Payroll and taxes: Strategies for restaurant owners

Les salaires et les impôts peuvent être à la fois intimidants et épuisants pour l'esprit. Je sais, c'est une tâche éreintante (coupable de maux de dos ici.) Mais bon, nous sommes là pour vous aider à élaborer une stratégie pour votre prochaine saison fiscale et à créer un système de paie efficace et efficient qui vous soulagera du fardeau du monde désordonné des impôts.

Intéressé ? Continuez à lire pour apprendre et appliquer cet article à la structure de votre entreprise.

Qu'est-ce que la paie exactement

La paie fait référence au processus de rémunération des employés pour leur travail et de gestion des impôts et déductions salariaux associés. Cela implique de calculer le montant de salaire correct pour chaque employé, en tenant compte de ses heures travaillées, de son taux de rémunération et de toutes les déductions ou impôts qui doivent être retenus.

Ce processus implique généralement une combinaison de calculs manuels et l'utilisation de logiciels ou de services de paie pour les restaurants. Le paiement de l'impôt fédéral sur le revenu, de la sécurité sociale, de l'impôt sur l'assurance-maladie et de l'impôt sur les salaires fait tous partie de la masse salariale. Les frais de préparation des déclarations de revenus et les frais de traitement de la paie sont également associés à la paie.

Les impôts constituent une partie importante de la masse salariale et doivent être gérés avec soin. Il est essentiel de comprendre les charges sociales (PT) qui s'appliquent à vous en tant que restaurateur, y compris les taux d'imposition de l'État et les contributions aux taxes de sécurité et d'assurance-maladie.

Les restaurateurs sont tenus de retenir le PT sur les revenus personnels de leurs employés de restaurant, de déposer régulièrement ces fonds auprès de l'IRS et de communiquer les informations sur les revenus personnels des employés à l'IRS chaque année. Cela peut vous aider à rester en conformité avec les lois fédérales sur les salaires et la Fair Labor Standards Act (FLSA).

La déclaration de revenus et votre propre déclaration de revenus personnelle en tant qu'exploitant de restaurant sont également des éléments importants de la masse salariale. Produire vos propres déclarations de revenus personnelles et taxes sur les restaurants peut être un processus déroutant, il est donc essentiel de connaître les règles qui s'appliquent à l'impôt sur les salaires et à la production de vos déclarations de revenus.

Que signifie la retenue à la source sur les salaires ?

Tout d'abord, qu'est-ce que la retenue à la source ? La retenue à la source fait référence au processus qui consiste à déduire de l'argent du salaire d'un employé pour couvrir les impôts et autres déductions requises par la loi. Ces déductions sont généralement effectuées avant que l'employé ne reçoive son salaire net et sont utilisées pour payer des dépenses telles que l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance-maladie.

Comment effectuer une retenue à la source sur la paie d'un restaurant

Pour garantir que les employés des restaurants sont correctement payés, il faut une combinaison complète de calculs, de traitement et de tenue de registres. Cela inclut la collecte d'informations précises sur les employés, le suivi des heures travaillées, le calcul des salaires bruts, des déductions et des salaires nets, l'émission de paiements par dépôt direct ou par chèque, le versement des impôts fédéraux sur le revenu et les lois nationales et locales ainsi que la tenue de registres précis, tout en garantissant le respect des réglementations fiscales. Pour s'assurer que cela soit accompli rapidement mais précisément chaque fois que la paie doit être effectuée, l'utilisation de services ou de logiciels de paie peut s'avérer bénéfique.

Calcul de la retenue à la source pour votre restaurant

Lorsque vous gérez la paie, le calcul et le traitement des retenues à la source pour les employés de restaurants ne sont pas une tâche simple, car cela implique la prise en compte de divers facteurs tels que les heures travaillées, le taux de rémunération, les pourboires et les déductions. Les taux de taxe de vente peuvent également varier d'un État à l'autre, ce qui complique encore plus les retenues sur les salaires.

Voici les étapes générales qu'un restaurateur devrait suivre pour calculer et traiter correctement les retenues salariales :

1. Collecter et conserver des informations précises sur les employés
2. Suivez les heures de travail des employés
3. Calculez le salaire brut
4. Calculez et faites des déductions
5. Calculez le salaire net
6. Émettre des chèques de paie ou des paiements par dépôt direct
7. Déclarer et verser les taxes sur les restaurants
8. Tenez des registres précis

