Muchos propietarios de negocios de restaurantes no conocen los conceptos contables básicos que pueden hacerlos más rentables y ayudar a registrar las transacciones financieras. Esta entrada de blog abordará algunos de los conceptos básicos, incluido lo que significan todos ellos y cómo usarlos para mejorar los ingresos y los gastos operativos de los restaurantes. El primer tema es una introducción a los principales errores presupuestarios que puedes cometer, seguida de un breve análisis de los períodos contables, los métodos generales de contabilidad de los restaurantes, etc. Cada uno tiene sus propios beneficios, por lo que es importante que comprendas cuáles serían los mejores para tus necesidades particulares.
Antes de profundizar en los conceptos de la contabilidad de restaurantes, primero abordemos rápidamente los conceptos básicos de qué es la contabilidad y por qué es importante.
Entonces, ¿en qué se diferencia la contabilidad de la contabilidad?
La contabilidad se puede definir como una forma sistemática de registrar, clasificar y analizar las transacciones comerciales para tomar mejores decisiones para su negocio de restaurantes o servicios de alimentos. La palabra clave aquí es la toma de decisiones, porque tener buena información sobre cuánto dinero está ganando (o perdiendo) y de dónde viene (y a dónde va) ese dinero es fundamental para tomar buenas decisiones empresariales.
La contabilidad no solo te permite hacer administrar datos financieros, sin embargo, también tiene un enorme impacto en las áreas no financieras del restaurante, como el marketing y la gestión del personal. ¡Incluso puede afectar sus costos de comida!
Debido a su importancia en todas las áreas de su negocio, debe obtener la información correcta de sus sistemas de contabilidad. Esto será ayudar a mejorar ventas y rentabilidad de alimentos y bebidas y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento de las obligaciones financieras, como impuestos sobre la nómina de restaurantes u otras regulaciones estatales.
Hay muchos tipos diferentes de contabilidad de restaurantes software disponible en estos días lo que puede hacer que el seguimiento sea de tipos específicos de datos más fáciles que nunca. Los mencionaremos al final del blog.
Es importante entender que los sistemas de contabilidad simplemente organizan y registran tus transacciones comerciales en diferentes cuentas, lo que te ayudará a tomar decisiones para el restaurante.
La contabilidad es la forma sistemática de registrar, clasificar y analizar las transacciones comerciales para tomar mejores decisiones para su negocio de restaurantes o servicios de alimentos. Esto ayuda con los datos financieros sino también otras áreas del restaurante, como el marketing y la gestión del personal.
Sin embargo, la contabilidad se utiliza para resumir todas las transacciones financieras en las tres categorías principales, que son los activos, los pasivos y el capital del propietario. Luego, estas se registran como cuentas en el plan de cuentas.
Los 10 principales errores presupuestarios
Aquí están algunos errores presupuestarios puede estar haciendo:
- La administración no participa en la creación del presupuesto. Puede resultar difícil implementar un presupuesto para restaurantes que no haya sido creado por los responsables de los resultados.
- Los presupuestos operativos no se comparan con los datos reales mensualmente. Esto es un error, ya que puede complicar las cosas si tienes que contarle a alguien cómo ha ido tu presupuesto operativo durante el mes, el trimestre o el año en función de lo que ocurrió y no de lo que estaba planeado.
- No presupuestar para el marketing. En este mundo competitivo, el presupuesto de marketing es imprescindible para cualquier restaurante porque es la única forma de anunciar los servicios de su restaurante y atraer clientes. Idealmente, esto debería ser un porcentaje de tus ventas!
- No poder cuenta para su sistema POS costos y/o no tener en cuenta el costo de las actualizaciones tecnológicas. Esta es una parte del presupuesto que muchos propietarios de restaurantes descuidan.
- Presupuestar incorrectamente los costos de los alimentos. Cuando tú planifica el menú de tu restaurante y determine los costos fijos, asegúrese de que el monto total de todos estos gastos no supere lo que puede gastar en ingredientes cada mes.
- No tener en cuenta la estacionalidad al planificar el presupuesto de un restaurante. Debes tener en cuenta cómo será el panorama del presupuesto en momentos en los que el negocio suele ser lento para poder planificar en consecuencia.
- Sin incluir los gastos de capital planificados en el presupuesto de un restaurante. Si hay alguno compras de equipos importantes Si es necesario realizar renovaciones, siempre debe figurar en su presupuesto operativo, ya que muestra cuánto dinero tiene disponible para este propósito y cuánto tendrá que gastar cada mes.
- No tener en cuenta el cambio en los niveles de inventario del restaurante al elaborar un presupuesto. Si va a haber un aumento o disminución de tu inventario general, entonces esto debe tenerse en cuenta cuánto dinero le costará cada mes.
- Hacer suposiciones demasiado generalizadas sobre las ventas y los costos totales de los alimentos. Es importante tener un presupuesto de restaurante con el que puedas trabajar. Sin embargo, esto significa que no puede estar compuesto únicamente por números arbitrarios que piensas que van a ocurrir durante el mes o el año, ya que estas suposiciones podrían no resultar como tú esperabas si tus previsiones de ventas y tus gastos operativos son inexactos.
- Haciendo caso omiso de los factores externos. Hay muchas cosas que pueden afectar negativamente al presupuesto de tu restaurante. Por ejemplo, si no lo haces tenga en cuenta los costos adicionales asociados con las prestaciones o el seguro de los empleados a la hora de planificar los gastos operativos, será difícil contabilizar este tipo de gastos más adelante, ya que podrían terminar siendo mucho más altos de lo que jamás hubiera imaginado.
¿Qué son los períodos contables?
