous pouvez notamment planifier le paiement automatique des factures, recevoir des mises à jour financières en temps réel et créer des budgets en fonction de vos prévisions de ventes.
Certains systèmes logiciels de comptabilité sont les suivants :
- Quickbooks en ligne - c'est un solution basée sur le cloud accessible de n'importe où et sur n'importe quel appareil.
- Logiciel de comptabilité Xero - ce logiciel est utilisé par plus d'un million d'entreprises dans le monde. C'est un programme de comptabilité facile à utiliser avec un excellent service client qui vous aidera à économiser du temps et de l'argent.
- Sauge 50 - il s'agit d'un programme de comptabilité qui vous aidera à gérer toutes les finances de votre restaurant. Il comprend le contrôle des stocks, la gestion des bons de commande, l'analyse et les prévisions des ventes, les services de paie, les fonctionnalités de calcul des coûts des travaux, les outils de reporting, etc.
- Microsoft Dynamics - ce logiciel est une excellente option pour ceux qui souhaitent l'utiliser sur leur ordinateur de bureau et leurs appareils mobiles. Il a également accès à un portail en ligne où vous pouvez gérer les finances de votre restaurant de n'importe où et à tout moment.
- Agent libre - Logiciel de facturation et de comptabilité pour les indépendants et les petites entreprises. Il s'intègre également à la plupart des fournisseurs de paie les plus populaires tels que Paycheque, ADP ou Braintree et vous permet de créer des factures, de gérer les dépenses et d'être payé en ligne.
- Freshbooks - un logiciel de facturation et de suivi du temps en ligne pour les indépendants, les consultants ou les équipes qui facturent les clients à l'heure ou au projet.
- Livres Zoho - un logiciel de comptabilité avec facturation, paie et plus encore pour les entrepreneurs et les propriétaires d'entreprise qui souhaitent gérer leur entreprise en un seul endroit.
- OnPay - un moyen simple de payer vos employés et de vous faire payer par eux. Il s'agit d'un logiciel de paie qui s'intègre à Quickbooks, Xero ou Wave Accounting.
- Vague - un programme de comptabilité qui vous aide à tout faire, de la création de budgets à l'envoi de factures, en passant par l'acceptation de paiements en ligne de clients, de fournisseurs, etc.
- MÉDECIN GÉNÉRALISTE - un programme de comptabilité simple et gratuit qui vous aide à créer des budgets, à générer des rapports, etc.
et plus encore...
Les restaurateurs peuvent utiliser différents types de logiciels de comptabilité pour simplifier leurs activités et améliorer la précision de leurs données financières. Comptabilité le logiciel est un excellent moyen pour les restaurants les propriétaires peuvent gérer tous les aspects des finances de leur restaurant de n'importe où, à tout moment et sur n'importe quel appareil, y compris les ordinateurs de bureau ou les appareils mobiles.
Le bon programme de comptabilité vous permettra de créer plus facilement des budgets, de déterminer le montant moyen des chèques, de déterminer les contributions fiscales, les coûts de main-d'œuvre et d'effectuer un rapprochement financier.
Les concepts de comptabilité des restaurants décrits au début de l'article sont utiles pour vous aider à comprendre ce qu'est la comptabilité et l'importance qu'elle revêt lorsqu'elle est effectuée correctement.
La gestion d'un restaurant peut également consister à engager des comptables qui peuvent vous aider à établir des budgets et à gérer les finances de votre restaurant parallèlement à votre logiciel de comptabilité.
Une fois que vous aurez mieux compris les concepts de base de ce que peut offrir un logiciel de comptabilité pour restaurants, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées quant à savoir si une solution en ligne ou hors ligne convient le mieux à votre restaurant. Maintenant que vous avez une idée de base des choses à faire et à ne pas faire, vous pouvez mieux déterminer la prochaine étape à suivre pour améliorer les techniques comptables que vous utilisez actuellement.
Consultez votre retour sur investissement avec WISK, vous n'aurez jamais à vous attaquer seul aux complexités de la comptabilité des restaurants. Notre soutien indéfectible et nos solutions complètes sont là pour vous guider tout au long de votre parcours et vous fournir les outils nécessaires. De la gestion des dépenses au suivi des recettes et à la garantie de l'exactitude des dossiers financiers, WISK est votre partenaire fiable pour atteindre la clarté financière. Soyez assuré que WISK est là pour vous aider à chaque étape. Ne manquez jamais l'occasion, réservez un appel dès maintenant !
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