Effective Payroll & Tax Strategies for Restaurants

El departamento de nóminas puede ser un gran desafío para los propietarios de restaurantes. ¿Cuánto debe pagar a sus empleados? ¿Salarios por hora o anuales? ¿Qué impuestos sobre la nómina debo pagar y cuándo? Estas son solo algunas de las preguntas que me vienen a la mente al pensar en la gestión de la nómina. Afortunadamente, existen sistemas de nómina que facilitan la gestión de estos desafíos para que pueda concentrarse en administrar su negocio de manera más eficiente.

En esta entrada del blog, analizaremos cómo funcionan los sistemas de nómina y cómo ayudan a los propietarios de restaurantes a asumir sus responsabilidades de nómina de una manera justa para todas las partes involucradas (es decir, los empleados).

¿Qué es la nómina?

Una nómina es la lista de todos los empleados a los que les paga un solo empleador. A los empleados se les paga un salario base promedio como compensación financiera por los servicios que prestan. Los salarios de los empleados se pueden determinar por hora o por año y el impuesto sobre la nómina se deduce de la nómina antes de enviarse a los empleados (es decir, los impuestos sobre la nómina del empleador).

¿Qué es la retención de nómina?

La retención de nómina es el proceso de deducir una cantidad determinada de cada cheque de pago, que utilizará para pagar los impuestos sobre la renta de sus empleados. Esto significa que si un empleado recibe un salario de 1000$ por semana, por ejemplo, con retenciones de nómina, normalmente se le descuenta alrededor del 25% para cubrir los pagos de impuestos federales y estatales.

Es posible que los empleados más jóvenes no adeuden impuestos sobre la renta, pero aun así tendrás que retener el impuesto sobre la nómina a una tasa del 15%. Cuando un empleado alcanza la edad en la que la ley le exige pagar sus propios impuestos sobre la renta, este porcentaje está sujeto a cambios.

Al calcular la retención de nómina, deberá tener en cuenta algunas cosas, incluido el salario bruto del empleado. Este será el salario que se le pagará antes de hacer cualquier deducción. Es posible que también debas tener en cuenta la cantidad de deducciones solicitadas en tu formulario W-4 y cualquier impuesto adicional que pueda ser pertinente para tu estado o condado.

El empleado debe presentar su declaración de impuestos federales anualmente para declarar cualquier ingreso que haya ganado y pagar los salarios imponibles adeudados. También serán responsables de pagar sus impuestos estatales en consecuencia, que pueden diferir de las retenciones de nómina según el lugar donde viva. Si un empleador no retiene suficiente dinero de los salarios o ha retenido demasiado, el empleado sigue siendo responsable de pagar sus propios impuestos.

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Cómo calcular la retención de nómina

El IRS proporciona una calculadora de talones de pago que le permitirá determinar fácilmente cuánto se les debe pagar a sus empleados y qué deducir de un cheque de pago determinado. Tiene en cuenta todas las diferentes variables mencionadas anteriormente para ayudarlo a cumplir con sus obligaciones como empleador.

¿Estás empezando a hacer la nómina manual? Toma nota de estos

1. Solicita un FEIN (número de identificación patronal federal)
2. Registre a todos los empleadores (incluido usted) y a su personal en el estado (asegúrese de registrar a los nuevos empleados cuando los reciba)
3. Registrarse con EFTPS (Sistema electrónico de pago de impuestos federales)
4. Encuentre un cronograma de nómina y añada nuevos empleados de acuerdo con sus habilidades
5. Registrar los totales de nómina
6. Manténgase informado sobre las leyes y reglamentos de los restaurantes, es decir, los ingresos imponibles: los impuestos estatales sobre la renta, los impuestos estatales y federales a los empleadores, los impuestos federales por desempleo, los impuestos sobre la nómina, las leyes laborales, etc.
7. Investigue el seguro por discapacidad si es necesario
8. Busque asesoramiento legal y fiscal
9. Ofrezca un descuento para empleados y otros beneficios para empleados
10. Ofrezca horarios/horarios flexibles

La nómina de los empleados se realiza en unos pocos pasos:

1. Descubre sus horarios

• Nómina por hora, calculada en función de las horas trabajadas de un empleado y su tarifa por hora (el importe total que paga a su personal por cada hora).
• Nómina asalariada, calculada como un período de nómina (mensual, quincenal, semanal) multiplicado por un salario fijo.

2. Descubra su salario bruto y neto

• Pago bruto: calcule los salarios percibidos antes de cualquier impuesto o retiro
• Pago neto: calcule los salarios recibidos después de haber realizado los impuestos sobre la nómina y otras deducciones

3. Descubra el total de sus deducciones de nómina e impuestos combinados

• Impuesto sobre la nómina: la suma total de los impuestos federales, estatales y locales que una persona o empresa tiene que pagar sobre los ingresos del trabajo para evitar pagar más al final al presentar las declaraciones anuales. Los empleadores retienen diferentes impuestos sobre la nómina para pagar los impuestos sobre la nómina del Seguro Social, Medicare y la FUTA (Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo).
• Deducciones totales de nómina: la suma total de las retenciones de nómina que un empleado tiene que pagar sobre los salarios para evitar pagar más al final al presentar las declaraciones anuales. Los siguientes montos de retención de nómina se deducen del cheque de pago para pagar el impuesto federal sobre la renta, el impuesto estatal sobre la renta, el impuesto municipal sobre la renta y los impuestos sobre la nómina.

