Nous ne pouvons nier que, quels que soient le procédé et la technologie utilisés, toute personne travaillant sur inventaire alimentaire la surveillance peut se heurter à divers défis. Malgré les difficultés, le suivi et le contrôle des stocks frais est l'une des responsabilités les plus importantes de l'exploitation de votre restaurant.

De nombreuses entreprises de restauration choisissent d'utiliser une solution de gestion des stocks intégré avec un Système POS, tandis que d'autres continuent à effectuer le processus manuel en utilisant un stylo et du papier. Un moyen utile d'utiliser un rapport d'utilisation des stocks est de définir un inventaire par niveau de restaurant. à l'aide de feuilles de calcul.

Dans ce blog, nous vous apprendrons la méthode de base pour faire un inventaire à l'aide des niveaux d'inventaire des restaurants et discuterons de son importance. Et nous vous montrerons comment configurer votre par gestion des stocks en utilisant des feuilles de calcul pour votre restaurant.

Comment créer une feuille d'inventaire des pièces

Le plus haut niveau d'activité du secteur de la restauration dépense est l'alimentation et, en moyenne, les restaurateurs consacrent de 25 à 40 % de leurs ventes à l'inventaire. Pour gérer un restaurant avec succès, il est recommandé de maintenir un niveau d'inventaire adéquat pour répondre à la demande de vos clients tout en offrant une protection en cas de pics imprévus. Une feuille d'inventaire périodique peut vous aider à conserver une quantité minimale d'articles à portée de main à tout moment.

Qu'est-ce qu'un inventaire par pour la gestion de l'inventaire de votre restaurant ?

Par inventaire est un inventaire de restaurant gestion approche qui consiste à toujours conserver une quantité minimale d'inventaire dans votre restaurant, également appelée « pair ».

Le stock par action n'est pas le même que le stock réel. Le niveau nominal est la quantité idéale de chaque ingrédient brut que vous définissez comme niveau nominal. Le réglage des pièces vous avertit lorsque les niveaux de stock d'un article en particulier doivent être réorganisés.

Les feuilles d'inventaire par sont une feuille de calcul qui vous aide à obtenir ces minimums et à déterminer la quantité de nourriture ou inventaire du bar pour passer commande auprès de vos fournisseurs. Cette feuille de calcul peut être maintenue numériquement ou sur papier.

Y a-t-il une différence entre les niveaux nominaux pour les restaurants et les niveaux nominaux pour les bars ?

Quelques composants sont nécessaire pour commencer déterminer le niveau par de votre restaurant inventaire pour chaque ingrédient.

• Horaires pour chaque article livraison
• La demande des clients pour chaque article (rapport des ventes)
• Inventaire en moyenne

Pour avoir une meilleure idée de la demande d'un article, nous vous suggérons de calculer d'abord son taux de rotation des stocks afin de déterminer le nombre de jours nécessaires pour vendre votre stock.

Ce que vous devez prendre en compte pour calculer vos niveaux de stock nominal

Une fois que vous aurez obtenu le ratio des stocks disponibles et le rapport des ventes d'un article, vous serez en mesure de calculer la quantité de marchandises utilisée entre les livraisons et la rapidité avec laquelle vous parcourez les stocks (chiffre d'affaires).

Entre-temps, pour calculer des pièces précises pour votre bar, vous devez tenir compte de certains facteurs tels que :

1. Examen de l'utilisation historique- Compter le nombre de fois que chaque article a été utilisé au cours des derniers mois. Une période de 5 mois nécessiterait 546 bouteilles de Hiatus tequila.
2. Calcul de l'utilisation hebdomadaire moyenne-Pour obtenir votre utilisation hebdomadaire, multipliez votre utilisation historique des données par le nombre de semaines. Par exemple, 546 bouteilles de tequila Hiatus divisées par 21 semaines = 26 par semaine.
3. La saisonnalité doit être clarifiée- Ajustez cette utilisation moyenne. Réfléchissez aux conséquences d'une haute saison si vous avez utilisé les données de votre basse saison. Votre saison sera peut-être 50 % plus chargée que d'habitude. 26 bouteilles x 1,5 = 39 bouteilles par semaine minimum.
4. Fixer un objectif- Estimez l'utilisation moyenne de l'inventaire dont vous aurez besoin. Fixez-vous un objectif de deux semaines pour éviter les ruptures de stock, mais soyez réaliste. Ajustez la saisonnalité sur un inventaire hebdomadaire de 39 bouteilles par semaine et doublez-le de deux semaines d'inventaire pour atteindre une valeur cible de deux semaines. Le nombre total de bouteilles dans votre lot est de 78.