Un período contable es el período de tiempo durante el cual su restaurante mantiene sus libros. Puede ser diario, semanal o mensual, según la frecuencia con la que necesites información actualizada para tomar decisiones empresariales.
En términos generales, la mayoría de los restauradores eligen una fecha de fin de mes, ya que consideran que es la que mejor se adapta a sus ciclos financieros y a sus necesidades de presentación de informes. Los diferentes períodos contables de los restaurantes son:
Diariamente
Algunos restaurantes optan por tener un período contable diario, ya que les permite la flexibilidad de poder actualizar sus libros en cualquier momento del mes. Esto puede resultar útil si busca información específica de forma continua o si necesita datos de ventas actualizados para tomar buenas decisiones sobre marketing y personal.
Mensualmente
Uno de los tipos más comunes de períodos contables se realiza al final de cada mes. Esto le dará 12 meses para poner sus libros en orden, por lo que puede ser una buena idea para las empresas más grandes o para aquellas con un gran volumen de negocios.
Otros propietarios de restaurantes optan por tener un período contable mensual para sus libros porque no requiere tanto tiempo o esfuerzo administrativo. También es más fácil presupuestar y planificar el crecimiento futuro de las ventas, ya que puede obtener una imagen precisa al final de cada mes.
Sin embargo, la desventaja es que sus datos estarán un poco menos actualizados que si tuviera un período contable diario.
Trimestral
Muchos restaurantes también optan por tener un período contable anual para restaurantes: especialmente las empresas emergentes que no requieren informes o información financiera actualizados con regularidad. La trimestral también es otra opción popular porque le da al propietario de la empresa tiempo suficiente para elaborar un informe completo al final de cada trimestre.
Anualmente
El ejercicio contable del restaurante es otra opción que puede resultar útil para aquellos restaurantes que solo necesitan información financiera una vez al año (por ejemplo, a efectos fiscales). Si eliges este método, es posible que sentido contratar contadores o tenedores de libros de restaurantes que se ocuparán de tus necesidades de presentación de informes y te darán una visión general de los ingresos de tu restaurante.
Métodos de contabilidad de restaurantes
Beneficio neto
El beneficio neto es una de las cosas más importantes a las que presta atención un contador o propietario de un restaurante porque es una forma crucial de información.
Es la diferencia entre lo que se gana durante el año y lo que se ha gastado durante ese mismo tiempo. El beneficio neto te indica si las ventas de tu restaurante son superiores a sus gastos, lo que significa que está ganando dinero y, por lo tanto, tu restaurante está en una buena posición financiera.
El beneficio neto se puede calcular de la siguiente manera:
Aunque no es necesario que conozcas este número de inmediato, te proporcionará información valiosa sobre cuánto dinero ganas por cada dólar de ventas que generes.
El siguiente paso es desglosando sus ingresos netos en sus diferentes componentes, que le darán más información sobre el origen o el destino del dinero durante un año.
Estos componentes se denominan cuentas:
- Costo de los bienes vendidos
- Margen de beneficio bruto
- Coste laboral del restaurante
- Relación coste/ventas
Costo de los bienes vendidos (COGS)
Esto incluye el costos principales asociados con lo que vendes; desde la producción o la compra de artículos como suministros e ingredientes para los platos del menú. También contabiliza cualquier tarifa relacionada con el envío de productos directamente a la casa del cliente.
Algunos ejemplos de suministros e ingredientes son:
- Hielo
- Guarniciones (naranjas, limones, cilantro, albahaca, etc.)
- Servilletas, toallas de papel, palillos, pajitas, utensilios para llevar, etc.
- Condimentos (salsa de tomate, mayonesa, mostaza, etc.)
- Productos de limpieza (detergentes, jabón, esponjas, etc.)
- Suministros para hornear (papel pergamino, papel de aluminio, etc.)
- Ingredientes (azúcar, sal, harina, especias, aceite de oliva, etc.)
A menudo, estos costos se deducirán de los ingresos que haya obtenido en la venta de bienes o servicios. Esto se debe a que el COGS está directamente relacionado con el costo de proporcionar ese bien o servicio y no debe tenerse en cuenta al analizar cuánto dinero se ha ganado en total.
El COGS se puede calcular de la siguiente manera:
Margen de beneficio bruto
El margen de beneficio bruto es una proporción que indica cuánto de cada dólar ganado se ha quedado el restaurante después de pagar todos los gastos. Es una forma de determinar si los productos o servicios de su restaurante tienen un precio que permita disponer de suficiente dinero sobrante para los gastos operativos y de capital.
El margen de beneficio bruto se puede calcular de la siguiente manera:
Esto le da una idea de cuánto dinero se ha ganado después de que todo se haya amortizado en términos de producción o adquisición para que esté disponible para la venta.
Por lo tanto, el margen de beneficio bruto se expresa como un porcentaje, siendo el porcentaje la cantidad de ingresos que obtuvo su restaurante sobre el costo de los productos vendidos.
Por ejemplo, si su restaurante obtuvo 20 000$ en ingresos y un COGS de 12 000$, el margen de beneficio bruto sería del 40%.
Coste laboral del restaurante
Esto se refiere a todos sus gastos laborales, sin incluir los impuestos sobre la nómina. Esto incluye tanto al personal que trabaja por hora miembros y gerentes asalariados. Algunos gastos pueden incluir:
- Salarios y salarios (incluidos el pago de horas extras, bonificaciones y comisiones)
- Primas del seguro de compensación laboral
- Primas de seguro de desempleo pagadas por el propietario de un restaurante o un franquiciado a la agencia estatal de desempleo en los estados donde tienen empleados
- Prestaciones para empleados (seguro médico, seguro de vida, pagos de compensación laboral)
- Impuestos y licencias
En la mayoría de los casos, estos costos se deducirán de los ingresos del restaurante. Sin embargo, si cobras a tus clientes por algunas de las cosas que cubre el costo de la mano de obra, tal vez quieras considerar agregarlas como un gasto en tus informes financieros.
