Comment Ottawa Venues gère les stocks, les coûts alimentaires et les rapports avec WISK
Difficultés
Objectifs
Susan MacLeod : La cohérence serait probablement notre problème #1 avant WISK. Nous avons utilisé une variété de produits, différents niveaux de logiciels complexes, des feuilles Excel, toutes les choses typiques que les restaurants utilisent et nous avions vraiment besoin de quelque chose qui soit convivial.
Nous savons que tous nos employés travaillent sur un superordinateur avec lequel ils se promènent à la main. Il était donc important pour nous d'avoir quelque chose auquel tout le monde pouvait facilement accéder.
Susan MacLeod : La cohérence serait probablement notre problème #1 avant WISK. Nous avons utilisé une variété de produits, différents niveaux de logiciels complexes, des feuilles Excel, toutes les choses typiques que les restaurants utilisent et nous avions vraiment besoin de quelque chose qui soit convivial.
Nous savons que tous nos employés travaillent sur un superordinateur avec lequel ils se promènent à la main. Il était donc important pour nous d'avoir quelque chose auquel tout le monde pouvait facilement accéder.
Il était très difficile de justifier les investissements parce que nous avions essayé tellement d'autres produits au fil des ans que nous le faisions.
Nous savons que les coûts d'inventaire et de main-d'œuvre sont les deux éléments auxquels nous devons prêter le plus d'attention.
Donc, vous savez, avoir l'impression que tout le monde était à l'aise pour apprendre un nouveau logiciel. Parce que tout le monde dit : « Oh non, c'est reparti, un autre nouveau produit ».
Le WISK a été si facile à mettre en œuvre et la possibilité pour nos employés d'utiliser leur téléphone portable, ce qui a grandement facilité la décision.
Ce qui est génial avec WISK pour nous, c'est que normalement, notre logiciel affichait les comptes et les pourcentages et tout était ensuite transféré à la comptabilité ou à moi et parfois aux responsables.
Mais les gérants l'ont toujours reçu après coup sur papier. Avec WISK, nous pouvons leur donner accès et ils peuvent le voir en temps réel.
Ils sont donc responsables de leur inventaire et de la personne chargée de l'inventaire qui le fait. Il s'agit d'informations en temps réel qui sont très faciles à consulter et à comprendre et qui les responsabilisent.
Le temps d'inventaire est toujours une victoire pour nous du côté de la direction, car il nous donne évidemment les informations nécessaires pour savoir si notre entreprise ou nos ventes sont couronnées de succès ou non.
Ce qui est bien avec WISK, c'est que lorsque les chefs ou les gérants remettaient leurs prévisions de coûts sur les nouveaux articles et les nouveaux produits, il se peut qu'il ne s'agisse pas d'informations en temps réel.
Et quand nous l'avons examiné, approuvé et mis dans un menu, puis que nous l'avons imprimé et tout cela, les coûts étaient souvent très différents.
Avec WISK, il est constamment mis à jour.
Ainsi, même s'il nous faut un mois pour mettre en œuvre de nouveaux produits, nous pouvons voir les pourcentages à ce moment-là, sur toutes les périodes.
Alors peut-être qu'au final ça n'en vaut pas la peine, peut-être que c'est un produit hors saison qui est soudainement devenu très cher un mois plus tard.
Le temps d'inventaire est toujours une victoire pour nous du côté de la direction, car il nous donne évidemment les informations nécessaires pour savoir si notre entreprise ou nos ventes sont couronnées de succès ou non.
Ce qui est bien avec WISK, c'est que lorsque les chefs ou les gérants remettaient leurs prévisions de coûts sur les nouveaux articles et les nouveaux produits, il se peut qu'il ne s'agisse pas d'informations en temps réel.
Et quand nous l'avons examiné, approuvé et mis dans un menu, puis que nous l'avons imprimé et tout cela, les coûts étaient souvent très différents.
Avec WISK, il est constamment mis à jour.
Ainsi, même s'il nous faut un mois pour mettre en œuvre de nouveaux produits, nous pouvons voir les pourcentages à ce moment-là, sur toutes les périodes.
Alors peut-être qu'au final ça n'en vaut pas la peine, peut-être que c'est un produit hors saison qui est soudainement devenu très cher un mois plus tard.
