Gestión del inventario de alimentos es un trabajo fundamental para los propietarios de restaurantes o gerentes de cocina. Se trata de mantener un equilibrio constante: conservar los ingredientes suficientes para llenar cada pedido, pero no tanto como para que la comida se estropee y se pierda dinero con ella.
La gestión digital del inventario de alimentos, en particular, ofrece una serie de otros beneficios para las empresas, como:
- Seguimiento de los costos de los ingredientes y los alimentos cambios para que puedas mantener actualizados los precios de tus menús
- Prevención de compras excesivas e insuficientes
- Seguimiento de ingredientes populares e impopulares para actualizar el menú
- Seguimiento del coste total de tu inventario en un momento dado
- Mejore su servicio de atención al cliente al proporcionar a los servidores una transparencia total en los menús agotados
- Le ayudamos a mantener registros de inventario precisos basados en los estándares de tu restaurante
Muchos restaurantes rastrean su inventario con lápiz y papel, ya que esa es la forma los gerentes de cocina fueron entrenados durante eones. Sin embargo, los beneficios anteriores son prácticamente imposibles de lograr manualmente. Solo estoy intentando obtener un seguimiento de inventario right requiere tanto esfuerzo que queda muy poco tiempo para analizar el inventario disponible o del usuario. Además, tendrías que ser un experto en hojas de cálculo para obtener la mayor parte de información y gestión de inventario la solución se proporciona automáticamente.
Muchos restaurantes comienzan a experimentar con el seguimiento digital de los niveles de inventario mediante el uso de las funciones integradas en su sistema de punto de venta (POS)
¿Qué es el software POS?
Un POS es una plataforma en la que un restaurante (o minorista) ejecuta sus transacciones de venta. Pueden iniciar una transacción, aceptar un pago, mantener un catálogo, ofrecer descuentos y más.
Los sistemas POS del restaurante conecta específicamente la cocina y personal de planta, para que la cocina pueda ver los pedidos sin esperar a que bastón para correr hacia atrás. La administración puede mantener seguimiento de los KPI, como las ventas, a lo largo del tiempo, qué servidores se venden más y qué artículos son los más populares.
Con la llegada de las plataformas POS fáciles de usar y económicas, la mayoría de los restaurantes utilizan un sistema POS de inventario de alimentos, incluso pequeños quioscos de comida.
Muchos sistemas POS también tienen funciones de sistema de administración de inventario integradas. Dado que estas funciones del sistema de inventario suelen venir con la suscripción al punto de venta, estas herramientas de gestión de stock son las que dan prioridad a los restaurantes experimentar con el mantenimiento de inventario digital.
Funciones comunes de administración de inventario en un POS
Dicho esto, echemos un vistazo a la cualidades comunes de gestión de inventario que contiene un POS. Estas funciones se dividen en tres tipos:
- gestión de stock
- gestión de pedidos
- análisis.
Funciones de gestión de stock
Debido a que las características de administración de inventario en un punto de venta se desarrollan para facilitar la venta para el tipo de negocio de un minorista, el sistema de administración de inventario generalmente se orienta en torno a las funciones de administración de inventario para mantener un catálogo actualizado. Las características típicas incluyen:
- Creación de productos, incluidas las variantes de productos y los SKU
- Configure un catálogo o menú completo con detalles y características específicas de los artículos
- Seguimiento de los recuentos de inventario y los registros de inventario en varias ubicaciones
- Alta precisión y rapidez del proceso de inventario
- Notificaciones de existencias bajas
- La capacidad de configurar y cambiar los precios de los productos
- La posibilidad de establecer descuentos, promociones y crear cupones
Funciones de gestión de pedidos
Por lo general, en el software POS, este tipo de función es la menos sólida, aunque es probable que esto cambie a medida que las soluciones POS se desarrollen para convertirse en suites minoristas.
- Importe productos de los catálogos con los que el software se integra para reducir la entrada manual de productos
- Reordene automáticamente algunos productos y existencias, normalmente de proveedores con los que se asocia el software.
