Payroll and taxes: Strategies for restaurant owners

La nómina y los impuestos pueden ser intimidantes y agotadores mentalmente. Lo sé, es una tarea agotadora (aquí es culpable de dolor de espalda). Pero bueno, estamos aquí para ayudarlo a planificar sus listas para la próxima temporada de impuestos y crear un sistema de nómina que sea efectivo y eficiente que lo alivie de la carga del desordenado mundo de los impuestos.

¿Interesado? Ahora sigue leyendo para que aprendas y apliques este artículo a la estructura de tu empresa.

¿Qué es exactamente la nómina?

La nómina se refiere al proceso de pagar a los empleados por su trabajo y administrar los impuestos y deducciones salariales asociados. Implica calcular la cantidad correcta de salario para cada empleado, teniendo en cuenta las horas trabajadas, la tasa salarial y cualquier deducción o impuesto que deba retenerse.

Este proceso generalmente implica una combinación de cálculos manuales y el uso de software o servicios de nómina de restaurantes. El pago del impuesto federal sobre la renta, el seguro social, el impuesto de Medicare y el impuesto sobre la nómina forma parte de la nómina. Las tarifas de preparación de impuestos y las tarifas de procesamiento de la nómina también están asociadas a la nómina.

Los impuestos son una parte importante de la nómina y deben administrarse con cuidado. Es fundamental comprender los impuestos sobre la nómina (PT) que se aplican a usted como propietario de un restaurante, incluidas las tasas impositivas estatales y las contribuciones a los impuestos de seguridad y de Medicare.

Se espera que los propietarios de restaurantes retengan el PT de los ingresos personales de sus empleados de restaurantes, depositen estos fondos en el IRS de manera regular y reporten la información sobre los ingresos personales de los empleados al IRS cada año. Esto puede ayudar a garantizar que cumplas con las leyes federales de nómina y la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).

La declaración de impuestos sobre la renta y su propia declaración de impuestos personal como operador de un restaurante también son componentes importantes de la nómina. Presentar sus propias declaraciones de impuestos personales y impuestos de restaurantes puede ser un proceso confuso, por lo que es fundamental conocer las reglas que se aplican al impuesto sobre la nómina y presentar sus declaraciones de impuestos sobre la renta.

¿Qué significa la retención de nómina?

En primer lugar, ¿qué es la retención? La retención de nómina se refiere al proceso de deducir dinero del cheque de pago de un empleado para cubrir los impuestos y otras deducciones exigidas por la ley. Por lo general, estas deducciones se hacen antes de que el empleado reciba su salario neto y se utilizan para pagar cosas como los impuestos sobre la renta, el seguro social y Medicare.

Cómo retener la nómina de un restaurante

Garantizar que los trabajadores de los restaurantes reciban un pago preciso requiere una combinación integral de cálculos, procesamiento y mantenimiento de registros. Esto incluye recopilar información precisa sobre los empleados, controlar las horas trabajadas; calcular el salario bruto, las deducciones y el salario neto; emitir pagos mediante depósitos directos o métodos de pago con cheque; remitir los impuestos federales sobre la renta y las leyes estatales y locales, así como mantener registros precisos, todo ello garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las normas tributarias. Para garantizar que esto se lleve a cabo de forma rápida pero precisa cada vez que sea necesario realizar la nómina, puede resultar beneficioso emplear servicios o software de nómina.

Calcular la retención de nómina de tu restaurante

Cuando se gestiona la nómina, calcular y procesar la retención de nómina para los empleados de restaurantes no es una tarea sencilla, ya que implica tener en cuenta una variedad de factores, como las horas trabajadas, la tasa de pago, las propinas y las deducciones. Las tasas del impuesto sobre las ventas también pueden variar de un estado a otro, lo que hace que la retención de la nómina sea aún más complicada.

Estos son los pasos generales que el propietario de un restaurante debe seguir para calcular y procesar correctamente la retención de nómina:

1. Recopile y mantenga información precisa de los empleados
2. Controle las horas de los empleados
3. Calcular el salario bruto
4. Calcular y hacer deducciones
5. Calcular el salario neto
6. Emitir cheques de pago o pagos de depósito directo
7. Reportar y remitir los impuestos de los restaurantes
8. Mantenga registros precisos