Relación coste/ventas
Esto se refiere al porcentaje de ventas de alimentos y bebidas que están directamente relacionadas con un producto o servicio en particular. En otras palabras, calcula cuánto ha gastado en cada artículo de su menú en función de lo que ha vendido más los costos asociados con los gastos operativos de esta sección de la empresa. Esto se puede calcular de la siguiente manera:
Por ejemplo:
Si una empresa tiene ingresos totales de 100 000$ y 15 000$ provienen del producto, la relación coste/ventas se calculará de la siguiente manera:
100,00$ (15 000$ más cualquier otro coste) = 0,66 o 66%
Cuanto mayor sea el número, más gastará en cada artículo; lo que le facilitará identificar las pérdidas de ganancias y precios de menú bajos. En otras palabras, sus costos son demasiado altos en relación con la cantidad de ingresos que proviene de la venta de esos productos y servicios.
Plan de cuentas
Un plan de cuentas incluye todos los distintos tipos de ingresos, costos, activos y pasivos relacionados con su restaurante a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, puedes hacer un seguimiento por separado del dinero que gana tu restaurante tanto con los clientes habituales como con los eventos especiales. También puedes llevar un registro del dinero que gastas en publicidad, suministros y alquileres por separado.
También puedes considerar tener una cuenta empresarial independiente para tu restaurante. Esto es especialmente útil si quieres hacer un seguimiento de los números de cada local por separado, es decir, si tienes varios locales.
En general, debes asegurarte de que tu plan de cuentas esté configurado de manera que te resulte fácil ver qué tan rentable es cada parte de tu restaurante y dónde debes concentrar más recursos. La mejor manera de hacerlo sería a través de un estado de pérdidas y ganancias.
Un estado de pérdidas y ganancias es un informe importante para los propietarios de restaurantes porque le permite ver cuánto dinero ha ganado o perdido su empresa durante un período de tiempo determinado.
Un estado de pérdidas y ganancias tiene:
- Ingresos totales
- Ganancia bruta
- Margen de beneficio bruto
- Gastos totales
- Beneficio neto
- Margen de beneficio neto
Un estado de pérdidas y ganancias preciso le indica cuánto dinero gana o pierde cada mes. Los propietarios de restaurantes deben entender esto porque les dice qué tan eficiente su negocio es y muestra dónde necesidad de invertir en más recursos.
Costos principales
Esto se refiere a los costos directamente asociados con la producción de los artículos de su menú, por lo que calcula su COGS combinado con sus costos de mano de obra. Se usa como métrica financiera de restaurantes eso puede ayudarlo a determinar qué tan rentable es cada artículo de su menú (en lugar de solo observar los ingresos totales). Los costos principales no incluyen cosas como el alquiler o los suministros. Algunos ejemplos de costos incluidos en este cálculo son:
- Alimentos y bebidas comprados para usarlos como ingredientes o para venderlos (productos agrícolas, carne, pescado y productos lácteos). También tiene en cuenta el costo asociado a cualquier artículo, como el empaque, que se añada en una etapa posterior, por lo que puede seguir considerándose parte de los gastos del restaurante.
- Los servicios utilizados para su restaurante o para un elemento específico del menú que haya pagado y no estén incluidos en el costo de los productos vendidos, como los servicios de bartender (Mezcla de bebidas).
- Tarifas de servicio de equipos de cocina (como los de hornos o estufas comerciales). Estos se indicarían por separado en una factura del vendedor.
- Servicios de limpieza (lavar platos, aspirar pisos).
- Tarifas de servicio de envío para artículos como alimentos y artículos de papel.
- Costos de reducción del inventario (artículos que se extravian o se dañan antes de poder usarse). Este es un tipo de pérdida que sufrirías al preparar un producto del menú componentes en la cocina de tu restaurante.
- Tarifas de servicio de entrega de empresas de entrega de terceros.
Dependiendo de sus circunstancias, el costo principal de un elemento del menú puede calcularse simplemente tomando un promedio de lo que pagó por esa comida o bebida. También puedes calcularlo teniendo en cuenta los precios exactos que se cobraron a las facturas específicas de los proveedores que has recibido y la mano de obra necesaria para mantener la producción de tu restaurante.
Para calcular el coste preferencial de un plato:
Por ejemplo, si obtuviste 100$ de ingresos por la venta de un producto del menú y el coste de la comida fue de 40$, combinado con un coste laboral adicional de 20$, tu coste principal se calcularía de la siguiente manera:
$100/ ($40 en costos de comida + $20 en costos de mano de obra) = 0.
Por lo tanto, un costo preferencial alto significa que producir y vender cada artículo de tu menú te cuesta mucho, lo que significa que el restaurante necesitaría obtener más ingresos vendiéndolo para obtener ganancias. Si estuvieras viendo este número como ejemplo, cualquier valor inferior a 0 indicaría que es probable que no genere grandes beneficios cuando se vende a los clientes.
Previsión de precios del menú
Previsión de precios del menú es el proceso de predecir cuántos clientes pedirán tu plato en un día, semana o mes en particular. Al estimar el número de clientes que pedirán tu plato, puedes predecir la cantidad de comida que pedirán en consecuencia. Si pides productos en exceso, te costará más dinero, por lo que es importante tenerlo en cuenta al planificar la cantidad de comida que vas a comprar.