Pagar por encima de los requisitos de salario mínimo

El salario mínimo en Norteamérica es de aproximadamente 12 dólares por hora. Sin embargo, muchos restaurantes pagan a sus empleados más que esto, ¡y hay una buena razón para ello! Si eres voy a contratar si alguien trabaja en las instalaciones de tu restaurante, se le debe pagar al menos lo que se consideraría el «salario mínimo» dondequiera que vivas.

Una buena razón para aumentar los salarios es porque los empleados tienen niveles más altos de satisfacción laboral, reduce las tasas de rotación de empleados y ahorra dinero al no tener que capacitar constantemente a nuevos empleados una y otra vez.

Algunos restaurantes ofrecen más que el salario mínimo porque también es una excelente herramienta de contratación. Si tienes un restaurante en un área metropolitana importante y quieres atraer a candidatos de calidad para que trabajen para ti, intenta ofrecer algo más que el salario mínimo.

Muchas personas estarán dispuestas a aceptar un recorte salarial para trabajar en la industria de los restaurantes, ya que lo ven como una oportunidad para ascender en las filas y, finalmente, convertirse algún día en jefes de cocina de su propio restaurante. Darles a los empleados un poco más de dinero puede, por supuesto, demostrar su aprecio y hacer que sientan que son empleados valiosos.

Leyes de salarios y horas

Son complicados y cambian constantemente, lo que dificulta que los propietarios de restaurantes sepan cuánto deben pagar a sus empleados. El problema es que hay varias leyes salariales diferentes, como la ley federal, la ley estatal (a menudo denominada salario «digno» o «salario mínimo»), las ordenanzas de los gobiernos locales y los acuerdos de negociación colectiva, según el lugar de residencia.

También hay tres componentes principales de un salario: la tarifa base, el pago de horas extras y las bonificaciones.

• La tarifa base es simplemente lo que gana un empleado en un turno regular; no incluye ninguna cantidad adicional que se le pague por trabajar en ciertos turnos, como noches o fines de semana. Puede ser el salario mínimo o el salario establecido por los empleadores.
• El pago de horas extras se activa cuando un empleado trabaja más de 40 horas a la semana. El tiempo extra que dedican se compensa con el pago de horas extras, o al menos la mitad de su tarifa habitual por hora.
• Los beneficios adicionales que puedes ofrecer a los empleados son bonificaciones, que pueden ser bonificaciones por noches de trabajo y fines de semana, o comisiones de ventas anuales. También pueden incluir bonificaciones navideñas o incentivos relacionados con el desempeño, como descuentos para empleados en la compra de alimentos en el restaurante.

Otros componentes del salario:

• Los descansos son tiempo no remunerado que se otorga a los empleados en forma de pausas para comer o tomar café. En algunos estados, también se exige una licencia por enfermedad remunerada, un número determinado de días de vacaciones pagadas y días festivos.
• La responsabilidad es una de las cosas más importantes que deben hacer los propietarios de restaurantes, ya que esto los protege de la responsabilidad legal por accidentes, lesiones o daños a la propiedad que puedan ocurrir mientras los empleados están trabajando. En los Estados Unidos no existe ninguna ley federal que obligue a los empleadores a ofrecer una cobertura de seguro de accidentes por cualquier importe, y los estados solo la exigen si los accidentes laborales causan más de 2500 dólares en costos relacionados con las lesiones, incluidos los gastos médicos y la pérdida de salarios.

Cuando los empleados renuncian

Hay muchas cosas diferentes que los propietarios de restaurantes pueden hacer cuando los empleados renuncian. Lo primero que hay que hacer es averiguar por qué el empleado renunció. Si el propietario del restaurante sabe por qué, puede ayudarlo a tomar medidas para evitar que vuelva a suceder. Por ejemplo, si el empleado renunció debido a una nueva oportunidad laboral en otro lugar, el propietario podría ofrecerle un salario aumentos o beneficios como el seguro médico y el tiempo libre remunerado.

Si tiene un empleado que renunció, tiene derecho a recibir su último cheque de pago en el plazo de una semana. Puede pagar a sus empleados con cheques de nómina o depósito directo. Si los cheques de nómina son el método de pago preferido, un empleado puede solicitar que reciba su último cheque de pago por correo. El cheque de nómina debe incluir todas las horas trabajadas y el pago adeudado por ese período de nómina. La verificación de la nómina también debe incluir cualquier deducción de nómina que se haya realizado, como los impuestos, las contribuciones al plan 401 000 o las deducciones de nómina.

Volver a contratar después de una pérdida de personal

Restaurantes que han perdido personal y necesitan contratar nuevos empleados es probable que tenga muchas dificultades. Para empezar, puede parecer una tarea abrumadora averiguar con cuántas personas puedes permitirte estar sin ella en un momento dado.

También es posible que tenga muchas dudas sobre cómo mantener el restaurante funcionando de la mejor manera. Si está realmente preocupado por mantener su nómina baja, ¿de qué sirve contratar nuevos empleados?

La respuesta puede ser que no siempre se trata de ahorrar dinero en los costos de nómina. Los restaurantes suelen estar abiertos 12 horas al día y algunos incluso permanecen abiertos las 24 horas del día. Si estás abierto 24 horas, entonces es crucial contar con trabajadores de restaurantes durante esas 12 horas adicionales para mantener su negocio en marcha ¡y funcionando sin problemas!

