La gestión del inventario de bares está lejos de ser un proceso sencillo. Como gerente de bar o gerente de restaurante, sabe que si tiene 99 problemas, el inventario es 98 de ellos. Lo que lo hace aún más difícil es el hecho de que existen docenas de métodos, herramientas y estrategias que afirman ser los mejores.
Al elegir el mejor método de inventario para usted y su bar, es crucial tener en cuenta sus necesidades específicas para garantizar la suficiente información precisa para la supervivencia y el éxito de su negocio.
Esta lista le ayudará a identificar qué es lo que está haciendo mal actualmente en su elección proceso de inventario de bares, junto con pasos fáciles de seguir para mejorar. Así que, ¡comencemos!
En primer lugar, ¿qué significa el inventario de bares?
El inventario de bares es el proceso de contando todo el alcohol en un bar o restaurante para mantenerse organizado y rentable. En su nivel más básico, realizar un inventario garantiza que siempre tengas suficientes existencias para atender a tus clientes.
El proceso generalmente se lleva a cabo con una hoja de cálculo de inventario de bares, una aplicación o un bolígrafo y papel a la antigua usanza. Los gerentes de bares hacen el inventario semanalmente, quincenalmente o mensualmente, según el volumen de productos que tengan y lo ocupados que estén.
Sin embargo, contar las existencias es solo el principio.
¿Cuál es la importancia de la gestión del inventario de bares?
Cuando se hace bien, el inventario va mucho más allá de tener suficientes productos para atender a sus clientes. También le ayuda a tomar decisiones empresariales informadas al proporcionarle información crítica, como:
- Cómo está funcionando su bar desde el punto de vista financiero
- ¿Cuál es la variación de su producto?
- Si tiene existencias muertas (¡y cómo reducirlo!)
- Cuando se puede producir un encogimiento o un derrame
- Cómo establecer los costes de recambio y vertido para cada producto
- Qué productos se venden bien y cuáles no
Con todos estos datos y conocimientos, los administradores de bares pueden reestructurar los menús, establece mejores precios, aprovecha al máximo marcas rentables en bebidas mezcladas, cree promociones rentables, planifique para el futuro y mucho más. En una frase, licor la gestión del inventario es esencial porque es el dinero de su empresa inmovilizado en sus acciones.
15 errores en la gestión del inventario de bares (y qué hacer al respecto)
Ahora que estamos en sintonía con respecto a importancia de hacer inventario, analizaremos los errores más comunes que cometen los bares y restaurantes durante el proceso. También proporcionaremos algunas soluciones para que puedas evitar estos problemas de inventario en el futuro.
1. No estoy haciendo ningún inventario
¡No deberíamos tener que explicar esto! En general, si no lo estás tomando correctamente gestión de inventario proceso aún, está poniendo en peligro tanto su negocio como su tiempo.
Sin una gestión de inventario uniforme, es imposible saber lo que pasa en tu bar. No podrá realizar un seguimiento preciso del uso, las tendencias o la rentabilidad. ¿La solución? Establezca un cronograma para hacer el inventario y cúmplalo. Puede ser diario, semanal o quincenal, o incluso mensual. Aunque el inventario de bebidas alcohólicas lleva mucho tiempo, en última instancia, le ahorrará mucho tiempo y dinero a largo plazo. Lo mejor de todo es que no hay necesidad de más dolores de cabeza provocados por el inventario.
2. Elegir el sistema de inventario incorrecto
Dependiendo del sistema de inventario que tenga implementado, podría poner a su establecimiento en una gran desventaja. Ten en cuenta las necesidades de tu bar a la hora de decidir con qué frecuencia hacer el inventario y si utilizarás un formulario manual de inventario de bares o un software automatizado. Además, ten en cuenta cuántos empleados participarán. Y lo que es más importante, opta por un sistema de gestión de inventario de bares eso permitirá la mayor precisión sin agotar los recursos.
Hay toneladas de software de inventario de bares, sin embargo, es necesario encontrar el que se adapte a su negocio específico. Encuentre una solución integral que le permitirá ahorrar dinero y tiempo a largo plazo.
3. Estar desorganizado
Muchas empresas pasan por alto la importancia de la gestión del inventario, lo que lleva a los propietarios de bares a tratar de hacer un seguimiento de todo lo que tienen en la cabeza, lo que a menudo no es fiable. Una gestión desorganizada del inventario de un bar puede hacer más daño que no gestionar el inventario en absoluto.
Si quieres ser un bar exitoso y restaurante, es importante tener una idea clara de qué licor tiene a mano y qué cantidad de cada producto necesita para mantener operaciones rentables de la misma manera.
Además, una sala de almacenamiento bien organizada, por ejemplo, puede evitar que los baristas pierdan el rastro de las botellas y pierdan tiempo buscando artículos extraviados. Otros sistemas estándar que deben implementarse incluyen:
-Listas de verificación de lo que debe tenerse en cuenta para su bar
-Un cronograma para saber cuándo hacer el inventario
-Asignado a la misma persona o empleado un administrador de inventario
-Un proceso de inventario para registrar y almacenar datos
Una vez que hayas elegido el sistema de inventario que mejor funcione para ti, apégate a él. Elabora un cronograma, asigna responsabilidades y cúmplelas.