Considérations importantes concernant le traitement manuel de la paie

1. Assurez-vous d'enregistrer votre entreprise auprès de l'État et du gouvernement local et d'obtenir toutes les licences et permis nécessaires pour exploiter votre restaurant.
2. Obtenez un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) auprès de l'IRS. Cela sera utilisé pour identifier votre entreprise à des fins fiscales.
3. Recueillez et conservez des informations précises sur les employés, y compris les informations personnelles et les informations sur les retenues fiscales fournies sur le formulaire W-4.
4. Tenez des registres précis du nombre d'heures travaillées par chaque employé pendant la période de paie. Cela inclut toutes les heures supplémentaires ou toute autre prime.
5. Utilisez un calculateur de paie ou un logiciel pour calculer le salaire brut, les déductions et le salaire net.
6. Inscrivez-vous au système de paiement électronique des impôts fédéraux (EFTPS) pour payer PT par voie électronique.
7. Effectuez des paiements aux employés par chèque papier ou dépôt direct et remettez à chaque employé un talon de paie ou un relevé indiquant le salaire brut, les déductions et le salaire net.
8. Déclarez et remettez les taxes sur les restaurants aux agences gouvernementales appropriées.
9. Conservez des registres précis de toutes les transactions de paie à des fins de conformité et d'audit.
10. Demandez conseil à un professionnel si vous avez des doutes ou des erreurs dans le processus de paie.
11. Restez au courant des réglementations fédérales, nationales et locales concernant la PT et la conformité.
12. Utilisez un logiciel de paie ou confiez votre processus de paie à un professionnel pour gagner du temps, réduire les erreurs et garantir la conformité à la loi.

Compléter la paie des employés en quelques étapes

1. Compilez les feuilles de temps et calculez le salaire brut avec précision
2. Les employés recevant des pourboires doivent déclarer tous les pourboires gagnés dans leurs revenus
3. Déterminez l'écart entre votre salaire minimum réduit et les exigences fédérales en matière de salaire minimum obligatoire, puis soumettez-le si nécessaire
4. Calculez tous les impôts dus, qu'il s'agisse de l'assurance-maladie et de la sécurité sociale (FICA) ou des contributions à l'impôt fédéral sur le revenu qui prennent en compte les salaires et les pourboires.
5. Conservez toujours un registre détaillé des pourboires déclarés pour chaque employé dans son dossier personnel.

Payer plus que le salaire minimum : ce que vous devez savoir

Payer un salaire supérieur au salaire minimum standard pour les employés d'un restaurant peut apporter de nombreux avantages à la fois aux employés et au propriétaire du restaurant. Tout d'abord, en payant un salaire supérieur au salaire minimum requis, les employeurs peuvent attirer et retenir des travailleurs plus qualifiés et plus productifs.

Lorsque les employés ont le sentiment d'être équitablement rémunérés pour leur travail, ils sont plus susceptibles de rester plus longtemps dans l'entreprise et d'être plus motivés à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Cela peut entraîner une réduction du chiffre d'affaires, ce qui peut être coûteux pour une entreprise en termes de dépenses de recrutement et de formation, de paiement d'impôts sur les salaires et d'autres dépenses, telles que les primes d'assurance maladie.

En outre, payer un salaire supérieur au salaire minimum peut contribuer à réduire la pauvreté et l'inégalité des revenus entre les employés. Cela peut entraîner de meilleurs résultats en matière de santé et une meilleure qualité de vie pour les employés et leurs familles.

En outre, cela peut améliorer le moral général et la satisfaction des employés, ce qui peut se traduire par un meilleur service client et une fidélité accrue des clients. La charge fiscale peut également être réduite pour les restaurateurs qui paient plus que le salaire minimum, car les charges sociales sont basées sur les salaires dans la limite d'une certaine limite.

Enfin, payer plus que le salaire minimum peut également contribuer à bâtir une réputation positive pour le restaurant, tant auprès des employés que des clients. Les restaurants réputés pour payer des salaires équitables et traiter correctement leurs employés sont plus susceptibles d'être considérés favorablement par les clients et la communauté, ce qui peut accroître la fidélité des entreprises et des clients et entraîner une augmentation des revenus des entreprises.

Salaires minimums fédéraux et nationaux : quelle est la différence ?

Le salaire minimum fédéral est fixé par le gouvernement fédéral américain et s'applique à tous les employeurs couverts par la FLSA, tandis que les salaires minimaux des États sont fixés par chaque État et peuvent varier d'un État à l'autre.

Le salaire minimum fédéral pour les restaurants et les autres employeurs couverts est actuellement de 7,25 dollars de l'heure. Cela signifie que tout restaurant ou autre employeur couvert doit payer à ses employés au moins 7,25 dollars de l'heure, quel que soit l'État dans lequel se trouve le restaurant. Les taux de taxe de vente peuvent varier d'un État à l'autre, et certains États peuvent avoir des salaires minimaux plus élevés que le taux d'imposition fédéral de 0,25 dollar de l'heure.

Cependant, de nombreux gouvernements étatiques ou locaux ont leurs propres lois sur le salaire minimum qui sont supérieures au taux fédéral pour les restaurants. Par exemple, l'État de Californie a un salaire minimum de 13 dollars de l'heure pour les employeurs comptant 25 employés ou moins et de 14 dollars de l'heure pour les employeurs comptant 26 employés ou plus. Certains États tels que New York, le Massachusetts et Washington D.C. ont fixé leur salaire minimum à 15 dollars de l'heure. Les employeurs de ces États doivent payer à leurs employés le taux de salaire minimum le plus élevé de l'État, qui est supérieur au taux de salaire minimum fédéral.

Lois sur les salaires et les heures

Les lois sur les salaires et les heures de travail dans les restaurants comprennent une variété de réglementations et d'exigences que les employeurs doivent respecter afin de garantir que leurs employés sont payés équitablement et qu'ils ne sont pas exploités.

