Strategies for payroll and taxes for restaurant owners

Le service de paie peut représenter un défi de taille pour les restaurateurs. Combien devriez-vous payer à vos employés ? Salaires horaires ou annuels ? Quelles sont les charges sociales que je dois payer et quand ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions qui viennent à l'esprit lorsque l'on pense à la gestion de la paie. Heureusement, il existe des systèmes de paie qui vous permettent de relever plus facilement ces défis afin que vous puissiez vous concentrer sur la gestion plus efficace de votre entreprise.

Dans cet article de blog, nous discuterons du fonctionnement des systèmes de paie et de la manière dont ils aident les restaurateurs à assumer leurs responsabilités en matière de paie de manière équitable pour toutes les parties concernées (c'est-à-dire les employés).

Qu'est-ce que la paie ?

Un bulletin de paie est la liste de tous les employés payés par un seul employeur. Les employés reçoivent un salaire de base moyen à titre de compensation financière pour les services qu'ils fournissent. Les salaires des employés peuvent être déterminés sur une base horaire ou annuelle et les charges sociales sont déduites de la masse salariale avant d'être envoyées aux employés (c'est-à-dire les charges sociales des employeurs).

Qu'est-ce que la retenue à la source ?

La retenue à la source est le processus qui consiste à déduire un certain montant de chaque salaire, que vous utiliserez pour payer les impôts sur le revenu de vos employés. Cela signifie que si un employé touche un salaire de 1 000 dollars par semaine, par exemple, avec des retenues sur la paie, il devra généralement prélever environ 25 % afin de couvrir les paiements d'impôts fédéraux et étatiques.

Les jeunes employés n'ont peut-être pas à payer d'impôts sur le revenu, mais vous devrez tout de même retenir l'impôt sur les salaires au taux de 15 %. Lorsqu'un salarié atteint l'âge où la loi l'oblige à payer ses propres impôts sur le revenu, ce pourcentage est susceptible de changer.

Lors du calcul de la retenue à la source, vous devrez prendre en compte certains éléments, notamment le salaire brut de l'employé. Il s'agira du salaire qui leur sera versé avant toute déduction. Vous devrez peut-être également prendre en compte le nombre d'allocations réclamées sur votre formulaire W-4 et toute taxe supplémentaire pouvant être pertinente pour votre État ou votre comté.

L'employé est tenu de déposer sa déclaration de revenus fédérale chaque année, afin de déclarer tous les revenus qu'il a gagnés et de payer les salaires imposables dus. Ils seront également tenus de payer leurs impôts d'État en conséquence, qui peuvent différer de vos retenues salariales selon votre lieu de résidence. Si un employeur ne retient pas suffisamment d'argent sur les salaires ou en a trop retenu, l'employé est toujours responsable du paiement de ses propres impôts.

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Comment calculer la retenue à la source

L'IRS fournit un calculateur de talon de paie qui vous permettra de déterminer facilement ce que vos employés devraient recevoir et déduire sur un chèque de paie donné. Il prend en compte l'ensemble des différentes variables mentionnées ci-dessus afin de vous aider à respecter vos obligations en tant qu'employeur.

Vous commencez à effectuer la paie manuellement ? Prenez note de ces

1. Postulez pour un FEIN (numéro d'identification fédéral de l'employeur)
2. Enregistrez tous les employeurs (y compris vous-même) et votre personnel auprès de l'État (assurez-vous d'enregistrer les nouveaux employés au fur et à mesure que vous les accueillez)
3. Inscrivez-vous auprès de EFTPS (Système électronique de paiement des impôts fédéraux)
4. Trouvez un calendrier de paie et ajoutez de nouveaux employés en fonction de leurs compétences
5. Enregistrez les totaux de paie
6. Restez informé des lois et réglementations relatives aux restaurants, c'est-à-dire aux revenus imposables : impôts sur le revenu des États, impôts fédéraux et provinciaux sur les employeurs, impôts fédéraux sur le chômage, charges sociales, lois du travail, etc.
7. Envisagez une assurance invalidité si nécessaire
8. Demandez des conseils juridiques et fiscaux
9. Offrez une réduction aux employés et d'autres avantages
10. Offrez des horaires et des horaires flexibles

La paie des employés se fait en quelques étapes :

1. Découvrez leurs horaires

• Salaire horaire, calculé sur la base des heures travaillées par un employé et de son taux horaire (le montant total que vous payez à votre personnel pour chaque heure).
• La masse salariale, calculée comme une période de paie (mensuelle, bimensuelle, hebdomadaire) multipliée par un salaire fixe.

2. Découvrez leur salaire brut et net

• Salaire brut : calculez les salaires perçus avant impôts ou prélèvements
• Salaire net : calculez les salaires perçus après les charges sociales et autres déductions

3. Découvrez le total de leurs déductions salariales et de leurs impôts combinés

• Impôt sur les salaires : somme totale des impôts fédéraux, étatiques et locaux qu'un individu ou une entreprise doit payer sur ses revenus gagnés afin d'éviter de payer plus à la fin lors du dépôt des déclarations annuelles. Différentes charges sociales sont retenues par les employeurs pour les charges sociales de la sécurité sociale, de l'assurance-maladie et de la FUTA (loi fédérale sur l'impôt sur le chômage).
• Total des retenues salariales : la somme totale des retenues salariales qu'un employé doit payer sur les salaires afin d'éviter de payer plus cher à la fin du dépôt des déclarations annuelles. Les montants de retenue à la source suivants sont prélevés sur le salaire pour l'impôt fédéral sur le revenu, l'impôt sur le revenu de l'État, l'impôt sur le revenu municipal et les charges sociales.

