Es posible que muchos propietarios y operadores de restaurantes no comprendan completamente el estado de pérdidas y ganancias (P&L) de un restaurante. De hecho, muchas personas no saben de dónde provienen los datos ni cómo convertirlos en información relevante.
Si es propietario de un restaurante, debe comprender su situación financiera empleando el estado de pérdidas y ganancias de un restaurante para monitorear y garantizar un negocio rentable. Esta herramienta financiera representa tus ventas y gastos operativos durante un período de tiempo específico.
En este artículo, te mostraremos los pasos necesarios para generar un informe de pérdidas y ganancias de un restaurante. Entonces, ya sea que contrate un CPA de restaurante para generar tus pérdidas y ganancias o usar software de contabilidad para restaurantes si lo hace usted mismo, comprenderá mejor cómo leer una declaración de pérdidas y ganancias para restaurantes.
¿Qué es un estado de pérdidas y ganancias de un restaurante?
Un estado de pérdidas y ganancias de un restaurante, comúnmente conocido como P&L de restaurante, es un informe financiero que revela los costos y los ingresos totales (ganancias o pérdidas netas) de su restaurante durante un período de tiempo específico. En otras palabras, tu cuenta de resultados sirve como extracto bancario para tu negocio de restaurantes, lo que te permite controlar la salud financiera de tu restaurante. La rentabilidad de la mayoría de las empresas de servicios de alimentos se puede calcular mediante la combinación de dos componentes empresariales clave: aumentar las ventas o los márgenes (ingresos brutos) y disminuir los costos o gastos. Según las estadísticas, el 50 por ciento de los nuevos restaurantes no generan beneficios al quinto año.
El estado de pérdidas y ganancias (ingresos y gastos o ventas y costos) no debe confundirse con sus hermanos financieros, el estado de flujos de efectivo (entrada y salida de efectivo) y el balance (activos y pasivos). El estado de pérdidas y ganancias muestra el importe de las ganancias o pérdidas generadas por la operación de su restaurante. No reflejará los depósitos bancarios procedentes de lotes de tarjetas de crédito ni el importe adeudado por los préstamos pendientes (balance general) (estado de flujos de caja).
Cómo crear una declaración de pérdidas y ganancias de un restaurante
Si registras tus ingresos y gastos en tu sistema de contabilidad de forma regular y precisa, generar estados de resultados puede ser tan simple como hacer clic en un botón. El sistema de contabilidad genera sus pérdidas y ganancias a pedido. Es un poco más complejo y lleva más tiempo preparar una cuenta de pérdidas y ganancias manualmente. Para diseñar uno, puedes utilizar una plantilla. En general, debe lograr lo siguiente:
1. Elegir un cronograma
Elegir un cronograma es el primer paso para preparar el estado de pérdidas y ganancias de un restaurante. Los estados de pérdidas y ganancias se pueden generar semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente. Es una buena idea crear estos estados de cuenta con regularidad para tener siempre una idea clara de cómo los diferentes componentes de la empresa afectan a los gastos e ingresos. Ingresa el nombre de tu restaurante y el plazo para sus datos en su hoja de estado de cuenta.
2. Récord de ventas en el período seleccionado
La columna de ventas es la primera que se completa en una cuenta de resultados.
La sección de ventas indica cuánto dinero ganó tu restaurante con la venta de sus alimentos y bebidas dentro del período de tiempo especificado. Por ejemplo, las ventas de alimentos, vinos, cervezas, licores y refrescos se incluyen en la cuenta de resultados. Usted puede afine sus ventas realiza un seguimiento clasificando tus ventas de alimentos en categorías o grupos de menús más específicos. Como alternativa, puedes dividir las ventas de alimentos y bebidas para simplificar tu estado de pérdidas y ganancias. Los ingresos netos más altos con frecuencia significan que atrajeron a más clientes.
Simplemente puede obtener estadísticas de ventas completas para el período de tiempo elegido si tiene un sistema POS de restaurante que incluye monitoreo de ventas e informes financieros.
3. Costo de los bienes vendidos (COGS)
El COGS es solo otra forma de decir el costo del inventario necesario para producir los productos alimenticios y bebidas que se venden dentro del período de tiempo que usted especifique.