Análisis y pronósticos
Todas las funciones de análisis de inventario de un punto de venta estarán orientadas a los gerentes que intenten tomar decisiones de ventas. Como resultado, estos informes suelen ser una extensión de las funciones de informes de ventas del POS. La mayoría de los sistemas de punto de venta modernos también realizar un seguimiento del análisis de mercado para identificar tendencias y proporcionar informes sobre dato en tiempo real, proporcionando a los usuarios información actualizada sobre lo que sucede en sus negocios.
- Controle el uso del inventario a lo largo del tiempo
- Realice un seguimiento de los costos unitarios, los márgenes y los gastos
- Haz un seguimiento del tiempo que ciertos productos han estado en una estantería
- Evalúe la rotación del inventario (es decir, la rapidez con la que se vende un artículo)
Los límites de la gestión del inventario en puntos de venta
Si bien experimentar con su sistema de administración de inventario incorporado puede ser una excelente manera de comenzar a familiarizarse con la administración digital del inventario, los sistemas de administración de inventario de POS son muy limitados. Como se ha señalado, las herramientas suelen estar diseñadas para el modelo de negocio minorista, no para la industria de los restaurantes. Como tales, no tienen las complejidades necesarias para el seguimiento del inventario de los restaurantes, especialmente para gestión del inventario de alimentos.
Por eso, si utilizas la gestión de inventario de tu punto de venta, descubrirás que careces por completo de funciones o que confías en soluciones alternativas para que una función de venta minorista funcione para la realidad de la cocina. La gestión del inventario de los puntos de venta a menudo carece de funciones clave como la integración de básculas, el escaneo de códigos de barras automatizar el recuento de inventario, y creación de recetas.
¿Qué es el software de gestión de inventario para restaurantes?
Software de gestión de inventario para restaurantes está diseñado específicamente para las necesidades únicas de restaurantes, bares, camiones de comida y otros centrados en la alimentación. Las herramientas de gestión del inventario de los restaurantes comprenden que, con frecuencia, el inventario no es el producto final, sino que los artículos se juntan para crear una comida o un elemento del menú.
Importancia de la gestión del inventario de restaurantes
El hecho de que el inventario equivale a dinero es algo que muchos restauradores desconocen. Los restaurantes están perdiendo su valor en dólares de sus bolsillos cada alimento desperdiciado. Esto se debe al hecho de que los alimentos podrían haberse utilizado para generar ingresos, pero en cambio se desechan.
Si compruebas tu inventario con regularidad, puedes descubre el origen de los residuos para que puedas tomar medidas para reducirlo. Por supuesto, siempre hay cosas que escapan al control del restaurante, como clientes insatisfechos o comida demasiado cocida. Es fundamental realizar un seguimiento de las demás variables para mantener un plan de gestión de inventario sólido, independientemente de si se excluyen o no esos factores.
En otro caso, ¿cómo conocería su verdadero beneficio si no sabe qué se utiliza y qué se desperdicia? Incluso si todo su sistema de compras es excelente, una mala gestión del inventario puede hacer que todo su arduo trabajo sea ineficaz.
Además, el servicio al cliente en los restaurantes se ve afectado negativamente por una mala gestión del inventario. Nunca le digas a un cliente que se te ha agotado un producto estándar del menú porque alguien no se dio cuenta de que te faltaba o de que ya estaba caducado. Y si ocurre una vez, es probable que vuelva a ocurrir.
Esto provocará que las operaciones de su restaurante sean inconsistentes, lo que hará que los clientes dejen de venir muy pronto. No hay nada peor que que un cliente venga a tu restaurante con una comida específica en mente y luego se le diga: «Lo siento, se nos acabó»
Por eso, para reducir la cantidad de desperdicio de alimentos y mantener un nivel de inventario óptimo, los restaurantes deben tomar medidas para planificar mejor sus menús e inventario, además de capacitar a sus empleados sobre las técnicas adecuadas de manipulación de los alimentos.
¿Cuáles son las características del software de gestión de inventario para restaurantes?
Hay una serie de funciones que solo se pueden encontrar en software de gestión de inventario para restaurantes. Estas funciones están pensadas para los propietarios de restaurantes y para la comida administradores de inventario específicamente y ayudará a una cocina a lograr la máxima eficiencia.