Payer un salaire supérieur au salaire minimum

Le salaire minimum en Amérique du Nord est d'environ 12 dollars de l'heure. Cependant, de nombreux restaurants payent leurs employés plus que cela et il y a une bonne raison à cela ! Si tu es va embaucher une personne qui travaille dans les locaux de votre restaurant devrait être payée au moins autant que ce qui serait considéré comme le « salaire minimum » où que vous viviez.

L'augmentation des salaires s'explique notamment par le fait que les employés sont plus satisfaits de leur travail, que cela réduit le taux de rotation du personnel et qu'elle permet d'économiser de l'argent en n'ayant pas à former constamment de nouveaux employés à plusieurs reprises.

Certains restaurants offrent plus que le salaire minimum, car c'est également un excellent outil de recrutement. Si vous êtes un restaurant situé dans une grande région métropolitaine et que vous souhaitez attirer des candidats de qualité pour travailler pour vous, essayez de proposer un salaire supérieur au salaire minimum.

Beaucoup de gens seront prêts à accepter une baisse de salaire pour travailler dans le secteur de la restauration, car ils y voient une opportunité pour eux de gravir les échelons et de devenir un jour chef de leur propre restaurant. Le fait de donner un peu plus d'argent aux employés peut, bien sûr, leur témoigner de la reconnaissance et leur donner le sentiment d'être des employés appréciés.

Lois sur les salaires et les heures

Ils sont complexes et en constante évolution, ce qui fait qu'il est difficile pour les restaurateurs de savoir combien ils doivent payer leurs employés. Le problème est qu'il existe plusieurs lois salariales différentes, notamment la législation fédérale, la législation des États (souvent appelée « salaire minimum vital »), les ordonnances du gouvernement local et les conventions collectives selon l'endroit où vous vivez.

Il existe également trois composantes principales d'un salaire : le taux de base, la rémunération des heures supplémentaires et les primes.

• Le taux de base est simplement le salaire d'un employé sur un quart de travail régulier. Il n'inclut pas les montants supplémentaires qu'il reçoit pour certains quarts de travail, comme la nuit ou le week-end. Il peut s'agir du salaire minimum ou du salaire fixé par les employeurs.
• La rémunération des heures supplémentaires entre en vigueur lorsqu'un employé effectue plus de 40 heures par semaine. Le temps supplémentaire qu'ils consacrent est compensé par une rémunération des heures supplémentaires, soit au moins la moitié de leur taux horaire normal.
• Les avantages supplémentaires que vous pourriez offrir à vos employés sont des bonus, qui peuvent prendre la forme d'une prime pour travailler la nuit et le week-end, ou de commissions de vente annuelles. Il peut également s'agir de primes de vacances ou d'incitations liées à la performance, telles que des remises pour les employés sur les achats de nourriture au restaurant.

Autres composantes du salaire :

• Les pauses sont des heures non rémunérées accordées aux employés sous forme de pauses déjeuner ou café. Dans certains États, des congés de maladie payés, un nombre fixe de jours de vacances payés et de jours fériés sont également obligatoires.
• La responsabilité est l'une des choses les plus importantes que les restaurateurs doivent faire, car cela les protège de toute responsabilité légale en cas d'accident, de blessure ou de dommages matériels pouvant survenir pendant que les employés travaillent. Aux États-Unis, aucune loi fédérale n'oblige les employeurs à fournir une couverture d'assurance accident, quel qu'en soit le montant, et l'État ne l'exige que si les accidents du travail entraînent plus de 2 500 dollars de coûts liés aux blessures, y compris les frais médicaux et les pertes de salaire.

Quand les employés démissionnent

Les restaurateurs peuvent prendre de nombreuses mesures lorsque leurs employés quittent leur poste. La première chose à faire est de déterminer pourquoi l'employé a démissionné. Si le restaurateur sait pourquoi, il peut l'aider à prendre des mesures pour éviter que cela ne se reproduise. Par exemple, si l'employé démissionne en raison d'une nouvelle opportunité d'emploi ailleurs, le propriétaire pourrait lui proposer un salaire augmentations ou avantages comme l'assurance maladie et les congés payés.

Si un de vos employés a démissionné, il a le droit de recevoir son dernier salaire dans un délai d'une semaine. Vous pouvez payer vos employés par chèque de paie ou par dépôt direct. Si les chèques de paie sont le mode de paiement préféré, un employé peut demander à recevoir son dernier chèque de paie par courrier. Le chèque de paie doit inclure toutes les heures travaillées et le salaire dû pour cette période de paie. Le chèque de paie doit également inclure toutes les déductions salariales qui ont été effectuées, telles que les impôts, les contributions 401 000 ou les déductions salariales.

Réembauche après une perte de personnel

Restaurants qui ont perdu du personnel et qui en ont besoin pour embaucher de nouveaux employés aura probablement beaucoup de difficultés. Pour commencer, il peut sembler difficile de déterminer combien de personnes vous pouvez vous permettre de vivre sans vous en passer à un moment donné.

Vous pourriez également avoir de nombreuses inquiétudes quant à la façon de faire fonctionner le restaurant au mieux de ses capacités. Si vous souhaitez vraiment maintenir votre masse salariale à un niveau bas, à quoi bon embaucher de nouveaux employés ?