Esto dependerá del restaurante, pero la mayoría de los sistemas de nómina tienen calculadoras de nómina que pueden ayudar con este proceso. Hacen preguntas como cuántas personas se necesitan en un momento dado del día, cuántas horas necesitan trabajar y cuál es la nómina. La calculadora de nóminas calculará automáticamente los impuestos sobre la nómina y las tasas de horas extras y le proporcionará un cronograma de nóminas.

Salarios competitivos, pero ¿qué más?

Hay muchas otras cosas que los restaurantes pueden ofrecer a su personal, además de los salarios competitivos de los empleados. El primer paso es deducir los impuestos sobre la nómina del cheque de pago de los empleados. Los impuestos sobre la nómina valen la pena porque los impuestos sobre la nómina pueden cambiar según cuánto gane una persona, lo que puede resultar en costos de nómina más altos para el propietario del restaurante si no se tienen en cuenta los impuestos sobre la nómina.

Algunos propietarios de restaurantes también ofrecen seguro médico y dental. Esto dependerá del restaurante y de lo que ofrezcan con su paquete de beneficios, pero es importante recordar que tener un buen paquete de beneficios es tan importante como tener salarios competitivos, especialmente si quieres candidatos de calidad a la hora de contratar para puestos en tu restaurante.

Los programas de beneficios pueden ser una excelente manera para que los propietarios de restaurantes muestren su aprecio por sus empleados. Es importante que los propietarios de restaurantes demuestren a sus empleados que se preocupan por ellos como personas. Trabajar en la industria de restaurantes también es un trabajo duro y las personas deben recibir una compensación por sus esfuerzos.

Una forma en que los sistemas de nómina pueden ayudar con este proceso es ofreciendo programas de beneficios a los empleados, como seguro médico, seguro dental, planes 401K, bonificaciones por años de servicio en una empresa o tiempo libre remunerado.

Dar propinas al personal

Los propietarios de restaurantes pueden ofrecer a sus empleados un salario justo y oportunidades de participación en las ganancias. Cuando se deducen los impuestos sobre la nómina, el propietario del restaurante gana menos dinero del que le gustaría ganar para que los miembros de su personal reciban un pago justo. Por lo tanto, es importante conocer las leyes de impuestos sobre la nómina antes de empezar a pagar a sus trabajadores para que no se impongan multas por impuestos sobre la nómina.

Los empleados que ganan al menos 30 dólares al mes en propinas deben recibir un salario en efectivo de no menos de 18 dólares por hora (basado en una semana laboral de 40 horas). Las propinas generalmente se distribuyen al final de cada período de nómina. Por ejemplo, si el período de nómina es de 20 días, las propinas se asignarán al personal el día 21 o 22.

Algunos los dueños de restaurantes tienen la tendencia para escatimar en impuestos sobre la nómina y pagar a sus empleados un salario menor en efectivo. Quieren evitar el pago de impuestos sobre la nómina pagando lo menos posible, pero esto es lo más costoso que pueden hacer porque se trata de contribuciones obligatorias que deben pagarse en nombre de un empleado.

Las normas y reglamentos sobre los empleados que reciben propinas varían según el estado, pero los sistemas de nómina pueden ayudar a calcular la cantidad de los empleados que reciben propinas y cuál debería ser su ingreso imponible final.

Por ejemplo, si las propinas de alguien son inferiores a 20 dólares la hora por un turno completo o no recibe ninguna propina, los propietarios de restaurantes deben pagarle el salario mínimo además del dinero que se haya ganado con las propinas durante el turno.

Es importante recordar que los impuestos sobre la nómina son obligatorios para estos empleados y los sistemas de nómina pueden ayudar a calcular cuánto deben pagar además de las propinas. Por lo tanto, si un empleado ganó 100 dólares con propinas durante un turno completo de 12 horas, las calculadoras de nómina determinarán automáticamente el importe del impuesto sobre la nómina adeudado al final de la semana.

Otros tipos de consejos:

La propina puede provenir de muchas fuentes: una tarjeta de crédito, dinero en efectivo o incluso un artículo negociado en el punto de venta. Si no está seguro de cómo registrar las propinas como ingresos para su empresa, es importante hacer un seguimiento de todos los tipos de pagos de clientes que no estén designados como «propinas» en el recibo de la tarjeta de crédito y en las computadoras del restaurante.

• Consejos sobre tarjetas de crédito: si se deja una propina en la tarjeta de crédito, los restaurantes suelen guardarla.
• Propinas: si a los empleados se les paga menos del salario mínimo y se les dan propinas a otros miembros del personal, este dinero no debe contabilizarse como parte de sus propinas a efectos fiscales porque ya se han incluido en los salarios.
• Agrupación de propinas: esta práctica requiere que todos los servidores compartan sus propinas y, a veces, es ilegal en algunos estados.
• Compartir propinas: Esta práctica exige que todos los empleados compartan sus propinas, pero puede ser legal si el empleador les paga al menos el salario mínimo o más.
• Ingresos sin propinas: los propietarios de restaurantes también deben considerar otros tipos de ingresos sin propinas que puedan recibir del cliente, como una tarjeta de regalo o un reembolso.
• Crédito de propinas: El crédito de propinas es importante, ya que delinea la diferencia entre los empleados que trabajan por hora, los empleados que reciben propinas y la nómina que no las recibe. Los créditos de propinas no solo están determinados por el salario mínimo federal, sino también por el tamaño de la nómina de un restaurante.