Para entender cómo funciona el COGS, debes determinar cuánto gastas en inventario para completar tus transacciones de venta con tus clientes. El precio del menú también es importante consideración, especialmente si compite con un gran número de empresas alimentarias comparables. Algunos restaurantes utilizan una práctica conocida como enfoque de control de porciones para reducir la cantidad de inventario que consumen cada semana en pequeñas cantidades, lo que les permite retener más en las tiendas durante la semana siguiente y, como resultado, reducir su COGS.
Si utiliza recetas estandarizadas para todos sus artículos de comida y bebida, calcular el costo de los bienes vendidos debería ser bastante simple. Por ejemplo, si vendes diez comidas con pollo y la preparación de cada plato cuesta 5 dólares en función de los gastos de inventario, su COGS cuesta 50$ (10 x 5$).
4. Trabajo
El mayor gasto de la mayoría de los restaurantes es la mano de obra.
Todos los empleados asalariados y por hora, así como los costos relacionados con la nómina como los impuestos sobre la nómina y los beneficios y seguros para empleados están incluidos en el costo laboral de su restaurante. Debes calcular cuánto gastaste en cada uno de estos costos relacionados con la mano de obra durante el período de tiempo que elijas e ingresarlo individualmente en la plantilla de la declaración de resultados.
5. Gastos operativos
La mayoría de los gastos operativos son los gastos controlables que están asociados con la ejecución de las operaciones diarias. Es posible que los suministros, las reparaciones y las mejoras, el marketing y la promoción, la música y el entretenimiento entren en la categoría de costos operativos.
Por otro lado, los gastos no operativos son costos que no están relacionados con las actividades comerciales esenciales. Los gastos no operativos incluyen el pago de intereses de préstamos, los cargos de reestructuración, las cancelaciones de inventario y los pagos para resolver disputas.
6. Costos de ocupación
Los gastos generales y todo lo relacionado con la ocupación de un espacio, como el alquiler, el seguro, los servicios públicos, los impuestos a la propiedad, el seguro de propiedad y la eliminación de residuos, se incluyen en los gastos de ocupación. Se consideran gastos fijos porque no se pueden alterar ni cambiar de un período a otro, pero otros, como la factura de gas, pueden fluctuar.
7. Depreciación
La depreciación es la disminución gradual del valor de un activo (en este ejemplo, el valor físico negocio y equipamiento de restaurantes). Si bien la depreciación es inevitable, debe tenerse en cuenta para poder calcular con precisión sus ganancias o pérdidas netas.
Cómo analizar un estado de pérdidas y ganancias
Muchas personas se sienten intimidadas por los números, pero con unos pocos simples consejos y técnicas sobre dónde buscar y por qué, te sentirás seguro y analizar las declaraciones como un experto en poco tiempo.
Esta es una lista de algunos de los puntos financieros más simples pero más efectivos que puede tener en cuenta en su estado de pérdidas y ganancias:
Porcentaje de ventas
Si utilizas una plantilla gratuita de declaración de ingresos para restaurantes, verás que una proporción de las ventas totales se utiliza para pagar la mano de obra, la ocupación, los costos de alimentos y bebidas y los gastos operativos. Los porcentajes que se muestran aquí son un indicador crucial del rendimiento de las finanzas y los negocios de tu restaurante.
Los gastos del restaurante, como costos de mano de obra y alimentación, debería representar el porcentaje más alto de las ventas totales, de acuerdo con los estándares de la industria (Los alimentos suelen costar aproximadamente el 30 por ciento tanto en los restaurantes de servicio rápido como en los de servicio completo).
La conclusión clave es que cada restaurante es diferente, pero si observas que se asigna una cantidad excepcionalmente alta a tus costos de mano de obra, alimentos y bebidas, puede ser necesario reconsiderar la dotación de personal y los artículos del menú con bajo margen.
Beneficio bruto y margen de beneficio bruto
La ganancia bruta se calcula deduciendo las ventas totales del costo total de los bienes vendidos.
Al introducir los valores de ventas y COGS en la plantilla del estado de resultados de una plantilla interactiva de pérdidas y ganancias, el beneficio bruto se genera automáticamente. Verás un porcentaje junto a la cifra de beneficio bruto en dólares, que es el margen de beneficio bruto de tu restaurante.
