Création et maintenance d'un système d'inventaire des bars semble simple à première vue, mais dans la pratique, cela peut vite devenir chronophage et inefficace. Si cela vous semble familier, vous êtes tombé sur le bon article de blog. Poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils sur la façon de mieux gérer votre inventaire de boissons et d'augmenter vos profits en cours de route.
Qu'est-ce qu'un système d'inventaire de bar et pourquoi est-ce important ?
Faisons en sorte que nous soyons sur la même longueur d'onde. À un niveau de base, la mise en place d'un système pour faire l'inventaire de l'alcool vous permet de connaître la quantité d'approvisionnement dont vous disposez pour servir vos clients. Cependant, un bon système d'inventaire des bars permet d'accomplir bien plus que cela, notamment :
- Mesurer la performance financière
- Identifier où se produit le rétrécissement et comment ralentir le processus
- Établissement des quantités minimales nécessaires pour un produit donné
- Maintenir un record de ventes, qui peut être utilisé pour identifier les tendances et optimiser les niveaux de stock
- Connaître le coût de revient de chaque produit
- Gardez un œil sur des produits qui se vendent bien et des produits qui ne le sont pas
- Aidez à définir de meilleurs prix.
Comment gérer votre inventaire de boissons alcoolisées en 5 étapes faciles
Voici quelques conseils pour conserver votre système d'inventaire des boissons alcoolisées en bon état.
1. Enregistrez votre activité
En tant que propriétaire de bar, vous devez être au courant de toute évolution du stock. Tout, des transferts de produits aux pertes de stocks telles que les testeurs, les articles cassés et les produits perdus, doit être signalé afin que, le moment venu, vous soyez prêt au lieu d'être submergé par des irrégularités.
2. Effectuez des inventaires cohérents
Lors de l'inventaire, un gérant de bar doit effectuer des comptages d'inventaire cohérents afin d'avoir une idée précise de la quantité d'alcool consommée et de s'assurer qu'il n'y a pas de vol. Le meilleur moment pour faire un comptage est à la fin de la nuit, lorsque toutes les bouteilles doivent être comptabilisées.
- Étape 1 Comptez toutes les bouteilles pleines et a enregistré le nombre de chaque type.
- Étape 2 Ensuite, comptez toutes les bouteilles vides et versez les bouteilles partiellement pleines.
- Étape 3 Additionnez le nombre total de boissons vendues et soustrayez-le depuis l'inventaire de départ. Cela vous donnera une bonne idée de la quantité d'alcool consommée et de la nécessité ou non d'ajuster votre commande.
3. Gérer les articles en rupture de stock
Les barmans comprennent la douleur de rupture de stock. Lorsque les clients du bar tentent de commander un article en rupture de stock, cela peut créer un certain nombre de problèmes. Le client peut être frustré et ne pas vouloir commander autre chose ou il peut avoir à passer du temps à expliquer pourquoi l'article n'est pas disponible et à essayer de vendre davantage au client sur autre chose.
Bien entendu, les articles en rupture de stock peuvent entraîner des pertes de ventes et des pertes de profits. Pour éviter cela, un gérant de bar a besoin mettre en place un système permettant de surveiller les niveaux de stock et de réorganiser les produits si nécessaire. Vous pouvez éviter les problèmes de rupture de stock en surveillant votre inventaire.
4. Description claire des produits de bar
En particulier, un liste complète de vos articles de bar doivent être codés et classés avec précision en fonction de la marque, du type de liqueur, de la taille et d'autres attributs pertinents, tels que les caractéristiques spéciales ou les arômes.
Il est essentiel de commencer par triez vos données d'inventaire afin de réaliser une procédure d'inventaire réussie, ce qui pourrait au final vous faire gagner du temps et vous éviter des tracas. De plus, il aide les barmen dans les domaines suivants :
- Assurez-vous qu'ils le sont en utilisant le bon produit lors de la préparation de boissons.
- Il fournit un point de référence pour les niveaux d'inventaire des boissons alcoolisées afin que vous puissiez identifier rapidement les stocks en rupture de stock.
- Il permet de contrôler plus facilement des articles spécifiques lors de la commande de nouvelles fournitures.
5. Organisation du lieu de travail
Avant de pouvoir implémenter un processus d'inventaire systématique des bars, vous devez d'abord organiser votre lieu de travail. Cela inclut la création d'une zone de stockage pour les produits et les fournitures, ainsi que d'un espace de travail dédié au système lui-même.
Réfléchissez à la façon dont vous allez utiliser l'espace.
Il est important de faire l'inventaire de tous les articles que vous devez entreposer. Cela vous aidera à déterminer la taille et la disposition de la zone de stockage.