Impuesto sobre nómina de empleados

Los propietarios de restaurantes deben lidiar con los impuestos sobre la nómina. Estos son similares a los salarios sujetos a impuestos, ya que consisten en los impuestos del seguro social, el Medicare y el seguro de desempleo de los empleados que los empleadores deben retener del salario de sus empleados y depositarlos en el IRS de forma mensual o trimestral. Cuando los sistemas de nómina calculan estos impuestos sobre la nómina (o «impuestos retenidos»), se aseguran de tener en cuenta las exenciones del impuesto sobre la nómina para los propietarios de restaurantes que ahora tienen que pagar impuestos sobre la nómina.

Calcular los impuestos de nómina

Los impuestos sobre la nómina son una parte inevitable de la gestión de un restaurante. Puede calcular el impuesto sobre la nómina adeudado utilizando el Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) calculadora de impuestos sobre la nómina.

En los EE. UU., los impuestos sobre la nómina del Seguro Social y Medicare se calculan a una tasa combinada del 15,30%. El empleador paga la mitad, o el monto total del impuesto sobre la nómina es el mismo que en el caso de la FICA. El empleado paga la mitad haciendo deducciones de nómina de sus cheques de pago.

Además, la tasa del impuesto sobre la nómina suele rondar entre el 10 y el 15 por ciento de los ingresos del restaurante.

Por ejemplo, si sus ventas brutas mensuales son de 200 000$ y tiene 12 empleados en nómina con un salario promedio de 20$ por hora (o el 75% del salario FICA), eso equivale a 2400 horas en un mes, es decir, 720 días laborables. Por lo tanto, la tasa impositiva sobre la nómina es de 720 x el 0,15% = 108,00 USD para ese mes solo en impuestos sobre la nómina.

Fórmula de costes laborales para restaurantes

Costos principales de los salarios pagados a los empleados de un restaurante puede incluir las tasas impositivas sobre la nómina, como las deducciones de Medicare y el Seguro Social de la compensación o los montos brutos de la nómina. La tasa impositiva sobre la nómina dependerá de cuánto gane un empleado durante su período de nómina.

Por ejemplo, si el costo de nómina de un restaurante es de 40 000 dólares y los impuestos sobre la nómina son de 3500 dólares, el costo principal sería de 34 500 dólares. Las tasas impositivas sobre la nómina de los restaurantes dependerán de la frecuencia de nómina y del sistema de nómina que utilice el restaurante; por ejemplo, si a un empleado se le paga mensualmente, su tasa impositiva sobre la nómina sería del 30%.

Fórmulas salariales para empleados:

• Salario por hora: impuestos sobre la nómina = costos de nómina
• Costos de nómina: tasa impositiva sobre la nómina (%) = salario por hora
• Salario por hora x (180 días/año) = compensación anual del empleado

Costos laborales promedio de los restaurantes de comida rápida: menos de 14 dólares por hora, lo que equivale a menos de 30 000 dólares al año para el personal a tiempo completo con beneficios.

Los restaurantes de servicio completo suelen ser más grandes que los restaurantes de comida rápida porque hay más personal involucrado en su administración; esto significa que los gastos de nómina también son más altos. Las tasas impositivas sobre la nómina de los restaurantes de servicio completo suelen ser más caras que las de los restaurantes de comida rápida.

• Costos laborales promedio de un restaurante de servicio completo: 11,50 dólares por hora más propinas, o alrededor de 22 000 dólares al año para el personal a tiempo completo con beneficios.

Los impuestos sobre la nómina que se incluyen en los costos de nómina incluyen:

1. Impuesto del Seguro Social: 12,40% de los salarios de hasta 127 200 dólares al año e impuestos de Medicare sobre la misma cantidad (2100 dólares)
2. Seguro Federal de Desempleo (FUTA): impuesto sobre la nómina del 0.08%
3. Seguro de desempleo estatal (SUTA): impuesto sobre la nómina del 0,06% para los empleadores de Minnesota, Maine y Nueva Jersey, mientras que en otros estados varía del 0,00% al 0,24%.
4. El empleador contabiliza los impuestos FICA a través de los sistemas de nómina en nombre de sus empleados como un porcentaje de los salarios de hasta 127 200 dólares.
5. Los empleadores de todos los tamaños pagan el impuesto estatal de desempleo en todos los estados, y los impuestos federales sobre la nómina se adeudan sobre los salarios de hasta 127 200 dólares al año.

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Dilemas fiscales

Los impuestos son complicados, especialmente los impuestos sobre la nómina. No solo tiene que lidiar con la nómina y el impuesto sobre la renta, sino también con otros gastos relacionados con la nómina, como las contribuciones al Seguro Social o Medicare. Hay algunas reglas generales para asegurarte de no equivocarte en lo que respecta a la nómina:

• Asegúrese de que sus empleados conozcan su situación fiscal con respecto a la presentación de declaraciones de impuestos
• Pague los impuestos sobre la nómina trimestral o mensualmente y siempre a tiempo para evitar multas por pagos atrasados
• Cuide sus obligaciones tributarias sobre la nómina por adelantado, como su contribución al Seguro Social al final de cada año, incluso si no adeuda mucho en impuestos sobre la nómina ese trimestre o mes
• Las contribuciones de contrapartida del empleador deben deducirse de los impuestos sobre la nómina, como las transferencias de nómina a nómina
• Conozca las obligaciones tributarias sobre la nómina para las nóminas federales y estatales

Establecer un cronograma de nómina

Un cronograma de nómina incluye las horas y los días de trabajo de los empleados, lo que se les debe pagar por hora o día (es decir, el salario por hora frente al salario anual) y la frecuencia con la que desea que reciban su cheque de pago (es decir, semanal, quincenal o mensual). Este cronograma de nómina también debe incluir las horas extras que cada empleado del restaurante pueda trabajar. Esto se puede hacer usando un software de nómina o contar con más tiempo para calcular los números.