La réponse est peut-être qu'il ne s'agit pas toujours d'économiser de l'argent sur les coûts salariaux. Les restaurants sont généralement ouverts 12 heures par jour et certains restent ouverts 24 heures sur 24. Si vous êtes ouvert 24 heures sur 24, il est essentiel d'avoir des employés de restaurant pendant ces 12 heures supplémentaires pour maintenir la croissance de votre entreprise et fonctionne bien !

Cela dépend du restaurant, mais la plupart des systèmes de paie disposent de calculateurs de paie qui peuvent faciliter ce processus. Ils posent des questions telles que le nombre de personnes nécessaires à un moment donné de la journée, le nombre d'heures qu'elles doivent travailler et le montant de la masse salariale. Le calculateur de paie calculera automatiquement les charges sociales, les taux d'heures supplémentaires et vous fournira un calendrier de paie.

Des salaires compétitifs, mais quoi d'autre ?

Les restaurants peuvent offrir bien d'autres choses à leur personnel en plus de salaires compétitifs. La première étape consiste à prélever les charges sociales sur le chèque de paie des employés. Les charges sociales en valent la peine, car elles peuvent varier en fonction du salaire d'une personne, ce qui peut entraîner une augmentation des coûts salariaux pour le restaurateur si les charges sociales ne sont pas prises en compte.

Certains restaurateurs proposent également une assurance maladie et dentaire. Cela dépend du restaurant et de ses avantages sociaux, mais il est important de se rappeler qu'un bon ensemble d'avantages sociaux est tout aussi important que des salaires compétitifs, surtout si vous recherchez des candidats de qualité lorsque vous recrutez pour des postes au sein de votre restaurant.

Les programmes d'avantages sociaux peuvent être un excellent moyen pour les restaurateurs de montrer leur reconnaissance à leurs employés. Il est important que les restaurateurs montrent à leurs employés qu'ils se soucient d'eux en tant que personnes. Travailler dans le secteur de la restauration est également un travail difficile et les gens doivent être rémunérés pour leurs efforts.

Les systèmes de paie peuvent notamment faciliter ce processus en proposant des programmes d'avantages sociaux aux employés, tels qu'une assurance maladie, une assurance dentaire, des plans 401 000 dollars, des primes pour les années de service dans une entreprise ou des congés payés.

Pourboires au personnel

Les restaurateurs peuvent offrir à leurs employés un salaire équitable et des opportunités de participation aux bénéfices. Lorsque les charges sociales sont déduites, le restaurateur gagne moins d'argent qu'il ne le souhaiterait pour que les membres de son personnel soient payés équitablement. Par conséquent, il est important de connaître les lois relatives à l'impôt sur les salaires avant de commencer à payer vos travailleurs afin d'éviter toute pénalité fiscale.

Les employés qui gagnent au moins 30 dollars par mois en pourboires doivent recevoir un salaire en espèces d'au moins 18 dollars de l'heure (sur la base d'une semaine de travail de 40 heures). Les pourboires sont généralement distribués à la fin de chaque période de paie. Par exemple, si une période de paie est de 20 jours, les pourboires seront attribués au personnel le 21e ou le 22e jour.

Certains les restaurateurs ont tendance de lésiner sur les charges sociales et de verser à leurs employés un salaire en espèces inférieur. Ils veulent éviter de payer des impôts sur les salaires en payant le moins possible, mais c'est la chose la plus coûteuse qu'ils puissent faire car il s'agit de cotisations obligatoires qui doivent être payées au nom d'un employé.

Les règles et réglementations relatives aux employés bénéficiant de pourboires varient d'un État à l'autre, mais les systèmes de paie peuvent aider à calculer le montant des employés bénéficiant de pourboires et leur revenu imposable final.

Par exemple, si les pourboires d'une personne sont inférieurs à 20 dollars de l'heure pour un quart de travail complet ou si elle ne reçoit aucun pourboire, les restaurateurs doivent lui verser le salaire minimum en plus de l'argent gagné grâce aux pourboires pendant le quart de travail.

Il est important de se rappeler que les charges sociales sont obligatoires pour ces employés et que les systèmes de paie peuvent aider à calculer le montant à payer en plus des pourboires. Ainsi, si un employé gagne 100$ grâce à des pourboires pendant un quart de travail complet de 12 heures, les calculateurs de paie détermineront automatiquement le montant de l'impôt sur les salaires dû à la fin de la semaine.

Autres types de conseils :

Un pourboire peut provenir de nombreuses sources : une carte de crédit, de l'argent comptant ou même un article échangé au point de vente. Si vous ne savez pas comment enregistrer les pourboires en tant que revenus pour votre entreprise, il est important de suivre de tous les types de paiements des clients qui ne sont pas désignés comme des « pourboires » sur le reçu de carte de crédit et sur les ordinateurs du restaurant.

• Conseils relatifs à la carte de crédit : s'il reste un pourboire sur la carte de crédit, les restaurants le conservent généralement.
• Pourboire : si les employés reçoivent un salaire inférieur au salaire minimum et qu'ils sont versés à d'autres membres du personnel, cet argent ne doit pas être compté dans leurs pourboires à des fins fiscales, car ils ont déjà été inclus dans les salaires.
• Regroupement de pourboires : cette pratique exige que tous les serveurs partagent leurs pourboires et est parfois illégale dans certains États.
• Partage des pourboires : cette pratique exige que tous les employés partagent leurs pourboires, mais elle peut être légale si l'employeur leur verse au moins le salaire minimum ou plus.
• Revenus autres que les pourboires : les restaurateurs devraient également envisager d'autres types de revenus autres que les pourboires qu'ils peuvent recevoir du client, tels qu'une carte-cadeau ou un remboursement.
• Crédit de pourboires : Le crédit de pourboires est important car il permet de délimiter la différence entre les employés horaires, les employés recevant un pourboire et la masse salariale sans pourboire. Les crédits de pourboires ne sont pas seulement déterminés par le salaire minimum fédéral, mais également par la taille de la masse salariale d'un restaurant.