Consideraciones importantes para el procesamiento manual de nóminas

1. Asegúrese de registrar su negocio en el gobierno estatal y local y de obtener las licencias y permisos necesarios para operar su restaurante.
2. Obtenga un número de identificación patronal federal (FEIN) del IRS. Esto se utilizará para identificar su empresa a efectos fiscales.
3. Recopile y mantenga información precisa de los empleados, incluida la información personal y la información de retención de impuestos proporcionada en el formulario W-4.
4. Mantenga registros precisos de la cantidad de horas que cada empleado trabajó durante el período de pago. Esto incluye cualquier pago de horas extras u otras primas.
5. Use una calculadora de nómina o un software para calcular el salario bruto, las deducciones y el pago neto.
6. Inscríbase en el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) para pagar el PT electrónicamente.
7. Emita pagos a los empleados mediante cheques en papel o depósito directo y entregue a cada empleado un recibo de pago o un estado de cuenta que muestre el salario bruto, las deducciones y el pago neto.
8. Reporte y remita los impuestos de los restaurantes a las agencias gubernamentales correspondientes.
9. Mantenga registros precisos de todas las transacciones de nómina para fines de cumplimiento y auditoría.
10. Busca asesoramiento profesional si tienes dudas o errores en el proceso de nómina.
11. Manténgase al día con las regulaciones federales, estatales y locales relacionadas con el tratamiento físico y el cumplimiento.
12. Utilice un software de nómina o subcontrate su proceso de nómina a un profesional para ahorrar tiempo, reducir los errores y garantizar el cumplimiento de la ley.

Completar la nómina de los empleados en solo unos pasos

1. Recopile hojas de horas y calcule el salario bruto con precisión
2. Los empleados que reciben propinas deben declarar todas las propinas ganadas como parte de sus ingresos
3. Determine la brecha entre su salario mínimo reducido y los requisitos obligatorios de salario mínimo federal, y luego preséntela si es necesario
4. Calcule todos los impuestos adeudados, desde Medicare y el Seguro Social (FICA) hasta las contribuciones al impuesto federal sobre la renta que consideran los salarios y las propinas.
5. Mantenga siempre un registro detallado de los salarios con propina declarados para cada empleado en su archivo de personal.

Pagar por encima del salario mínimo: lo que necesita saber

Pagar más que el salario mínimo estándar para los empleados de un restaurante puede traer muchos beneficios tanto para los empleados como para el propietario del restaurante. En primer lugar, al pagar por encima de los requisitos del salario mínimo, los empleadores pueden atraer y retener a trabajadores mejor cualificados y más productivos.

Cuando los empleados sienten que reciben una compensación justa por su trabajo, es más probable que permanezcan más tiempo en la empresa y estén más motivados para rendir al máximo.

Esto puede llevar a una reducción de la facturación, lo que puede resultar costoso para una empresa en términos de gastos de contratación y capacitación, pago de impuestos sobre la renta sobre la nómina y otros gastos, como las primas del seguro médico.

Además, pagar por encima del salario mínimo puede ayudar a reducir la pobreza y la desigualdad de ingresos entre los empleados. Esto puede conducir a mejores resultados de salud y a una mejor calidad de vida para los empleados y sus familias.

Además, puede mejorar la moral general y la satisfacción de los empleados, lo que puede traducirse en un mejor servicio al cliente y una mayor lealtad de los clientes. La carga del impuesto sobre la renta también puede reducirse para los propietarios de restaurantes que pagan por encima del salario mínimo, ya que los impuestos sobre la nómina se basan en los salarios hasta un límite determinado.

Por último, pagar por encima del salario mínimo también puede ayudar a construir una reputación positiva para el restaurante, tanto entre los empleados como entre los clientes. Los restaurantes que se sabe que pagan salarios justos y tratan bien a sus empleados tienen más probabilidades de recibir una opinión favorable por parte de los clientes y la comunidad, lo que puede aumentar la lealtad de las empresas y los clientes y, por lo tanto, aumentar los ingresos de la empresa.

Salarios mínimos federales y estatales: ¿Cuál es la diferencia?

El salario mínimo federal lo establece el gobierno federal de los EE. UU. y se aplica a todos los empleadores cubiertos por la FLSA, mientras que los salarios mínimos estatales los establece cada estado individual y pueden variar de un estado a otro.

El salario mínimo federal para restaurantes y otros empleadores cubiertos es actualmente de 7,25 dólares por hora. Esto significa que cualquier restaurante u otro empleador cubierto debe pagar a sus empleados al menos 7,25 dólares por hora, independientemente del estado en el que se encuentre el restaurante. Las tasas del impuesto sobre las ventas pueden variar de un estado a otro, y algunos estados pueden tener salarios mínimos más altos que la tasa impositiva federal de 0,25 dólares por hora.

Sin embargo, muchos gobiernos estatales o locales tienen sus propias leyes de salario mínimo que son más altas que la tasa federal para restaurantes. Por ejemplo, el estado de California tiene un salario mínimo de 13 dólares por hora para los empleadores con 25 empleados o menos y de 14 dólares por hora para los empleadores con 26 o más empleados. Algunos estados, como Nueva York, Massachusetts y Washington D.C. han fijado su salario mínimo en 15 dólares por hora. Los empleadores de estos estados deben pagar a sus empleados el salario mínimo estatal más alto, que es más alto que el salario mínimo federal.

Leyes de salarios y horas

Las leyes de salarios y horarios de los restaurantes incluyen una variedad de regulaciones y requisitos que los empleadores deben cumplir para garantizar que sus empleados reciban un salario justo y que no se aprovechen de ellos.