¿Cuál sería el precio más rentable para un solo elemento del menú? En este ejemplo, vamos a decir que nuestro restaurante cobra 7$ por un sándwich y solo quiere saber cuál es la cantidad óptima que deberían cobrar por ese sándwich.
Para calcularlo, divida el costo del COGS por el margen de beneficio deseado:
40 USD/20 $ = 0,75$ (redondeado al centavo más cercano)
Por lo tanto, el precio óptimo del menú se estima en 75 centavos por sándwich. Esto significa que vendería más sándwiches si costaran menos que esto, pero también significa que terminará perdiendo más dinero.
Por lo tanto, el peor precio que se puede cobrar por un solo producto del menú es el que supere este número, lo que significa que cualquier precio inferior a 0,75 USD por sándwich pero superior al costo de los productos vendidos (40 USD) se consideraría poco rentable al vender un sándwich.
La previsión de menús también puede ayudar a hacer lo siguiente:
- Mantiene al chef al tanto de los ingredientes de los alimentos y bebidas que debe preparar a diario.
- Ayuda a garantizar que el inventario de platos de un día determinado se mantenga en un nivel adecuado para la cantidad de clientes anticipados que pedirán ese plato.
- Garantiza que el personal de su cocina solo prepare lo que se venderá a diario.
Ratio de rotación
El índice de rotación es una parte importante del beneficio neto total de su restaurante. La cifra total de ventas incluye todos los artículos que vendes y que suman el coste total de tu menú.
Para calcular el índice de rotación, debe dividir el costo de los bienes vendidos por el inventario promedio. Esto determinará la cantidad de inventario que se vende a lo largo del tiempo (en función de cuándo decidas calcular tu ratio de rotación).
Por ejemplo, si preparar un plato en particular te cuesta 60 dólares en comida y mano de obra, pero por alguna razón no se vende, entonces tu ratio de rotación mostrará si vale la pena mantener este artículo en el menú o no.
Al usar este tipo de medida, te será más fácil determinar qué platos de tu menú generan más dinero y cuáles no; haciéndolo le resulta más fácil mejorar la rentabilidad.
El índice de rotación de inventario también puede ayudarte a determinar qué artículos debes mantener en tu menú y cuáles debes eliminar.
Porcentaje del costo de los alimentos
El porcentaje del costo de los alimentos es la cantidad de ingresos que necesita gastar en alimentos. Se calcula dividiendo los costos totales de los alimentos por el total de las ventas.
Para calcular el costo de los alimentos porcentaje en el que divide los costos totales de los alimentos por el total de ventas:
Por ejemplo, si un restaurante tiene gastos de 100 000$ y 60 000$ provienen de la compra de ingredientes (costes de comida), eso significaría que tiene un coste de comida del 60%, lo que significa que el 40% se destina a todo lo demás.
Los costos de los alimentos son el costo de todos los productos alimenticios que utiliza para preparar sus platos, que incluyen desde carne, pollo, pescado, productos lácteos, frutas y verduras, así como otros ingredientes como especias o condimentos, etc.
La razón por la que es tan importante averiguar el porcentaje del costo de los alimentos es porque le ayuda a determinar cuáles son los costos de los alimentos y cuánto dinero necesita gastar en los ingredientes.
Puedes empezar calculando el precio promedio de todos los platos de tu menú, lo que te dará una buena idea de cuánto debe costar cada plato. Una vez que tengas esta información, solo tienes que dividir el costo total de los alimentos entre el precio del menú para averiguar qué porcentaje de cada plato contiene ingredientes.
Una vez que conozca la proporción, puede usarla como punto de referencia para futuros menús o simplemente continuar usando este número de forma continua.
Cuentas por pagar
Esta es la cantidad total de dinero que debe a sus empleados y proveedores por productos o servicios. Las cuentas por pagar se pueden dividir en dos categorías: cuentas de proveedores y cuentas de empleados, aunque en la mayoría de los casos suelen agruparse bajo un mismo nombre, lo que facilita la gestión de todas las tareas relacionadas con la contabilidad.
El total de sus cuentas por pagar es la cantidad de dinero que tiene que pagar antes de poder recibir cualquier ingreso o ingreso. Debes entender todos los aspectos relacionados con este número, ya que te ayudará a determinar cuánto dinero necesita tu empresa para tener éxito.
Cuentas por cobrar
Esta es la cantidad de dinero que el restaurante debe a los empleados y proveedores. Es importante que sepas cuál es el total de tus cuentas por cobrar, ya que esto te demostrará el gran problema de administración del efectivo que tienes, lo que se traduce en más intereses en la financiación, menos dinero para la expansión, etc.
Para determinar sus cuentas por cobrar, debe sumar todo el dinero adeudado por los clientes por facturas, facturas y transacciones con tarjetas de crédito. Este número revelará cuánto queda pendiente de pago por parte de los clientes, por lo que debes llevar un registro de esta cifra en todo momento para asegurarte de que no haya problemas importantes.
Sistemas de diarios
El diario es el primer paso para registrar las transacciones en un sistema de contabilidad de doble entrada.
Se trata de tres cuentas:
- La cuenta de débito, que se incrementará en el importe de la transacción;
- La cuenta de crédito, que se reducirá en función del importe de la transacción;
- Una cuenta resumida de gastos o ingresos, que tendrá un saldo de cero una vez que se registren todas las transacciones comerciales.
Las entradas del diario se pueden clasificar como cuentas temporales o permanentes.
Una cuenta permanente es donde el monto de la transacción permanece en esa cuenta hasta que se cierre en algún momento, mientras que las cuentas temporales reflejan los ingresos y gastos solo durante un período determinado antes de cerrarse en otro tipo de cuenta.