Impôt sur les salaires des employés

Les restaurateurs doivent faire face à des charges sociales. Ils sont similaires aux salaires imposables puisqu'ils comprennent les impôts de sécurité sociale, d'assurance-maladie et d'assurance-chômage des employés que les employeurs doivent retenir sur les salaires de leurs employés et déposer auprès de l'IRS sur une base mensuelle ou trimestrielle. Lorsque les systèmes de paie calculent ces charges sociales (ou « retenues à la source »), ils s'assurent de prendre en compte les éventuelles exonérations d'impôts sur les salaires pour les restaurateurs qui doivent désormais payer des charges sociales.

Calcul des charges sociales

Les charges sociales font partie intégrante de la gestion d'un restaurant. Vous pouvez calculer l'impôt sur les salaires dû en utilisant le Loi fédérale sur les contributions d'assurance (FICA) calculateur de charges sociales.

Aux États-Unis, les charges sociales pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie sont calculées à un taux combiné de 15,30 %. L'employeur paie la moitié, ou le montant total de l'impôt sur les salaires est le même que pour la FICA. L'employé paie sa moitié en effectuant des retenues salariales sur ses chèques de paie.

De plus, le taux d'imposition sur les salaires se situe généralement autour de 10 à 15 % des recettes du restaurant.

Par exemple, si vos ventes brutes mensuelles sont de 200 000$ et que vous avez 12 employés salariés à un salaire moyen de 20$ de l'heure (soit 75 % des salaires FICA), cela équivaut à 2 400 heures par mois, soit 720 jours ouvrables. Le taux d'imposition sur les salaires est donc de 720 x 0,15 % = 108$ pour ce mois-là, en charges sociales seulement.

Formule du coût de la main-d'œuvre dans les restaurants

Coûts principaux des salaires versés aux employés par un restaurant peut inclure des taux d'imposition sur les salaires tels que les déductions d'assurance-maladie et de sécurité sociale sur les indemnités ou les montants bruts de masse salariale. Le taux d'imposition sur les salaires dépendra du salaire d'un employé au cours de sa période de paie.

Par exemple, si le coût salarial d'un restaurant est de 40 000$ et que les charges sociales sont de 3 500$, le coût principal serait de 34 500$. Les taux d'imposition sur les salaires des restaurants dépendront de la fréquence de paie et du système de paie utilisés par un restaurant. Par exemple, si un employé est payé mensuellement, son taux d'imposition sur les salaires serait de 30 %.

Formules salariales des employés :

• Salaire horaire - Impôts sur les salaires = Coûts salariaux
• Coûts salariaux - Taux d'imposition sur les salaires (%) = Salaire horaire
• Salaire horaire x (180 jours/an) = Rémunération annuelle des employés

Coûts de main-d'œuvre moyens des restaurants de restauration rapide : moins de 14 dollars de l'heure, ce qui équivaut à moins de 30 000 dollars par an pour le personnel à temps plein avec avantages sociaux.

Les restaurants à service complet sont généralement plus grands que les restaurants de restauration rapide car ils nécessitent plus de personnel ; cela signifie que les dépenses salariales sont également plus élevées. Les taux d'imposition sur les salaires des restaurants à service complet sont généralement plus élevés que ceux des restaurants de restauration rapide.

• Coûts de main-d'œuvre moyens des restaurants à service complet : 11,50 dollars de l'heure plus les pourboires, soit environ 22 000 dollars par an pour le personnel à temps plein avec avantages sociaux.

Les charges sociales incluses dans les coûts salariaux comprennent :

1. Taxe de sécurité sociale - 12,40 % des salaires jusqu'à 127 200 dollars par an et taxe d'assurance-maladie sur le même montant (2 100 dollars)
2. Assurance chômage fédérale (FUTA) - 0,08 % d'impôt sur les salaires
3. Assurance-chômage de l'État (SUTA) - 0,06 % d'impôt sur les salaires pour les employeurs du Minnesota, du Maine et du New Jersey, tandis que les autres États varient de 0,00 % à 0,24 %.
4. Les impôts FICA sont comptabilisés via les systèmes de paie par l'employeur au nom de ses employés en pourcentage des salaires jusqu'à 127 200 dollars.
5. L'impôt sur le chômage est payé par les employeurs de toutes tailles dans chaque État, et des impôts fédéraux sur les salaires sont dus sur les salaires jusqu'à 127 200 dollars par an.