Estas leyes varían según el estado, pero algunos elementos comunes incluyen:

1. Salario mínimo: Como se mencionó anteriormente, tanto el gobierno federal como el estatal han establecido un salario mínimo que los empleadores deben pagar a sus empleados. Los empleadores deben pagar el salario mínimo federal o estatal más alto. A un empleado por hora se le puede pagar un salario equivalente al salario mínimo aplicable.
2. Pago de horas extras: la ley federal exige que los empleadores paguen horas extras a los empleados que trabajan más de 40 horas por semana.
3. Propinas para empleados: Como se mencionó anteriormente, los estados y los municipios tienen diferentes salarios mínimos para los empleados que reciben propinas. Los empleadores deben asegurarse de pagar el salario mínimo correcto a los empleados que reciben propinas y mantener un registro preciso de las propinas que reciben.

Cuando los empleados renuncian

Hay numerosos factores que pueden contribuir a la decisión de un empleado de un restaurante de dejar de fumar, incluidos los bajos salarios, la falta de promoción profesional, un ambiente de trabajo insatisfactorio, una administración inadecuada y muchos más.

Cuando un empleado renuncia, las principales obligaciones del propietario de un restaurante incluyen emitir un cheque de pago final que incluya todos los salarios y compensaciones impagos, declarar los salarios e impuestos del empleado al gobierno, informar la separación del empleado a la agencia estatal de seguro de desempleo, proporcionar información sobre COBRA si corresponde, mantener registros de los salarios y la compensación del empleado durante al menos tres años y garantizar el cumplimiento de las leyes estatales y federales sobre los cheques de pago finales, los impuestos y otros asuntos legales.

Además, la tasa del impuesto sobre las ventas del restaurante también se ve afectada cuando un empleado deja de fumar. Si el empleado era responsable de recaudar el impuesto sobre las ventas, el propietario del restaurante debe reasignar esas tareas a otro empleado y asegurarse de que se recauden todos los impuestos necesarios.

Formas de volver a contratar después de la pérdida de empleados

Una investigación realizada por RAIL Media reveló que el gasto promedio de una rotación de un solo empleado se estima en 5.864 dólares. Para quienes trabajan en restaurantes de servicio completo, esta cifra podría acumular hasta la asombrosa cantidad de 146 000 dólares al año. ¡Guau!

Afortunadamente, los costos laborales y los impuestos de los restaurantes en los restaurantes debido a la rotación de empleados se pueden reducir o incluso evitar. Pocos establecimientos tienen una tasa de rotación de cero y nadie puede deshacerse por completo del desperdicio de alimentos o de la sobreprogramación.

Sin embargo, hay seis maneras de retener a sus empleados por más tiempo y reducir estos costosos gastos laborales en restaurantes.

1. Contratación estratégica: Al entrevistar a posibles empleados, no solo es importante hacer las preguntas correctas, sino también fomentar una idea de cómo funciona su empresa. Una forma excelente de hacerlo es hacer que un empleado de su nivel haga una visita guiada a los candidatos serios. De este modo, los candidatos tienen la oportunidad de plantear ante la dirección cualquier duda sobre la que no se atrevan a hablar abiertamente y, además, el miembro del personal que los visitó tiene la oportunidad de informar con detalles sobre su comportamiento fuera de la presencia del gerente.
2. Mejore su capacitación: invertir en la capacitación de sus empleados y gerentes puede ayudarlo a ahorrar dinero de varias maneras, no solo al reducir la rotación. Cuando el rendimiento y el servicio al cliente aumentan, también aumentarán considerablemente las ganancias. Invertir tiempo y dinero durante la incorporación, junto con actualizaciones periódicas, puede generar ahorros rápidamente en el futuro. Además, esto les da a los miembros del personal la confianza de que están realizando sus tareas correctamente desde el primer día, lo que hace que se sientan satisfechos y regresen cada día con entusiasmo.
3. Ofrezca lo que su personal necesita: los restaurantes suelen ser vistos como uno de los menos generosos en lo que respecta a las prestaciones para los empleados. Los miembros del personal suelen contar con un seguro médico y dental, una cobertura de seguro de vida adicional, tiempo libre remunerado y algún tipo de plan de pensiones; todo esto puede resultar difícil de ofrecer para una empresa de este sector sin arruinarse. Para empezar, envía una encuesta confidencial a tu personal a través de Survey Monkey o un programa similar. Hazles preguntas abiertas sobre los beneficios que son importantes para su puesto. De esa forma, podrás obtener respuestas genuinas sin prejuicios por tu parte. Una vez que hayas recopilado los comentarios, crea un plan de acción teniendo en cuenta los costos de retención de los empleados.
4. Trayectoria profesional clara: es importante brindar transparencia a sus empleados sobre sus oportunidades de crecimiento en el restaurante. Establezca una trayectoria profesional clara y describa las habilidades y la formación necesarias para avanzar de un puesto a otro. Evite hablar sobre información salarial específica o sobre el calendario, ya que estos detalles pueden cambiar. En su lugar, comparte historias de éxito de empleados que han avanzado en la empresa para inspirar y motivar a tu personal, y bríndeles posibles modelos a seguir de los que aprender.