Aurez-vous besoin d'y accéder fréquemment ?
Si c'est le cas, considérez en le plaçant près de la barre avant (en face de la salle). Sinon, si vous n'avez besoin d'y accéder que de temps en temps, vous pouvez le placer dans un coin arrière ou même dans un placard. Une fois que vous avez une idée générale de la mise en page, commencez à organiser vos articles en conséquence. Les étagères et les bacs sont parfaits pour les petits objets, tandis que les articles plus volumineux peuvent être stockés sur des palettes ou dans des cages.
Créez un espace de travail dédié pour le système de gestion de l'inventaire de votre bar
Cela devrait être assez grand pour accueillir tous vos équipements, ainsi que tous les documents associé au système.
Une fois que tout est en place, vous pouvez commencer à utiliser votre système de gestion des stocks de bars pour rationaliser votre suivi des flux de travail et des stocks.
2 manières de faire l'inventaire
Le suivi des stocks est une méthode permettant à toute entreprise alimentaire de prendre des décisions éclairées concernant la production et sa quantité générera des ventes. En particulier, pour les bars, l'inventaire perpétuel et le comptage physique sont les deux moyens les plus courants de gérer les stocks afin de répondre à la demande.
Un système d'inventaire perpétuel est une méthode de comptabilisation des ventes et des stocks qui présente plusieurs avantages. Dans un système d'inventaire perpétuel, les ventes sont enregistrées au fur et à mesure, et ces données sont utilisées pour mettre à jour les enregistrements. Ce processus peut être manuel ou automatisé, mais il implique généralement en scannant des codes-barres ou en utilisant des étiquettes RFID pour suivre les ventes. En général, les systèmes d'inventaire perpétuel peuvent être complexes, mais ils sont souvent nécessaires pour les entreprises qui ont besoin de suivre de grandes quantités de stocks.
L'inventaire physique, quant à lui, est un système de comptage manuel, généralement effectué à la fin d'un quart de travail ou d'une semaine. Cette méthode fournit des données moins précises, mais elle ne nécessite ni équipement ni formation coûteux. Lorsqu'elles effectuent un inventaire manuel, les entreprises utilisent généralement une feuille de calcul d'inventaire. Cela peut être créé dans Microsoft Excel, Google Spreadsheets ou un autre tableur. Il existe également de nombreux modèles d'inventaire de bars gratuits disponibles en ligne. Le personnel du bar désigné peut saisir les articles de son inventaire dans la feuille de calcul, puis les comptabiliser physiquement. Les comptes sont ensuite saisis dans la feuille de calcul et l'inventaire total est calculé.
Lors de la détermination du système à utiliser, il est important de prendre en compte les besoins de l'entreprise. Par exemple, si les niveaux de stock changent constamment ou s'il existe un risque de vol, l'inventaire perpétuel peut être la meilleure option. D'autre part, si les ressources sont limitées, l'inventaire physique peut être plus pratique. En fin de compte, tout se résume à ce qui convient le mieux à l'entreprise du bar.
Quels sont les éléments de la gestion de l'inventaire des bars ?
La première étape pour bien approvisionner un bar est de disposer d'un inventaire suffisant. Un inventaire complet des boissons vous permet de surveiller diverses données importantes relatives aux bars afin de vous aider à analyser si votre activité de bar est performante financièrement.
Utilisation du produit
Quelle quantité de chaque ingrédient consommez-vous ?
Coût des biens vendus
C'est une métrique qui comparer le coût total de la préparation de tous les plats de votre menu de boissons.
Variance du produit
Quelle est la part de votre perte (ou de votre manque à gagner) que vous ne parvenez pas à récupérer ?
De plus, en effectuant un comptage précis constant de l'inventaire de votre bar, vous pourrez accéder aux données utilisées pour les tâches suivantes :
- Définissez des niveaux de référence pour chaque produit en fonction des données d'utilisation réelles
- Calculez les coûts de transport qui représentent le pourcentage du coût de l'alcool qui est attribuable à l'alcool lui-même, par opposition à d'autres facteurs tels que la main-d'œuvre, les verres et les mélangeurs.
- Analysez la demande de produits pour identifier les articles en stock excédentaires et inutilisés afin de les retirer de votre rayon et de prendre des décisions en matière de stockage.
Conseils pour le suivi des stocks
Que vous utilisiez un modèle d'inventaire gratuit en ligne, tel qu'un modèle d'inventaire de bar créé avec Microsoft Excel ou Google Sheets, le les conseils suivants vous aideront profitez-en au maximum.