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Dilemmes fiscaux

Les impôts sont complexes, en particulier les charges sociales. Vous n'avez pas seulement à faire face à l'impôt sur les salaires et sur le revenu, mais également à d'autres dépenses liées à la paie, telles que les cotisations de sécurité sociale ou l'assurance-maladie. Il existe quelques règles générales pour vous assurer de ne pas vous tromper en matière de paie :

• Assurez-vous que vos employés connaissent leur statut fiscal en ce qui concerne le dépôt des déclarations de revenus
• Payez les charges sociales trimestriellement ou mensuellement et toujours à temps pour éviter les pénalités en cas de retard de paiement
• Prenez en charge à l'avance vos obligations en matière d'impôts sur les salaires, comme votre contribution à la sécurité sociale à la fin de chaque année, même si vous ne devez pas beaucoup d'impôts sur les salaires ce trimestre ou ce mois
• Les cotisations de contrepartie de l'employeur doivent être déduites des charges sociales, telles que les transferts de paie à paie
• Connaître les obligations fiscales pour les salaires fédéraux et étatiques

Établissement d'un calendrier de paie

Un calendrier de paie comprend les heures et les jours de travail des employés, ce qu'ils devraient recevoir par heure ou par jour (c'est-à-dire le salaire horaire par rapport au salaire annuel) et la fréquence à laquelle vous souhaitez qu'ils reçoivent leur salaire (c'est-à-dire hebdomadaire, bimensuel, mensuel). Ce calendrier de paie doit également inclure toutes les heures supplémentaires que chaque employé du restaurant peut effectuer. Cela peut être fait à l'aide d'un logiciel de paie ou comptez sur une plus grande partie de votre temps pour calculer les chiffres.

Un calendrier de paie examine les taux d'imposition sur les salaires, le nombre d'heures travaillées par un employé par semaine et les charges sociales. Les charges sociales sont ensuite multipliées par le nombre d'heures que l'employé a travaillées au cours d'une semaine.

Par exemple, supposons que vous ayez un assistant qui gagne 15$ de l'heure et qui travaille 40 heures sur quatre jours (du lundi au jeudi). Cela équivaut à 600$ pour la semaine (30$ x 80), qui est soumise à une retenue d'impôt sur les salaires de 600$.

30$ x 80 taxes sur la masse salariale = 2400$ de taxes sur la masse salariale pour la semaine

Supposons maintenant que le même assistant travaille au fil du temps pendant l'un de ces jours (vendredi) et qu'il travaille désormais 45 heures par semaine au lieu de 40 heures. Cet employé devrait recevoir une rémunération supplémentaire de 20$ de l'heure pour ses heures supplémentaires. Cela représenterait 25$ x 45 charges sociales, ce qui équivaut à une charge sociale supplémentaire de 1 150$ (30$ x 180).

Planification équitable

Il peut être difficile de créer un calendrier juste pour la paie si vous avez différents sites ou si vous avez beaucoup d'employés. C'est là que les systèmes de paie sont utiles, car ils aident les restaurateurs à créer des horaires équitables sans trop de temps, de coûts et de stress !

Les employés doivent être programmés en fonction de leur disponibilité, chaque quart de travail étant attribué à au moins un employé afin de ne pas laisser de postes vacants. En outre, les systèmes de paie peuvent facilement calculer combien un employé doit être payé par heure ou par jour en fonction du nombre d'heures travaillées.

Impôt sur les salaires et impôt sur le revenu

L'impôt sur les salaires est l'argent qu'une entreprise verse au gouvernement pour les impôts. L'impôt sur les salaires représente donc un coût pour l'entreprise. L'impôt sur les salaires était autrefois appelé déductions salariales.

Toutes les charges sociales et les retenues salariales doivent être effectuées via un système de paie avec un type de logiciel de paie. Les charges sociales sont déduites directement de votre salaire, il est donc plus facile de les payer, car vous n'avez pas besoin d'y penser ou de vous en souvenir chaque semaine. Ils sont généralement déduits des salaires des employés, tandis que les impôts sur le revenu sont déduits des salaires des employés par les employeurs, puis envoyés à l'IRS.

L'impôt sur le revenu est l'argent que vous devez au gouvernement lorsque vous gagnez un certain montant et il est calculé en fonction de vos revenus. L'impôt sur le revenu est déduit en fonction de votre salaire. C'est également le cas lorsqu'un employé voit ses impôts déduits de ses salaires payés par un employeur.

Documents relatifs à la paie

Les documents de paie qui doivent être remplis pour les systèmes de paie sont les feuilles de temps. Ces documents indiquent le nombre d'heures travaillées par chaque employé du restaurant et le montant de sa rémunération horaire ou journalière (salaire horaire par rapport à la masse salariale annuelle). Le système de paie prend ensuite ces chiffres, calcule les charges sociales dues en fonction de votre calendrier de paie et s'assure que les charges sociales sont payées à temps.

Dans les systèmes de paie, les documents de paie sont généralement traités par un logiciel de paie ou un fournisseur de services de paie qui dispose d'un système automatisé pour calculer les taux d'imposition et fournir des rapports pour vous montrer ce qui a été fait avec les informations de paie des employés de votre restaurant. Cela peut vous éviter de devoir déterminer combien chaque employé doit être payé, quelles charges sociales doivent être payées et à quelle fréquence.

Alternative : logiciel de paie

En tant que restaurateur, vous devez tenir compte du temps dont vous disposez et des services de paie les plus adaptés à votre entreprise avant de sélectionner le fournisseur ou le système de paie qui convient le mieux. Une fiche de paie le logiciel est généralement le meilleur si vous planifiez sur la gestion de la paie vous-même, car cela vous permettra d'économiser des heures de travail en calculant les charges sociales à partir de zéro.

Si vous manquez de temps ou si les services de paie ne constituent qu'une partie des responsabilités de votre restaurant, un service de paie externe tel qu'ADP peut être plus approprié pour votre entreprise car il gère les calculs de paie complexes tout en fournissant des rapports de conformité des salaires et des paiements automatisés aux employés. Cela coûtera plus cher que de le gérer vous-même, mais cela donnera aux restaurateurs beaucoup plus de temps pour se concentrer sur d'autres tâches importantes.

