No podemos negar que, independientemente del proceso y la tecnología utilizados, cualquier persona que trabaje en inventario de alimentos el monitoreo puede experimentar una variedad de desafíos. A pesar de las dificultades, el seguimiento y el control del inventario costos es una de las responsabilidades más importantes en la operación de su restaurante.

Muchas empresas de restaurantes optan por emplear una solución de gestión de inventario integrada con un Sistema POS, mientras que otros siguen realizando el proceso manual con lápiz y papel. Una forma útil de utilizar un informe de uso del inventario es establecer un inventario de nivel nominal para un restaurante uso de hojas de cálculo.

En este blog, te enseñaremos el método básico para hacer un inventario con el uso de los niveles de par del inventario de los restaurantes y analizaremos su importancia. Y le mostraremos cómo configurar su par gestión de inventario usar hojas de cálculo para tu restaurante.

Cómo crear una hoja de inventario par

El más operativo de la industria de restaurantes gasto es comida y, en promedio, los operadores de restaurantes gastan del 25 al 40 por ciento de sus ventas en inventario. Para gestionar un restaurante exitoso, se recomienda mantener un nivel de inventario adecuado para satisfacer la demanda de los clientes y, al mismo tiempo, ofrecer una protección en caso de picos inesperados. Una hoja de inventario regular puede ayudarte a mantener una cantidad mínima de artículos disponibles en todo momento.

¿Qué es un inventario par para la gestión del inventario de su restaurante?

El inventario de par es el inventario de un restaurante administración enfoque que implica mantener siempre una cantidad mínima de inventario en tu restaurante, también conocido como par.

El stock nominal no es lo mismo que el stock real. El nivel nominal es la cantidad ideal de cada ingrediente crudo que se establece como nivel nominal. La configuración de los pares te avisa cuando es necesario volver a pedir los niveles de stock de un artículo en particular.

Las hojas de inventario de par son una hoja de cálculo que le ayuda a adquirir estos mínimos y determinar la cantidad de alimentos o inventario de bares para hacer pedidos a sus proveedores. Esta hoja de cálculo se puede mantener digitalmente o en papel.

¿Hay alguna diferencia entre los niveles de par para los restaurantes y los niveles de par para los bares?

Algunos componentes son necesario para empezar determinar el nivel nominal de su restaurante inventario para cada ingrediente.

• Cronogramas para cada artículo envío
• La demanda de los clientes de cada artículo (informe de ventas)
• Inventario en promedio

Para tener una mejor perspectiva de la demanda de un artículo, te sugerimos que calcules primero su tasa de rotación de inventario para determinar cuántos días se tarda en vender tu inventario.

Qué debe tener en cuenta para calcular sus niveles de stock nominal

Una vez que hayas adquirido el ratio de inventario disponible y el informe de ventas de un artículo, podrás calcular la cantidad de productos que se utilizan entre las entregas y la rapidez con la que se agota el inventario (facturación).

Mientras tanto, para calcular pares precisos para tu bar, debes tener en cuenta algunos factores como:

1. Analizando el uso histórico- Contar cuántas veces se ha utilizado cada artículo en los últimos meses. Un período de 5 meses requeriría 546 botellas de Hiatus tequila.
2. Calcular el uso semanal promedio-Para obtener tu consumo semanal, multiplica tu uso histórico de datos por el número de semanas. Por ejemplo, 546 botellas de tequila Hiatus divididas entre 21 semanas = 26 por semana.
3. Es necesario aclarar la estacionalidad- Ajusta este uso promedio. Considera las implicaciones de una temporada alta si usaste datos de una temporada baja. Es posible que su temporada esté un 50% más ocupada de lo habitual. 26 botellas x 1,5 = 39 botellas por semana como mínimo.
4. Establecer un objetivo- Calcula el uso promedio del inventario que necesitarás. Establece una meta de dos semanas para evitar la falta de existencias, pero sé realista. Ajuste la estacionalidad de un inventario semanal de 39 botellas por semana y duplíquelo por dos semanas de inventario para alcanzar el objetivo de dos semanas. El número total de botellas de tu par es de 78.

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¿Cómo calcular el nivel nominal?

La siguiente es la fórmula general para estimar el nivel nominal:

Inventario normal utilizado por semana más red de seguridad = nivel nominal

Pongamos un ejemplo aquí.

En tu cafetería negocio, los bollos de hamburguesa son los ingredientes principales para ti. Todos los lunes, se reabastece. Como resultado, su nivel nominal establecido será su consumo semanal más las existencias de la red de seguridad en caso de emergencia u ocasiones especiales.