Más allá de los salarios competitivos

Si bien los salarios competitivos son importantes para retener a los empleados, existen otros factores que pueden hacer que el personal del restaurante esté contento y satisfecho con su trabajo.

Algunos de estos factores incluyen las oportunidades de crecimiento y desarrollo, las buenas condiciones de trabajo, una cultura laboral positiva, una buena flexibilidad de horarios, beneficios como el seguro médico y el tiempo libre remunerado, y el reconocimiento y el aprecio por sus esfuerzos. Al crear un entorno laboral de apoyo y empoderamiento, y al ofrecer incentivos que sean significativos para ellos, los propietarios de restaurantes pueden ayudar a formar un personal leal y productivo, incluso con recursos limitados para pagar la nómina y los impuestos.

Dar propinas al personal

Las regulaciones del servicio de impuestos internos exigen que los propietarios de restaurantes cumplan con ciertas leyes de nómina en lo que respecta a las propinas. Las propinas se consideran ingresos y una parte de esos ingresos está sujeta al pago de impuestos.

Los restaurantes deben mantener un registro detallado de todas las propinas recibidas, incluida la fecha en que se recibieron, quién las dio y cuánto se dio. Además, es posible que los empleadores tengan que pagar el PT sobre la base de los ingresos por propinas.

Además, el salario mínimo de un empleado que recibe propina siempre debe ser de al menos 30 dólares por semana. Si sus propinas no alcanzan esta cantidad, es el empleador quien debe compensar la diferencia. Los requisitos locales de salario mínimo varían de un estado a otro y también pueden cambiar con frecuencia.

Además, algunos estados tienen tasas de salario mínimo diferentes para los empleados que reciben propinas en efectivo y para los empleados que no las reciben. En estos casos, los empleadores pueden solicitar un «crédito de propina» para cubrir el salario mínimo, siempre y cuando el empleado siga ganando lo suficiente en propinas como para alcanzar el salario mínimo.

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Crédito de propinas

La FLSA permite a las empresas aprovechar un crédito de propinas que les permite pagar a sus empleados una tarifa reducida conocida como «salario mínimo en efectivo». Los empleadores pueden usar esta disposición para cumplir con los honorarios legales y las regulaciones legales y, al mismo tiempo, ofrecer salarios y beneficios competitivos. Si bien el monto máximo de crédito por propina puede variar según las leyes estatales y locales.

Además, los empleadores tienen la opción de solicitar un crédito de propina de hasta 5,12 dólares, lo que haría que el salario de los empleados volviera a subir o superar esta cantidad, lo que convertiría su «salario mínimo en efectivo» en 2,13 dólares la hora. Esto se puede calcular de la siguiente manera:

$7.25 (salario mínimo) - $5.12 (crédito de propina) = salario mínimo en efectivo de solo 2 dólares y 13 centavos.

Otros tipos de consejos:

En la industria hotelera, las propinas se pueden recibir a través de una variedad de medios, como tarjetas de crédito, efectivo o incluso un artículo de cambio al momento de la transacción. Para llevar un registro preciso de todos los ingresos y propinas que recibe la empresa, es necesario registrar todos los pagos de los clientes, no solo los que figuran en el recibo o en los sistemas informáticos.

Hay varios tipos de propinas, además del dinero en efectivo, que se pueden dar en el negocio de los restaurantes, que incluyen:

1. Aplicaciones digitales de propinas: hay varias aplicaciones digitales que permiten a los clientes dar propinas a sus meseros de forma electrónica.
2. Frascos de propinas: algunos restaurantes colocan frascos de propinas en el mostrador para que los clientes dejen una pequeña propina en efectivo.
3. Depósitos de propinas: algunos restaurantes tienen un sistema en el que las propinas se recogen y se dividen entre el personal al final de la noche.
4. Propinas: algunos restaurantes agregan un cargo por servicio o propina a la factura, especialmente para grupos grandes.
5. Consejos en especie: algunos clientes pueden optar por dar propina con un pequeño obsequio, como chocolates o un ramo de flores.
6. Consejos sobre tarjetas de crédito: los clientes pueden añadir una propina a la factura de su tarjeta de crédito.

Comprender los impuestos sobre la nómina para los empleados

La estructura empresarial, principalmente en los restaurantes, debe estructurarse de manera que se garantice que el PT se denuncie y oculte con precisión, independientemente del número de empleados que tenga el restaurante. Los empleados contratados incluyen las contribuciones a la Seguridad Social y al Medicare, el PT (retención de impuestos federales y estatales), los impuestos sobre el seguro de desempleo (FUTA) y el seguro de compensación laboral.

Presentar impuestos sobre la nómina. Una vez que se hayan retenido los impuestos fiscales a los empleados, es importante que los propietarios de los restaurantes se aseguren de que los impuestos fiscales se presenten a tiempo.

Las empresas deben presentar sus declaraciones de PT antes de la fecha de vencimiento para evitar multas y cargos. También es importante que las empresas entiendan qué formularios deben completarse, así como cuándo y cómo pagar el PT.