Grâce à un logiciel de paie, le restaurateur peut saisir les informations de paie une seule fois et le faire calculer automatiquement les charges sociales pour les différentes tables de retenue à la source. Cela permet au restaurateur de gagner un temps considérable qui peut être consacré à d'autres tâches importantes.

Il existe deux types de systèmes de paie généralement utilisés par les restaurateurs : ceux gérés en interne et ceux gérés en externe.

Lorsque vous disposez d'un système de paie interne, le responsable est chargé de calculer les charges sociales et les montants des salaires, ce qui peut être fait manuellement ou à l'aide d'un logiciel de paie.

Grâce à un système de paie externe, les restaurateurs sont confiés à une société de paie pour gérer leurs responsabilités en matière de paie. Ils se chargeront de calculer les charges sociales et de déterminer le montant que chaque employé devrait recevoir par heure ou par jour et la fréquence de leur versement. Ils veilleront également à la conformité des déclarations de paie auprès de l'agence fédérale ou étatique compétente pour les charges sociales que les restaurateurs doivent payer.

Les systèmes de paie externes sont plus coûteux que les systèmes de paie internes car ils nécessitent un abonnement auprès d'une entreprise externe qui gère toutes les responsabilités liées à la paie. Cependant, les systèmes de paie peuvent offrir aux restaurateurs de nombreux avantages que les systèmes de paie internes ne peuvent pas fournir :

• Les charges sociales sont calculées avec précision pour le compte du restaurant (les charges sociales sont généralement les mêmes pour tout le monde, qu'il s'agisse d'un employé horaire ou salarié)
• La production de rapports sur la conformité des salaires est facilitée pour les restaurants, car toutes les entreprises extérieures s'en occupent
• Paiements automatisés aux employés afin que les restaurateurs n'aient pas à se soucier des salaires en retard ou manqués

Les meilleurs logiciels de paie

1. OnPay : L'un des fournisseurs de logiciels de paie les plus populaires, OnPay propose un programme de paie conçu pour simplifier les tâches de gestion de la paie pour les employeurs. Il est très convivial, car il calcule les charges sociales et d'autres avantages pour le compte des restaurateurs et peut également aider à calculer les salaires des employés. Il contient des tableaux d'impôts sur les salaires, des rapports de paie et des statistiques de paie qui peuvent être utilisés par les restaurateurs pour suivre leur paie.

2. SurePayroll : SurePayroll propose un logiciel de paie similaire à Onpay avec quelques fonctionnalités supplémentaires, telles que la déclaration des impôts sur les salaires intégrée. Il peut également calculer paie les heures supplémentaires et propose une option de paiement uniquement le jour de paie au lieu du cycle de paie bimensuel ou mensuel plus traditionnel. Il contient également des tableaux d'impôts sur les salaires, des rapports de paie et des statistiques de paie qui peuvent être utilisés par les restaurateurs pour suivre leur paie.

La principale différence entre les deux est l'absence de tableau de bord de gestion de SurePayroll lorsqu'il s'agit de visualiser toutes les données liées à la paie, telles que les informations sur les employés ou les charges sociales calculées automatiquement pour chaque tableau.

3. Patriot Payroll : Patriot Payroll est un fournisseur de paie pour les employés des restaurateurs. Patriot Payroll propose un service de paie entièrement géré qui automatise le traitement des paiements et les rapports de conformité, permettant aux restaurateurs de gérer plus facilement leur activité tout en se concentrant sur d'autres tâches.

4. Gusto : Le logiciel de paie Gusto est proposé par une société de paie qui gère les responsabilités en matière de paie pour les avantages et les taxes des restaurants. Il suit le calendrier de paie traditionnel selon des cycles de paie bimensuels ou mensuels, mais permet aux entreprises de payer leurs employés le jour de paie, ce qui peut permettre aux restaurants d'économiser de l'argent puisqu'ils n'ont pas à attendre de recevoir les fonds des clients pour payer leur personnel. Gusto propose également le plus grand nombre d'options complémentaires RH.

5. QuickBooks Payroll : logiciel de paie Quickbooks avec l'intégration en ligne la plus simple. Il est doté de fonctionnalités de paie pour les restaurateurs qui ont besoin de suivre toutes les données liées à la paie, telles que les informations sur les employés et les charges sociales calculées automatiquement pour chaque tableau. Les calculs de l'impôt sur les salaires sont exacts car ils proposent des taux différents selon que les employés sont rémunérés à l'heure ou qu'ils sont salariés. Bien qu'il puisse être assez compliqué à utiliser pour quelqu'un qui n'a aucune expérience des logiciels de paie ou des programmes de comptabilité, ils proposent pourtant des didacticiels pour faire avancer les choses.

6. Square Payroll : Square Payroll propose un logiciel de paie doté de nombreuses fonctionnalités pour les restaurateurs. Il contient des rapports de paie détaillés, des tableaux d'impôts sur les salaires et des informations sur les statistiques salariales qui peuvent être utilisées par les restaurateurs pour suivre leurs données relatives à la paie. Square Payroll permet aux restaurateurs de payer leurs employés toutes les deux semaines ou tous les mois, mais n'offre pas d'option pour les paiements sur salaire, ce qui est très pratique.

