Crear y mantener un sistema de inventario de bares parece simple a primera vista, pero en la práctica, puede llevar mucho tiempo y resultar ineficaz. Si esto te suena familiar, has llegado a la entrada de blog correcta. Siga leyendo para obtener consejos sobre cómo administrar mejor su inventario de bebidas y aumentar las ganancias a lo largo del camino.
¿Qué es un sistema de inventario de bares y por qué es importante?
Asegurémonos de que estamos en sintonía. En un nivel básico, contar con un sistema para hacer un inventario de alcohol garantiza que sepa la cantidad de suministro que tiene para atender a sus clientes. Sin embargo, un buen sistema de inventario de bares logra mucho más que eso, ya que incluye:
- Medición del desempeño financiero
- Identificar dónde se está produciendo la contracción y cómo ralentizar el proceso
- Establecer las cantidades mínimas necesarias para un producto determinado
- Mantener el registro de ventas, que se puede utilizar para identificar tendencias y optimizar los niveles de existencias
- Conocer el costo de vertido de cada producto
- Mantente al tanto productos que se venden bien y productos que no
- Ayude a establecer mejores precios.
Cómo administrar el inventario de bebidas alcohólicas en 5 sencillos pasos
Estos son algunos consejos para mantener su sistema de inventario de licores en buen estado.
1. Registra tu actividad
Como propietario de un bar, debes estar al tanto de cualquier cambio en el stock. Todo, desde las transferencias de productos hasta las pérdidas de inventario (por ejemplo, comprobadores, artículos rotos y productos perdidos), debe denunciarse para que, cuando llegue el momento adecuado, esté preparado y no se vea abrumado por las irregularidades.
2. Realice recuentos de inventario consistentes
Al hacer un inventario, el gerente de un bar debe realizar recuentos de inventario consistentes para tener una idea precisa de la cantidad de alcohol que se está consumiendo y garantizar que no haya robos. El mejor momento para hacer un recuento es al final de la noche, cuando se deben tener en cuenta todas las botellas.
- Paso 1. Cuenta todas las botellas llenas y registró cuántos de cada tipo hay.
- Paso 2. Luego, cuenta todas las botellas vacías y vierte las botellas parcialmente llenas.
- Paso 3. Suma el número total de bebidas que se vendieron y réstalo del inventario inicial. Esto le dará una buena idea de la cantidad de licor que se utilizó y de si necesita o no ajustar su pedido.
3. Gestione los artículos agotados
Los camareros entienden el dolor de quedarse sin existencias. Cuando los clientes de un bar intentan pedir un artículo que está agotado, pueden surgir varios problemas. Es posible que el cliente se sienta frustrado y no quiera pedir nada más, o puede que tenga que dedicar tiempo a explicar por qué el artículo no está disponible e intentar vender más al cliente por otro producto.
Por supuesto, los artículos agotados pueden provocar la pérdida de ventas y reducir las ganancias. Para evitarlo, un gerente de bar necesita disponer de un sistema para supervisar los niveles de existencias y reordenar los productos cuando sea necesario. Puedes evitar el problema de quedarte sin existencias vigilando tu inventario.
4. Descripción clara de los productos de bar
En particular, un lista completa de tus artículos de bar deben codificarse y clasificarse con precisión de acuerdo con la marca, el tipo de licor, el tamaño y otros atributos relevantes, como cualquier característica o sabor especial.
Es esencial primero ordenar los datos de inventario con el fin de llevar a cabo un procedimiento de inventario exitoso, lo que, en última instancia, podría ahorrarle tiempo y problemas. Además, ayuda a los camareros con lo siguiente:
- Asegúrese de que estén usar el producto correcto al preparar bebidas.
- Proporciona un punto de referencia para los niveles de inventario de bebidas alcohólicas para que pueda identificar rápidamente cuando algo se está agotando.
- Facilita la supervisión de artículos específicos al pedir nuevos suministros.
5. Organizar el lugar de trabajo
Antes de poder implementar un proceso sistemático de inventario de bares, primero tiene que organizar su lugar de trabajo. Esto incluye la creación de un área de almacenamiento para productos y suministros, así como un espacio de trabajo dedicado para el propio sistema.
Piensa en cómo utilizarás el espacio.
Es importante hacer un inventario de todos los artículos que necesita almacenar. Esto le ayudará a determinar el tamaño y el diseño del área de almacenamiento.