Las cuentas temporales se cierran en otro tipo de registro diario denominado asiento de cierre, que se utiliza para transferir el saldo de la cuenta temporal a una o más cuentas permanentes. La función principal de este proceso es garantizar que todos los débitos equivalgan a todos los créditos de cada entrada del diario antes de ser contabilizados en los libros de contabilidad y, en última instancia, en su cuenta respectiva.
Contabilidad de valores devengados
Esto se refiere al tipo de método contable que incluye los gastos e ingresos juntos en el balance de un estado financiero al final de un período contable. Básicamente, se basa en estimaciones más que en cifras reales de gastos e ingresos por ventas.
Por ejemplo, si está utilizando el método de contabilidad de devengo, entonces se registraría como un gasto al planificar su presupuesto operativo; lo que significa que no afectará a las cuentas de resultados hasta que haya incurrido en este costo.
El principal beneficio de utilizar el sistema de contabilidad de acumulación es que permite a los propietarios de restaurantes reflejar con mayor precisión los gastos e ingresos en sus finanzas.
Por ejemplo, si está utilizando el sistema de contabilidad en efectivo entonces sería imposible saber cuánto dinero ganó su restaurante después de impuestos hasta que se hayan pagado todas sus facturas, lo que significa que existe la posibilidad de que ni siquiera sea rentable porque es posible que muchos gastos no se hayan pagado con meses de antelación.
Si alguno de estos ratios no está dentro de los límites que has establecido para tu restaurante, es el momento de tomar medidas.
Al revisar estas métricas a diario, podrá realizar cambios rápidamente para que estén más en línea con lo que debe suceder a largo plazo. Es posible que algunas de estas métricas te sirvan, mientras que otras solo se aplicarán en el futuro a medida que tu restaurante se adapte.
Pasemos a los tipos de ocupación y gastos operativos que conlleva la gestión de un restaurante.
Gastos operativos y de ocupación
Si opera con un presupuesto bajo, puede ser útil que compruebe si sus costos operativos y de ocupación son demasiado altos o no. Si es así, podría valer la pena buscar formas de reducir estos costos, que podrían incluir cosas como reducir los gastos o negociar mejores acuerdos con los proveedores.
Cuando muchas personas piensan en los costos operativos y de ocupación, tienden a centrarse en el alquiler de restaurantes; sin embargo, este no es el único gasto que debe tenerse en cuenta al planificar su presupuesto. Hay varios otros factores que se enumerarán a continuación.
Gastos de ocupación
Son los costos relacionados con el alquiler o arrendamiento de una propiedad en la que puede llevar a cabo su negocio. Los gastos de ocupación son importantes porque tienen un impacto directo en el costo total de poseer y operar un restaurante.
Al examinar estos costos, puede ayudar a garantizar que la empresa tenga posibilidades de ser rentable una vez que se hayan tenido en cuenta todos los gastos. Los datos muestran que el negocio de los restaurantes está creciendo, con un aumento medio de las ventas del 8%. Los gastos de ocupación incluyen cosas como los pagos de alquiler o arrendamiento, así como los servicios públicos y otras facturas relacionadas con el funcionamiento del restaurante.
También incluye cosas como:
- Alquile
- Hipoteca
- Facturas de servicios públicos (electricidad, agua caliente, petróleo, gas y refrigeración)
- Internet
- Impuestos y seguros a la propiedad (incendios, inundaciones, robos, invasión de plagas)
- Costos de equipo (muebles, electrodomésticos, accesorios, uniformes, vajilla)
Gastos operativos
Son los costos asociados con la administración diaria de un restaurante, que incluyen desde los salarios de los miembros del personal hasta los suministros de alimentos.
También incluye cosas como:
- Salarios del personal (miembros del personal de cocina, camareros/camareras, repartidores)
- Costo laboral (impuestos de seguridad social, planes de seguro e impuestos sobre la nómina)
- Costos de los bienes vendidos
- Costos de mantenimiento (reparaciones de equipos, accesorios, muebles o electrodomésticos; servicios de control de plagas; recogida de basura; llamadas de servicio de climatización; gastos de pintura)
- Costos de publicidad/marketing
- Gastos de promoción (premios, sorteos, concursos)
- Costos de marketing (publicidad en línea; volantes y pósteres)
- Pagos de intereses sobre el pago de su préstamo comercial/hipoteca
- Impuestos y licencias: impuestos a la propiedad, tarifas de licencias comerciales, impuestos sobre las ventas, primas de seguro de responsabilidad civil
- Variación y reducción del inventario
Estos costos variarán según el tamaño de su restaurante o el número de empleados que tenga trabajando allí en un momento dado.
Por ejemplo, si dirige un restaurante grande con varios camareros en plantilla, sus costos operativos serán más altos que los de un propietario que solo tiene uno o dos empleados.
Es importante entender los gastos operativos que conlleva el funcionamiento de tu restaurante, ya que se incluyen en el cálculo de cuánto ganas después de impuestos. Si no sabes a cuánto ascienden tus gastos operativos, puede llevarte mucho tiempo averiguar si tu restaurante será rentable.
Consejos para los presupuestos de los restaurantes
Establezca objetivos presupuestarios
Es importante establecer un objetivo presupuestario para su restaurante porque le ayudará a analizar la rentabilidad de sus operaciones. Hay tres componentes para calcular tu presupuesto:
- Calcular la previsión de precios de tu menú (PFP)
- Calcular el costo de los bienes vendidos (COGS)
- Calcular sus gastos operativos y de ocupación
Por ejemplo, si le ha ido bien con las previsiones de ventas y los índices de rotación de inventario, puede que sea el momento de invertir en otras áreas que pueden aumentar aún más las ganancias.