Le problème
Avant WISK, Ottawa Venues était confrontée à des défis opérationnels liés à des processus de gestion des stocks incohérents et inefficaces. L'entreprise s'est appuyée sur une combinaison d'outils logiciels complexes et de méthodes traditionnelles, telles que les feuilles Excel, pour gérer les stocks et les coûts. Cette approche a créé un manque de standardisation entre les sites, ce qui a rendu difficile le suivi et la mise à jour de données cohérentes.
En outre, en raison de la nature manuelle de leurs processus, les inventaires étaient souvent retardés et, au moment de l'examen des données, elles étaient obsolètes. Cela a entraîné des inexactitudes, en particulier lors du suivi des coûts en temps réel des plats du menu ou de l'alcool, qui fluctuaient au fil du temps.
De plus, Susan, la directrice des opérations, a fait remarquer que convaincre les employés d'adopter un nouveau système représentait un défi de taille, compte tenu de leurs antécédents de transitions logicielles infructueuses. L'absence d'outils conviviaux et accessibles a rendu plus difficile la participation de l'équipe et a nui à sa capacité à prendre des décisions rapides et éclairées.
Essentiellement, le processus prenait beaucoup de temps, était sujet à des erreurs et, en fin de compte, nuisait à la productivité, d'où la nécessité d'une solution en temps réel plus efficace.
The Solution
WISK a aidé Ottawa Venues à relever ses défis en matière d'inventaire en proposant une plateforme conviviale et accessible aux appareils mobiles qui a rationalisé l'ensemble de leur processus. Au lieu de s'appuyer sur des logiciels obsolètes et des feuilles de calcul manuelles, l'équipe a pu accéder aux données d'inventaire en temps réel directement depuis son téléphone. Cela a permis aux responsables et au personnel de maîtriser plus facilement leurs stocks et leurs coûts sans les retards et les erreurs habituels.
Grâce à WISK, l'inventaire est devenu plus précis et plus transparent. Les responsables n'avaient plus à attendre les copies papier des rapports ; ils pouvaient consulter les données instantanément, ce qui leur permettait de prendre plus facilement des décisions éclairées. Par exemple, lorsque les chefs ont soumis de nouveaux éléments de menu et des prévisions de coûts, WISK a mis à jour les informations en temps réel. Cela leur a permis de suivre les fluctuations des prix et de s'ajuster en conséquence, avant même que les produits ne soient pleinement mis en œuvre.
L'intégration avec des fournisseurs tels que GFS et Summit a éliminé le besoin de factures papier, permettant à l'équipe de vérifier les coûts des denrées alimentaires à la demande au lieu d'attendre des mises à jour mensuelles ou bihebdomadaires. Cela a permis de maîtriser les coûts et de faire gagner à l'équipe un temps précieux, qui a pu ensuite être consacré à des tâches plus stratégiques.
Dans l'ensemble, WISK a rendu la gestion des stocks plus simple, plus rapide et plus fiable, fournissant à Ottawa Venues les outils dont elle avait besoin pour améliorer l'efficacité et contrôler les coûts de ses opérations.
Comment Ottawa Venues gère les stocks, les coûts alimentaires et les rapports avec WISK
Avec WISK, tout a changé. « Avec WISK, nous pouvons leur donner accès et ils peuvent le voir en temps réel », explique Susan. Le passage à l'accès aux données en temps réel a permis aux responsables et aux employés de suivre instantanément les stocks et les coûts, les rendant directement responsables des articles qu'ils supervisaient. « C'est très facile à regarder et à comprendre, et cela les responsabilise », explique Susan. Grâce à la simplicité et à la clarté de la plateforme, le personnel n'a pas eu à perdre de temps à déchiffrer des rapports complexes. Au lieu de cela, ils pouvaient se concentrer sur ce qui comptait vraiment, à savoir s'assurer que les niveaux de stocks étaient exacts et que les coûts étaient maîtrisés.
La possibilité de consulter les données d'inventaire au fur et à mesure a créé un niveau de transparence qui a encouragé l'appropriation et la responsabilité au sein de l'équipe. « Ils sont responsables de leur inventaire ainsi que du responsable de l'inventaire qui s'en charge », ajoute Susan. Cela a permis de créer un flux de travail plus efficace où chacun pouvait facilement suivre et gérer les stocks, ce qui a permis de gagner du temps et de réduire les risques d'erreurs ou de divergences.