¿Tendrá que acceder a él con frecuencia?
Si es así, considera colocándolo cerca de la barra frontal (delante de la habitación). Alternativamente, si solo necesitas acceder a él de vez en cuando, puedes colocarlo en una esquina trasera del bar o incluso en un armario. Una vez que tengas una idea general del diseño, comienza a organizar tus artículos en consecuencia. Los estantes y los contenedores son ideales para objetos pequeños, mientras que los artículos más grandes se pueden almacenar en palés o jaulas.
Cree un espacio de trabajo dedicado para el sistema de gestión de inventario de su bar
Debe ser lo suficientemente grande como para acomode todo su equipo, así como cualquier papeleo asociado al sistema.
Una vez que todo esté en su lugar, puede empezar a usar su sistema de gestión de inventario de bares para agilizar su seguimiento del flujo de trabajo y del inventario.
2 formas de hacer un inventario
El seguimiento del inventario es un método para que cualquier empresa alimentaria tome decisiones informadas sobre la producción y la cantidad. generará ventas. En particular, en el caso de los bares, el inventario perpetuo y el recuento físico son las dos formas más comunes de supervisar las existencias para satisfacer la demanda.
Un sistema de inventario perpetuo es un método para contabilizar las ventas y el inventario que ofrece varias ventajas. En un sistema de inventario perpetuo, las ventas se registran a medida que se producen y estos datos se utilizan para actualizar los registros. Este proceso puede ser manual o automatizado, pero normalmente implica escanear códigos de barras o usar etiquetas RFID para monitorear las ventas. En general, los sistemas de inventario perpetuo pueden ser complejos, pero a menudo son necesarios para las empresas que necesitan realizar un seguimiento de grandes cantidades de inventario.
El inventario físico, por otro lado, es un sistema de conteo manual, que generalmente se realiza al final de un turno o una semana. Este método proporciona datos menos precisos, pero no requiere equipos o capacitación costosos. Al realizar un inventario manual, las empresas suelen utilizar una hoja de cálculo de inventario. Esto se puede crear en Microsoft Excel, Google Spreadsheets u otro programa de hojas de cálculo. También hay muchas plantillas gratuitas de inventario de bares disponibles en línea. El personal designado del bar puede ingresar sus artículos de inventario en la hoja de cálculo y luego hacer un recuento físico de los artículos. Luego, los recuentos se ingresan en la hoja de cálculo y se calcula el inventario total.
Al determinar qué sistema usar, es importante tener en cuenta las necesidades de la empresa. Por ejemplo, si los niveles de existencias cambian constantemente o si existe el riesgo de robo, el inventario perpetuo puede ser la mejor opción. Por otro lado, si los recursos son limitados, el inventario físico puede ser más práctico. Al final del día, todo se reduce a lo que funcione mejor para la empresa del bar.
¿Cuáles son los componentes de la gestión del inventario de bares?
El primer paso para abastecer adecuadamente una barra es tener suficiente inventario disponible. Un inventario exhaustivo de bebidas te permite monitorear una variedad de datos importantes relacionados con los bares para ayudarte a analizar si el negocio de tu bar está funcionando bien desde el punto de vista financiero.
Uso del producto
¿Qué cantidad de cada ingrediente consume?
Costo de los bienes vendidos
Es una métrica que compare el costo total de preparar todos los platos de su menú de bebidas.
Variación del producto
¿Dónde está la parte de su reducción (o pérdida de beneficios) que no puede recuperar?
Además, realizar recuentos fijos constantes del inventario de tu bar te permitirá acceder a los datos que se utilizan para lo siguiente:
- Establezca los niveles de par para cada producto en función de los datos de uso reales
- Calcule los costos del vertido que representan el porcentaje del costo del licor que se atribuye al licor en sí, a diferencia de otros factores como la mano de obra, los vasos y las mezcladoras.
- Analice la demanda de productos para identificar los artículos de inventario sobrantes y no utilizados para sacarlos de sus estantes y tomar decisiones de inventario.
Consejos para el seguimiento del inventario
Ya sea que utilices una plantilla de inventario gratuita en línea, como una plantilla de inventario de bares creada con Microsoft Excel o Google Sheets, el los siguientes consejos te ayudarán sácale el máximo provecho.