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Comment calculer le niveau par ?

Voici la formule générale pour estimer le niveau de parité :

Inventaire normal utilisé par semaine + filet de sécurité = niveau normal

Prenons un exemple ici.

Dans votre snack-house affaires, les pains à hamburger sont des ingrédients majeurs pour vous. Chaque lundi, il est réapprovisionné. Par conséquent, votre niveau par défaut sera votre consommation hebdomadaire et votre stock de filet de sécurité en cas d'urgence ou d'occasions spéciales.

Supposons que vous utilisiez 200 sacs de pains à hamburger par semaine et que vous souhaitiez également maintenir un filet de sécurité de 10 %. Et vous devriez toujours avoir assez de brioches pour couvrir 220 commandes de brioches après chaque inventaire. Si un sac suffit pour fournir 10 commandes, votre niveau normal sera de 22 sacs de pains à hamburger. Consultez la répartition ci-dessous :

Inventaire normal utilisé par semaine + filet de sécurité = niveau normal

20 sacs + (10 % x 20 sacs) = niveau par

20 sacs + 2 sacs = par niveau

22 sacs = par niveau

Grâce à cette approche, vous saurez comment définir la valeur nominale de chacune de vos matières premières. Lorsque votre stock réel tombera en dessous du niveau nominal, vous saurez qu'il est temps de passer une nouvelle commande.

Qu'est-ce que le stock de sécurité dans le système d'inventaire des pièces ?

Le stock de sécurité est le stock supplémentaire que vous gardez à portée de main au-delà de votre niveau d'utilisation habituel en tant que filet de sécurité en cas d'urgence.

En règle générale, 10 % de l'utilisation moyenne de votre inventaire doit être considéré comme un stock de sécurité pour un seul article.

Système de suivi des stocks

Pour définir un niveau de référence, la première étape consiste à mettre en place un système de suivi des stocks afin que vous puissiez suivre vos niveaux de stock réels. Cela vous aidera à garder le contrôle de votre inventaire et à ne plus jamais être à court de marchandises.

Lisez notre guide détaillé sur la mise en place d'un système de suivi des stocks.

Comment est établi le niveau d'inventaire des pièces ?

Si votre long processus implique plusieurs fournisseurs pour votre restaurant, vous avez probablement déjà eu un suivi d'inventaire à ce sujet. Réexaminez vos bons de commande et les reçus de vos fournisseurs. Décidez de la quantité de nourriture consommée entre les livraisons pour déterminer le montant de la commande par commande. La priorité est donnée à la fréquence de livraison lors du calcul du stock par niveau.

Comment créer une feuille d'inventaire par pièce pour votre restaurant ?

Création d'une feuille d'inventaire par pièce pour l'inventaire de votre restaurant gestion est assez simple, il vous suffit de comprendre le contenu de chaque colonne. Vous pouvez utiliser des outils tels que Microsoft Excel et Google Sheets. Pour créer une feuille d'inventaire des pièces, ajoutez un tableau contenant les six colonnes répertoriées ci-dessous :