También se deben hacer las propias declaraciones de impuestos sobre la renta personal del empleado, según su estado declarante del PT. Las declaraciones de impuestos personales de los empleados de Pay deben completarse y enviarse al servicio de impuestos internos antes del 15 de abril de cada año.

Calcular los impuestos de nómina

Aquellos a quienes les gusta contar los ingresos de su empresa deben dedicarse a la tarea de calcular los impuestos sobre la nómina, ya que van de la mano. Desafortunadamente, esta es una realidad inevitable que todos debemos aceptar.

Una forma de calcular los PT es utilizar la calculadora de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA). (FICA) es una ley federal que exige que los empleadores retengan y paguen ciertos impuestos de los cheques de pago de sus empleados. Estos impuestos financian el Seguro Social y Medicare, dos importantes programas federales que brindan beneficios de jubilación, discapacidad y salud.

Para calcular los impuestos de los restaurantes mediante la FICA, los empleadores de restaurantes deben determinar primero las ganancias imponibles de cada empleado. Esta cantidad suele ser el salario bruto del empleado menos cualquier deducción antes de impuestos, como las contribuciones al plan 401 (k) o las contribuciones a la cuenta de gastos flexibles. Luego, el empleador debe determinar la tasa impositiva del Seguro Social, que actualmente es del 6,2% de las ganancias imponibles, hasta una base salarial imponible de 142,800 dólares para 2023. La tasa impositiva de Medicare es del 1,45% de las ganancias imponibles, sin límite de base salarial.

Fórmula de costos laborales de restaurantes: administración de los gastos de nómina

La fórmula del costo laboral de un restaurante es un cálculo que se utiliza para determinar el costo total del salario, los beneficios y los impuestos sobre la nómina de los empleados de un restaurante. Es esencial que los propietarios de restaurantes comprendan esta fórmula, ya que les ayuda a administrar sus costos laborales, que pueden representar un gasto importante para su negocio.

Para calcular los costos laborales, primero, determine el costo total del salario mínimo completo de un empleado, incluido el pago por hora, las propinas y el pago de horas extras. Luego, suma el costo de los beneficios, como el seguro médico y el tiempo libre remunerado, al total.

Luego, calcule los PT utilizando la calculadora de impuestos sobre la nómina de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA). Los impuestos de la FICA incluyen los impuestos del Seguro Social (6,2%) y los impuestos de Medicare (1,45%), lo que arroja un total del 7,65%. Los PT se calculan en función del ingreso imponible total de cada empleado, que incluye su salario regular y sus propinas.

Por ejemplo, supongamos que un empleado gana 20 dólares por hora y trabaja 40 horas a la semana. Su salario semanal sería de 800 dólares. Si el empleado recibiera 100 dólares en propinas esa semana, su ingreso imponible total sería de 900 dólares. Para calcular sus impuestos FICA, multiplique 900 dólares por el 7,65%, es decir, 68,85 dólares. Luego, esta cantidad se sumaría al costo semanal total del empleado, que sería de 868,85 dólares.

Al sumar el costo de los salarios, los beneficios y los impuestos sobre la nómina de los empleados, puede determinar el costo laboral total de cada empleado y del restaurante en su conjunto. Esta información se puede usar para administrar los costos laborales, establecer presupuestos y tomar decisiones informadas sobre la dotación de personal y la compensación de los empleados.

Estas son las tasas de impuestos federales sobre la nómina para 2023:

• Tasa impositiva del Seguro Social: Tanto el empleador como el empleado contribuirán con un 6,2% sobre un total combinado del 12,4%.
• Tasa impositiva de Medicare: tanto el empleado como el empleador contribuyen con el 1.45% de la suma total.
• Medicare adicional: si su salario supera los 200 000$ en un año, el empleado estará sujeto a un PT del 0.9%.
• Tasa impositiva FUTA: los empleadores deben pagar un impuesto del 6% sobre los 7.000 dólares iniciales pagados a sus empleados.
• Tasa impositiva de la SUTA: Cada estado tiene su propia base o límite salarial de la SUTA, y su tasa impositiva individual de la SUTA cambiará según eso. Si bien todos los empleadores del mismo estado utilizan la misma base salarial para sus cálculos, a cada empleador se le asigna una tasa impositiva de la SUTA única según su tipo de empresa y otros factores. Por ejemplo, las tasas impositivas del SUTA de Florida para 2022 oscilan entre un mínimo del 0,1% y un máximo del 5,4%, pero el estado ha establecido su nueva tasa impositiva para empleadores en el 2,75%.
• Impuestos FICA: En 2022, el impuesto del Seguro Social solo se aplicó a los primeros 147 000$ de sus ingresos. Esta cantidad aumentará a 160.200 dólares en 2023.

Dilemas fiscales

El término»dilemas fiscales«se usa para describir los desafíos y dificultades que enfrentan los restaurantes cuando se trata de cumplir con las leyes y regulaciones tributarias.