Le temps d'inventaire est définitivement toujours une victoire pour nous du côté de la direction, car c'est [WISK]
Susan souligne que la gestion des stocks représente un gain de temps considérable pour l'équipe, en particulier du côté de la direction. « Le temps consacré à l'inventaire est toujours une victoire pour nous », affirme-t-elle. Il ne s'agit pas seulement de suivre les stocks, il s'agit de disposer des bonnes informations pour évaluer si leur activité ou leurs ventes sont vraiment sur la bonne voie. Ces données sont essentielles pour prendre des décisions éclairées et garantir le bon fonctionnement de l'entreprise.
L'une des choses qui se sont démarquées de WISK est la façon dont il a changé la donne en ce qui concerne les prévisions de coûts pour les nouveaux éléments de menu. Auparavant, lorsque les chefs ou les gérants soumettaient leurs estimations de coûts pour les nouveaux produits, les informations n'étaient pas toujours à jour. « Il ne s'agissait peut-être pas d'informations en temps réel », explique Susan, en soulignant que le délai entre la soumission, la révision et la mise en œuvre a entraîné des écarts de coûts. « Au moment où nous l'avons approuvé, ajouté au menu et passé à l'impression, les prix étaient souvent très différents. »
WISK a résolu ce problème en proposant des mises à jour constantes. « Avec WISK, il est constamment mis à jour », explique Susan. Les prévisions de coûts étaient donc beaucoup plus précises et reflétaient les prix actuels, ce qui a permis à l'équipe de prendre de meilleures décisions et d'éviter de coûteuses surprises par la suite. Le fait de disposer de données en temps réel à portée de main a rendu l'ensemble du processus plus rapide, plus fiable et moins stressant.
« Il était très difficile de justifier les investissements, car nous avions essayé tellement d'autres produits au fil des ans que nous le faisions. Nous recommandons WISK à tout type de restaurant, à service complet, à des restaurants assis, à des boîtes de nuit, à des salons, vous savez, nous les avons tous gérés. »
Susan MacLeod
Directeur des ressources humaines et des opérations
WISK a fourni une solution puissante aux problèmes d'inventaire des sites d'Ottawa, en transformant leurs opérations sur plusieurs sites. Le logiciel a fourni des mises à jour en temps réel sur les stocks et les coûts, permettant aux responsables de prendre des décisions rapides, fondées sur des données, et d'ajuster les stratégies en fonction des tendances actuelles.
La capacité de surveiller de près les stocks d'alcool et d'identifier immédiatement les écarts a permis de réduire la diminution des stocks et de protéger la rentabilité. Grâce à la facilité d'utilisation et à l'accessibilité mobile de WISK, l'équipe a économisé des heures sur les tâches d'inventaire chaque semaine, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des efforts plus stratégiques.
Dans l'ensemble, WISK a non seulement rationalisé la gestion des stocks, mais a également amélioré la précision et le contrôle, ce qui a amélioré l'efficacité globale et les résultats financiers des sites d'Ottawa.
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Maurice, Assistant Manager @ Flyjin
“Before using WISK, we had hesitations due to past unsuccessful experiences with other systems. We often reverted to pen and paper, which required transferring data to Excel, making the process very time-consuming. We started scanning everything, doing the inventory, it went super well, so I was very pleasantly surprised.”
Massimo, General Manager @ Lucille’s
“It took a lot less time to get everyone on board. They were all open for it because it's an app. They could use their phone. You know, at the touch of our phones, we have everything available. We just scan the item, we go through it all in a sequence, so it's very well organized, everything's well counted, and I think it just really facilitates the time efficiency of everything.”
Loyd, Owner @ L’infâme Tittle Tattle and La Gargamelle in Montreal
Before WISK, honestly, inventory was kind of a drag. We had this huge Excel sheet, we have over a hundred products in here, so it's kind of hard to just do inventories. It used to take us about one or two hours every week. Twice a week actually, it was not very accurate with our Excel sheet, but now it takes us like 20 minutes and we're done. And I was kind of surprised it was so user-friendly.