1. Informes realizados para restaurantes
Si bien las soluciones POS proporcionan muchos informes importantes, los informes de gestión de inventario de restaurantes se crean para proporcionar información sobre la cocina de una manera que los informes del sistema de inventario minorista simplemente no lo hacen.
Los informes exclusivos para el control de inventario de un restaurante incluyen:
- Ventas y consumo, para que puedas comparar fácilmente cómo se venden tus recetas en comparación con los costos de los alimentos asociados. Este informe también facilita el seguimiento de los derrames, las porciones adicionales o los robos.
- Los informes de exceso de existencias te ayudan a deshacerte del inventario agotado. Los datos de la industria muestran que entre el 4 y el 10% de la comida en las cocinas se desperdicia antes de que llegue a un plato.
- Diferencias de costos en el inventario. A medida que el costo de los ingredientes o el costo de los alimentos cambien a lo largo del año, puedes decidir qué productos dejar de consumir, en qué recetas subir el precio y mucho más. Las fluctuaciones de precios pueden hacer que sea difícil mantener los costos bajo control, pero con el criterio correcto software de gestión de restaurantes, esta es una herramienta valiosa para controlar el costo de los alimentos y evitar que suban demasiado. Esto le ayuda a controlar de cerca los costos generales de los alimentos, de modo que puede estar al tanto de cualquier cambio en los precios y ajustar su presupuesto en consecuencia.
- Estimación de existencias basada en las ventas, para que puedas hacerte una idea del inventario que queda entre los recuentos de inventario. Los niveles de ingredientes son más difíciles de rastrear que los niveles de inventario típicos de las tiendas minoristas debido a que los miran a simple vista, los derrames y otras actividades propias de la cocina. El software de inventario de restaurantes suele configurarse teniendo en cuenta estas cuestiones, por lo que calcula con mayor precisión la cantidad de inventario disponible, en lugar de hacer un seguimiento exclusivo de los productos del menú vendidos.
- Previsión inteligente de pedidos para que puedas predeterminar qué alimentos tienen probabilidades de aumentar o disminuir su popularidad.
- Evalúe el recuento de inventario inicial, los recibos, las transferencias, la producción y las existencias finales disponibles. Compare los costos reales con los teóricos para optimizar su menú y el costo de los productos vendidos (COGS).
2. Métodos únicos de control de inventario específicos para restaurantes
Introducir el inventario de alimentos puede ser muy diferente de introducir otros tipos de inventario. Por ejemplo, el peso suele ser la forma en que las cocinas miden una unidad de inventario (por ejemplo, no se registran los niveles de arroz según los granos individuales, sino según el peso de la cantidad total de arroz).
Así que sistemas de gestión de inventario de alimentos a menudo tienen integraciones de escala para el seguimiento de mediciones. La integración de la báscula permite a la herramienta extraer el peso de un artículo directamente de la báscula, sin necesidad de introducir datos manualmente. Incluso los mejores sistemas de inventario de alimentos (como WISK) proporcionan Básculas Bluetooth que son capaces de leer exactamente cuánto queda líquido en una botella.
El sistema de gestión de inventario de un restaurante también puede escanear un código de barras para introducir un producto, lo que evita errores humanos y discrepancias durante la entrada.
Por último, algunos sistemas de gestión de inventario de restaurantes se integran con varios vendedores y catálogos de alimentos, por lo que también puedes elegir entre los artículos cargados previamente. (Los puntos de venta suelen prometer esta función, pero es prácticamente inútil para los directores de cocina, ya que los catálogos rara vez están orientados a los ingredientes).
3. Funciones de pedido diseñadas para alimentos
En general, el restaurante tiene una rotación de inventario mayor que la de un minorista. Los pedidos de inventario de alimentos se realizan con más frecuencia que otros tipos de artículos, ya que los alimentos suelen estropearse rápidamente. Los alimentos, por ejemplo, deben entregarse 4-6 veces al mes.
Debería ser posible definir niveles personalizados para cuando un ingrediente es bajo en el sistema de gestión de inventario de un restaurante. Para mantener su inventario lleno y fresco, pero nunca con exceso de existencias, estas piezas pueden hacer que los pedidos se hagan directamente a sus proveedores. Los pares también pueden activar las notificaciones para ti y para tu equipo.