Estos desafíos pueden deberse a la naturaleza compleja y, a menudo, inconsistente de las leyes tributarias, a la necesidad de rastrear y reportar con precisión varios tipos de ingresos y gastos, y a la dificultad de equilibrar el cumplimiento tributario con la administración de un negocio exitoso y rentable. La tasa del impuesto sobre las ventas, la declaración de propinas, el impuesto sobre la nómina, el impuesto sobre el alcohol, los precios de los menús y los costos de los alimentos son ejemplos de los dilemas fiscales a los que se enfrenta la industria de los restaurantes.

Para mayor protección, muchas compañías comerciales de seguros de responsabilidad civil general ofrecerán cobertura de nómina como un beneficio adicional a sus pólizas. Esta cobertura de nómina puede ayudar a proteger tu empresa de cualquier discrepancia o error en la nómina que pueda producirse, lo que te brinda tranquilidad en caso de que cometas un error.

Creación de un cronograma de nómina efectivo

La nómina es un proceso muy frágil que debe manejarse con la máxima atención y cuidado. Establecer un cronograma de nómina le ayudará a llevar un registro del PT, los salarios de los empleados y otros gastos relacionados con la nómina.

Para establecer un cronograma de nómina, primero determine la frecuencia del período de pago, por ejemplo, semanal, quincenal, quincenal o mensual. A continuación, establezca las fechas en las que se les pagará a los empleados, como el 1 y el 15 de cada mes.

Tenga siempre en cuenta los requisitos legales, como los requisitos de salario mínimo y horas extras, y coordine con los empleados para asegurarse de que estén disponibles para recibir sus cheques de pago en las fechas de pago establecidas. El cronograma de nómina debe comunicarse a los empleados e incluir la frecuencia del período de pago, las fechas de pago y cualquier información relevante.

Es importante revisar periódicamente el cronograma de nómina y hacer los ajustes necesarios para garantizar que siga satisfaciendo las necesidades de la empresa y los empleados. Los impuestos de los restaurantes, los formularios de empleo completados y los impuestos sobre la nómina también deben presentarse de manera oportuna para cumplir con las regulaciones estatales y federales.

Por lo tanto, cuando llegue la próxima temporada de impuestos, las estrategias de nómina e impuestos pueden ayudar a los propietarios de restaurantes a mantenerse organizados y eficientes en sus procesos de nómina.

Promover la equidad en la programación de los empleados

Sabemos que hacer un cronograma de nómina puede ser difícil, especialmente si tienes varias ubicaciones o un equipo grande. Afortunadamente, los sistemas de nómina están aquí para ayudarte. Facilitan a los propietarios de restaurantes crear horarios que funcionen para todos, sin todos los quebraderos de cabeza derivados del tiempo y los costos adicionales.

Al programar a los empleados, es importante tener en cuenta su disponibilidad y asegurarse de que todos los turnos estén cubiertos. Los sistemas de nómina también son útiles para calcular el salario, por lo que puedes calcular fácilmente cuánto debería ganar cada empleado por hora o día en función de las horas que trabajó. Esto elimina todas las conjeturas sobre la nómina, lo que facilita las cosas.

Comparación de impuestos sobre la nómina e impuestos sobre la renta

El PT y los impuestos sobre la renta son dos impuestos importantes que afectan a la industria de los restaurantes. El PT es un impuesto que se aplica tanto a los empleadores como a los empleados para financiar varios programas de seguro social, como el Seguro Social y Medicare. Este impuesto se basa en el salario o salario del empleado y, por lo general, el empleador lo retiene de sus cheques de pago. Por otro lado, el impuesto sobre la renta es un impuesto sobre la renta imponible de la industria de restaurantes, que se calcula en función de sus ingresos totales, deducciones y exenciones.

La empresa es responsable de calcular su propia obligación tributaria y pagar el impuesto adeudado al gobierno.

Para la industria de los restaurantes, es crucial entender las diferencias entre el PT y el impuesto sobre la renta para cumplir con sus obligaciones tributarias y evitar posibles sanciones o multas. Calcular y retener adecuadamente el PT de los cheques de pago de los empleados y calcular y pagar con precisión el impuesto sobre la renta adeudado al gobierno puede ayudar a garantizar que la empresa mantenga buenas relaciones con las autoridades tributarias y evitar cualquier tipo de problema cuestiones financieras. Además, tener un conocimiento sólido de los impuestos sobre la nómina y el impuesto sobre la renta puede ayudar a la empresa a optimizar su planificación fiscal y minimizar su obligación tributaria, liberando más recursos para las operaciones comerciales y el crecimiento.