Ces lois varient d'un État à l'autre, mais certains éléments communs incluent :

1. Salaire minimum : Comme mentionné précédemment, les gouvernements fédéral et des États ont fixé un salaire minimum que les employeurs doivent payer à leurs employés. Les employeurs doivent payer le taux de salaire minimum fédéral ou national le plus élevé. Un employé horaire peut recevoir un salaire équivalent au salaire minimum applicable.
2. Rémunération des heures supplémentaires : la loi fédérale oblige les employeurs à payer des heures supplémentaires aux employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine.
3. Pourboires aux employés : Comme mentionné précédemment, les États et les municipalités ont des salaires minimaux différents pour les employés recevant des pourboires. Les employeurs doivent s'assurer qu'ils versent le salaire minimum correct aux employés recevant des pourboires et tenir un registre précis des pourboires qu'ils ont reçus.

Quand les employés démissionnent

De nombreux facteurs peuvent contribuer à la décision d'un employé de restaurant de démissionner, notamment un faible salaire, le manque d'avancement professionnel, une atmosphère de travail insatisfaisante, une gestion inadéquate, et bien d'autres encore.

Lorsqu'un employé quitte son poste, les principales obligations du restaurateur consistent à émettre un dernier chèque de paie comprenant tous les salaires et indemnités impayés, à déclarer les salaires et les impôts de l'employé au gouvernement, à signaler le départ de l'employé à l'agence d'assurance chômage de l'État, à fournir des informations sur COBRA le cas échéant, à tenir des registres des salaires et des indemnités de l'employé pendant au moins trois ans et à garantir le respect des lois nationales et fédérales concernant les derniers salaires, les impôts et autres questions juridiques.

En outre, le taux de la taxe de vente des restaurants est également affecté lorsqu'un employé quitte son poste. Si l'employé était responsable de la collecte de la taxe de vente, le restaurateur doit réattribuer ces tâches à un autre employé et s'assurer que toutes les taxes nécessaires sont collectées.

Façons de réembaucher après la perte d'un employé

Une étude menée par RAIL Media a révélé que les dépenses moyennes pour un roulement de personnel unique sont estimées à 5 864 dollars. Pour ceux qui travaillent dans des restaurants à service complet, ce chiffre pourrait accumuler jusqu'à 146 000 dollars par an. Waouh !

Heureusement, les coûts de main-d'œuvre et les taxes de restauration dans les restaurants dus à la rotation du personnel peuvent être réduits, voire évités. Peu d'établissements ont un taux de rotation nul et personne ne peut complètement se débarrasser du gaspillage alimentaire ou des horaires excessifs.

Cependant, il existe six façons de conserver vos employés plus longtemps et de réduire ces coûteuses dépenses de main-d'œuvre dans les restaurants.

1. Recrutement stratégique : Lorsque vous interrogez des employés potentiels, il est important non seulement de poser les bonnes questions, mais également de leur donner une idée du fonctionnement de votre entreprise. Un excellent moyen d'y parvenir est de demander à un employé de son niveau de faire visiter des candidats sérieux. Cela permet aux candidats de poser toutes les questions qu'ils hésitent à aborder devant la direction et donne au membre de votre personnel qui les a visités l'occasion de rendre compte de leur comportement en dehors de la présence d'un responsable.
2. Améliorez votre formation : investir dans la formation de vos employés et de vos managers peut vous aider à économiser de l'argent de multiples manières, et pas seulement en réduisant le taux de rotation. Lorsque les performances augmentent ainsi que le service client, cela améliorera également considérablement les profits. Investir du temps et de l'argent lors de l'intégration, ainsi que des mises à jour périodiques, peuvent permettre de réaliser rapidement des économies. En outre, cela donne aux membres du personnel l'assurance qu'ils s'acquittent correctement de leurs tâches dès le premier jour, ce qui les amène à se sentir satisfaits de revenir chaque jour avec enthousiasme.
3. Donnez à votre personnel ce dont il a besoin : les restaurants sont souvent considérés comme les moins généreux en matière d'avantages sociaux. Les membres du personnel prévoient normalement une assurance médicale et dentaire, une couverture d'assurance-vie supplémentaire, des congés payés et une sorte de plan de retraite. Tout cela peut être difficile à fournir pour une entreprise de ce secteur sans se ruiner. Pour commencer, envoyez une enquête confidentielle à votre personnel via Survey Monkey ou un programme similaire. Posez-leur des questions ouvertes sur les avantages importants pour leur rôle. Vous pourrez ainsi obtenir des réponses authentiques sans aucun parti pris de votre part. Une fois les commentaires recueillis, créez un plan d'action en tenant compte des coûts de rétention des employés.
4. Un cheminement de carrière clair : il est important de fournir à vos employés de la transparence quant à leurs opportunités de croissance au sein du restaurant. Établissez un cheminement de carrière clair et décrivez les compétences et la formation requises pour passer d'un poste à l'autre. Évitez de discuter d'informations spécifiques sur le salaire ou le calendrier, car ces informations peuvent changer. Partagez plutôt les réussites d'employés qui ont évolué au sein de l'entreprise pour inspirer et motiver votre personnel, et offrez-leur des modèles potentiels dont ils pourront tirer des leçons.