7. Paycheck flex : Le logiciel de paie Paycheck flex est conçu pour faciliter et simplifier la gestion de la paie, en particulier pour les grands restaurants. Il propose des tableaux d'impôts sur les salaires, des rapports de paie et des statistiques salariales qui peuvent être utilisés par les restaurateurs pour suivre leurs données liées à la paie, telles que les informations sur les employés ou les charges sociales calculées automatiquement pour chaque tableau.

Mettre en place un compte bancaire de paie

Un compte bancaire de paie est généralement un service de paie que vous payez mensuellement. Les comptes bancaires de paie constituent un service de paie important pour les restaurateurs, car ils réduisent les problèmes liés aux charges sociales et aux erreurs de paiement des salaires en le faisant automatiquement pour les restaurateurs.

De nombreux services de paie proposent des dépôts de paie automatiques sur les comptes bancaires de paie. Cela permet aux restaurateurs de ne pas avoir à se soucier des charges sociales et des paiements de paie, mais même s'ils ne sont pas nécessaires pour effectuer la paie, ils sont vivement recommandés.

Chaque fois qu'un employé est payé, l'argent est directement versé sur son compte bancaire de paie et, à partir de là, les restaurateurs peuvent effectuer des retraits selon leurs besoins. Cela vous permet de mieux contrôler la part de votre budget qui sera consacrée aux charges sociales ou de savoir si vous pouvez payer votre paie avec un excédent de fonds restant pour d'autres besoins.

Rendre les paiements de paie plus efficaces

Un service de paie est également conçu pour les restaurateurs qui souhaitent un moyen plus simple d'effectuer les paiements de paie. Les restaurateurs peuvent utiliser le portail Web, l'application mobile ou le système bancaire téléphonique d'un service de paie pour transférer des fonds de leur compte courant vers le compte bancaire de paie sans avoir à se soucier de calculer manuellement le montant à transférer et à quel moment cela doit être effectué.

Ces services sont généralement disponibles à faible coût afin de réduire la charge financière des petites entreprises, telles que les restaurants, qui n'ont pas besoin de systèmes haut de gamme mais ont tout de même besoin d'aide pour gérer les calendriers et les processus de paiement des employés.

Tenue des registres de paie

Les dossiers de paie sont l'une des parties les plus importantes d'un système de paie. Lorsque vous disposez de rapports de paie, il est facile de corriger les erreurs qui pourraient être commises ou d'identifier des activités suspectes dans les données de paie de votre restaurant. En cas de problème lié aux charges sociales et aux salaires des employés pour le compte de l'employeur, les employeurs peuvent contacter le ministère du Travail de leur État pour plus d'informations et obtenir de l'aide en matière de paie.

Les états de paie doivent être conservés pendant au moins 6 ans. Il s'agit de la durée pendant laquelle les registres de paie doivent être conservés en vertu de la loi fédérale. Les restaurateurs devraient se faire un devoir de conserver les rapports de paie au cas où ils en auraient besoin pour une raison quelconque, comme un audit ou une procédure judiciaire.

Configuration de la paie par dépôt direct

Qu'est-ce que le dépôt direct ?

Le dépôt direct est une façon de vous assurer d'avoir reçu votre chèque de paie à temps. Ne vous inquiétez pas, car l'argent est crédité sur votre compte le jour de paie.

Elle est également appelée transaction de chambre de compensation automatisée (ACH). Les informations nécessaires pour effectuer ce processus incluent le numéro de compte bancaire de l'employé, le numéro d'acheminement, le type de compte, le nom de la banque et l'adresse qui va recevoir le paiement.

Les employés utilisent souvent un service de dépôt direct pour réclamer leur salaire, mais le système est également utilisé à plusieurs autres fins, notamment pour les remboursements d'impôts, les prestations de retraite, les réclamations d'assurance, etc.

L'inscription des employés à la paie par dépôt direct est un autre service important pour les restaurateurs.

La rémunération des employés est devenue plus efficace au fil du temps grâce à l'introduction des dépôts directs, qui constituent un moyen simple de payer les salaires des membres du personnel sans se soucier du processus physique. De plus, les propriétaires d'entreprise économisent environ 3$ par chèque lorsqu'ils utilisent le dépôt direct.

Avec un système de paie par dépôt direct, vous pouvez également configurer des retraits automatiques depuis le compte courant de votre entreprise afin que les paiements soient effectués automatiquement au nom d'un employeur chaque fois que suffisamment de fonds sont disponibles pour couvrir les dépenses salariales.

Cela évite aux restaurateurs d'avoir à transférer manuellement de l'argent chaque semaine ou chaque mois, ce qui peut entraîner retards et erreurs inutiles avec le traitement de la paie s'il n'est pas effectué correctement. Cela permet également aux employeurs de mieux contrôler le montant qu'ils souhaitent dépenser en charges sociales, que ce soit en réduisant le montant de la masse salariale qu'ils doivent payer ou en compensant les dépenses salariales par d'autres revenus.

Configuration du dépôt direct pour les employés

La mise en place du dépôt direct implique soit un service de paie, comme mentionné précédemment, soit directement votre banque, que vous devrez contacter pour plus d'informations. Certains services de paie peuvent également utiliser les informations de votre banque pour transférer des fonds directement pour vous.

Pour configurer la paie auprès de votre banque, vous devrez signer des documents et fournir des informations financières afin de vous assurer que vous disposez de suffisamment de fonds pour continuer à payer vos employés. La banque vous aidera à trouver la bonne fréquence de traitement des salaires et vous expliquera bien entendu comment tout cela fonctionne.