La herramienta de administración de inventario también debe integrarse con la administración de proveedores para que puedas comprar pedidos directamente desde el sistema. (Esta es otra herramienta que muchos puntos de venta afirman ofrecer, pero a menudo solo se integran con proveedores específicos de minoristas).
4. Un modo offline para locales o bodegas sin Wi-Fi
El servicio de comida a menudo se lleva a cabo en lugares inesperados. Ya sea que estés probando un local improvisado o averiguando cómo hacer que las restricciones impuestas por la pandemia funcionen para ti, tu empresa necesita poder hacer un seguimiento del inventario desde cualquier lugar. En WISK, ofrecemos un modo sin conexión con todas las funciones, para que no pierdas actividad cuando te quedas sin Wi-Fi.
5. Proporcionar alertas a su personal sobre artículos de bajo inventario
Las alertas de existencias bajas son una característica de software de gestión de inventario para restaurantes que te permite establecer límites para la cantidad de existencias de un artículo que tienes a mano en la cocina de tu restaurante.
Cuando el nivel de existencias alcance el límite, el software enviará una alerta a su personal para que puedan volver a pedir el artículo antes de que se agote. Esto puede ahorrar tiempo y reducir costos al garantizar que nunca más se quede sin un ingrediente clave.
La mejor parte es que esta función es fácil de configurar y mantener, lo que le permite centrarse en su negocio y, al mismo tiempo, asegurarse de satisfacer la demanda de los clientes. Sin tener que volver a la cocina, los camareros podrán informar con precisión a sus clientes sobre los platos del menú que no están disponibles.
Además, las alertas eliminan las molestias que se derivan de que un servidor tenga que cancelar un pedido de un artículo agotado y volver a aceptar el pedido del cliente.
6. Supervisa el costo de las recetas
La clave para hacer un seguimiento del costo de las recetas es documentar cuidadosamente cada ingrediente que se incluye en cada plato, así como la cantidad utilizada. Luego, esta información se puede utilizar para calcular el costo total de cada plato y el costo de los productos vendidos. Al monitorear regularmente los costos de los alimentos, los propietarios de restaurantes pueden ajustar sus recetas según sea necesario para asegurarse de que siguen obteniendo ganancias.
Un sistema de administración de inventario que utilice el cálculo de costos de recetas puede ayudarlo a mantener datos consistentes, actualizados y precisos. Si los precios de los proveedores actualizados se extraen automáticamente de las facturas de tus proveedores, puedes eliminar el tiempo que tu equipo dedica a introducir las facturas manualmente, especialmente si los costos de los ingredientes varían según la temporada.
Automatizar la gestión de su inventario de alimentos y implementar un plan estratégico, administrar los gastos de recetas de su grupo de restaurantes puede ayudarlo a optimizar el margen de beneficio en todo el menú.
7. Mejore las ventas con una ingeniería de menú adecuada
La ingeniería de menús es una herramienta fundamental para planificar y crear su menú a fin de maximizar la rentabilidad. Con el uso de la ingeniería de menús, puedes determinar qué alimentos específicos vender, modificar o eliminar, calculando tanto su rentabilidad como su popularidad.
La información crítica sobre las cantidades vendidas en relación con el margen del artículo se integra mediante una encuesta sobre la combinación de ventas, que vincula las recetas con los costos y los datos del sistema POS de su restaurante. La ingeniería de menús le permite evaluar si los menús son demasiado caros o infravalorados, si necesita cambiar las cantidades de ciertos ingredientes o porciones de la receta y qué tan bien está funcionando el menú en general. Le permite sopesar la rentabilidad frente a la popularidad a la hora de tomar decisiones.
Con la ayuda de software de gestión de inventario para restaurantes para automatizar este proceso, puede evaluar rápidamente estos factores y hacerse una idea clara de la contribución al margen y el éxito de ventas de cada ingrediente del menú. Basándote en esta información, puedes aprovechar las oportunidades que ofrecen los menús, por ejemplo, ofreciendo ingredientes con márgenes altos pero con bajas ventas.