Au-delà des salaires compétitifs

Bien que des salaires compétitifs soient importants pour fidéliser les employés, d'autres facteurs peuvent rendre le personnel des restaurants heureux et satisfait de son travail.

Parmi ces facteurs figurent les opportunités de croissance et de développement, de bonnes conditions de travail, une culture d'entreprise positive, une bonne flexibilité des horaires, des avantages tels que l'assurance maladie et les congés payés, ainsi que la reconnaissance et l'appréciation de leurs efforts. En créant un environnement de travail favorable et responsabilisant et en offrant des incitations qui leur sont utiles, les restaurateurs peuvent contribuer à former un personnel loyal et productif, même avec des ressources limitées pour les salaires et les impôts.

Pourboires au personnel

Les réglementations de l'Internal Revenue Service obligent les restaurateurs à respecter certaines lois sur les salaires en matière de pourboires. Les pourboires sont considérés comme des revenus et une partie de ces revenus est soumise à la PT.

Les restaurants doivent tenir un registre détaillé de tous les pourboires reçus, y compris la date à laquelle ils ont été reçus, les personnes qui les ont données et le montant qui a été donné. En outre, les employeurs peuvent être tenus de payer des frais de PT sur les revenus des pourboires.

De plus, le salaire minimum d'un employé recevant un pourboire doit toujours être d'au moins 30$ par semaine. Si leurs pourboires n'atteignent pas ce montant, c'est à l'employeur de compenser la différence. Les exigences locales en matière de salaire minimum varient d'un État à l'autre et peuvent également changer fréquemment.

En outre, certains États ont des taux de salaire minimum différents pour les pourboires en espèces et les employés sans pourboire. Dans ces cas, les employeurs sont autorisés à bénéficier d'un « crédit de pourboire » pour couvrir le montant du salaire minimum, à condition que l'employé gagne encore suffisamment de pourboires pour atteindre le montant du salaire minimum.

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Crédit de pourboire

La FLSA permet aux entreprises de bénéficier d'un crédit de pourboires qui leur permet de verser à leurs employés un taux réduit connu sous le nom de « salaire minimum en espèces ». Les employeurs peuvent utiliser cette disposition pour se conformer aux frais juridiques et aux réglementations légales tout en offrant des salaires et des avantages compétitifs. Bien que le montant maximum du crédit de pourboire puisse varier en fonction des lois nationales et locales.

De plus, les employeurs ont la possibilité de bénéficier d'un crédit de pourboire pouvant aller jusqu'à 5,12 dollars, ce qui ramènerait le salaire des employés à ce montant ou à un montant supérieur, portant ainsi leur « salaire minimum en espèces » à 2,13 dollars de l'heure. Cela peut être calculé comme suit :

7,25$ (salaire minimum) - 5,12$ (crédit de pourboire) = salaire minimum en espèces de seulement 2 dollars et 13 cents.

Autres types de conseils :

Dans le secteur de l'hôtellerie, les pourboires peuvent être reçus par divers moyens tels que les cartes de crédit, les espèces ou même un article de change au moment de la transaction. Pour suivre avec précision tous les paiements de revenus et de pourboires versés à l'entreprise, il est nécessaire d'enregistrer tous les paiements des clients, et pas seulement ceux indiqués sur le reçu ou dans les systèmes informatiques.

Outre l'argent, il existe plusieurs types de pourboires qui peuvent être donnés dans le secteur de la restauration, notamment :

1. Applications de pourboires numériques : Il existe différentes applications numériques qui permettent aux clients de donner des pourboires électroniques à leurs serveurs.
2. Bocaux à pourboires : Certains restaurants placent des pots à pourboires sur le comptoir pour que les clients puissent laisser un petit pourboire en espèces.
3. Piscines de pourboires : Certains restaurants disposent d'un système dans lequel les pourboires sont collectés et répartis entre le personnel à la fin de la nuit.
4. Pourboires : Certains restaurants ajoutent des frais de service ou des pourboires à la facture, en particulier pour les grands groupes.
5. Conseils en nature : certains clients peuvent choisir de donner un pourboire avec un petit cadeau, tel que des chocolats ou un bouquet de fleurs.
6. Conseils relatifs aux cartes de crédit : Les clients peuvent ajouter un pourboire à leur facture de carte de crédit.

Comprendre les charges sociales pour les employés

La structure de l'entreprise, principalement dans les restaurants, doit être structurée de manière à garantir que le PT est déclaré et retenu avec précision, quel que soit le nombre d'employés du restaurant. Les PT des employés comprennent les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie, le PT (retenue d'impôt sur le revenu fédérale et étatique), les impôts d'assurance-chômage (FUTA) et l'assurance contre les accidents du travail.

Déclarer les impôts sur la masse salariale. Une fois que les PT ont été refusés aux employés, il est important que les restaurateurs s'assurent que les PT sont déposés à temps.

Les entreprises doivent déposer leurs déclarations PT avant la date d'échéance afin d'éviter les pénalités et les frais. Il est également important que les entreprises comprennent quels formulaires doivent être remplis, ainsi que quand et comment payer le PT.