• Article - Entrez le nom de l'article d'inventaire brut ou du produit alimentaire qui doit être commandé. Il est également idéal de prendre note du volume de l'article s'il est en vrac. (par exemple, un paquet de 1 livre de jambon, 2 boîtes de sauce tomate Del Monte, 1 litre de jus d'orange
• Par niveau - C'est ici que vous enregistrez la quantité nominale ou minimale de cet article que vous devez avoir sous la main chaque fois que vous réapprovisionnez votre restaurant ou votre bar inventaire. Cette colonne ne peut inclure qu'un nombre, un poids ou un volume.
• Niveau d'inventaire actuel - Cette colonne indique la quantité de cet article que vous avez actuellement en stock.
• Stock d'urgence - C'est toujours une bonne idée d'avoir des stocks supplémentaires à portée de main au cas où la demande augmenterait de manière inattendue ou en cas de problème. En cas de pénurie ou d'interruption de la chaîne d'approvisionnement, ou lorsque les choses sont difficiles à obtenir, pensez à mettre en réserve votre niveau d'approvisionnement en stock d'urgence. Cette colonne est totalement facultative.
• Usage spécial par - Si votre restaurant organise des événements spéciaux, organise des événements éphémères ou propose des services de traiteur, vous devrez peut-être acheter des stocks supplémentaires pour ces occasions, ce que vous ne compteriez pas dans votre montant quotidien. Assurez-vous d'avoir les fournitures dont vous avez besoin pour ces occasions spéciales en utilisant la colonne « Usage spécial » par colonne.
• Montant de la commande - Après avoir rempli les autres colonnes de votre feuille d'inventaire et effectué certains calculs (nous y reviendrons plus tard), vous obtiendrez un montant de commande qui précise la quantité de chaque article que vous devez commander pour maintenir votre niveau de stock nominal.

Vous pouvez désormais disposer cette feuille de deux manières :

• Par type de matière première : vous pouvez trier vos produits par légumes, produits laitiers, céréales, etc.
• Par différents fournisseurs- Vous pouvez répertorier les ingrédients commandés et les diviser par le nom du fournisseur sur la feuille.

Notez que vous devrez comptabiliser, calculer et mettre à jour manuellement les niveaux de stock réels chaque jour ou chaque semaine (en fonction de la rapidité avec laquelle vous utilisez le stock).

Modèle de feuille d'inventaire des pièces

Pour vous assurer de suivre le modèle de feuille d'inventaire par, nous vous avons fourni quelques exemples de lignes ci-dessous à titre de guide.

Comment maintenez-vous un niveau de stock normal ?

Chaque ingrédient possède une quantité spécifique de stock de sécurité. Cependant, une bonne règle de base dans le secteur de la restauration est de conserver environ 20 à 30 % de l'utilisation hebdomadaire des factures en stock de sécurité. Cela permet de faire face à une demande imprévue. Il est essentiel de analyser vos données de vente et votre taux de rotation des stocks ; cela vous aidera à mieux prévoir et à minimiser le gaspillage alimentaire ou le stockage.

Les avantages d'une politique de parité

À ce stade, une fois que vous aurez trouvé le niveau PAR optimal, vous serez en mesure de vous assurer que votre entreprise de restauration ne soit pas à court de ressources tout en évitant de gaspiller trop d'argent et d'argent immobilisé dans des stocks inutilisés.

Les avantages d'un plan de niveau PAR réussi incluent :

• Le gaspillage alimentaire est réduit
• Obtenir un bon taux de rotation des stocks
• Contrôle des commandes d'inventaire amélioré
• Économiser de l'argent

Autres indicateurs de réussite au niveau du pair

Vous pouvez également mesurer l'efficacité à l'aide d'autres indicateurs utiles :

• Taux de rotation des stocks : fait référence au nombre de fois que le stock est vendu et réapprovisionné au cours d'une période donnée.
• Jours disponibles : fait référence au nombre de jours d'inventaire qu'une entreprise conserve à un moment donné
• Inventaire rétrécissement - fait référence à la quantité de stock qui se situe entre les mailles du filet et qui n'est pas vendue.

Commandes auprès des fournisseurs en fonction des niveaux de parité

Lorsque vous achetez de la nourriture, comparez votre quantité réelle à votre juste valeur nominale. À moins que vous ne soyez en rupture de stock, le niveau par défaut que vous avez défini n'est pas le montant idéal de votre commande. Votre commande est destinée à être réapprovisionnée et à répondre aux besoins en stock normal.

