How Ottawa Venues manages inventory, food costs, and reporting with WISK
Difficultés
Objectifs
Susan MacLeod : La cohérence serait probablement notre problème #1 avant WISK. Nous avons utilisé une variété de produits, différents niveaux de logiciels complexes, des feuilles Excel, toutes les choses typiques que les restaurants utilisent et nous avions vraiment besoin de quelque chose qui soit convivial.
Nous savons que tous nos employés travaillent sur un superordinateur avec lequel ils se promènent à la main. Il était donc important pour nous d'avoir quelque chose auquel tout le monde pouvait facilement accéder.
Susan MacLeod : La cohérence serait probablement notre problème #1 avant WISK. Nous avons utilisé une variété de produits, différents niveaux de logiciels complexes, des feuilles Excel, toutes les choses typiques que les restaurants utilisent et nous avions vraiment besoin de quelque chose qui soit convivial.
Nous savons que tous nos employés travaillent sur un superordinateur avec lequel ils se promènent à la main. Il était donc important pour nous d'avoir quelque chose auquel tout le monde pouvait facilement accéder.
Il était très difficile de justifier les investissements parce que nous avions essayé tellement d'autres produits au fil des ans que nous le faisions.
Nous savons que les coûts d'inventaire et de main-d'œuvre sont les deux éléments auxquels nous devons prêter le plus d'attention.
Donc, vous savez, avoir l'impression que tout le monde était à l'aise pour apprendre un nouveau logiciel. Parce que tout le monde dit : « Oh non, c'est reparti, un autre nouveau produit ».
Le WISK a été si facile à mettre en œuvre et la possibilité pour nos employés d'utiliser leur téléphone portable, ce qui a grandement facilité la décision.
Ce qui est génial avec WISK pour nous, c'est que normalement, notre logiciel affichait les comptes et les pourcentages et tout était ensuite transféré à la comptabilité ou à moi et parfois aux responsables.
Mais les gérants l'ont toujours reçu après coup sur papier. Avec WISK, nous pouvons leur donner accès et ils peuvent le voir en temps réel.
Ils sont donc responsables de leur inventaire et de la personne chargée de l'inventaire qui le fait. Il s'agit d'informations en temps réel qui sont très faciles à consulter et à comprendre et qui les responsabilisent.
Le temps d'inventaire est toujours une victoire pour nous du côté de la direction, car il nous donne évidemment les informations nécessaires pour savoir si notre entreprise ou nos ventes sont couronnées de succès ou non.
Ce qui est bien avec WISK, c'est que lorsque les chefs ou les gérants remettaient leurs prévisions de coûts sur les nouveaux articles et les nouveaux produits, il se peut qu'il ne s'agisse pas d'informations en temps réel.
Et quand nous l'avons examiné, approuvé et mis dans un menu, puis que nous l'avons imprimé et tout cela, les coûts étaient souvent très différents.
Avec WISK, il est constamment mis à jour.
Ainsi, même s'il nous faut un mois pour mettre en œuvre de nouveaux produits, nous pouvons voir les pourcentages à ce moment-là, sur toutes les périodes.
Alors peut-être qu'au final ça n'en vaut pas la peine, peut-être que c'est un produit hors saison qui est soudainement devenu très cher un mois plus tard.
Le temps d'inventaire est toujours une victoire pour nous du côté de la direction, car il nous donne évidemment les informations nécessaires pour savoir si notre entreprise ou nos ventes sont couronnées de succès ou non.
Ce qui est bien avec WISK, c'est que lorsque les chefs ou les gérants remettaient leurs prévisions de coûts sur les nouveaux articles et les nouveaux produits, il se peut qu'il ne s'agisse pas d'informations en temps réel.
Et quand nous l'avons examiné, approuvé et mis dans un menu, puis que nous l'avons imprimé et tout cela, les coûts étaient souvent très différents.
Avec WISK, il est constamment mis à jour.
Ainsi, même s'il nous faut un mois pour mettre en œuvre de nouveaux produits, nous pouvons voir les pourcentages à ce moment-là, sur toutes les périodes.
Alors peut-être qu'au final ça n'en vaut pas la peine, peut-être que c'est un produit hors saison qui est soudainement devenu très cher un mois plus tard.
Le problème
Before WISK, Ottawa Venues faced operational challenges stemming from inconsistent and inefficient inventory management processes. The company relied on a mix of complex software tools and traditional methods, like Excel sheets, to manage inventory and costs. This approach created a lack of standardization across the venues, making it difficult to track and maintain consistent data.
Additionally, the manual nature of their processes also meant that inventory counts were often delayed, and by the time data was reviewed, it was outdated. This led to inaccuracies, especially when tracking the real-time costs of menu items or alcohol, which fluctuated over time.
Moreover, Susan, the Operations Manager, noted that convincing employees to adopt yet another new system was a significant challenge, given their history of unsuccessful software transitions. The lack of user-friendly, accessible tools made it harder to get the team on board and hindered their ability to make quick, informed decisions.