8. Realice un seguimiento del desperdicio de alimentos y controle los costos
El desperdicio de comida en los restaurantes se debe a una variedad de circunstancias.
Supervisar y registrar cada aparición de desperdicio de comida en el restaurante son esenciales para un mejor control de los costos de los alimentos y las mejores prácticas generales en la contabilidad de los restaurantes. Obtendrá mucha más información sobre el porcentaje del costo de los alimentos, tanto sobre los gastos generales como sobre los costos de los ingredientes específicos, lo que les permitirá tomar decisiones basadas en datos para gastar de manera óptima y rentable.
Afortunadamente, algunos gestión de inventario de restaurantes el software viene con opciones que pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del desperdicio de alimentos en su restaurante. Esto le permite crear un proceso confiable, como:
- Identificar qué recetas tienden a producir la mayor cantidad de residuos y variaciones de inventario en todas las ubicaciones de los restaurantes
- Introducir cualquier desperdicio de alimentos, incluidos los alimentos derramados y los que se han estropeado, en el módulo del sistema de gestión de inventario.
9. Gestión de tareas de inventario
Un inteligente software de inventario de restaurantes también incluye una función de gestión de empleados para reducir la cantidad de tiempo dedicado a las actividades administrativas, con procedimientos predefinidos para los empleados de su restaurante.
- Crea recordatorios, establece fechas límite para las tareas y mantén un registro de todo lo que esté en orden.
- Crea un menú de tareas que solo contenga la información que tu equipo considere más relevante.
- Comprueba el estado de cualquier tarea
10. Gestión de facturas
Un sistema de gestión de inventario de restaurantes es una aplicación o programa para el seguimiento del inventario que puede almacenar, monitorear y analizar las facturas de los proveedores por inventario y suministros. El sistema de gestión de facturas funciona sin problemas con sus procesos de seguimiento de inventario y contabilidad, integrándose con su contabilidad, Sistema POS, y software de gestión de inventario.
Al combinar los datos de ventas, inventario y contabilidad en una plataforma, el propietario de un restaurante puede realizar un seguimiento de la rentabilidad, el costo de los productos vendidos, los niveles de ingredientes y más.
10. Optimice y centralice la administración de recetas
Las oficinas administrativas y las cocinas de los restaurantes pueden beneficiarse de la gestión del inventario de los restaurantes para gestionar el flujo de trabajo de control de inventario. Esto puede ayudarlo a simplificar y centralizar el proceso de administración de recetas para determinar el costo por plato, realizar un seguimiento del nivel de inventario de alimentos que necesita en tiempo real y pronosticar cómo los cambios en el menú afectarán a sus resultados.
- Establezca pautas de recetas para cada plato de su menú (temperatura, tiempo de procesamiento, etc.) para mantener la consistencia en la calidad en todas las ubicaciones.
- Obtenga información sobre el costo de los productos y controle los niveles de existencias para adaptarse a la demanda total prevista
- Estandarice las recetas de los platos del menú, calcule el precio de los platos y vigile cómo los cambios en los costos operativos afectarán las ventas potenciales.
La solución para restaurantes
En última instancia, para que un restaurante tenga éxito, la gestión adecuada del inventario es imprescindible. Debe asegurarse de tener un punto de venta y una solución de gestión de inventario especializada para que funcionen con una eficiencia óptima a fin de llevar a cabo una gestión de inventario eficaz. Por eso te recomendamos usar una herramienta de administración de inventario que se integre con tu sistema POS. (WISK se integra con más de treinta sistemas POS).
Con la integración, puede conservar el inventario informes de ventas de la gerencia actualizado y preciso en todo momento. La integración de WISK permite leer las recetas que se venden en el punto de venta y desglosarlas rápidamente en los informes de inventario.
Un enfoque integral para la gestión del inventario de alimentos va más allá de su sistema POS. Cuando te integras software de inventario especializado, descubrirá áreas de mejora y consulta tu ROI mejorar constantemente.
WISK es la herramienta perfecta para las empresas de restaurantes que están listas para actualizarse a un sistema de gestión de inventario creado especialmente para ellas. Reserva una demostración gratuita hoy mismo.
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