Pour reprendre l'exemple des petits pains, vous aurez besoin de 22 sacs par livraison. Peut-être que vous n'avez utilisé que 13 sacs la semaine dernière en raison de la lenteur de la semaine. Pour commander du stock, commencez par votre quantité minimale nominale (22 sacs) et soustrayez votre résidu (9 sacs), ce sera (13 sacs).

Niveau par - Inventaire restant = Taille de la commande

22 sacs - 9 sacs = taille de la commande

13 sacs = Taille de la commande

Les commandes quotidiennes de 13 sacs porteront votre consommation moyenne d'inventaire au niveau normal de 22 sacs.

Dois-je organiser la feuille d'inventaire des pièces en fonction des fournisseurs ou du type de nourriture ?

Si vous n'avez qu'un ou deux fournisseurs pour tous vos besoins en matières premières, vous pouvez organiser la fiche en fonction des matières. En effet, vous n'aurez pas à suivre de nombreuses sources de commandes et leurs spécificités ; vous vous concentrerez plutôt sur le type de matières premières.

Si vous avez plusieurs fournisseurs dans votre restaurant, il est préférable de conserver la feuille organisée par fournisseur. De cette manière, vous pouvez suivre les différentes livraisons et commandes essentiel approvisionnements provenant de chaque source en même temps.

Les feuilles de pièces doivent-elles être papier ou numérisées ?

Une feuille de répartition traditionnelle prend beaucoup de temps ; une feuille de répartition numérique est plus efficace. N'oubliez pas que vous devrez imprimer des feuilles de pièces chaque fois que vous recevrez un nouvelle gestion des stocks commande, qui peut être quotidienne. Chaque fois que vous commandez du stock, vous pouvez facilement mettre à jour les feuilles de pièces informatisées.

Pour consulter les feuilles de classement en ligne tout en parcourant votre inventaire supplémentaire, utilisez une tablette ou un autre appareil mobile. Quel que soit le système que vous adoptez, respectez-le.

Mais qu'en est-il des situations dans lesquelles il faut plus de nourriture ?

Si vos clients passent des commandes plusieurs jours à l'avance ou si les fournisseurs vous avertissent d'une tempête imminente, vous pouvez ajuster le montant de votre commande.

Existe-t-il d'autres solutions d'inventaire pour les restaurants que les feuilles par feuille ?

Les feuilles de calcul Excel et le système de gestion des stocks sont les deux techniques les plus courantes pour maintenir les niveaux PAR :

• Une feuille de calcul Excel est généralement utilisée pour créer une feuille de calcul de niveau PAR. Cette stratégie implique la collecte manuelle d'informations telles que les niveaux de stock actuels.
• Inventaire logiciel de gestion tient un compte à jour et précis de la quantité de chaque article que vous avez vendu ou consommé, en vous fournissant des données en temps réel pour calculer votre niveau PAR.

Bien que toutes ces techniques puissent et soient utilisées par les entreprises pour surveiller les niveaux d'inventaire PAR, un système basé sur le cloud présente des avantages importants.

Le système d'inventaire de votre restaurant automatise le contrôle des stocks en le reliant à votre logiciel de point de vente, ce qui élimine le risque d'erreur humaine lors de la saisie des données et garantit que vos données sont constamment à jour. Il vous offre également une meilleure visibilité des tendances saisonnières et à long terme, ce qui vous permet de mieux estimer les pics et les creux d'utilisation des stocks.

Pouvez-vous utiliser un logiciel pour suivre les pièces

Pour contrôler les niveaux de stock, vous pouvez utiliser votre logiciel d'inventaire tel que FOUET ! pour créer des alertes en cas de rupture de stock et remplir automatiquement les bons de commande au moment du réapprovisionnement. De plus, si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, votre programme vous fournira des informations précises sur les délais.

Un autre avantage du logiciel d'inventaire est qu'il fournit un aperçu complet des dates de péremption, ce qui est essentiel dans les secteurs de l'alimentation et des boissons. restaurants, hôtels et produits pharmaceutiques. Consultez votre retour sur investissement montez en flèche au fur et à mesure que vous mettez en pratique la meilleure façon de créer une feuille d'inventaire de bar.

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