Gestion des stocks alimentaires est un poste central pour les restaurateurs ou les chefs de cuisine. Il s'agit d'un équilibre constant qui consiste à conserver suffisamment d'ingrédients pour remplir chaque commande, mais pas au point que les aliments se gâtent et que vous perdiez de l'argent.
La gestion numérique des stocks alimentaires, en particulier, offre de nombreux autres avantages aux entreprises, tels que :
- Suivi des coûts des ingrédients et des aliments modifications afin que vous puissiez maintenir les prix de vos menus à jour
- Prévenir les achats excessifs et insuffisants
- Suivi des ingrédients populaires et impopulaires pour mettre à jour le menu
- Suivi du coût total de votre inventaire à tout moment
- Améliorer votre service client en fournissant aux serveurs une transparence totale sur les menus épuisés
- Vous aider à tenir des registres d'inventaire précis sur la base de les normes de votre restaurant
De nombreux restaurants suivent leur inventaire avec un stylo et du papier, car c'est ainsi les directeurs de cuisine ont été formés pendant des siècles. Mais les avantages ci-dessus sont pratiquement impossibles à obtenir manuellement. J'essaie juste de obtenir un suivi des stocks right demande tellement d'efforts qu'il ne reste que très peu de temps pour l'analyse de l'utilisateur ou de l'inventaire disponible. De plus, vous devez être un expert en tableur pour obtenir la plupart des informations et gestion des stocks la solution fournit automatiquement.
De nombreux restaurants commencent à expérimenter le suivi numérique des niveaux de stocks en utilisant les fonctionnalités intégrées à leur système de point de vente (POS)
Qu'est-ce qu'un logiciel POS ?
Un point de vente est une plateforme sur laquelle un restaurant (ou un détaillant) gère ses transactions de vente. Ils peuvent initier une transaction, accepter un paiement, détenir un catalogue, proposer des remises, etc.
Les systèmes POS des restaurants connectez spécifiquement la cuisine et le personnel de l'étage, afin que la cuisine puisse voir les commandes sans attendre personnel pour courir vers l'arrière. La direction peut maintenir suivi des KPI tels que les ventes au fil du temps, quels serveurs se vendent le plus et quels articles sont les plus populaires.
Avec l'avènement de plateformes de point de vente faciles à utiliser et économiques, la plupart des restaurants fonctionnent sur un système de point de vente d'inventaire alimentaire, même de minuscules kiosques alimentaires.
De nombreux systèmes de point de vente intègrent également des fonctionnalités de système de gestion des stocks. Étant donné que ces fonctionnalités du système d'inventaire sont généralement fournies avec l'abonnement POS, c'est avec ces outils de gestion des stocks que les restaurants d'abord expérimenter la tenue d'inventaire numérique.
Fonctionnalités courantes de gestion des stocks dans un point de vente
Cela étant dit, jetons un coup d'œil au qualités communes en matière de gestion des stocks que contient un POS. Ces fonctionnalités sont réparties en trois types :
- gestion des stocks
- gestion des commandes
- analyses.
Fonctionnalités de gestion des stocks
Étant donné que les caractéristiques de gestion des stocks d'un point de vente sont développées pour faciliter la vente pour le type d'entreprise d'un détaillant, le système de gestion des stocks est généralement axé sur les fonctionnalités de gestion des stocks permettant de maintenir un catalogue à jour. Les caractéristiques typiques incluent :
- Création de produits, y compris des variantes de produits et des SKU
- Configurez un catalogue ou un menu contenant des détails et des caractéristiques spécifiques des articles
- Suivi des inventaires et des dossiers d'inventaire sur plusieurs sites
- Haute précision et accélération du processus d'inventaire
- Notifications de stocks faibles
- La possibilité de définir et modifier les prix des produits
- Possibilité de définir des remises, des promotions et de créer des coupons
Fonctionnalités de gestion des commandes
Généralement, dans les logiciels de point de vente, ce type de fonctionnalité est le moins robuste, bien que cela soit susceptible de changer à mesure que les solutions de point de vente évolueront vers des suites de vente au détail.
- Importez des produits à partir de catalogues auxquels le logiciel s'intègre pour réduire la saisie manuelle des produits
- Réorganisez automatiquement certains produits et certains stocks, généralement auprès de fournisseurs avec lesquels le logiciel est partenaire.
