Cómo Ottawa Venues administra el inventario, los costos de los alimentos y los informes con WISK
Desafíos
Metas
Susan MacLeod: La consistencia probablemente sería nuestro problema #1 antes de WISK. Usamos una variedad de productos diferentes, varios niveles de software complicado, hojas de Excel, todas las cosas que suelen usar los restaurantes, y realmente necesitábamos algo que fuera fácil de usar.
Sabemos que todos nuestros empleados trabajan en una supercomputadora con la que caminan en la mano, por lo que era importante para nosotros tener algo a lo que todos pudieran acceder fácilmente.
Susan MacLeod: La consistencia probablemente sería nuestro problema #1 antes de WISK. Usamos una variedad de productos diferentes, varios niveles de software complicado, hojas de Excel, todas las cosas que suelen usar los restaurantes, y realmente necesitábamos algo que fuera fácil de usar.
Sabemos que todos nuestros empleados trabajan en una supercomputadora con la que caminan en la mano, por lo que era importante para nosotros tener algo a lo que todos pudieran acceder fácilmente.
Era muy difícil justificar las inversiones porque habíamos utilizado muchos otros productos a lo largo de los años en los que hemos estado haciendo esto.
Sabemos que los costos de inventario y mano de obra son las dos cosas a las que debemos prestar más atención.
Así que ya sabes, tener la mentalidad de que todo el mundo se sentía cómodo aprendiendo un nuevo software. Porque todo el mundo dice: oh, no; aquí vamos de nuevo, otro producto nuevo.
Además, WISK fue tan fácil de implementar y que nuestros empleados pueden usar sus teléfonos móviles con él, lo que facilitó mucho la decisión.
Lo mejor de WISK para nosotros es que, normalmente, nuestro software generaba los recuentos y los porcentajes y luego todo pasaba a la contabilidad o me lo pasaba a mí y, a veces, a los gerentes.
Pero los gerentes siempre lo recibían después de los hechos en papel. Con WISK podemos darles acceso y ellos pueden verlo en tiempo real.
Por lo tanto, son responsables de su inventario y de la persona que lo hace. Se trata de información en tiempo real que es muy fácil de ver y entender, y que les permite rendir cuentas.
El tiempo de inventario siempre es una ventaja para nosotros desde el punto de vista de la administración, porque obviamente nos brinda la información necesaria para saber si nuestro negocio o nuestras ventas tienen éxito o no.
Lo bueno de WISK es que cuando los chefs o los gerentes presentaban sus proyecciones de costos sobre nuevos artículos y productos, es posible que no se tratara de información en tiempo real.
Y cuando lo revisamos, lo aprobamos y lo pusimos en un menú, luego lo imprimimos y todas esas cosas, los costos eran a menudo muy diferentes.
Con WISK, se actualiza todo el tiempo.
Por lo tanto, aunque nos lleve un mes implementar nuevos productos, podemos ver los porcentajes en ese momento, en todos los períodos de tiempo.
Entonces, tal vez al final no valga la pena, tal vez sea un producto fuera de temporada que de repente se volvió muy caro un mes después.
El tiempo de inventario siempre es una ventaja para nosotros desde el punto de vista de la administración, porque obviamente nos brinda la información necesaria para saber si nuestro negocio o nuestras ventas tienen éxito o no.
Lo bueno de WISK es que cuando los chefs o los gerentes presentaban sus proyecciones de costos sobre nuevos artículos y productos, es posible que no se tratara de información en tiempo real.
Y cuando lo revisamos, lo aprobamos y lo pusimos en un menú, luego lo imprimimos y todas esas cosas, los costos eran a menudo muy diferentes.
Con WISK, se actualiza todo el tiempo.
Por lo tanto, aunque nos lleve un mes implementar nuevos productos, podemos ver los porcentajes en ese momento, en todos los períodos de tiempo.
Entonces, tal vez al final no valga la pena, tal vez sea un producto fuera de temporada que de repente se volvió muy caro un mes después.