Les déclarations de revenus personnelles de l'employé doivent également être établies, en fonction de son statut de déclaration PT. Les déclarations de revenus personnelles des employés doivent être remplies et soumises à l'administration fiscale avant le 15 avril de chaque année.

Calcul des charges sociales

Ceux qui aiment compter leurs revenus d'entreprise doivent se lancer dans le calcul des charges sociales, car elles vont de pair. Malheureusement, il s'agit d'une réalité inévitable que nous devons tous accepter.

Une façon de calculer les PT consiste à utiliser le calculateur de la Federal Insurance Contributions Act (FICA). (FICA) est une loi fédérale qui oblige les employeurs à retenir et à payer certains impôts sur les salaires de leurs employés. Ces impôts financent la sécurité sociale et l'assurance-maladie, deux programmes fédéraux importants qui fournissent des prestations de retraite, d'invalidité et de santé.

Pour calculer les taxes sur les restaurants à l'aide de la FICA, les employeurs de restaurants doivent d'abord déterminer les revenus imposables de chaque employé. Ce montant correspond généralement au salaire brut de l'employé moins toutes les déductions avant impôts, telles que les contributions 401 (k) ou les contributions au compte de dépenses flexible. Ensuite, l'employeur doit déterminer le taux d'imposition de la sécurité sociale, qui représente actuellement 6,2 % des revenus imposables, jusqu'à une base salariale imposable de 142 800 dollars pour 2023. Le taux d'imposition de Medicare est de 1,45 % des revenus imposables, sans limite de base salariale.

Formule des coûts de main-d'œuvre dans les restaurants : gestion des dépenses salariales

Une formule du coût de la main-d'œuvre dans un restaurant est un calcul utilisé pour déterminer le coût total du salaire, des avantages sociaux et des charges sociales des employés d'un restaurant. Cette formule est essentielle pour les restaurateurs, car elle les aide à gérer leurs coûts de main-d'œuvre, qui peuvent représenter une dépense importante pour leur entreprise.

Pour calculer les coûts de main-d'œuvre, déterminez d'abord le coût total du salaire minimum total d'un employé, y compris le salaire horaire, les pourboires et la rémunération des heures supplémentaires. Ajoutez ensuite au total le coût des avantages, tels que l'assurance maladie et les congés payés.

Ensuite, calculez les PT à l'aide du calculateur des charges sociales de la Federal Insurance Contributions Act (FICA). Les impôts FICA incluent les taxes de sécurité sociale (6,2 %) et les taxes d'assurance-maladie (1,45 %) pour un total de 7,65 %. Les PT sont calculés sur la base du revenu imposable total de chaque employé, qui comprend son salaire régulier et ses pourboires.

Par exemple, supposons qu'un employé gagne 20$ de l'heure et travaille 40 heures par semaine. Leur salaire hebdomadaire serait de 800$. Si l'employé recevait 100$ en pourboires cette semaine-là, son revenu imposable total serait de 900$. Pour calculer leurs impôts FICA, multipliez 900$ par 7,65 %, soit 68,85$. Ce montant serait ensuite ajouté au coût hebdomadaire total de l'employé, qui serait de 868,85$.

En ajoutant le coût des salaires, des avantages sociaux et des charges sociales, vous pouvez déterminer le coût total de la main-d'œuvre pour chaque employé et pour le restaurant dans son ensemble. Ces informations peuvent être utilisées pour gérer les coûts de main-d'œuvre, établir des budgets et prendre des décisions éclairées concernant le personnel et la rémunération des employés.

Voici les taux d'imposition fédéraux sur les salaires pour 2023 :

• Taux d'imposition de la sécurité sociale : l'employeur et l'employé contribueront tous deux à 6,2 % sur un total combiné de 12,4 %.
• Taux d'imposition de l'assurance-maladie : l'employé et l'employeur contribuent tous deux à 1,45 % de la somme totale.
• Assurance maladie supplémentaire : si votre salaire dépasse 200 000 dollars par an, l'employé sera soumis à 0,9 % PT.
• Taux d'imposition FUTA : les employeurs doivent payer une taxe de 6 % sur les 7 000 dollars initiaux versés à leurs employés.
• Taux d'imposition SUTA : Chaque État a sa propre base ou limite salariale SUTA, et votre taux d'imposition SUTA individuel changera en fonction de cela. Même si les employeurs d'un même État utilisent tous la même base salariale pour leurs calculs, chaque employeur se voit attribuer un taux d'imposition SUTA unique en fonction de son type d'entreprise et d'autres facteurs. Par exemple, les taux d'imposition SUTA de la Floride pour 2022 vont d'un minimum de 0,1 % à un maximum de 5,4 %, mais l'État a fixé son nouveau taux d'imposition des employeurs à 2,75 %.
• Impôts FICA : En 2022, la taxe de sécurité sociale ne s'appliquait qu'aux 147 000 premiers dollars de vos revenus. Ce montant passe à 160 200$ en 2023.

Dilemmes fiscaux

Le terme »dilemmes fiscaux« est utilisé pour décrire les défis et les difficultés auxquels les restaurants sont confrontés lorsqu'il s'agit de se conformer aux lois et réglementations fiscales.