Analyses et prévisions
Toutes les fonctionnalités d'analyse des stocks d'un point de vente seront destinées aux responsables qui tentent de prendre des décisions de vente. Par conséquent, ces rapports sont le plus souvent une extension des fonctionnalités de reporting des ventes du POS. Les systèmes de point de vente les plus modernes sont également suivre l'analyse du marché pour identifier les tendances et fournir des rapports sur données en temps réel, fournissant aux utilisateurs des informations de dernière minute sur ce qui se passe dans leur entreprise.
- Suivez l'utilisation des stocks au fil du temps
- Suivez les coûts unitaires, les marges et les dépenses
- Suivez la durée pendant laquelle certains produits sont en rayon
- Évaluer la rotation des stocks (c'est-à-dire la rapidité avec laquelle un article se vend)
Les limites de la gestion des stocks sur les points de vente
Bien que l'expérimentation de votre système de gestion des stocks intégré puisse être un excellent moyen de commencer à vous familiariser avec la gestion numérique des stocks, les systèmes de gestion des stocks POS sont très limités. Comme indiqué, les outils sont généralement conçus pour le modèle commercial du commerce de détail, et non pour le secteur de la restauration. En tant que tels, ils ne présentent pas les complexités nécessaires au suivi de l'inventaire des restaurants, en particulier à la prise gestion des stocks alimentaires.
C'est pourquoi, si vous utilisez la gestion des stocks de votre point de vente, vous constaterez que vous manquez complètement de fonctionnalités ou que vous vous fiez à des solutions de contournement pour adapter une fonctionnalité de vente au détail aux réalités de la cuisine. La gestion de l'inventaire des points de vente manque souvent de fonctionnalités clés telles que l'intégration des balances, la lecture de codes-barres pour automatiser le comptage des stocks, et création de recettes.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des stocks de restaurants ?
Logiciel de gestion des stocks pour restaurants est conçu spécifiquement pour les besoins uniques des restaurants, des bars, des food trucks et autres produits centrés sur l'alimentation. Les outils de gestion des stocks des restaurants comprennent que votre inventaire n'est souvent pas votre produit final. Les articles sont plutôt assemblés pour créer un repas ou un élément de menu.
Importance de la gestion des stocks des restaurants
De nombreux restaurateurs ignorent que les stocks sont synonymes d'argent. Les restaurants sont en train de perdre de la valeur monétaire chaque nourriture gaspillée. Cela est dû au fait que la nourriture aurait pu être utilisée pour générer des revenus mais qu'elle est jetée.
Si vous vérifiez régulièrement votre inventaire, vous pouvez découvrez la source des déchets afin que vous puissiez prendre des mesures pour le réduire. Bien entendu, il y a toujours des choses qui échappent au contrôle du restaurant, comme des clients mécontents ou des aliments trop cuits. Il est essentiel de suivre les autres variables afin de maintenir un plan de gestion des stocks solide, que ces facteurs soient exclus ou non.
Dans un autre cas, comment connaîtriez-vous votre véritable profit si vous ne savez pas ce qui est utilisé et ce qui est gaspillé ? Même si l'ensemble de votre système d'achat fonctionne parfaitement, une mauvaise gestion des stocks peut rendre tout votre dur labeur inefficace.
De plus, le service client des restaurants est affecté négativement par une mauvaise gestion des stocks. N'informez jamais un client que vous n'avez plus accès à un élément de menu standard parce que quelqu'un n'a pas remarqué que vous en manquiez ou qu'il était déjà périmé. Et si cela se produit une fois, cela se reproduira probablement.
Cela entraînera des opérations incohérentes de votre restaurant, ce qui incitera les clients à cesser de venir très bientôt. Il n'y a rien de pire que de voir un client venir dans votre restaurant avec un repas en tête et de se faire dire : « Désolé, il n'y en a plus »,
C'est pourquoi, afin de réduire la quantité de déchets alimentaires et de maintenir un niveau d'inventaire optimal, les restaurants devraient prendre des mesures pour mieux planifier leurs menus et leurs stocks, en plus de former leurs employés aux bonnes techniques de manipulation des aliments.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de gestion des stocks de restaurants ?
Un certain nombre de fonctionnalités ne peuvent être trouvées que dans logiciel de gestion des stocks de restaurants. Ces fonctionnalités sont destinées aux restaurateurs et à la restauration gestionnaires d'inventaire spécifiquement et aidera une cuisine à atteindre une efficacité maximale.