El problema
Antes de WISK, Ottawa Venues enfrentaba desafíos operativos derivados de procesos de administración de inventario inconsistentes e ineficientes. La empresa confiaba en una combinación de herramientas de software complejas y métodos tradicionales, como las hojas de Excel, para gestionar el inventario y los costos. Este enfoque creó una falta de estandarización en todas las sedes, lo que dificultó el seguimiento y el mantenimiento de datos consistentes.
Además, la naturaleza manual de sus procesos también significaba que los recuentos de inventario a menudo se retrasaban y, cuando se revisaban los datos, estaban desactualizados. Esto generaba imprecisiones, especialmente a la hora de hacer un seguimiento de los costos en tiempo real de los productos del menú o del alcohol, que fluctuaban con el tiempo.
Además, Susan, la gerente de operaciones, señaló que convencer a los empleados de que adoptaran otro sistema nuevo era un desafío importante, dado su historial de transiciones de software fallidas. La falta de herramientas accesibles y fáciles de usar dificultaba la incorporación del equipo y dificultaba su capacidad para tomar decisiones rápidas e informadas.
En esencia, el proceso consumía mucho tiempo, era propenso a errores y, en última instancia, dificultaba la productividad, lo que hacía hincapié en la necesidad de una solución más eficiente y en tiempo real.
La solución
WISK ayudó a Ottawa Venues a abordar sus desafíos de inventario al ofrecer una plataforma fácil de usar y accesible desde dispositivos móviles que simplificó todo su proceso. En lugar de depender de software obsoleto y hojas de cálculo manuales, el equipo pudo acceder a los datos de inventario en tiempo real directamente desde sus teléfonos. Esto facilitó a los gerentes y al personal el control de sus existencias y costos sin las demoras y errores habituales.
Con WISK, el inventario se hizo más preciso y transparente. Los gerentes ya no tenían que esperar a recibir copias impresas de los informes; podían ver los datos al instante, lo que facilitaba la toma de decisiones informadas. Por ejemplo, cuando los chefs presentaban nuevos productos de menú y proyecciones de costos, WISK actualizaba la información en tiempo real. Esto significaba que podían hacer un seguimiento de las fluctuaciones de los precios y ajustarlos en consecuencia, incluso antes de que los productos estuvieran completamente implementados.
La integración con proveedores como GFS y Summit eliminó la necesidad de facturas en papel, lo que permitió al equipo comprobar los costos de los alimentos a pedido en lugar de esperar a recibir actualizaciones mensuales o quincenales. Esto ayudó a mantener los costos a raya y ahorró al equipo un tiempo valioso, que luego pudo dedicarse a tareas más estratégicas.
En general, WISK hizo que la administración del inventario fuera más simple, rápida y confiable, brindando a Ottawa Venues las herramientas que necesitaban para mejorar la eficiencia y controlar los costos en todas sus operaciones.
Cómo Ottawa Venues administra el inventario, los costos de los alimentos y los informes con WISK
Con WISK, todo cambió. «Con WISK, podemos darles acceso y ellos pueden verlo en tiempo real», afirma Susan. El cambio al acceso a los datos en tiempo real permitió a los gerentes y empleados hacer un seguimiento instantáneo del inventario y los costos, lo que los hizo directamente responsables de los artículos que supervisaban. «Es muy fácil de ver y entender, y les permite rendir cuentas», explica Susan. La simplicidad y la claridad de la plataforma permitieron que el personal no tuviera que perder tiempo descifrando informes complicados. En cambio, podían centrarse en lo que realmente importaba: garantizar que los niveles de inventario fueran precisos y que los costos estuvieran bajo control.
La capacidad de ver los datos del inventario a medida que ocurren creó un nivel de transparencia que fomentó la propiedad y la responsabilidad en todo el equipo. «Son responsables tanto de su inventario como de la persona que lo hace», añade Susan. Esto ayudó a crear un flujo de trabajo más eficiente en el que todos podían rastrear y administrar fácilmente las existencias, lo que, en última instancia, ahorraba tiempo y reducía la probabilidad de errores o discrepancias.