Supongamos que usas 200 bolsas de bollos de hamburguesa cada semana y también quieres mantener una red de seguridad del 10%. Y siempre querrás suficientes bollos para cubrir 220 pedidos de bollos después de cada inventario. Si una bolsa es suficiente para 10 pedidos, tu nivel de par serán las 22 bolsas de bollos de hamburguesa. Consulta el desglose que aparece a continuación:

Inventario normal utilizado por semana más red de seguridad = nivel nominal

20 bolsas + (10% x 20 bolsas) = Nivel par

20 bolsas + 2 bolsas = nivel par

22 bolsas = por nivel

Con este enfoque, sabrás cómo establecer el nivel de calidad para cualquiera de tus materias primas. Cuando tus existencias reales caigan por debajo del nivel nominal, sabrás que es el momento de volver a hacer el pedido.

¿Qué es el stock de seguridad en el sistema de inventario PAR?

Las existencias de seguridad son las existencias adicionales que tienes a mano por encima de tu nivel de uso habitual como red de seguridad en caso de emergencia.

Como regla general, el 10% del uso promedio de tu inventario debe considerarse como stock de seguridad en un solo artículo.

Sistema de seguimiento de inventario

Para establecer un nivel nominal, el primer paso es establecer un sistema de seguimiento de inventario para que puedas realizar un seguimiento de tus niveles de stock reales. Esto te ayudará a mantenerte al tanto de tu inventario y a no volver a quedarte sin productos.

Lee nuestra guía detallada sobre cómo configurar un sistema de seguimiento de inventario.

¿Cómo se establece un nivel de inventario nominal?

Si tu largo proceso involucra a varios proveedores para tu restaurante, es probable que ya hayas realizado un seguimiento de inventario al respecto. Vuelve a examinar los albaranes de pedido y los recibos de los proveedores. Decide cuánto cuestan los alimentos entre las entregas para decidir el importe nominal del pedido. Al calcular el inventario a nivel nominal, se da prioridad a la frecuencia de entrega.

¿Cómo hacer una hoja de inventario a la par para su restaurante?

Creación de una hoja de inventario nominal para el inventario de su restaurante administración es bastante simple, solo necesitas entender lo que hay en cada columna. Puedes usar herramientas como Microsoft Excel y Google Sheets. Para crear una hoja de inventario par, añada una tabla con las seis columnas que se enumeran a continuación:

• Artículo - Ingresa el nombre del artículo de inventario sin procesar o del producto alimenticio que necesitas pedir. También es ideal tomar nota del volumen del artículo si se vende a granel. (por ejemplo, un paquete de 1 libra de jamón, 2 latas de salsa de tomate Del monte, 1 litro de zumo de naranja
• Por nivel - Aquí es donde registras el par o la cantidad mínima de este artículo que debes tener a mano cada vez que reabasteces tu restaurante o bar. inventario. Esta columna solo puede incluir un número, un peso o un volumen.
• Nivel de inventario actual - Esta columna representa la cantidad de este artículo que tienes actualmente en stock.
• Stock de emergencia - Siempre es una buena idea tener inventario adicional disponible en caso de que la demanda aumente inesperadamente o algo salga mal. Cuando haya escasez o interrupciones en la cadena de suministro, o cuando sea difícil conseguir algo, plantéate la posibilidad de aumentar tu nivel de producción con existencias de emergencia. Esta columna es completamente opcional.
• Uso especial par - Si tu restaurante organiza eventos especiales, ventanas emergentes o servicios de catering, es posible que tengas que comprar existencias adicionales para estas ocasiones que no tendrías en cuenta en tu nivel nominal diario. Asegúrate de disponer de los suministros que necesitas para estas ocasiones especiales utilizando la columna de precios por uso especial.
• Importe del pedido - Tras rellenar las demás columnas de tu hoja de inventario nominal y realizar algunos cálculos (hablaremos de esto más adelante), recibirás un importe de pedido que especifica la cantidad de cada artículo que necesitas pedir para mantener tu nivel de inventario nominal.

Ahora puede organizar esta hoja de dos maneras:

• Por tipo de materia prima: puede clasificar sus productos por verduras, productos lácteos, cereales, etc.
• De varios vendedores- Puede enumerar los ingredientes pedidos y dividirlos por el nombre del proveedor en la hoja.

Ten en cuenta que tendrás que contar, calcular y actualizar manualmente los niveles de existencias reales todos los días o semanalmente (según la rapidez con la que agotes las existencias).

Plantilla de hoja de inventario de Par

Para asegurarte de que sigues la plantilla de la hoja de inventario nominal, te proporcionamos algunas filas de muestra a continuación como guía.

¿Cómo se mantienen los niveles de existencias normales?

Cada ingrediente tiene una cantidad específica de stock de seguridad. Sin embargo, una buena regla general en el sector de la restauración es mantener en stock de seguridad aproximadamente entre el 20 y el 30% del uso de las facturas semanales. Esto permite una demanda imprevista. Es fundamental que analizar sus datos de ventas y su tasa de rotación de inventario; hacerlo le ayudará a pronosticar mejor y minimizar el desperdicio o la acumulación de alimentos.

Los beneficios de una política de nivel par

En este punto, una vez que haya encontrado el nivel de PAR óptimo, podrá asegurarse de que su negocio de restaurantes no se quede sin recursos y, al mismo tiempo, no desperdicie demasiado dinero ni demasiado dinero inmovilizado en inventario no utilizado.