Pour faire appel à un service de paie ou à un entrepreneur indépendant, certains demanderont des frais pour chaque dépôt auquel vous participez, tandis que d'autres peuvent les offrir gratuitement. Vous devriez comparer les options et choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins. Posez des questions sur les différents types de gestion de dépôt direct proposés, les frais, les taxes et les nombreux autres services avant de prendre une décision.

Pour gérer la paie, vos employés auront besoin d'un dépôt direct de votre part. Ces documents varient selon l'employeur, mais vous devez collecter ces informations dès que possible. Chaque employé doit fournir les informations suivantes (une fois qu'il a donné son consentement) et avec un haut degré de précision :

• Nom et adresse
• Numéro de sécurité sociale
• Nom de la banque, numéro de compte, nom du titulaire du compte
• Numéro de routage

Ensuite, vous devrez ajouter chacun de vos employés à votre système de paie et, dans un délai de plus d'une semaine, vous serez en mesure de proposer le dépôt direct pour leurs chèques de paie.

Dépôt direct : plus d'économies, plus de temps

Le dépôt direct est un mode de paiement plus efficace, 83 % des employés préférant ce mode de règlement. Le dépôt direct, comme la plupart des innovations en ligne, a beaucoup à offrir et constitue une option pour les entreprises qui souhaitent économiser.

Cela permet d'éviter la préparation manuelle des chèques et évite aux employés d'avoir à adresser leur courrier ou à se rendre au bureau de poste. Une société de paie peut avoir un meilleur contrôle sur le processus de paie et lorsqu'une entreprise passe au dépôt direct, ses employés ont souvent plus de facilité à obtenir leurs chèques de paie, cela réduit le risque de fraude et vous permet d'économiser de l'argent en achetant des fournitures pour faire des chèques.

L'un des meilleurs moyens pour faire baisser les prix consiste à utiliser des systèmes de paie qui facilitent le bon fonctionnement de la paie et vous évitent de vous soucier de tous les détails. Par exemple, le dépôt direct permet non seulement d'économiser de l'argent, mais aussi du temps. Cela demande moins d'efforts aux employés lorsque les banques peuvent se charger d'effectuer des dépôts sans qu'ils aient à faire la queue !

Non seulement vous économisez de l'argent, mais aussi vos employés ! Avec le consentement et le virement de votre employé, le dépôt direct peut également être redirigé, avec un pourcentage déterminé, vers un compte d'épargne ou de placement d'un employé.

De plus, leur banque n'impose peut-être pas de frais supplémentaires comme elle le fait pour les chèques, car le dépôt direct est le plus souvent un service gratuit. Par conséquent, votre restaurant encourage de saines habitudes de dépenses et d'épargne.

Dépôt direct : ce à quoi il faut faire attention

Certains inconvénients du dépôt direct peuvent être évités, mais les erreurs peuvent vous coûter cher. Si vous travaillez manuellement, assurez-vous de saisir l'heure dans le calendrier pour analyser et saisir les heures de travail complètes de votre personnel et assurez-vous que la paie est évaluée avant les dates de dépôt direct prévues. Encore une fois, le traitement des informations bancaires des employés est confidentiel, vous devez donc mettre en place des mesures de sécurité pour protéger ces informations, sinon vous pourriez avoir de graves complications.

Lorsque vous établissez les horaires de tous vos employés, assurez-vous de saisir correctement leurs heures de travail et leurs heures supplémentaires, car une fois que vous avez envoyé vos chèques, les dépôts automatiques ne peut pas être repris immédiatement. Par conséquent, vous pourriez courir le risque de vous endetter si vos fonds sont inférieurs à ce que vous envoyez. Si cela se produit, méfiez-vous des frais bancaires supplémentaires.

Si quelque chose comme cela se produit et que vous souhaitez changer de banque, assurez-vous de vous en tenir à la nouvelle banque, car en changeant de banque, vous devrez à nouveau collecter et autoriser toutes les informations de vos employés.

Enfin, les frais de dépôt direct peuvent vous coûter de l'argent en raison des frais de service, et ils peuvent sembler très élevés selon le nombre d'employés que vous avez et l'institution que vous choisissez pour effectuer votre dépôt direct. N'oubliez pas que votre banque peut même demander des frais par virement !

En fin de compte, les systèmes de paie peuvent être d'une grande aide pour les restaurateurs ! Ils n'ont pas à se concentrer sur des détails fastidieux et à faire leur travail avec efficacité. Avec paie logiciel de gestion pour restaurants, vous économiserez du temps et de l'argent. Cependant, il est important que vous sachiez quoi faire si quelque chose ne va pas ou si vos employés ne sont pas satisfaits de certains aspects de ce service. Dans le monde de la paie, votre restaurant n'est qu'un client parmi tant d'autres et vous devez être certain que les services de paie en valent la peine pour les deux parties !

Plus précisément, les systèmes de paie peuvent aider à payer les employés équitablement, sans trop de tracas ni de confusion. Les avantages peuvent être plus avantageux pour certains restaurateurs que pour d'autres, mais un logiciel de gestion de la paie peut être d'une grande aide pour assurer le bon fonctionnement de la paie et vous faire économiser de l'argent. Pour éviter les pièges des services de paie, assurez-vous que vos employés sont d'accord avec le système de dépôt direct avant de les inscrire !

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La gestion efficace de la masse salariale et des impôts est cruciale pour la pérennité de votre restaurant. En mettant en œuvre ces stratégies, vous consultez votre retour sur investissement s'améliorer, ce qui indique une activité plus robuste et résiliente.