Ces défis peuvent découler de la nature complexe et souvent incohérente des lois fiscales, de la nécessité de suivre et de déclarer avec précision les différents types de revenus et de dépenses, et de la difficulté de trouver un équilibre entre la conformité fiscale et la gestion d'une entreprise prospère et rentable. Le taux de la taxe de vente, la déclaration des pourboires, la taxe sur les salaires, la taxe sur l'alcool, le prix des menus et le coût des aliments sont des exemples des dilemmes fiscaux auxquels est confrontée l'industrie de la restauration.

Pour une protection supplémentaire, de nombreuses compagnies d'assurance responsabilité civile commerciale proposent une couverture salariale en tant qu'avantage supplémentaire à leurs polices. Cette couverture salariale peut aider à protéger votre entreprise contre les écarts de paie ou les erreurs qui pourraient survenir, vous donnant ainsi la tranquillité d'esprit en cas de faux pas.

Création d'un calendrier de paie efficace

La paie est un processus très fragile qui doit être traité avec la plus grande attention et le plus grand soin. L'établissement d'un calendrier de paie vous aidera à suivre le PT, les salaires des employés et les autres dépenses liées à la paie.

Pour établir un calendrier de paie, déterminez d'abord la fréquence de la période de paie, par exemple hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Ensuite, définissez les dates auxquelles les employés seront payés, par exemple le 1er et le 15 de chaque mois.

Tenez toujours compte des exigences légales, telles que le salaire minimum et les exigences relatives aux heures supplémentaires, et coordonnez avec les employés pour vous assurer qu'ils sont disponibles pour recevoir leurs chèques de paie aux dates de paie établies. Le calendrier de paie doit être communiqué aux employés et inclure la fréquence des périodes de paie, les dates de paie et toute information pertinente.

Il est important de revoir régulièrement le calendrier de paie et d'apporter les ajustements nécessaires pour s'assurer qu'il continue de répondre aux besoins de l'entreprise et des employés. Les taxes sur les restaurants, les formulaires d'emploi remplis et les charges sociales doivent également être déposés en temps opportun pour rester en conformité avec les réglementations nationales et fédérales.

Ainsi, à l'approche de la prochaine saison des impôts, les stratégies relatives à la paie et à la fiscalité peuvent aider les restaurateurs à rester organisés et efficaces dans leurs processus de paie.

Promouvoir l'équité dans la planification des horaires des employés

Nous savons que l'établissement d'un calendrier de paie peut être difficile, surtout si vous avez plusieurs sites ou une grande équipe. Heureusement, les systèmes de paie sont là pour vous aider. Ils permettent aux restaurateurs de créez des horaires qui conviennent à tout le monde, sans les maux de tête liés au temps et aux coûts supplémentaires.

Lors de la planification des horaires des employés, il est important de tenir compte de leur disponibilité et de s'assurer que chaque quart de travail est couvert. Les systèmes de paie sont également pratiques pour calculer les salaires, ce qui vous permet de déterminer facilement ce que chaque employé devrait gagner par heure ou par jour en fonction des heures travaillées. Cela élimine toutes les conjectures liées à la paie, ce qui facilite les choses.

Comparaison des charges sociales et des impôts sur le revenu

Le PT et l'impôt sur le revenu sont deux impôts importants qui ont un impact sur le secteur de la restauration. Le PT est une taxe imposée aux employeurs et aux employés pour financer divers programmes d'assurance sociale tels que la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Cette taxe est basée sur le salaire ou le traitement de l'employé et est généralement retenue sur ses salaires par l'employeur. D'autre part, l'impôt sur le revenu est un impôt sur le revenu imposable du secteur de la restauration, calculé sur la base de ses revenus totaux, de ses déductions et de ses exonérations.

L'entreprise est chargée de calculer sa propre dette fiscale et de payer l'impôt dû au gouvernement.

Pour le secteur de la restauration, il est essentiel de comprendre les différences entre l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le revenu afin de se conformer à ses obligations fiscales et d'éviter toute pénalité ou amende potentielle. Le fait de calculer et de retenir correctement le PT sur les salaires des employés et de calculer et de payer avec précision l'impôt sur le revenu dû au gouvernement peut permettre à l'entreprise de rester en bons termes avec les autorités fiscales et d'éviter problèmes financiers. En outre, une solide compréhension de l'impôt sur les salaires et de l'impôt sur le revenu peut aider l'entreprise à optimiser sa planification fiscale et à minimiser ses obligations fiscales, libérant ainsi davantage de ressources pour les opérations et la croissance de l'entreprise.