In essence, the process was time-consuming, prone to errors, and ultimately hindered productivity, emphasizing the need for a more efficient, real-time solution.
The Solution
WISK helped Ottawa Venues tackle their inventory challenges by offering a user-friendly, mobile-accessible platform that streamlined their entire process. Instead of relying on outdated software and manual spreadsheets, the team was able to access real-time inventory data directly from their phones. This made it easier for managers and staff to stay on top of their stock and costs without the usual delays and errors.
With WISK, inventory became more accurate and transparent. Managers no longer had to wait for hard copies of reports; they could see the data instantly, making it easier to make informed decisions. For instance, when chefs submitted new menu items and cost projections, WISK updated the information in real time. This meant they could track price fluctuations and adjust accordingly, even before the products were fully implemented.
The integration with suppliers like GFS and Summit eliminated the need for paper invoices, allowing the team to check food costs on-demand instead of waiting for monthly or bi-weekly updates. This helped keep costs in line and saved the team valuable time, which could then be spent on more strategic tasks.
Overall, WISK made inventory management simpler, faster, and more reliable, giving Ottawa Venues the tools they needed to improve efficiency and control costs across their operations.
How Ottawa Venues manages inventory, food costs, and reporting with WISK
With WISK, everything changed. "With WISK, we can give them access, and they can see it in real time," Susan says. The shift to real-time data access allowed managers and employees to instantly track inventory and costs, making them directly accountable for the items they were overseeing. "It's very easy to look at and understand, and it keeps them accountable," Susan explains. The simplicity and clarity of the platform meant that staff didn't have to waste time deciphering complicated reports. Instead, they could focus on what really mattered—ensuring inventory levels were accurate and costs were under control.
The ability to view inventory data as it happens created a level of transparency that encouraged ownership and responsibility across the team. "They’re accountable for their inventory as well as the inventory person that's doing it," Susan adds. This helped create a more efficient workflow where everyone could easily track and manage stock, ultimately saving time and reducing the likelihood of mistakes or discrepancies.
Inventory time is definitely always a win for us on the management side because it [WISK]
Susan points out how inventory management is a significant time-saver for the team, especially on the management side. "Inventory time is always a win for us," she says. It’s not just about tracking stock—it's about having the right information to assess whether their business or sales are truly on track. This data is crucial for making informed decisions and ensuring everything is running smoothly.
One of the things that stood out with WISK was how it changed the game when it came to cost projections for new menu items. Before, when chefs or managers would submit their cost estimates for new products, the information wasn’t always up-to-date. "It might not have been real-time information," Susan explains, pointing out how the delay between submission, review, and implementation led to discrepancies in cost. "By the time we approved it, added it to the menu, and got to printing, the prices were often very different."
WISK solved this problem by offering constant updates. "With WISK, it’s updated all the time," Susan says. This meant that cost projections were much more accurate and reflective of current prices, helping the team make better decisions and avoid costly surprises down the line. Having real-time data at their fingertips made the whole process quicker, more reliable, and less stressful.
« Il était très difficile de justifier les investissements, car nous avions essayé tellement d'autres produits au fil des ans que nous le faisions. Nous recommandons WISK à tout type de restaurant, à service complet, à des restaurants assis, à des boîtes de nuit, à des salons, vous savez, nous les avons tous gérés. »
Susan MacLeod
Directeur des ressources humaines et des opérations
WISK delivered a powerful solution to Ottawa Venues’ inventory challenges, transforming their operations across multiple locations. The software provided real-time updates on inventory and costs, allowing managers to make quick, data-driven decisions and adjust strategies based on current trends.
The ability to monitor alcohol inventory closely and immediately identify discrepancies helped reduce shrinkage and protect profitability. With WISK’s ease of use and mobile accessibility, the team saved hours on inventory tasks each week, freeing up time to focus on more strategic efforts.
Overall, WISK not only streamlined inventory management but also enhanced accuracy and control, driving overall efficiency and improving the bottom line for Ottawa Venues.
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Maurice, Assistant Manager @ Flyjin
“Before using WISK, we had hesitations due to past unsuccessful experiences with other systems. We often reverted to pen and paper, which required transferring data to Excel, making the process very time-consuming. We started scanning everything, doing the inventory, it went super well, so I was very pleasantly surprised.”
Massimo, General Manager @ Lucille’s
“It took a lot less time to get everyone on board. They were all open for it because it's an app. They could use their phone. You know, at the touch of our phones, we have everything available. We just scan the item, we go through it all in a sequence, so it's very well organized, everything's well counted, and I think it just really facilitates the time efficiency of everything.”
Loyd, Owner @ L’infâme Tittle Tattle and La Gargamelle in Montreal
Before WISK, honestly, inventory was kind of a drag. We had this huge Excel sheet, we have over a hundred products in here, so it's kind of hard to just do inventories. It used to take us about one or two hours every week. Twice a week actually, it was not very accurate with our Excel sheet, but now it takes us like 20 minutes and we're done. And I was kind of surprised it was so user-friendly.