Un cronograma de nómina analiza las tasas de impuestos sobre la nómina, la cantidad de horas que un empleado trabaja por semana y los impuestos sobre la nómina. Luego, los impuestos sobre la nómina se multiplican por la cantidad de horas que el empleado ha trabajado en una semana.

Por ejemplo, supongamos que tienes un asistente que gana 15 dólares por hora y trabaja 40 horas durante cuatro días (de lunes a jueves). Esto equivale a 600$ por semana (30$ x 80$), lo que está sujeto a una retención del impuesto sobre la nómina de 600$.

30 x 80 dólares de impuestos sobre la nómina = 2400 dólares de impuestos sobre la nómina para la semana

Ahora, digamos que el mismo asistente trabaja más tiempo durante uno de esos días (el viernes) y ahora tiene 45 horas trabajadas en una semana en lugar de 40 horas. Ese empleado tendría que recibir 20 dólares adicionales por hora por sus horas extras. Esto equivaldría a 25 dólares x 45 impuestos sobre la nómina, lo que equivale a un impuesto sobre la nómina adicional de 1150 dólares (30 dólares x 180 dólares).

Programación equitativa

Crear un cronograma justo para la nómina puede ser complicado si tienes diferentes ubicaciones o muchos empleados. ¡Aquí es donde los sistemas de nómina resultan útiles, ya que ayudan a los propietarios de restaurantes a crear horarios equitativos sin todo el tiempo, los costos y el estrés adicionales!

Los empleados deben programarse en función de su disponibilidad, y cada turno debe asignarse al menos a un empleado para que no deje turnos sin cubrir. Además, los sistemas de nómina pueden calcular fácilmente cuánto se le debe pagar a un empleado por hora o día en función del número de horas que trabaja.

Impuesto sobre la nómina versus impuesto sobre la renta

El impuesto sobre la nómina es el dinero que una empresa paga al gobierno en concepto de impuestos, por lo que el impuesto sobre la nómina es un costo para la empresa. El impuesto sobre la nómina solía denominarse deducciones sobre la nómina.

Todos los impuestos sobre la nómina y las deducciones sobre la nómina deben realizarse a través de un sistema de nómina con algún tipo de software de nómina. Los impuestos sobre la nómina se deducen inmediatamente de su cheque de pago, por lo que es más fácil pagarlos porque no tiene que pensar en ello ni recordarlo cada semana. Por lo general, se deducen de los cheques de pago de los empleados, mientras que los empleadores deducen los impuestos sobre la renta de los cheques de pago de los empleados y luego los envían al IRS.

El impuesto sobre la renta es el dinero que debes al gobierno cuando ganas una cantidad determinada y se calcula en función de tus ingresos. El impuesto sobre la renta se deduce en función de su salario. También ocurre cuando a un empleado se le deducen los impuestos de sus cheques de pago pagados por un empleador.

Trámites de nómina

La documentación de nómina que se debe completar para los sistemas de nómina son las hojas de tiempos. Estos documentos muestran cuántas horas ha trabajado cada empleado del restaurante y cuánto se le pagó por hora o por día (es decir, el salario por hora frente a la nómina anual). Luego, el sistema de nómina toma estos números, calcula los impuestos sobre la nómina adeudados en función de su calendario de nómina y se asegura de que los impuestos sobre la nómina se paguen a tiempo.

En los sistemas de nómina, la documentación de nómina generalmente se procesa a través de un software de nómina o un proveedor de servicios de nómina que tiene un sistema automatizado para calcular las tasas impositivas y proporcionar informes para mostrarle lo que se ha hecho con la información de nómina de los empleados de su restaurante. Esto puede ahorrarle mucho dolor de cabeza a la hora de determinar cuánto se le debe pagar a cada empleado, qué impuestos sobre la nómina deben pagarse y con qué frecuencia.

Alternativa: software de nómina

Como propietario de un restaurante, debe considerar cuánto tiempo tiene y qué servicios de nómina son los más apropiados para su negocio antes de seleccionar el proveedor o sistema de nómina adecuado. ¿Una nómina? el software suele ser mejor si planeas en gestionar la nómina usted mismo, ya que le ahorrará horas de trabajo al calcular los impuestos sobre la nómina desde cero.

Si tiene poco tiempo o los servicios de nómina son solo una parte de las responsabilidades de su restaurante, un servicio de nómina externo como ADP puede ser más apropiado para su empresa, ya que gestiona los complicados cálculos de nómina y, al mismo tiempo, proporciona informes de cumplimiento de nóminas y pagos automatizados a los empleados. Costará más que gestionarlo usted mismo, pero les da a los propietarios de restaurantes mucho más tiempo para centrarse en otras tareas importantes.