Elige un período de inventario y sé constante
¿Qué pasará si no realiza el recuento de inventario y descubre que el alcohol se echa a perder? Es crucial que realices un seguimiento preciso de tu inventario. Elige tus períodos de inventario ideales y cúmplelos. Selecciona el período de tiempo (semanal, quincenal o mensual) que mejor se adapte a tus necesidades. El momento ideal para contar las botellas es cuando el restaurante o el bar están cerrados. Empieza siempre a contar de izquierda a derecha en la misma secuencia.
Capacite a su personal y garantice inventarios regulares
El personal de tu bar debe conocer los conceptos básicos para hacer un inventario. Para enseñarles a tus trabajadores cómo contabilizar el inventario, comienza con una plantilla de hoja de inventario. Examina si entienden la regla de las décimas y puede distinguir el encogimiento (derrame, rotura o derrame excesivo). Toda esta información debe estar incluida en el manual de formación del personal del bar, que puede utilizar según sea necesario. Hay varias fuentes en línea para obtener una hoja de inventario de un bar, pero elija la que mejor se adapte a sus necesidades.
Registrar registros de inventario
En la hoja de inventario de tu bar, lleva un registro de cosas como cuándo se traslada la botella de tu bodega, espacio de almacenamiento o almacén al bar para saber dónde están tus productos. Tener un recuento de inventario incorrecto puede hacer que el inventario sea insuficiente o excesivo.
Formule un plan de acción para el inventario
Cuando se trata de crear un plan de acción de inventario, experimentará algunos ensayos y errores. Tómate un tiempo para considerar lo que te ha funcionado bien en el pasado antes de adoptar una rutina. Además, examina tu proceso de inventario, ya que podría mejorarse. También debes hacer una lista completa de suministros para bares. Hacerlo puede ayudarlo a determinar cuáles son los puntos débiles de su programa y cómo optimizar mejor el proceso en el futuro.
Plantilla de inventario de bares
Una hoja de inventario de bares puede ser un salvavidas tanto para los propietarios de bares como para los camareros. Una buena plantilla de inventario de bares te permitirá llevar un registro de las bebidas alcohólicas, las batidoras y otros suministros de la cantidad de inventario que tienes a mano, además de ayudarte a asegurarte de que siempre tienes lo que necesitas para hacer cócteles.
Existen numerosas plantillas gratuitas de inventario de bares en línea, pero es crucial elegir una que sea fácil de usar y comprender. Simplemente ingresa los datos de inventario en la plantilla de hoja de cálculo de inventario que elijas o en la hoja de cálculo de inventario de bares en línea para evaluar la información de forma legible.
Cuando tengas una plantilla de inventario que te guste, asegúrate de actualizarla con regularidad para que refleje con precisión tu proceso de inventario actual.
Anatomía de una plantilla de inventario de bares
Las siguientes son las columnas estandarizadas que se utilizan para la plantilla de hoja de cálculo de inventario.
- Fecha de entrada
- Nombre de la marca del producto
- Precio unitario
- Formato (tamaños de botellas de licor, tamaños de barriles de cerveza, etc.)
- Inventario inicial, inventario recibido, inventario final, inventario total
- Costo de los bienes vendidos (COGS), tanto por unidad individual como total
¿Debería un gerente de bar usar una hoja de cálculo para el inventario de bares?
Contar el inventario puede llevar mucho tiempo según el tamaño del programa de bebidas. En algunos restaurantes y bares, puede llevar un día entero o más. Si eres el gerente de un bar ocupado, es tu trabajo tomar la iniciativa buscar métodos de inventario que ahorran tiempo.
Las hojas de cálculo del inventario de los bares son una alternativa útil a la creación del inventario. También es más económico y fácil de usar. Si bien esto puede parecer una forma útil de realizar un seguimiento del inventario, el uso de una hoja de cálculo de inventario de este tipo tiene algunas desventajas. Uno de los mayores inconvenientes es que su configuración y mantenimiento pueden llevar mucho tiempo. Esto es especialmente cierto si tienes una gran cantidad de productos o si tu inventario cambia con frecuencia.
Además, las hojas de cálculo del inventario de los bares pueden resultar difíciles de compartir con otras personas y es posible que no proporcionen el nivel de detalle que necesitas para tomar decisiones acertadas sobre tu inventario. Por último, una hoja de cálculo puede ser susceptible a errores, lo que puede conducen a errores costosos.