Trucs et astuces pour gérer les formalités de paie

Les entreprises de restauration doivent suivre plusieurs documents et formalités importants liés à la paie des restaurants pour se conformer à leurs obligations fiscales et garantir le paiement exact de leurs employés. Parmi les principaux documents liés à la paie des restaurants, citons :

1. Formulaires d'information sur les employés : cela inclut les informations personnelles et les formulaires d'informations fiscales, qui sont utilisés pour calculer avec précision les charges sociales et les retenir sur les salaires des employés.
2. Fiches de présence ou feuilles de temps : utilisées pour enregistrer le nombre d'heures travaillées par chaque employé, qui est utilisé pour calculer sa rémunération et ses heures supplémentaires, le cas échéant.
3. Talons de paie : document fourni à chaque employé qui résume son salaire pour une période de paie, y compris le montant du salaire brut, les déductions et le salaire net.
4. Formulaires W-2 : un relevé annuel fourni à chaque employé qui résume son salaire total et les impôts retenus pour l'année.
5. Déclarations PT : Cela inclut des formulaires tels que le 941, qui doivent être déposés tous les trimestres par l'employeur pour déclarer et payer les charges sociales dues au gouvernement.
6. Relevé d'emploi : Ce document est utilisé pour suivre les changements de statut des employés, tels que l'embauche, les promotions et les licenciements, et est utilisé pour déterminer l'éligibilité à l'assurance-chômage.

L'alternative sans papier : le logiciel de paie

Les restaurateurs comprennent que la gestion de la paie est une tâche essentielle, mais parfois compliquée et fastidieuse. Cependant, avec la bonne solution logicielle de paie pour les restaurants, ce processus peut être transformé en une expérience fluide et sans effort. Le logiciel de paie fournit solution complète qui rationalise et automatise tous les aspects de la paie, permettant ainsi aux restaurateurs d'économiser du temps et des ressources.

Le logiciel élimine le risque d'erreur humaine en automatisant les calculs et les processus, garantissant ainsi que les employés reçoivent le salaire correct, à temps et à chaque fois.

De plus, en calculant automatiquement les taxes sur les restaurants et en générant les formulaires fiscaux nécessaires, le logiciel de paie permet de garantir qu'une entreprise de restauration reste en conformité avec les lois et réglementations fiscales, évitant ainsi des pénalités et des amendes coûteuses.

Les 5 meilleurs logiciels de paie

1. Gusto. Meilleur dans l'ensemble. Gusto propose le package idéal pour les petites et moyennes entreprises qui ont besoin d'une assistance en matière de paie et de ressources humaines. Avec trois niveaux de service, ils offrent une option sur mesure adaptée à presque toutes les entreprises en fonction de leurs besoins individuels.
2. Paychex Flex. Meilleur reportage. Paychex Flex est le logiciel de paie idéal pour ceux qui souhaitent avoir un aperçu complet de leurs opérations. Il propose plus de 160 rapports, notamment sur les salaires, les impôts et le chiffre d'affaires. En plus de fournir une multitude d'informations basées sur les données, ce système garantit également la conformité aux réglementations fiscales en classant automatiquement vos documents. Et qu'est-ce qui est encore mieux ? Paychex s'intégrera parfaitement à d'autres programmes essentiels tels que les applications de comptabilité et d'avantages sociaux, ce qui en fait l'une des options les plus avantageuses du marché aujourd'hui.
3. Gestion de la paie QuickBooks. Le plus simple à configurer. Si vous comptez sur QuickBooks pour vos besoins de comptabilité, laissez-nous vous présenter QuickBooks Payroll. Il s'agit du logiciel de paie le plus simple à configurer et il est conçu de manière intuitive pour tout utilisateur de QuickBooks existant. Avec un guide didactique complet et une base de connaissances complète, il y a peu de chances que vous ayez besoin de l'aide d'un représentant du service client.
4. Travailleur. Meilleur service client. Workful est l'un des principaux services de paie en ligne pour son assistance client de qualité supérieure, alors ne cherchez pas plus loin si vous donnez la priorité à un support de premier ordre. La mise en place du système de géolocalisation et de suivi de l'horloge ne pourrait pas être plus simple et garantit que votre personnel s'enregistrera uniquement à partir de sites autorisés. De plus, les employés peuvent soumettre leurs dépenses via l'application pour être remboursés lors du paiement du salaire.
5. OnPay. Idéal pour les petites entreprises. OnPay fournit un système de paie en ligne convivial et économique pour les petites entreprises. Il n'y a pas de frais imprévus, ce qui vous permet de respecter vos contraintes financières. Il automatise également tous les calculs liés à la déclaration des impôts fédéraux, étatiques et locaux. Et bien qu'il gère la plupart des choses automatiquement, vous pouvez toujours approuver vous-même chaque cycle de paie.

Cela peut également déduire les dépenses de marketing, les charges sociales et les cotisations de retraite de la masse salariale des employés. Avec la bonne solution de paie, les restaurateurs peuvent s'assurer qu'ils respectent leurs obligations salariales sans sacrifier leurs résultats financiers.

Compte bancaire pour le traitement des salaires

Pour le traitement de la paie, il est important de disposer d'un compte bancaire dédié. Cela vous aidera à suivre plus facilement les charges sociales et les autres dépenses. Il garantit également que les fonds de paie sont sécurisés et séparés du capital d'exploitation principal de l'entreprise. Lorsque vous configurez ce compte, assurez-vous d'en avoir un doté des fonctionnalités bancaires en ligne afin que les employés puissent recevoir leurs paiements de paie directement sur le compte de paie. De plus, de nombreux logiciels de paie vous permettront également de payer le personnel directement à partir de ce compte.