Con el software de nómina, el propietario del restaurante puede introducir la información de nómina una vez y hacer que calcule automáticamente los impuestos sobre la nómina para las diferentes tablas de retención. Esto ahorra al propietario del restaurante una cantidad considerable de tiempo que puede dedicar a otras tareas importantes.

Hay dos tipos de sistemas de nómina que suelen utilizar los propietarios de restaurantes: los que se ejecutan internamente y los que se ejecutan externamente.

Cuando tiene un sistema de nómina interno, la persona a cargo es responsable de calcular los impuestos sobre la nómina y los montos de la nómina, lo que puede hacerse manualmente o con la ayuda de un software de nómina.

Con un sistema de nómina externo, los propietarios de restaurantes reciben una empresa de nómina para gestionar sus responsabilidades de nómina. Se encargarán de calcular los impuestos sobre la nómina y de determinar cuánto se le debe pagar a cada empleado por hora o día y la frecuencia con la que se les paga. También se encargarán de informar sobre la nómina a la agencia federal o estatal correspondiente en lo que respecta a los impuestos sobre la nómina que deben pagar los propietarios de restaurantes.

Los sistemas de nómina externos son más caros que los sistemas de nómina internos porque requieren una suscripción de una empresa externa que gestione todas las responsabilidades relacionadas con la nómina. Sin embargo, los sistemas de nómina pueden ofrecer a los propietarios de restaurantes muchos beneficios que los sistemas de nómina internos no pueden ofrecer:

• Los impuestos sobre la nómina se calculan con precisión en nombre del restaurante (los impuestos sobre la nómina suelen ser los mismos para todos, independientemente de si se trata de un empleado por hora o asalariado)
• Los informes de cumplimiento de nóminas se simplifican para los restaurantes, ya que todas las empresas externas se encargan de ello
• Pagos automatizados a los empleados para que los propietarios de restaurantes no tengan que preocuparse por los pagos atrasados o incumplidos

Los mejores softwares de nómina

1. OnPay: OnPay, uno de los proveedores de software de nómina más populares, ofrece un programa de nómina diseñado para simplificar las tareas de gestión de nóminas para los empleadores. Es muy fácil de usar, ya que calcula los impuestos sobre la nómina y otros beneficios en nombre de los propietarios de restaurantes y también puede ayudar a calcular los salarios de los empleados. Tiene tablas de impuestos sobre la nómina, informes de nómina y estadísticas de nómina que los propietarios de restaurantes pueden utilizar para realizar un seguimiento de su nómina.

2. SurePayroll: SurePayroll ofrece un software de nómina similar a Onpay con algunas funciones adicionales, como la presentación integrada de informes de impuestos sobre la nómina. También puede calcular paga horas extras y tiene la opción de pagar solo el día de pago en lugar del ciclo de nómina más tradicional quincenal o mensual. También tiene tablas de impuestos sobre la nómina, informes de nómina y estadísticas de nómina que los propietarios de restaurantes pueden utilizar para llevar un registro de su nómina.

La principal diferencia entre ambas es la falta de un panel de administración de SurePayroll cuando se trata de ver todos los datos relacionados con la nómina, como la información de los empleados o los impuestos sobre la nómina calculados automáticamente para cada tabla.

3. Patriot Payroll: Patriot Payroll es un proveedor de nómina de empleados para propietarios de restaurantes. Patriot Payroll ofrece un servicio de nómina totalmente gestionado que automatiza el procesamiento de pagos y los informes de cumplimiento, lo que facilita a los propietarios de restaurantes la gestión de sus negocios y, al mismo tiempo, se centran en otras tareas.

4. Gusto: El software de nómina Gusto es ofrecido por una empresa de nómina que se encarga de las responsabilidades de nómina de los beneficios e impuestos de los restaurantes. Sigue el cronograma tradicional de nóminas que consiste en ciclos de nómina quincenales o mensuales, pero permite a las empresas pagar a sus empleados el día de pago, lo que puede ahorrar dinero a los restaurantes, ya que no tienen que esperar a recibir los fondos de los clientes para pagar a su personal. Gusto también tiene la mayoría de las opciones de complementos de recursos humanos.

5. Nómina Quickbooks: software de nómina Quickbooks con la integración en línea más sencilla. Incluye funciones de nómina para los propietarios de restaurantes que necesitan realizar un seguimiento de todos los datos relacionados con la nómina, como la información de los empleados y los impuestos sobre la nómina que se calculan automáticamente para cada tabla. Los cálculos de los impuestos sobre la nómina son precisos porque ofrecen tasas diferentes en función de si los empleados trabajan por hora o son asalariados. Sin embargo, puede resultar bastante complicado de usar para alguien que no tiene experiencia con el software de nómina o los programas de contabilidad, sin embargo, ofrecen tutoriales para hacer las cosas.

6. Square Payroll: Square Payroll ofrece un software de nómina con una variedad de funciones para propietarios de restaurantes. Cuenta con informes detallados de nómina, tablas de impuestos sobre la nómina e información sobre las estadísticas de nómina que los propietarios de restaurantes pueden utilizar para realizar un seguimiento de sus datos relacionados con la nómina. Square Payroll ofrece a los propietarios de restaurantes la opción de pagar a los empleados quincenalmente o mensualmente, pero no ofrece la opción de pagar el día de pago, lo cual es muy práctico.