Consejos y trucos para gestionar el papeleo de nómina

Las empresas de restaurantes deben llevar un registro de varios documentos y trámites importantes relacionados con la nómina de los restaurantes para cumplir con sus obligaciones tributarias y garantizar el pago exacto de sus empleados. Algunos de los documentos clave relacionados con la nómina de los restaurantes incluyen:

1. Formularios de información de empleados: Esto incluye información personal y formularios de información tributaria, que se utilizan para calcular con precisión los impuestos sobre la nómina y retenerlos de los cheques de pago de los empleados.
2. Tarjetas horarias u hojas de horas: se utilizan para registrar la cantidad de horas trabajadas por cada empleado, que se utilizan para calcular su salario y las horas extras, si corresponde.
3. Talones de pago: documento que se entrega a cada empleado en el que se resume su salario durante un período de pago, incluido el monto del salario bruto, las deducciones y el pago neto.
4. Formularios W-2: una declaración anual que se entrega a cada empleado en la que se resume el salario total y los impuestos retenidos durante el año.
5. Declaraciones del PT: Esto incluye formularios como el 941, que el empleador debe presentar trimestralmente para declarar y pagar los impuestos sobre la nómina adeudados al gobierno.
6. Registro de empleo: este documento se usa para rastrear los cambios en el estado del empleado, como la contratación, los ascensos y el despido, y se usa para determinar la elegibilidad para el seguro de desempleo.

La alternativa sin papel: software de nómina

Los propietarios de restaurantes entienden que gestionar la nómina es una tarea esencial, aunque a veces complicada y tediosa. Sin embargo, con la solución de software de nómina de restaurantes adecuada, este proceso se puede transformar en una experiencia fluida y sencilla. El software de nómina proporciona una solución integral que agiliza y automatiza todos los aspectos de la nómina, lo que ahorra tiempo y recursos a los propietarios de restaurantes.

El software elimina el riesgo de error humano al automatizar los cálculos y los procesos, lo que garantiza que los empleados reciban el pago correcto, a tiempo y en todo momento.

Además, al calcular automáticamente los impuestos de los restaurantes y generar los formularios de impuestos necesarios, el software de nómina ayuda a garantizar que una empresa de restaurantes cumpla con las leyes y reglamentos tributarios, lo que evita costosas sanciones y multas.

Los 5 mejores softwares de nómina

1. Gusto. El mejor en general. Gusto ofrece el paquete perfecto para las pequeñas y medianas empresas que requieren asistencia en materia de nómina y recursos humanos. Con tres niveles de servicio, ofrecen una opción personalizada adecuada para casi cualquier empresa en función de sus necesidades individuales.
2. Paychex Flex. Mejor reportaje. Paychex Flex es el software de nómina ideal para quienes desean una visión integral de sus operaciones, ya que ofrece más de 160 informes, que incluyen salarios, impuestos y facturación. Además de ofrecer una gran cantidad de información basada en datos, este sistema también garantiza el cumplimiento de las normas tributarias al archivar automáticamente la documentación. ¿Y qué es aún mejor? Paychex se integrará perfectamente en otros programas esenciales, como las aplicaciones de contabilidad y beneficios, lo que la convierte en una de las opciones más ventajosas del mercado actual.
3. Nómina QuickBooks. El más fácil de configurar. Si confía en QuickBooks para sus necesidades de contabilidad, permítanos presentarle QuickBooks Payroll. Es el software de nómina más sencillo de configurar y está diseñado de forma intuitiva para cualquier usuario actual de QuickBooks. Con una extensa guía tutorial y una amplia base de conocimientos, es poco probable que necesite la ayuda de un representante de servicio al cliente.
4. Trabajador. El mejor servicio de atención al cliente. Workful es un servicio de nómina en línea líder por su excelente asistencia al cliente, así que no busque más si prioriza un soporte de primer nivel. Configurar el sistema de geolocalización y seguimiento de los relojes no podría ser más fácil y garantiza que su personal se registrará únicamente desde los sitios autorizados. Además, los empleados pueden enviar sus gastos a través de la aplicación para recibir un reembolso tras el pago del salario.
5. OnPay. Lo mejor para las pequeñas empresas. OnPay ofrece un sistema de nómina en línea económico y fácil de usar para pequeñas empresas. No hay cargos sorpresivos, lo que le permite mantenerse dentro de sus limitaciones financieras. También automatiza todos los cálculos que conlleva la presentación de impuestos federales, estatales y locales. Y si bien gestiona la mayoría de las cosas de forma automática, tú también puedes aprobar cada ciclo de pago por ti mismo.

Esto también puede deducir los gastos de marketing, los impuestos sobre la nómina y las contribuciones de jubilación de la nómina de los empleados. Con la solución de nómina adecuada, los propietarios de restaurantes pueden asegurarse de cumplir con sus obligaciones de nómina sin sacrificar sus resultados.

Cuenta bancaria para el procesamiento de nóminas

Para el procesamiento de la nómina, es importante tener una cuenta bancaria dedicada a la nómina. Esto le ayudará a llevar un registro más fácil de los impuestos sobre la nómina y otros gastos. También garantiza que los fondos de nómina estén seguros y separados del capital operativo principal de la empresa. Al configurar esta cuenta, asegúrese de tener una con funciones de banca en línea para que los empleados puedan recibir sus pagos de nómina directamente en la cuenta de nómina. Además, muchos sistemas de software de nómina también le permitirán pagar al personal directamente desde esta cuenta.