Choisissez une période d'inventaire et soyez cohérent
Que se passera-t-il si vous ne comptez pas votre inventaire et découvrez que l'alcool se gâte ? Il est essentiel que vous suiviez votre inventaire avec précision. Choisissez vos périodes d'inventaire idéales et respectez-les. Sélectionnez la période (hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle) qui vous convient le mieux. Le moment idéal pour compter vos bouteilles est lorsque votre restaurant ou votre bar est fermé. Commencez toujours à compter de gauche à droite dans le même ordre.
Formez votre personnel et assurez des inventaires réguliers
Le personnel de votre bar doit connaître les bases de l'inventaire. Pour apprendre à vos employés à comptabiliser les stocks, commencez par un modèle de feuille d'inventaire. Vérifiez s'ils comprennent la règle des dixièmes et peut distinguer le rétrécissement (déversement, rupture ou débordement). Toutes ces informations doivent être incluses dans le manuel de formation du personnel de votre bar, que vous pouvez utiliser si nécessaire. Il existe un certain nombre de sources en ligne pour obtenir une feuille d'inventaire des bars, mais choisissez celle qui convient le mieux à vos besoins.
Enregistrer les journaux d'inventaire
Dans la feuille d'inventaire de votre bar, notez par exemple le moment où la bouteille est déplacée de votre cave, de votre espace de stockage ou de votre entrepôt vers le bar afin de savoir où se trouvent vos produits. Un inventaire incorrect peut entraîner un inventaire trop faible ou trop important.
Formuler un plan d'action pour l'inventaire
Lorsqu'il s'agit de créer un plan d'action en matière d'inventaire, vous rencontrerez des essais et des erreurs. Prenez le temps de réfléchir à ce qui a bien fonctionné pour vous dans le passé avant de vous installer dans une routine. Examinez également votre processus d'inventaire qui pourrait être amélioré. Vous devriez également faire une liste complète des fournitures de bar. Cela peut vous aider à déterminer les points faibles de votre programme et à mieux optimiser le processus à l'avenir.
Modèle d'inventaire de bar
Un inventaire de bar peut être une bouée de sauvetage pour les propriétaires de bars comme pour les barmans. Un bon modèle d'inventaire de bar vous permettra de suivre l'inventaire des alcools, des mixeurs et des autres fournitures que vous avez en stock, et de vous assurer que vous en avez toujours ce dont vous avez besoin pour faire des cocktails.
Il existe de nombreux modèles d'inventaire de bars gratuits en ligne, mais il est essentiel d'en choisir un qui soit simple à utiliser et à comprendre. Entrez simplement les données d'inventaire dans le modèle de feuille de calcul d'inventaire que vous avez choisi ou dans la feuille de calcul d'inventaire de la barre en ligne pour évaluer les informations sous une forme lisible.
Une fois que vous avez un modèle d'inventaire qui vous plaît, veillez à le mettre à jour régulièrement afin qu'il reflète fidèlement votre processus d'inventaire actuel.
Modèle d'inventaire de l'anatomie d'un bar
Voici les colonnes normalisées utilisées pour le modèle de feuille de calcul d'inventaire.
- Date d'entrée
- Nom de marque du produit
- Prix unitaire
- Format (tailles des bouteilles d'alcool, tailles des fûts de bière, etc.)
- Inventaire de début, inventaire reçu, inventaire de fin, inventaire total
- Coût des marchandises vendues (COGS), à la fois par unité individuelle et par total
Un gérant de bar doit-il utiliser une feuille de calcul pour l'inventaire des bars ?
Le comptage des stocks peut prendre beaucoup de temps en fonction de la taille d'un programme de boissons. Pour certains restaurants et bars, cela peut prendre une journée entière ou plus. Si vous êtes un gérant de bar très occupé, c'est à vous de prendre des initiatives à rechercher méthodes d'inventaire permettant de gagner du temps.
Les feuilles de calcul d'inventaire des bars constituent une alternative utile à la mise en place d'un inventaire. Il est également moins coûteux et simple à utiliser. Bien que cela puisse sembler être un moyen utile de suivre l'inventaire, l'utilisation d'une telle feuille de calcul d'inventaire présente certains inconvénients. L'un des principaux inconvénients est que sa configuration et sa maintenance peuvent prendre beaucoup de temps. Cela est particulièrement vrai si vous avez un grand nombre de produits ou si votre inventaire change fréquemment.
En outre, les feuilles de calcul d'inventaire des bars peuvent être difficiles à partager avec d'autres personnes, et elles peuvent ne pas fournir le niveau de détail dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées concernant votre inventaire. Enfin, une feuille de calcul peut être sujette à des erreurs, ce qui peut entraîner des erreurs coûteuses.