Si hay ciertas cosas en las que quieres que el presupuesto operativo de tu restaurante se centre en mejorar, entonces debes establecer algunos objetivos específicos para que estas mejoras se produzcan.
Por ejemplo, si sabe que la rentabilidad de su restaurante se ve afectada porque no tiene suficientes empleados, podría ser una buena idea utilizar su objetivo presupuestario para contratar a más trabajadores.
Asegúrese de que los objetivos sean alcanzables para que realmente se cumplan y no exagere con lo que puede suceder de manera realista. También debes desglosar estos objetivos en pasos más pequeños si es necesario para que sean más manejables.
Otra consideración presupuestaria es su presupuesto de proyección, que es una herramienta que lo ayudará a determinar si su restaurante puede ganar dinero o no.
Para crear este presupuesto, debe comenzar por analizar las finanzas de los meses anteriores y la cantidad de ganancias que obtuvo en promedio por mes después de pagar todos los gastos.
Una vez que haya alcanzado este número, puede que sea el momento de considerar la posibilidad de invertir en la contabilidad de restaurantes software que le ayudará a gestionar las finanzas de tu restaurante mejoran.
Prevea sus ventas
La previsión de ventas es una predicción de las necesidades futuras de ventas y suministros que tiene en cuenta los datos históricos y esperados de su empresa.
La previsión de ventas es una parte importante de la contabilidad de los restaurantes porque le ayudará a establecer su presupuesto operativo.
Si es la primera vez que pronosticas las ventas de tu restaurante, puede ser una buena idea trabajar con un contador profesional o con alguien que tenga experiencia en una empresa de contabilidad de restaurantes para que te dé una predicción más precisa.
Esto se debe a que la previsión excesiva de las ventas puede afectar negativamente al presupuesto operativo de su restaurante. Si hace una previsión demasiado alta, es posible que tenga que reducir ciertos gastos más adelante, lo que disminuirá la rentabilidad de su negocio.
La otra razón por la que esto es importante es porque, si pronosticas las ventas de forma incorrecta, también puedes causar problemas con la administración del efectivo, ya que es posible que las facturas de los proveedores no se paguen a tiempo.
Si optas por omitir a los profesionales para pronosticar tus ventas, tal vez te interese utilizar una hoja de cálculo.
Para elaborar una previsión de cuánto ganarás, deberías echar un vistazo a los registros de años anteriores, que pueden ayudarte a ver cuánto dinero gastan las personas en promedio. Estos registros pueden incluir el estado de ingresos, la declaración de impuestos sobre la renta o el extracto de la cuenta bancaria.
Después de revisar los registros, deberías poder obtener una predicción bastante precisa de cuánto dinero ganará tu restaurante en el futuro.
Establece tu margen de contribución
El ratio de margen de contribución es una métrica clave que se relaciona con el costo de los productos vendidos en tu restaurante. Calcula cuánto dinero te sobra por cada dólar de ventas después de tener en cuenta los costos asociados con la producción y la venta de cualquier producto de tu menú.
Hay dos tipos de márgenes de contribución: un margen unitario, que analiza los productos individuales, y un margen total, que analiza todo el restaurante.
Esta fórmula calcula el margen de contribución unitario:
Sus contribuciones son las ganancias que recibe por la venta de comidas a los clientes menos todos los costos de fabricación o compra de esos artículos. Los artículos que contribuyen a esta cifra incluyen los costos de alimentos, bebidas y mano de obra.
Si bien el margen de contribución muestra la cantidad de ganancias que se generan por cada artículo individual que vende su restaurante, puede ser más útil pensar en esta relación como la cantidad de dólares que quedan de cada dólar de ingresos una vez pagados todos los gastos.
El margen total desempeña un papel aún mayor que los márgenes unitarios.
Esta fórmula calcula su margen de contribución total:
Sus contribuciones totales son las ganancias que recibe por la venta de comidas menos todos los costos de fabricación o compra de esos artículos. Los artículos que contribuyen a este número incluyen los costos de alimentos, bebidas y mano de obra.
Si bien el margen de contribución muestra la cantidad de ganancias que se generan por cada artículo individual que vende su restaurante, puede ser más útil pensar en esta relación como la cantidad de dólares que quedan de cada dólar de ingresos una vez pagados todos los gastos.
También puede ser beneficioso observar qué porcentaje de las ventas y los costos contribuyen a los márgenes totales en lugar de los montos absolutos en dólares.
Por ejemplo, supongamos que vendes un tipo de plato por 20$ y a tu restaurante le cuesta 15$ fabricarlo. Con la fórmula anterior, descubriríamos que este margen unitario es del 25%.
Sin embargo, si utilizamos un porcentaje en lugar de un valor absoluto, podemos ver que el 75% de los ingresos de tu restaurante provienen de la venta de este plato y el 25% de tus costos se destina a prepararlo.
También puedes usar la misma fórmula para calcular un porcentaje de margen total utilizando un valor absoluto, que sería 20$ en ventas menos 15$ en costes variables dividido por el importe total en dólares (45$) que entra en tu negocio (en este caso, sería del 38,89%).
Utilice los balances
Un balance es un estado financiero que muestra qué activos, pasivos y capital accionarial tiene una organización.
Algunos factores que quizás desee considerar son el balance de apertura, el balance de cierre del año en curso, los estados de resultados, los estados de flujo de caja y el ratio de capital circulante.
Al restar los pasivos totales del capital de los accionistas, obtendrá el patrimonio neto de su empresa.
También puedes comparar los años anteriores con el balance de cierre de este año para ver cuánto dinero ha ganado tu restaurante a lo largo del tiempo, lo que puede ser otro indicador de la salud financiera.