El tiempo de inventario definitivamente siempre es una ventaja para nosotros, desde el punto de vista de la administración, porque [WISK]
Susan señala que la gestión del inventario supone un importante ahorro de tiempo para el equipo, especialmente desde el punto de vista de la gestión. «El tiempo de inventario siempre es beneficioso para nosotros», afirma. No se trata solo de hacer un seguimiento de las existencias, sino de contar con la información correcta para evaluar si su negocio o sus ventas van realmente por buen camino. Estos datos son cruciales para tomar decisiones informadas y garantizar que todo funcione sin problemas.
Una de las cosas que más destacaron de WISK fue cómo cambió las reglas del juego en lo que respecta a las proyecciones de costos para los nuevos elementos del menú. Antes, cuando los chefs o gerentes presentaban sus estimaciones de costos para nuevos productos, la información no siempre estaba actualizada. «Puede que no se tratara de información en tiempo real», explica Susan, y señala que la demora entre la presentación, la revisión y la implementación generaba discrepancias en los costos. «Cuando la aprobamos, la añadimos al menú y empezamos a imprimirla, los precios solían ser muy diferentes».
WISK solucionó este problema ofreciendo actualizaciones constantes. «Con WISK, se actualiza todo el tiempo», afirma Susan. Esto permitió que las proyecciones de costos fueran mucho más precisas y reflejaran los precios actuales, lo que ayudó al equipo a tomar mejores decisiones y a evitar sorpresas costosas en el futuro. Tener datos en tiempo real al alcance de la mano hizo que todo el proceso fuera más rápido, más confiable y menos estresante.
«Era muy difícil justificar las inversiones porque habíamos utilizado muchos otros productos a lo largo de los años en los que hemos estado haciendo esto. Recomendamos WISK a cualquier tipo de restaurante, ya sea con servicio completo, con mesas para sentarse, discotecas, salones, ya sabes, los hemos gestionado todos».
Susan MacLeod
Gerente de Recursos Humanos y Operaciones
WISK ofreció una solución poderosa para los desafíos de inventario de Ottawa Venue, transformando sus operaciones en múltiples ubicaciones. El software proporcionaba actualizaciones en tiempo real sobre el inventario y los costos, lo que permitía a los administradores tomar decisiones rápidas basadas en datos y ajustar las estrategias en función de las tendencias actuales.
La capacidad de monitorear de cerca el inventario de alcohol e identificar inmediatamente las discrepancias ayudó a reducir la contracción y a proteger la rentabilidad. Gracias a la facilidad de uso y la accesibilidad móvil de WISK, el equipo ahorró horas en las tareas de inventario cada semana, lo que le permitió dedicar tiempo a centrarse en iniciativas más estratégicas.
En general, WISK no solo simplificó la gestión del inventario, sino que también mejoró la precisión y el control, lo que impulsó la eficiencia general y mejoró los resultados de las sedes de Ottawa.
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Maurice, Assistant Manager @ Flyjin
“Before using WISK, we had hesitations due to past unsuccessful experiences with other systems. We often reverted to pen and paper, which required transferring data to Excel, making the process very time-consuming. We started scanning everything, doing the inventory, it went super well, so I was very pleasantly surprised.”
Massimo, General Manager @ Lucille’s
“It took a lot less time to get everyone on board. They were all open for it because it's an app. They could use their phone. You know, at the touch of our phones, we have everything available. We just scan the item, we go through it all in a sequence, so it's very well organized, everything's well counted, and I think it just really facilitates the time efficiency of everything.”
Loyd, Owner @ L’infâme Tittle Tattle and La Gargamelle in Montreal
Before WISK, honestly, inventory was kind of a drag. We had this huge Excel sheet, we have over a hundred products in here, so it's kind of hard to just do inventories. It used to take us about one or two hours every week. Twice a week actually, it was not very accurate with our Excel sheet, but now it takes us like 20 minutes and we're done. And I was kind of surprised it was so user-friendly.