Por estas razones, es importante a tener en cuenta todas tus opciones antes de decidir si una hoja de cálculo de inventario de bebidas alcohólicas es adecuada para ti.
Hoja de inventario de bebidas alcohólicas de uso gratuito
Existen numerosas formas de obtener una plantilla gratuita y un archivo CSV editable para una hoja de inventario de bebidas alcohólicas. Puedes imprimir tantas copias de nuestra hoja de trabajo sobre el inventario de bebidas alcohólicas de restaurantes y bares como desees después de descargarla. Esto la hace ideal para mantener el inventario de su bar. Cuenta con una sección de cerveza, vino y licor.
Hoja de cálculo de inventario de bares
(Insertar plantilla)
Inventario de bebidas de bar en formato Excel
(Insertar plantilla)
Inventario de cerveza en Excel
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Inventario de transferencia de existencias de bebidas alcohólicas
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Plantilla de inventario de alcohol
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Inventario de distribución de alcohol
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Hoja de trabajo de inventario de control de alcohol
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Inventario de colección de vinos
(Insertar plantilla)
Hoja de cálculo de inventario de vinos
(Insertar plantilla)
Software de gestión de inventario de bares
Tener un sistema de gestión de inventario bien estructurado es fundamental para cualquier operación de bar en el competitivo mercado actual. Software de inventario de bares tiene una serie de funciones para ayudar a los bares a operar de manera más eficiente y rentable.
Software de gestión de inventario puede automatizar el procedimiento de inventario para facilitar la vida. Las empresas pueden introducir sus datos en el programa y configurar un recuento de inventario automatizado.
Si es propietario de un bar, asegúrese de utilizar un programa confiable que se adapte a las necesidades de su empresa de bares.
- El sistema debería tener un escáner de barras para rastrear las existencias del inventario en tiempo real, de modo que los camareros puedan ver rápida y fácilmente cuándo es necesario reabastecer los artículos.
- El sistema debe ser intuitivo y fácil de usar para que los camareros puedan centrarse en preparar bebidas individuales en lugar de aprender a usar el software.
- Debería poder integrar con otros programas de software utilizados por el bar, como un sistema POS y software de contabilidad.
- A continuación, el software generará informes sobre la lista de inventario. Esto puede resultar útil para reducir los errores y realizar un seguimiento de las existencias de inventario a lo largo del tiempo.
Utilizando un sistema de gestión de inventario de bares como Wisk, agiliza el conteo de botellas con precisión. Para aprende más, solicite una demostración con Wisk para obtener información adicional.
Los beneficios de usar un sistema de inventario de restaurantes
Ahorro de costes
Hacer un inventario te ayuda a determinar cuáles son tus productos más populares para que puedas reabastecerlos con más frecuencia. También podrás evitar pedir demasiados productos que no se venden tan bien. Como resultado, puedes optimizar los platos de tu menú para hacer hincapié en los más vendidos o productos más rentables y ponerles precio en consecuencia. Saber de antemano cuándo debe realizar pedidos de compra puede ahorrarle dinero, ya que le brinda una oportunidad para planificar con anticipación. Esto devuelve a su billetera el dinero que tanto le costó ganar.
Menos residuos
Existencias excesivas o insuficientes de bebidas alcohólicas puede ser desastroso para su empresa, ya que puede hacer que se quede sin ingredientes demasiado pronto o que ocupe un valioso espacio en los estantes con botellas sin usar. Realizar un inventario constante ayuda a evitar estos costosos errores, al igual que tener mediciones precisas mediante el uso de un aplicación de báscula de alcohol para saber exactamente cuánto queda de un producto determinado. Si tienes varias ubicaciones, hacer un inventario preciso te permite compartir los productos de manera eficiente entre las ubicaciones.
Mejor servicio al cliente
Un inventario adecuado garantiza que nunca se quede sin cócteles favoritos de los clientes otra vez. Además, si utilizas herramientas que ahorran tiempo, como un sistema de gestión de inventario con códigos de barras, te permitirás a ti y a tus empleados dedicar menos tiempo a las tareas domésticas. En su lugar, puedes concentrarte en lo que es más importante: la experiencia del cliente.
Con estas prácticas implementadas, el ROI de su bar experimentará un crecimiento impresionante con esto solución de sistema de inventario de bares. Como tú consulta tu ROI expanda, tendrá los recursos para mejorar aún más su bar y ofrecer aún más a sus clientes.
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