Tener una cuenta bancaria dedicada a la nómina agiliza los procesos de nómina, minimiza los errores y mejora la gestión financiera y el cumplimiento. También proporciona una forma segura y eficiente de gestionar los pagos, los impuestos y otras deducciones de los empleados.

Más eficiente para los pagos de nómina

Realizar los pagos de nómina puede llevar mucho tiempo y ser abrumador, pero hay varias maneras de hacer que el proceso sea más eficiente y, al mismo tiempo, reducir los costos.

Una opción es utilizar un software de nómina que automatice muchas de las tareas relacionadas con los salarios de los empleados, como el cálculo de la nómina de los restaurantes y la realización de depósitos directos.

Otra opción es usar aplicaciones móviles que permitan a los empleados ver sus talones de pago y administrar su información personal, lo que puede reducir la necesidad de introducir datos manualmente.

Además, muchos proveedores de nómina ofrecen modelos de precios escalonados que permiten a los restaurantes pagar solo por las funciones que necesitan, lo que permite ahorrar dinero y, al mismo tiempo, tener acceso a las herramientas y funciones necesarias para administrar la nómina de manera efectiva.

Explorar estas opciones puede ayudar a los restaurantes a simplificar y agilizar el proceso de nómina, liberando tiempo y recursos valiosos que pueden dedicarse mejor al crecimiento del negocio.

Asegúrese de que se mantengan los registros de nómina

Hoy en día, la mayoría de las empresas almacenan sus informes y documentos de nómina de forma digital, ya sea en la nube o mediante discos duros externos. El almacenamiento en la nube suele ser mucho más seguro que su contraparte, lo que lo convierte en una opción popular para muchos proveedores de nómina. Sin embargo, a pesar de esta ventaja de seguridad, los empleadores siguen siendo responsables del mantenimiento de los registros, es decir, descargar los documentos aplicables de los proveedores de servicios y conservarlos según lo exija la ley.

Configuración del depósito directo para la nómina

Entender el depósito directo y sus beneficios

El depósito directo es un método de pago electrónico en el que el salario o salario de un empleado se transfiere directamente del empleador a la cuenta bancaria del empleado. Esto elimina la necesidad de realizar un pago físico en forma de cheques o efectivo y reduce el riesgo de pérdida o robo. El depósito directo es una forma cómoda y segura de recibir los pagos de nómina, ya que los fondos se depositan automáticamente en la cuenta del empleado en la fecha de pago designada.

Cómo configurar el depósito directo para sus empleados

La configuración del depósito directo para los empleados es un proceso que consiste en organizar la transferencia electrónica de sus cheques de nómina a sus cuentas bancarias. Esto se puede hacer proporcionando al empleador la información de su cuenta bancaria, incluidos el número de ruta bancaria y el número de cuenta. Para establecer el depósito directo, el empleador debe tener un sistema de nómina que sea capaz de procesar los pagos electrónicos, y los empleados deben tener cuentas bancarias activas. Algunos empleadores también pueden ofrecer a los empleados la opción de dividir su depósito directo entre varias cuentas, como entre cuentas corrientes y de ahorros.

El depósito directo le ahorra tiempo y dinero cuanto más lo utilice

El depósito directo es una forma sencilla, segura y rentable de pagar a sus empleados. También hace que el flujo de caja sea más confiable que pagar con cheques en papel. No solo le ahorrará tiempo en el equipo de finanzas, sino que también podrá ahorrarse los costos asociados con el uso de cheques en papel, como el franqueo o los suministros necesarios para enviarlos por correo. La reemisión de cheques extraviados puede conllevar comisiones por parte de los bancos y los servicios de nómina, que se pueden evitar si se utiliza el depósito directo. Además, los servicios de nómina pueden garantizar que todas las deducciones fiscales se apliquen correctamente para que su empresa no se enfrente a ninguna sanción.

Puntos a tener en cuenta para un proceso sin complicaciones

A pesar de que las transacciones de depósito directo tienen tasas de fracaso más bajas que las de las tarjetas de crédito y débito, existe la posibilidad de que los pagos no se realicen. Si un cliente tiene varios pagos recurrentes que vencen el mismo día, es posible que su cuenta bancaria se sobregire, lo que puede provocar retrasos en el procesamiento de los pagos.

Al utilizar el depósito directo para la nómina, es importante estar atento a posibles problemas, como errores en la información de los empleados o en los detalles de las cuentas bancarias, transacciones no autorizadas e infracciones de seguridad. Los empleadores deben verificar periódicamente la información de los empleados y los detalles de las cuentas bancarias, supervisar sus cuentas de nómina para detectar actividades inusuales e implementar medidas de seguridad sólidas, como el cifrado y la autenticación multifactorial, para proteger la información confidencial. Además, los empleadores deben contar con procedimientos para resolver rápidamente cualquier problema que surja y garantizar que los empleados reciban su salario correcto a tiempo.

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