Divida su beneficio bruto por el total de ventas para calcular su margen de beneficio bruto. Preste mucha atención a esta medida a lo largo del tiempo y compáralo con tus datos históricos para comprender mejor cómo los costos de alimentos y bebidas influyen significativamente en los márgenes de beneficio de su restaurante. Los restaurantes suelen analizar el margen de beneficio bruto para determinar a dónde ir fijar precios de menú y tamaños de porciones.
Ganancia/pérdida neta
La cuenta de resultados incluye los ingresos operativos. La última medida de la plantilla de la declaración de resultados es, por lo general, la que más le interesa, es decir, el resultado final, también conocido como ingreso neto o beneficio neto. La ganancia/pérdida neta es una indicador esencial para determinar qué tan bien su restaurante funcionó durante un período de tiempo específico. Este valor será positivo o negativo dependiendo del rendimiento del negocio de tu restaurante.
Puede calcular sus ganancias o pérdidas netas restando los gastos de mano de obra y los costos operativos de su ganancia bruta. Para determinar si tu restaurante genera ganancias, tus ingresos deben ser claramente superiores a tus costos totales.
Si la cifra es negativa, significa que el costo de su restaurante supera las ventas totales de alimentos y bebidas. Esto puede generar problemas si no se controla durante un período prolongado de tiempo.
Coste preferencial
Al calcular la red de tu restaurante la ganancia o la pérdida son esenciales, no es un indicador particularmente práctico para los operadores de restaurantes. Esto simplemente resalta cómo los resultados del restaurante han cambiado con el tiempo, pero no siempre revela cómo mejorar.
Si desea reducir los costos y maximizar las ganancias, los costos principales de su restaurante son el indicador más útil.
El total de los costos de comida, bebida y mano de obra de un restaurante se conoce como costos principales. Algunos operadores de restaurantes considerarían que esta es su cifra de referencia del costo de rentabilidad en su estado de pérdidas y ganancias. Dado que el coste preferencial combina las dos categorías de gastos más importantes, se considera un excelente indicador de si un restaurante será rentable en el siguiente período de referencia. Los costos principales también reflejan cómo administrar controla los alimentos y bebidas, y el costo de mano de obra diario durante el período sobre el que se informa. Un restaurante exitoso debe mantener su costo preferencial igual o inferior al 65 por ciento.
¿Para qué se utiliza el estado de pérdidas y ganancias de un restaurante?
Los estados de pérdidas y ganancias de restaurantes (o estado de resultados) son estados monetarios que muestran las ventas, los costos y los gastos de su empresa incurridos durante un período de tiempo específico. Este estado financiero de su restaurante le permite examinar la salud financiera de su restaurante. Podrás identificar dónde gana o pierde dinero tu restaurante, lo que te permitirá tomar las medidas necesarias para mejorar tus resultados.
Dado que el estado de pérdidas y ganancias de un restaurante se adapta a tus necesidades específicas, es mejor evitar usar el estado de pérdidas y ganancias de otro restaurante como ejemplo. La suya puede ser tan simple o tan compleja como desee. También puede dividir sus gastos operativos en categorías más pequeñas, como la ocupación y la comercialización.
¿Con qué frecuencia debo hacer una declaración de pérdidas y ganancias en mi restaurante?
La declaración de ingresos del restaurante se puede implementar semanalmente, mensualmente o anualmente. Se recomiendan estados de cuenta semanales para llevar un registro de lo que es más rentable o costoso para las operaciones comerciales de su restaurante en cada semana. Esto le permite hacer un seguimiento de las ventas y realizar ajustes rápidamente, como introducir estrategias para reducir los costos de comida y mano de obra, a fin de garantizar la viabilidad financiera de su negocio. Muchos restaurantes también utilizados estados de pérdidas y ganancias de restaurantes de forma mensual y anual para evaluar el crecimiento general.
Consulta tu ROI en la gestión de restaurantes y bares se disparan a medida que se decodifica el poder de las declaraciones de pérdidas y ganancias. Al dominar esta herramienta financiera, no solo está analizando datos, sino que está configurando un futuro rentable.
Conclusión:
Con precisión y consistencia, puedes crear fácilmente un estado de pérdidas y ganancias preciso. Comprender su estado financiero le permite pronosticar las ventas, identificar las limitaciones de su restaurante y, en última instancia, mejorar su negocio.
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