1. Rapports réalisés pour les restaurants
Alors que les solutions POS fournissent de nombreux rapports importants, les rapports de gestion des stocks des restaurants sont créés pour fournir un aperçu de la cuisine, ce qui n'est tout simplement pas le cas des rapports des systèmes d'inventaire de la vente au détail.
Les rapports uniques pour le contrôle des stocks d'un restaurant incluent :
- Les ventes par rapport à la consommation, afin que vous puissiez facilement comparer la façon dont vos recettes se vendent par rapport aux coûts alimentaires associés. Ce rapport facilite également le suivi des déversements, des portions supplémentaires ou des vols.
- Les rapports sur les stocks excédentaires vous aident à vous débarrasser des stocks existants. Les données de l'industrie montrent que 4 à 10 % des aliments dans les cuisines sont gaspillés avant même d'être mis dans l'assiette.
- Différences de coût dans les stocks. Au fur et à mesure que le coût des ingrédients ou des aliments change au cours de l'année, vous pouvez décider des produits à abandonner, des recettes à augmenter, etc. Les fluctuations de prix peuvent rendre difficile la maîtrise de vos coûts, mais avec les bons logiciel de gestion de restaurant, il s'agit d'un outil précieux pour surveiller le coût des denrées alimentaires et éviter qu'il n'augmente trop. Cela vous permet de suivre de près le coût global de vos aliments, de vous tenir au courant de tout changement de prix et d'ajuster votre budget en conséquence.
- Estimation des stocks basée sur les ventes, afin que vous puissiez avoir une idée du stock restant entre les inventaires. Les niveaux d'ingrédients sont plus difficiles à suivre que les niveaux habituels des stocks de détail en raison de l'observation, des déversements et d'autres activités propres à la cuisine. Les logiciels d'inventaire des restaurants sont souvent configurés en tenant compte de ces éléments afin de conserver une estimation plus précise de la quantité d'inventaire disponible, au lieu de la suivre exclusivement en fonction des articles de menu vendus.
- Des prévisions de commandes intelligentes qui vous permettent de déterminer à l'avance quels produits alimentaires sont susceptibles d'augmenter ou de diminuer en popularité.
- Évaluez l'inventaire initial, les recettes, les transferts, la production et le stock final disponible. Comparez les coûts réels aux coûts théoriques pour optimiser votre menu et le coût des produits vendus (COGS).
2. Méthodes uniques de contrôle des stocks spécifiques aux restaurants
La saisie d'un inventaire alimentaire peut être très différente de la saisie d'autres types d'inventaire. Par exemple, le poids est souvent la façon dont les cuisines mesurent une unité de stock (par exemple, vous ne suivez pas vos niveaux de riz en fonction des grains individuels, mais plutôt en fonction du poids de la quantité totale de riz).
Donc systèmes de gestion des stocks alimentaires ont souvent intégrations de balances pour le suivi des mesures. L'intégration de la balance permet à l'outil d'extraire le poids d'un article directement à partir de la balance, sans saisie manuelle de données. Les meilleurs systèmes d'inventaire alimentaire (comme WISK) fournissent même Des balances Bluetooth capables de lire exactement combien le liquide est laissé dans une bouteille.
Un système de gestion des stocks de restaurants peut également scanner un code-barres pour saisir un produit, évitant ainsi les erreurs humaines et les divergences lors de la saisie.
Enfin, certains systèmes de gestion des stocks de restaurants s'intègrent à divers fournisseurs et catalogues de produits alimentaires, de sorte que vous puissiez également choisir parmi des articles prétéléchargés. (Les points de vente promettent généralement cette fonctionnalité, mais elle est pratiquement inutile pour les chefs de cuisine, car les catalogues sont rarement axés sur les ingrédients.)
3. Fonctionnalités de commande conçues pour les produits alimentaires
En général, le taux de rotation des stocks du restaurant est plus élevé que celui d'un détaillant. Il est plus fréquent de commander des stocks alimentaires que d'autres types d'articles, car les aliments se gâtent souvent rapidement. Les produits alimentaires, par exemple, doivent être retournés 4 à 6 fois par mois.
Il devrait être possible de définir des niveaux personnalisés lorsqu'un ingrédient est faible dans le système de gestion des stocks d'un restaurant. Pour maintenir votre inventaire plein et frais, sans jamais être surapprovisionné, ces pièces peuvent entraîner la passation de commandes directement auprès de vos fournisseurs. Les notifications destinées à vous et à votre équipe peuvent également être déclenchées par les paris.