El seguimiento de estos le permitirá controlar mejor el patrimonio neto de su restaurante y ver qué tan bien le va a su negocio con el tiempo.
Presupuesto para eventos de ventas, promociones y festivales
Hay muchos eventos de ventas diferentes en los que los restaurantes pueden querer participar para impulsar su negocio.
Algunos ejemplos incluyen promociones específicas de restaurantes, especiales navideños y happy hours.
Si no estás seguro de cuánto debes cobrar por ciertos artículos durante estos eventos, puedes usar el método de precios con costo más. Esto significa que cogerás los costes totales de tu producto y le añadirás un porcentaje determinado para determinar el precio al que debes venderlo.
También puedes tener en cuenta el tiempo adicional que tardarán tus empleados en prepararse para estos eventos de ventas y tener en cuenta también este costo.
Es importante entender cuánto dinero necesita, qué impulsa la rentabilidad y todos los factores que influyen en el éxito de un restaurante. Una vez que haya adquirido una mejor comprensión de cada uno de ellos, podrá ver cómo pueden trabajar todos juntos para que su restaurante funcione de manera más eficaz.
Definir períodos contables
Los períodos contables son los momentos designados en los que los contadores realizan ajustes en los registros contables o preparan los estados financieros.
Como se mencionó anteriormente, es posible que desee analizar los períodos contables mensuales y trimestrales, así como los anuales. Estos se pueden configurar en el sistema de registro (SOR) de su restaurante y ayudarán a mantener todo en orden a lo largo del tiempo.
Dado que hay 12 meses en un año, esto significa que la mayoría de las personas obtendrán ventas anuales, que es lo que esperan para su negocio durante un año.
Sin embargo, es posible que desees considerar hacerlo trimestralmente, lo que puede dar al equipo de administración de tu restaurante más información sobre la marcha de las ventas en el año en curso, así como proporcionar información útil para la gestión del inventario.
Otra idea es utilizar ratios contables, que se pueden calcular a partir de los estados financieros. Los contadores utilizan los ratios contables para ayudarlos a monitorear el desempeño financiero de las empresas. Muchos de estos las proporciones miden qué tan bien una empresa está funcionando y si es financieramente saludable o no.
Algunos de los ratios contables más utilizados incluyen el ratio de capital circulante, el ratio de rotación, la utilización de activos y los ratios de liquidez.
- La ratio de capital circulante se basa en los activos y pasivos corrientes. Los activos corrientes incluyen efectivo, acciones e inventario; mientras que los pasivos corrientes son aquellos que deberán pagarse dentro de un año, como las cuentas por pagar y la deuda a largo plazo.
- El índice de rotación es una comparación de las ventas y el costo de los bienes vendidos, también conocido como COGS. Hablamos de esto con más detalle al principio del artículo.
- La utilización de los activos de un restaurante se mide comparando sus activos totales con las ventas anuales
- El ratio de liquidez es una comparación de los ratios actuales y rápidos, que se encuentran todos en los estados de flujo de caja. La ratio rápida o acertada se calcula tomando los activos más líquidos de la empresa (efectivo, valores negociables, etc.) y dividiéndolos entre los pasivos corrientes que pueden pagarse dentro
También debe tener en cuenta que algunas empresas pueden tener un cierre de año fiscal diferente al de otras, por lo que querrá comprobarlo antes de comenzar su análisis.
Presta atención a los cambios en el salario mínimo
Se prevé que el salario mínimo aumente en muchas provincias de EE. UU. y Canadá en los próximos años. Este cambio afectará a la industria de los restaurantes y debes estar al tanto de todos estos cambios si se aplican a tu negocio.
Es posible que desee echar un vistazo a lo que está sucediendo en su área, así como a las leyes laborales que entrarán en vigor pronto y que pueden afectar los costos laborales de su restaurante.
Encuentre al contador/contable adecuado
Contratar a un contador es algo que puedes hacer para ayudar a tu restaurante a administrar sus finanzas.
Deberá elegir a alguien que se especialice en la industria de restaurantes y que tenga experiencia trabajando con restaurantes para que conozca bien lo que su empresa necesita en términos de servicios de contabilidad.
Otro factor a tener en cuenta al contratar a un contador o contable profesional es que tenga las licencias y certificaciones adecuadas.
Asegúrese de que su contador apruebe estas pruebas porque significa que está al día con las leyes tributarias, los reglamentos y otra información importante en la industria de los restaurantes. Puede ser una gran ventaja para ti contratar a alguien que tenga este conocimiento, ya que puede ahorrarle tiempo a la hora de completar ciertas tareas o proyectos.
Considere la contabilidad sin fines de lucro
La contabilidad sin fines de lucro es un subconjunto de la contabilidad diseñado específicamente para las organizaciones sin fines de lucro. Las organizaciones sin fines de lucro pueden tener varias estructuras diferentes, pero todas tienen el mismo objetivo: prestar un servicio o perseguir una causa sin ser autosuficientes desde el punto de vista financiero.
La función principal de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro es rastrear los fondos entrantes y salientes para garantizar la estabilidad financiera de la organización. Los servicios de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro ayudan a las organizaciones a mantener sus registros actualizados para que puedan presentar los formularios correspondientes del IRS a tiempo.
La contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro también ayuda a garantizar que las finanzas de la organización estén siempre en orden, lo que puede ayudarla a mantener su estado de exención de impuestos ante el IRS.
Software de contabilidad para restaurantes
Una de las inversiones más importantes que puede hacer como restaurador es invertir en sistemas POS y teneduría de libros para restaurantes eso le ayudará a gestionar todos los aspectos de su negocio, desde su inventario inicial hasta la previsión de ventas.