Los beneficios de tener un plan de nivel PAR exitoso incluyen:

• Se reduce el desperdicio de alimentos
• Obtener una buena tasa de rotación de inventario
• Control mejorado de pedidos de inventario
• Ahorrar dinero

Otros indicadores de éxito a la par

Además, puede medir la eficacia con otros indicadores útiles:

• Tasa de rotación de inventario: se refiere al número de veces que el inventario se vende y se reabastece en un período determinado.
• Días disponibles: se refiere a la cantidad de días de inventario que una empresa mantiene disponible en un momento determinado
• Inventario contracción - se refiere a la cantidad de inventario que se encuentra entre grietas y no se vende.

Pedidos a proveedores en función de los niveles de par

Cuando compres comida, compara la cantidad real con tu nivel nominal correcto. A menos que te quedes sin existencias, el nivel nominal establecido no es la cantidad ideal de tu pedido. Su pedido es para reabastecerse y satisfacer las necesidades de stock nominal.

Usando el ejemplo de los bollos, necesitarás 22 bolsas por entrega. Tal vez solo usaste 13 bolsas la semana pasada debido a la lentitud de la semana. Para pedir inventario, empieza con la cantidad mínima nominal (22 bolsas) y resta el resto (9 bolsas), que será (13 bolsas).

Nivel nominal: inventario restante = tamaño del pedido

22 bolsas - 9 bolsas = tamaño del pedido

13 bolsas = tamaño del pedido

Los pedidos diarios de 13 bolsas elevarán tu consumo promedio de inventario al nivel nominal establecido de 22 bolsas.

¿Debo organizar la hoja de inventario por pares según los proveedores o el tipo de alimento?

Si solo tiene uno o dos proveedores para todas sus necesidades de materias primas, puede organizar la hoja en función de los materiales. Esto se debe a que no tendrás que hacer un seguimiento de muchas fuentes de pedidos y sus detalles, sino que te concentrarás en el tipo de materia prima.

Si tiene varios proveedores en su restaurante, es mejor mantener la hoja organizada por proveedor. De esta manera, puede realizar un seguimiento de las diferentes entregas y pedidos esencial suministros de cada fuente al mismo tiempo.

¿Las hojas de repuesto deben ser en papel o digitalizadas?

Una hoja de par tradicional lleva mucho tiempo; una hoja de par digital es más eficiente. Ten en cuenta que tendrás que imprimir hojas a la vez cada vez que recibas una nueva gestión de inventario pedido, que podría ser diario. Cada vez que solicite un inventario, puede actualizar fácilmente las hojas de pares computarizadas.

Para ver las hojas de inventario en línea mientras revisas tu inventario adicional, usa una tableta u otro dispositivo móvil. Sea cual sea el sistema que adoptes, apégate a él.

Pero, ¿qué pasa con las situaciones en las que se necesita más comida?

Si tus clientes hacen pedidos con días de antelación o los proveedores advierten de tormentas inminentes, puedes ajustar el importe del pedido.

¿Existen soluciones de inventario de restaurantes alternativas a las hojas de repuesto?

Las hojas de cálculo Excel y el sistema de gestión de inventario son las dos técnicas más frecuentes para mantener los niveles de PAR:

• Por lo general, se usa una hoja de cálculo de Excel para crear una hoja de cálculo de nivel PAR. Esta estrategia implica recopilar manualmente información como los niveles actuales de existencias.
• Inventario software de administración mantiene un registro actualizado y preciso de la cantidad de cada artículo que has vendido o consumido, lo que te proporciona datos en tiempo real para calcular tu nivel de PAR.

Si bien todas estas técnicas pueden y son utilizadas por las empresas para monitorear los niveles de inventario de PAR, un sistema basado en la nube ofrece ventajas significativas.

El sistema de inventario de su restaurante automatiza el control de existencias al vincularlo con su software de punto de venta, lo que elimina el riesgo de errores humanos al introducir los datos y garantiza que sus datos estén constantemente actualizados. También le brinda una mejor visibilidad de las tendencias estacionales y a largo plazo, lo que le permite estimar mejor los picos y mínimos de utilización del inventario.

¿Puedes usar software para rastrear pares?

Cuando se trata de controlar los niveles de existencias, puede utilizar su software de inventario, como ¡BATIDOR! para crear alertas en caso de escasez de existencias y rellenar automáticamente los pedidos de compra cuando llegue el momento de reabastecerlos. Además, si trabaja con más de un proveedor, su programa le ofrecerá información precisa sobre los plazos de entrega.

Otra ventaja del software de inventario es que proporciona una visión completa de las fechas de caducidad, lo cual es fundamental en empresas como las de alimentos y bebidas. restaurantes, hoteles y productos farmacéuticos. Consulta tu ROI se disparan a medida que pones en práctica la mejor forma de configurar una hoja de inventario de bares.

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