L'outil de gestion des stocks doit également s'intégrer à la gestion des fournisseurs afin que vous puissiez passer des commandes directement depuis le système. (Il s'agit d'un autre outil que de nombreux points de vente prétendent proposer, mais ils ne s'intègrent souvent qu'à des fournisseurs spécifiques à la vente au détail.)
4. Un mode hors ligne pour les salles ou les caves sans Wi-Fi
Le service de restauration a souvent lieu dans des endroits inattendus. Que vous testiez un site éphémère ou que vous cherchiez à faire en sorte que les restrictions liées à la pandémie vous conviennent, votre entreprise doit être en mesure de suivre ses stocks n'importe où. Chez WISK, nous proposons un mode hors ligne doté de nombreuses fonctionnalités, afin d'éviter toute perte d'activité en cas de perte de Wi-Fi.
5. Fournir des alertes à votre personnel concernant les articles en rupture de stock
Les alertes de stocks faibles sont une caractéristique de logiciel de gestion des stocks de restaurants qui vous permet de définir des seuils pour le stock d'un article que vous avez sous la main dans la cuisine de votre restaurant.
Lorsque le niveau de stock atteint le seuil, le logiciel envoie une alerte à votre personnel afin qu'il puisse réorganiser l'article avant qu'il ne soit épuisé. Cela peut vous faire gagner du temps et réduire les coûts en vous assurant de ne plus jamais être à court d'un ingrédient clé.
Le meilleur, c'est que cette fonctionnalité est simple à configurer et à gérer, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité tout en vous assurant de répondre à la demande des clients. Sans avoir à retourner dans la cuisine, les serveurs seront en mesure d'informer avec précision vos clients des éléments de menu qui ne sont pas disponibles.
En outre, les alertes suppriment les inconvénients liés au fait qu'un serveur doit annuler une commande passée pour un article en rupture de stock et reprendre la commande du client.
6. Surveille le coût des recettes
La clé du suivi des coûts des recettes est de documenter soigneusement chaque ingrédient qui entre dans la composition de chaque plat, ainsi que la quantité utilisée. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour calculer le coût total de chaque plat et du coût des produits vendus. En surveillant régulièrement les coûts des aliments, les restaurateurs peuvent ajuster leurs recettes selon les besoins pour s'assurer qu'ils continuent de réaliser des bénéfices.
Un système de gestion des stocks qui utilise le coût des recettes peut vous aider à maintenir des données cohérentes, à jour et précises. Le fait que les prix des fournisseurs soient automatiquement extraits des factures de vos fournisseurs peut éliminer le temps que votre équipe passe à saisir manuellement les factures, en particulier si le coût de vos ingrédients varie selon les saisons.
Automatiser la gestion de vos stocks alimentaires et mise en œuvre d'un plan stratégique, la gestion des dépenses liées aux recettes de votre groupe de restaurants peut vous aider à optimiser votre marge bénéficiaire sur l'ensemble de votre menu.
7. Améliorez les ventes grâce à une ingénierie de menu appropriée
L'ingénierie des menus est un outil essentiel pour planifier et créer votre menu afin de maximiser la rentabilité. Grâce à l'ingénierie des menus, vous pouvez déterminer les produits alimentaires spécifiques à proposer, modifier ou supprimer en cartographiant à la fois leur rentabilité et leur popularité.
Les informations critiques concernant les quantités vendues par rapport à la marge des articles sont intégrées via un sondage sur la composition des ventes, qui relie les recettes aux coûts et aux données du système de point de vente de votre restaurant. L'ingénierie des menus vous permet d'évaluer si les menus sont trop chers ou trop chers, si vous devez modifier la quantité de certains ingrédients ou des portions de recettes, et si le menu fonctionne globalement. Il vous permet de comparer rentabilité et popularité lors de la prise de décisions.
Avec l'aide de logiciel de gestion des stocks de restaurants pour automatiser ce processus, vous pouvez évaluer rapidement ces facteurs et avoir une idée précise de la contribution à la marge et du succès commercial de chaque ingrédient du menu. Sur la base de ces informations, vous pouvez tirer parti des opportunités de menu, par exemple en mettant en avant des ingrédients présentant des marges élevées mais des ventes faibles.