7. Paycheck flex: el software de nómina Paycheck flex está diseñado para que la gestión de la nómina sea fácil y sin complicaciones, especialmente para los grandes restaurantes. Ofrece tablas de impuestos sobre la nómina, informes de nómina y estadísticas de nómina que los propietarios de restaurantes pueden utilizar para llevar un registro de sus datos relacionados con la nómina, como la información de los empleados o los impuestos sobre la nómina que se calculan automáticamente para cada tabla.

Implementación de una cuenta bancaria de nómina

Una cuenta bancaria de nómina suele ser un servicio de nómina que pagas mensualmente. Las cuentas bancarias de nómina son un servicio de nómina importante para los propietarios de restaurantes, ya que reducen el problema de los impuestos sobre la nómina y los errores en el pago de la nómina al funcionar automáticamente para los propietarios de restaurantes.

Muchos servicios de nómina ofrecen depósitos automáticos de nómina en cuentas bancarias de nómina. Esto permite a los propietarios de restaurantes no tener que preocuparse por los impuestos sobre la nómina y los pagos de nómina; sin embargo, aunque no sean necesarios para realizar la nómina, son muy recomendables.

Cada vez que se paga a un empleado, el dinero va directamente a su cuenta bancaria de nómina y, desde allí, los propietarios de restaurantes pueden hacer retiros según sea necesario. Esto le da más control sobre qué parte de su presupuesto se gastará en impuestos sobre la nómina o si puede pagar la nómina con un excedente de fondos sobrantes para otras necesidades.

Hacer que los pagos de nómina sean más eficientes

El servicio de nómina también está diseñado para los propietarios de restaurantes que desean una forma más fácil de realizar los pagos de nómina. Los propietarios de restaurantes pueden usar el portal web, la aplicación móvil o el sistema bancario telefónico de un servicio de nómina para transferir fondos de su cuenta corriente a la cuenta bancaria de nómina sin tener que preocuparse por calcular manualmente cuánto debe transferirse y cuándo debe hacerse.

Por lo general, estos servicios están disponibles a bajo costo para reducir la carga financiera de las pequeñas empresas, como los restaurantes, que no necesitan sistemas de alta gama pero que aún necesitan ayuda para gestionar los cronogramas y procesos de pago de los empleados.

Mantener registros de nómina

Los registros de nómina son una de las partes más importantes de un sistema de nómina. Cuando tiene informes de nómina, es fácil corregir cualquier error que pueda cometerse o identificar actividades sospechosas en los datos de nómina de su restaurante. Si ha ocurrido algo con los impuestos sobre la nómina y los salarios de los empleados en nombre del empleador, los empleadores pueden ponerse en contacto con el Departamento de Trabajo de su estado para obtener más información y ayuda con la nómina.

Los registros de nómina deben conservarse durante un período de al menos 6 años. Este es el período de tiempo durante el cual la ley federal exige que se conserven los registros de nómina. Los propietarios de restaurantes deben asegurarse de conservar los informes de nómina en caso de que los necesiten por cualquier motivo, como una auditoría o un procedimiento legal.

Configuración de la nómina de depósito directo

¿Qué es el depósito directo?

Una forma de asegurarse de recibir su cheque de pago a tiempo es mediante depósito directo. No te preocupes porque el dinero entra en tu cuenta el día de pago.

También se denomina transacción de cámara de compensación automatizada (ACH). La información para completar este proceso incluye el número de cuenta bancaria del empleado, el número de ruta, el tipo de cuenta, el nombre del banco y la dirección en la que va a recibir el pago.

Los empleados suelen utilizar un servicio de depósito directo para reclamar sus cheques de pago, pero el sistema también se utiliza para otros fines, como reembolsos de impuestos, beneficios de jubilación, reclamaciones de seguros y más.

Inscribir a los empleados de nómina en la nómina de depósito directo es otro servicio importante para los propietarios de restaurantes.

El pago a los empleados se ha hecho más eficiente con el tiempo con la introducción de los depósitos directos, que son una forma sencilla de pagar a los miembros del personal sus salarios sin preocuparse por el proceso físico. Además, los propietarios de negocios ahorran alrededor de 3 dólares por cheque cuando utilizan el depósito directo.

Con un sistema de nómina de depósito directo, también puede configurar retiros automáticos de la cuenta corriente de su empresa para que los pagos se realicen automáticamente en nombre de un empleador cada vez que haya fondos suficientes disponibles para cubrir los gastos de nómina.

Esto ahorra a los propietarios de restaurantes la molestia de tener que transferir dinero manualmente cada semana o mes, lo que puede resultar en retrasos y errores innecesarios con el procesamiento de la nómina si se realiza de forma incorrecta. También permite a los empleadores tener un mayor control sobre cuánto quieren gastar en impuestos sobre la nómina, ya sea reduciendo la cantidad de nómina que tienen que pagar o compensando los gastos de nómina con otros ingresos.

Configurar el depósito directo para los empleados

La configuración del depósito directo implica un servicio de nómina, como se mencionó anteriormente, o involucra directamente a tu banco, con el que tendrás que ponerte en contacto para obtener más información. Algunos servicios de nómina también pueden usar la información de tu banco para transferirte fondos directamente.

Para establecer la nómina con su banco, tendrá que firmar documentos y proporcionar información financiera para asegurarse de que tiene fondos suficientes para seguir pagando a sus empleados. El banco le ayudará a encontrar la frecuencia adecuada para gestionar la nómina y, por supuesto, le informará cómo funciona todo.