Los datos de punto de venta brindan a los propietarios información sobre los indicadores clave de rendimiento de sus restaurantes a lo largo del tiempo para realizar un seguimiento del inventario, las ventas y los costos laborales. También pueden ayudarlo a controlar el costo de los alimentos, ya que le permitirá rastrear los artículos que caducan pronto para que no se desperdicien.
Muchos propietarios de restaurantes utilizan software de contabilidad para todo, desde la creación de presupuestos hasta la gestión de sus proyecciones de flujo de caja. Contabilidad el software se conecta a su punto de venta lo que le permite a su contador generar informes contables, un informe de ventas diario, averiguar el tamaño promedio de los cheques, determinar las contribuciones fiscales, los costos laborales y realizar la conciliación financiera.
Algunos beneficios de usar este tipo de programa incluyen:
- Aumenta la eficiencia y la eficacia operativas
- Ayuda a contratar, capacitar y administrar a sus empleados
- Simplifica sus actividades de ingreso de datos
- Crea tus propias facturas y estados de pérdidas y ganancias regulares (flujo de caja)
- Aumenta la transparencia de la empresa al brindar a todos acceso en tiempo real a los datos financieros. Esto es especialmente importante para los propietarios y operadores que desean que sus empleados sepan cómo va la empresa en cualquier momento del día o de la noche para ser lo más productivos posible.
- Realiza un seguimiento de tu inventario y tus cuentas por cobrar para que sepas cuál es la situación financiera en todo momento. También puedes crear informes que te ayuden a identificar tendencias, como qué artículos se venden más durante determinadas temporadas o en diferentes días de la semana.
- Agiliza las tareas de contabilidad y ahorra tiempo, ya que puedes hacer cosas como programar el pago automático de las facturas, recibir actualizaciones financieras en tiempo real y crear presupuestos basados en tus proyecciones de ventas.
Algunos sistemas de software de contabilidad son:
- Quickbooks en línea - esto es un solución basada en la nube al que se puede acceder desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
- Software de contabilidad Xero - este software cuenta con más de un millón de empresas de todo el mundo que lo utilizan. Es un programa de contabilidad fácil de usar con un excelente servicio de atención al cliente que lo ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
- Salvia 50 - este es un programa de contabilidad que lo ayudará a administrar todas las finanzas de su restaurante. Incluye el control de inventario, la gestión de órdenes de compra, el análisis y la previsión de ventas, los servicios de nómina, las funciones de cálculo de costes de los trabajos, las herramientas de elaboración de informes, etc.
- Microsoft Dynamics - este software es una excelente opción para quienes desean usarlo en sus dispositivos móviles y de escritorio. También tiene acceso a un portal en línea donde puede administrar las finanzas de su restaurante desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Agente gratuito - Software de facturación y contabilidad para autónomos y pequeñas empresas. También se integra con muchos de los proveedores de nómina más populares, como Paycheque, ADP o Braintree, y te permite crear facturas, gestionar gastos y recibir pagos en línea.
- Libros nuevos - software de facturación y seguimiento del tiempo en línea para autónomos, consultores o equipos que facturan a los clientes por hora o proyecto.
- Libros Zoho - software de contabilidad con facturación, nómina y más para emprendedores y propietarios de negocios que desean administrar sus negocios en un solo lugar.
- OnPay - una forma sencilla de pagar a sus empleados y recibir el pago de ellos. Es un software de nómina que se integra con Quickbooks, Xero o Wave Accounting.
- Onda - un programa de contabilidad que le ayuda a hacer de todo, desde crear presupuestos y enviar facturas hasta aceptar pagos en línea de clientes, vendedores, etc.
- GP - un programa de contabilidad sencillo y gratuito que le ayuda a hacer cosas como crear presupuestos, generar informes, etc.
y más...
Los propietarios de restaurantes pueden usar varias formas de software de contabilidad para simplificar sus negocios y aumentar la precisión de sus datos financieros. Contabilidad el software es una excelente manera para un restaurante los propietarios pueden administrar todos los aspectos de las finanzas de sus restaurantes desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo, incluidos los dispositivos móviles o de escritorio.
El programa de contabilidad adecuado le facilitará la creación de presupuestos, la determinación del tamaño promedio de los cheques, la determinación de las contribuciones tributarias, los costos laborales y la conciliación financiera.
Los conceptos de contabilidad de restaurantes descritos al principio del artículo son útiles para ayudarlo a comprender qué es la contabilidad y la importancia que tiene cuando se hace correctamente.
Administrar un restaurante también puede consistir en contratar contadores que puedan ayudarte a crear presupuestos y administrar las finanzas de tu restaurante junto con tu software de contabilidad.
Una vez que comprenda mejor los conceptos básicos de lo que puede ofrecer el software de contabilidad para restaurantes, podrá tomar decisiones informadas sobre si una solución en línea o fuera de línea funcionará mejor para su restaurante. Ahora que tiene una idea básica de lo que debe y no debe hacer, puede determinar mejor qué paso tomar a continuación para actualizar las técnicas de contabilidad que utiliza actualmente.
Consulta tu ROI crezca con WISK, nunca tendrá que abordar las complejidades de la contabilidad de los restaurantes por su cuenta. Nuestro apoyo inquebrantable y nuestras soluciones integrales están aquí para guiarlo a lo largo del proceso y equiparlo con las herramientas necesarias. Desde la gestión de los gastos hasta el seguimiento de los ingresos y la garantía de registros financieros precisos, WISK es su socio confiable para lograr la claridad financiera. Tenga la seguridad de que WISK está aquí para ayudarlo en cada paso del camino. No pierdas la oportunidad, ¡reserve una llamada ahora!
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