Le fait de disposer d'un compte bancaire dédié à la paie rationalise les processus de paie, minimise les erreurs et améliore la gestion financière et la conformité. Il fournit également un moyen sûr et efficace de gérer les salaires, les impôts et autres déductions des employés.

Très efficace pour les paiements de paie

Les paiements de paie peuvent être chronophages et accablants, mais il existe plusieurs moyens de rendre le processus plus efficace tout en réduisant les coûts.

L'une des options consiste à utiliser un logiciel de paie qui automatise de nombreuses tâches liées aux salaires des employés, telles que le calcul de la paie des restaurants et les dépôts directs.

Une autre option consiste à utiliser des applications mobiles qui permettent aux employés de consulter leurs bulletins de paie et de gérer leurs informations personnelles, ce qui peut réduire la nécessité de saisir manuellement les données.

En outre, de nombreux fournisseurs de services de paie proposent des modèles de tarification échelonnés qui permettent aux restaurants de ne payer que pour les fonctionnalités dont ils ont besoin, ce qui leur permet d'économiser de l'argent tout en ayant accès aux outils et aux fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement la paie.

L'exploration de ces options peut aider les restaurants à simplifier et à rationaliser le processus de paie, libérant ainsi un temps et des ressources précieux qui peuvent être mieux consacrés à la croissance de l'entreprise.

Assurez-vous que les registres de paie sont conservés

De nos jours, la plupart des entreprises stockent leurs rapports et documents de paie sous forme numérique, soit dans le cloud, soit à l'aide de disques durs externes. Le stockage dans le cloud est généralement beaucoup plus sécurisé que son équivalent, ce qui en fait une option populaire pour de nombreux fournisseurs de services de paie. Malgré cet avantage en matière de sécurité, les employeurs ont toujours la responsabilité de la tenue des registres, c'est-à-dire du téléchargement des documents applicables auprès des fournisseurs de services et de leur conservation conformément à la loi.

Configuration du dépôt direct pour la paie

Comprendre le dépôt direct et ses avantages

Le dépôt direct est une méthode de paiement électronique par laquelle le salaire d'un employé est transféré directement de l'employeur au compte bancaire de l'employé. Cela élimine le besoin de paiement physique sous forme de chèques ou d'espèces et réduit le risque de perte ou de vol. Le dépôt direct est un moyen pratique et sûr de recevoir les paiements de paie, car les fonds sont automatiquement déposés dans le compte de l'employé à la date de paie désignée.

Comment configurer le dépôt direct pour vos employés

La mise en place du dépôt direct pour les employés est un processus qui consiste à faire en sorte que leurs chèques de paie soient transférés électroniquement sur leurs comptes bancaires. Cela peut être fait en fournissant à l'employeur les informations de son compte bancaire, y compris le numéro d'acheminement bancaire et le numéro de compte. Pour configurer le dépôt direct, l'employeur doit disposer d'un système de paie capable de traiter les paiements électroniques, et les employés doivent avoir des comptes bancaires actifs. Certains employeurs peuvent également offrir à leurs employés la possibilité de répartir leur dépôt direct sur plusieurs comptes, par exemple entre des comptes chèques et des comptes d'épargne.

Le dépôt direct vous permet d'économiser du temps et de l'argent au fur et à mesure que vous l'utilisez

Le dépôt direct est un moyen simple, sûr et rentable de payer vos employés. Cela rend également les flux de trésorerie plus fiables que le paiement par chèques papier. Non seulement cela vous fera gagner du temps au sein de l'équipe financière, mais vous pourrez également vous débarrasser de tous les coûts associés à l'utilisation de chèques papier, tels que les frais d'affranchissement ou les fournitures nécessaires à leur envoi. La réémission de chèques perdus peut entraîner des frais de la part des banques et des services de paie, qui peuvent être évités si le dépôt direct est utilisé et que les services de paie peuvent garantir que toutes les déductions fiscales sont correctement appliquées afin que votre entreprise ne soit pas confrontée à des pénalités.

Points à prendre en compte pour un processus sans tracas

Malgré le fait que les opérations de dépôt direct présentent des taux d'échec inférieurs à ceux des cartes de crédit et de débit, il est toujours possible que les paiements ne soient pas effectués. Si un client doit effectuer plusieurs paiements récurrents le même jour, il est possible que son compte bancaire soit découvert, ce qui peut entraîner des retards dans le traitement des paiements.

Lorsque vous utilisez le dépôt direct pour la paie, il est important de surveiller les problèmes potentiels tels que les erreurs dans les informations sur les employés ou les coordonnées bancaires, les transactions non autorisées et les failles de sécurité. Les employeurs doivent vérifier régulièrement les informations sur les employés et les coordonnées bancaires, surveiller leurs comptes de paie pour détecter toute activité inhabituelle et mettre en œuvre des mesures de sécurité strictes telles que le cryptage et l'authentification multifactorielle pour protéger les informations sensibles. En outre, les employeurs devraient mettre en place des procédures pour résoudre rapidement tout problème éventuel et garantir que les employés reçoivent leur salaire correct à temps.

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