Para establecer un contrato con un servicio de nómina o un contratista independiente, algunos le pedirán una tarifa por cada depósito que realice, mientras que otros pueden ofrecerlo de forma gratuita. Debes comparar las opciones y elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. Antes de tomar una decisión, pregunte sobre los diferentes tipos de administración de depósitos directos que se ofrecen, las comisiones, los impuestos y muchos otros servicios.

Para gestionar la nómina, sus empleados necesitarán un depósito directo de su parte. Esta documentación variará según el empleador; sin embargo, debe recopilar esta información lo antes posible. Todos los empleados deben proporcionar la siguiente información (una vez que hayan dado su consentimiento) y con un alto grado de precisión:

• Nombre y dirección
• Número de seguro social
• Nombre del banco, número de cuenta, nombre del titular de la cuenta
• Número de ruta

Después, tendrás que añadir a cada uno de tus empleados al sistema de nómina que tienes y, en más de una semana, podrás ofrecer el depósito directo para sus cheques de pago.

Depósito directo: más ahorros, más tiempo

Un método de pago más eficiente es el depósito directo, ya que el 83% de los empleados prefieren esta forma de liquidación. El depósito directo, como la mayoría de las innovaciones en línea, tiene mucho que ofrecer y es una opción para las empresas que desean ahorrar.

Ayuda a evitar la preparación manual de cheques y ahorra a los empleados la necesidad de direccionar su correo o ir a la oficina de correos. Una empresa de nómina puede controlar mejor el proceso de nómina y, cuando una empresa opta por el depósito directo, sus empleados suelen tener más facilidad para recibir sus cheques de pago, lo que reduce la probabilidad de fraude y ahorra dinero al comprar suministros para hacer cheques.

Una de las mejores maneras para reducir los precios es mediante el uso de sistemas de nómina que hacen que la nómina funcione sin problemas y eviten que te preocupes por todos los detalles. Por ejemplo, el depósito directo ahorra no solo dinero sino también tiempo. ¡Los empleados se esfuerzan menos cuando los bancos pueden encargarse de hacer depósitos sin tener que hacer cola!

¡No solo está ahorrando dinero, sino también a sus empleados! Con el consentimiento y la transferencia de su empleado, el depósito directo también se puede redirigir, con un porcentaje específico, a la cuenta de ahorros o inversiones de un empleado.

Además, es posible que su banco no añada comisiones adicionales como lo hacen con los cheques, ya que el depósito directo suele ser un servicio gratuito. Por lo tanto, su restaurante promueve hábitos de gasto y ahorro saludables.

Depósito directo: qué tener en cuenta

Se pueden evitar algunos inconvenientes del depósito directo, sin embargo, los errores pueden costarle caro. Si trabajas de forma manual, asegúrate de introducir el tiempo en el cronograma para analizar e introducir las horas de trabajo completadas por tu personal y de evaluar la nómina antes de las fechas programadas para el depósito directo. Una vez más, el procesamiento de la información bancaria de los empleados es confidencial, por lo que debe establecer medidas de seguridad para proteger esta información o puede tener complicaciones graves.

Al organizar todos los horarios de su personal, asegúrese de introducir correctamente sus horas de trabajo y horas extras, ya que una vez que envía sus cheques, los depósitos automáticos no se puede recuperar de inmediato. Por lo tanto, puedes correr el riesgo de endeudarte si tus fondos son inferiores a los que envías, ten cuidado con las comisiones bancarias adicionales si esto ocurre.

Si ocurre algo así y quieres cambiar de banco, asegúrate de quedarte con el nuevo banco, ya que al cambiar de banco tendrás que volver a recopilar y autorizar toda la información de tus empleados.

Por último, las comisiones de depósito directo pueden costarle dinero debido a las comisiones de servicio, y pueden parecer muy caras según el número de empleados que tenga y la institución que elija para realizar el depósito directo. ¡Ten en cuenta que es posible que tu banco incluso te pida comisiones por transferencia!

En última instancia, ¡los sistemas de nómina pueden ser de gran ayuda para los propietarios de restaurantes! No tienen que centrarse en detalles tediosos y hacer el trabajo con eficiencia. Con nómina software de gestión para restaurantes, ahorrarás dinero y tiempo. Sin embargo, es importante que si algo sale mal o sus empleados no están satisfechos con ciertos aspectos de este servicio, sepa qué hacer. En el mundo de la nómina, su restaurante es solo uno de los muchos clientes, ¡y debe asegurarse de que los servicios de nómina valen la pena para ambas partes!

Específicamente, los sistemas de nómina pueden ayudar a pagar a los empleados de manera justa sin demasiados problemas o confusiones. Los beneficios pueden ser más beneficiosos para algunos propietarios de restaurantes que para otros, pero el software de administración de nóminas puede ser de gran ayuda para que la nómina funcione sin problemas y ahorre dinero. Para evitar las dificultades de los servicios de nómina, ¡asegúrese de que sus empleados estén de acuerdo con el sistema de depósito directo antes de inscribirlos!

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La gestión eficaz de la nómina y los impuestos es crucial para la longevidad de su restaurante. Al implementar estas estrategias, podrás consulta tu ROI mejorar, lo que indica un negocio más sólido y resiliente.