Pour ces raisons, c'est important à prendre en compte toutes vos options avant de décider si une feuille de calcul pour l'inventaire des boissons alcoolisées vous convient ou non.
Feuille d'inventaire des boissons alcoolisées gratuites
Il existe de nombreuses façons d'obtenir un modèle gratuit et un fichier CSV modifiable pour une feuille d'inventaire des boissons alcoolisées. Vous pouvez imprimer autant de copies de notre feuille de travail d'inventaire des boissons alcoolisées pour les restaurants et les bars que vous le souhaitez après l'avoir téléchargée. Il est donc idéal pour maintenir le stock de votre bar. Il a une section pour la bière, vin et spiritueux.
Feuille de calcul de l'inventaire des bars
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Inventaire des boissons de bar au format Excel
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Inventaire de bière Excel
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Inventaire des transferts de stocks de boissons alcoolisées
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Modèle d'inventaire des alcools
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Inventaire de distribution d'alcool
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Feuille de travail sur l'inventaire des alcools
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Inventaire de la collection de vins
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Feuille de calcul de l'inventaire des vins
(Insérer un modèle)
Logiciel de gestion d'inventaire Bar
Disposer d'un système de gestion des stocks bien structuré est essentiel pour toute exploitation de bar sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui. Logiciel d'inventaire des bars possède un certain nombre de fonctionnalités pour aider les bars à fonctionner de manière plus efficace et plus rentable.
Logiciel de gestion des stocks peut automatiser la procédure d'inventaire pour vous faciliter la vie. Les entreprises peuvent saisir leurs données dans le programme et mettre en place un inventaire automatique.
Si vous êtes propriétaire d'un bar, assurez-vous d'utiliser un programme fiable et adapté aux besoins de votre établissement.
- Le système devrait être équipé d'un scanner à barres pour suivre les stocks en temps réel afin que les barmans puissent voir rapidement et facilement quand les articles doivent être réapprovisionnés.
- Le système doit être intuitif et convivial afin que les barmen puissent se concentrer sur la préparation de boissons individuelles plutôt que d'apprendre à utiliser le logiciel.
- Devrait être capable d'intégrer avec les autres logiciels utilisés par le bar, tel qu'un système de point de vente et des logiciels de comptabilité.
- Le logiciel générera ensuite des rapports sur la liste d'inventaire. Cela peut être utile pour réduire les erreurs et suivre les stocks au fil du temps.
À l'aide d'un système de gestion des stocks de bars tels que Wisk rationalise le comptage des bouteilles avec précision. À en savoir plus, organisez une démonstration avec Wisk pour plus d'informations.
Les avantages de l'utilisation d'un système d'inventaire des restaurants
Économies de coûts
L'inventaire vous aide à déterminer quels sont vos produits les plus populaires afin de pouvoir les réapprovisionner plus souvent. Vous pourrez également éviter de commander trop de produits qui ne se vendent pas aussi bien. Par conséquent, vous pouvez optimiser les éléments de votre menu pour mettre l'accent sur les best-sellers ou des produits plus rentables et fixez-les en conséquence. Le fait de savoir à l'avance quand vous devez passer des bons de commande peut vous faire économiser de l'argent en vous donnant la possibilité de planifier à l'avance. Cela permet de remettre l'argent durement gagné dans votre portefeuille.
Moins de déchets
Surstockage ou sous-stockage de boissons alcoolisées peut être désastreux pour votre entreprise, car vous risquez de manquer d'ingrédients trop tôt ou d'occuper un espace précieux sur les étagères avec des bouteilles non utilisées. L'établissement d'un inventaire régulier permet d'éviter ces erreurs coûteuses, tout comme le fait d'avoir des mesures précises à l'aide d'un application de balance à alcool pour savoir exactement combien il reste d'un produit donné. Si vous possédez plusieurs sites, l'établissement d'un inventaire précis vous permet de partager efficacement les produits entre les sites.
Un meilleur service client
Un inventaire approprié garantit que vous ne serez jamais à court de les cocktails préférés des clients encore une fois. De plus, lorsque vous utilisez des outils permettant de gagner du temps, tels qu'un système de gestion des stocks par codes-barres, vous permettez à vous-même et à vos employés de consacrer moins de temps aux tâches internes. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer sur ce qui est le plus important : l'expérience client.
Avec ces pratiques en place, le retour sur investissement de votre bar devrait connaître une croissance impressionnante grâce à cette solution de système d'inventaire des bars. Comme vous consultez votre retour sur investissement agrandissez, vous aurez les ressources nécessaires pour améliorer encore votre bar et en offrir encore plus à vos clients.
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