8. Suivez le gaspillage alimentaire et contrôlez les coûts
Le gaspillage alimentaire des restaurants est causé par diverses circonstances.
Surveiller et enregistrer chaque occurrence de déchets alimentaires au restaurant sont essentiels pour un meilleur contrôle des coûts alimentaires et les meilleures pratiques générales en matière de comptabilité des restaurants. Vous aurez beaucoup plus d'informations sur le pourcentage de vos coûts alimentaires, à la fois sur les dépenses globales et sur les coûts spécifiques des ingrédients, ce qui leur permettra de prendre des décisions fondées sur des données pour des dépenses à la fois optimales et rentables.
Heureusement, certains gestion de l'inventaire des restaurants le logiciel est livré avec des options qui peuvent vous aider à suivre le gaspillage alimentaire dans votre restaurant. Cela vous permet de créer un processus fiable tel que :
- Identifier les recettes qui ont tendance à produire le plus de déchets et les écarts d'inventaire entre tous les restaurants
- Saisir tous les déchets alimentaires, y compris les aliments renversés et les aliments avariés, dans le module du système de gestion des stocks.
9. Gestion des tâches d'inventaire
Un intelligent logiciel d'inventaire de restaurants inclut également une fonction de gestion des employés pour réduire le temps consacré aux activités administratives, avec des procédures prédéfinies pour les employés de votre restaurant.
- Créez des rappels, définissez des dates d'échéance pour les tâches et gardez une trace de tout ce qui se passe dans le shuffle.
- Créez un menu de tâches contenant uniquement les informations que votre équipe juge les plus pertinentes.
- Vérifiez l'état de n'importe quelle tâche
10. Gestion des factures
Un système de gestion des stocks de restaurants est une application ou un programme de suivi des stocks qui permet de stocker, de surveiller et d'analyser les factures des fournisseurs pour les stocks et les fournitures. Le système de gestion des factures fonctionne parfaitement à vos processus de suivi des stocks et de comptabilité, en les intégrant à votre comptabilité, Système POSet un logiciel de gestion des stocks.
En combinant les données de vente, d'inventaire et de comptabilité sur une seule plateforme, un restaurateur peut suivre la rentabilité, le coût des produits vendus, les niveaux d'ingrédients, etc.
10. Rationalisez et centralisez la gestion des recettes
Les back-offices et les cuisines des restaurants peuvent bénéficier de la gestion des stocks des restaurants pour gérer le flux de travail de contrôle des stocks. Cela peut vous aider à rationaliser et à centraliser le processus de gestion des recettes afin de déterminer votre coût par assiette, de suivre en temps réel les besoins en matière de stocks alimentaires et de prévoir l'impact des modifications apportées à votre menu sur vos résultats financiers.
- Établissez des directives de recette pour chaque plat de votre menu (température, temps de traitement, etc.) afin de maintenir une qualité constante sur tous les sites.
- Obtenez un aperçu du coût de vos marchandises et contrôlez les niveaux de stock pour répondre à la demande totale prévue
- Standardisez les recettes des plats du menu, calculez le prix à l'assiette et surveillez l'incidence de l'évolution des coûts d'exploitation sur les ventes potentielles.
La solution pour les restaurants
En fin de compte, pour qu'un restaurant réussisse, une bonne gestion des stocks est indispensable. Vous devez vous assurer de disposer à la fois d'un point de vente et d'une solution de gestion des stocks spécialisée pour fonctionner de manière optimale afin de gérer efficacement les stocks. C'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser un outil de gestion des stocks qui s'intègre à votre système de point de vente. (WISK s'intègre à plus de trente systèmes de point de vente.)
Grâce à l'intégration, vous pouvez conserver l'inventaire rapports de vente de la direction à jour et précis à tout moment. L'intégration de WISK peut lire les recettes vendues dans le point de vente et les transformer rapidement en rapports d'inventaire pour vous.
Une approche globale de la gestion des stocks alimentaires va au-delà de votre système de point de vente. Lorsque vous intégrez logiciel d'inventaire spécialisé, vous découvrirez les domaines à améliorer et consultez votre retour sur investissement s'améliorer régulièrement.
WISK est l'outil idéal pour les entreprises de restauration prêtes à passer à un système de gestion des stocks conçu spécialement pour elles. Réservez une démonstration gratuite dès aujourd'hui.
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