4. Liberarse de la tecnología
Claro, el proceso de inventario se puede realizar sin un sofisticada aplicación de inventario de licores. Pero, ¿realmente se puede hacer de la manera más eficaz? Lo mejor que puede hacer para su inventario de bebidas es considerar la posibilidad de cambiar el lápiz y el papel, las calculadoras y las hojas de cálculo por una aplicación de báscula de bebidas alcohólicas. Podrás reducir considerablemente el tiempo, los errores humanos y todas las demás cosas que podrían salir mal al hacer el inventario de forma manual.
Es importante que utilices tu tiempo de la forma más eficiente posible a la hora de hacer el inventario de tu bar. El software automatizado le permitirá hacerlo. Además, proporcionará números más precisos que si intentara hacer el inventario a mano.
5. Insuficiente o excesiva participación del personal
Para mejorar las operaciones, encuentre el punto medio entre poner toda la responsabilidad del inventario sobre los hombros de una persona y poner demasiados cocineros en la cocina. Lo que debe hacer para evitar este error es involucrar a más de un empleado en el proceso de inventario. Contar con más de un par de personas para administrar los recuentos de inventario garantizará la precisión y la reducción de errores. Sin embargo, asegúrate de no complicar demasiado las cosas involucrando a más de cinco empleados a la vez. Tener de 2 a 3 empleados en el inventario es más que ideal para hacer el trabajo.
6. Permitir que las existencias se desperdicien
Este debería explicarse por sí mismo. Desperdicio = clientes insatisfechos y una cartera insatisfecha. Con el fin de reducir los residuos, acciones de movimiento lento y acciones muertas, debe evitar comprar demasiadas acciones. Si haces un seguimiento correcto del inventario, puedes determinar la cantidad exacta de botellas que necesitarás para satisfacer a tus clientes.
Para obtener los mejores resultados, recomendamos uso de software de inventario de bebidas alcohólicas ya que le ayudará a determinar su nivel de par. En consecuencia, podrás asegurarte de que no se desperdicie nada ni se quede en el estante.
7. No planificar con anticipación
Predecir cuándo necesitará suministros adicionales y cuándo no ayudará a evitar el stock muerto, controlar el desperdicio y quedándose sin el popular cóctel menú para tu bar. Cuando gestionas un bar o un restaurante, es fundamental planificar con antelación el inventario de tu bar para evitar sorpresas costosas. Por ejemplo, establecer una cantidad mínima para cada tipo de bebida a fin de garantizar que siempre tengas suficiente a mano y de la misma manera, aumente sus ventas.
Tomar decisiones a ciegas y sin un plan real no le ayudará a aumentar sus ganancias. Con los datos correctos, proporcionados por un sistema de gestión de inventario de bares, podrás hacer decisiones estratégicas a la hora de realizar pedidos.
8. Optar por no participar en la automatización
¿Predecir ventas? ¿o corregir estos otros errores suena difícil o absolutamente imposible? Si es así, rechazar la automatización ciertamente no es la respuesta. En su lugar, considera la posibilidad de automatizar la mayor parte de tu inventario como posible con una sola aplicación. Los sistemas automatizados se crean para hacer por usted el trabajo que, de otro modo, tendría que realizar manualmente. Este sistema puede ayudar a la hora de hacer un inventario, como realizar pedidos de compra, realizar recuentos de inventario y fijar precios a los productos.
9. No optimiza las recetas
¿Cuándo fue la última vez que actualizaste tu carta de cócteles? Si han pasado más de seis meses, es posible que se esté perdiendo posibles ganancias. Si bien es posible que su bar tenga los favoritos de los fanáticos desde hace mucho tiempo, es un error mantén tu menú y precios lo mismo año tras año.
¿Sabías que un cóctel promedio tiene seis ingredientes? Si no tienes cuidado, esos seis ingredientes pueden costarte mucho dinero, dinero que podría ir directamente a tu bolsillo. Al actualizar los menús, considere la posibilidad de utilizar alternativas de menor costo para los ingredientes de alta gama a fin de optimizar sus recetas y controlar los costos para ahorrar dinero. Por ejemplo, si una receta incluye champán, podrías usar prosecco en su lugar.
También debes observar de cerca tus cócteles más populares y asegurarte de que tengan el precio correcto. ¿Está obteniendo tantos beneficios como podría con ellos? Si no es así, puede que sea el momento de ajustar la receta o el precio. Tu carta de cócteles debe estar actualizada al menos según la temporada, si no una vez al mes, para reflejar lo que está de moda en la actualidad. Además, tus precios deben actualizarse periódicamente para maximizar las ganancias de todos los productos vendidos. Si no quieres actualizar tu carta de cócteles con demasiada frecuencia, considera la posibilidad de ofrecer ofertas especiales u ofrecer bebidas nuevas como una forma de mezclar las cosas sin tener que modificar todo el menú.
Recuerda: actualizar tus precios te permite ser rentable, mientras que los nuevos platos del menú hacen que los clientes vuelvan a por más. No dudes en cambiar el tipo de alcohol que utilizas en tus bebidas mixtas y cócteles. Las diferentes marcas pueden ofrecer descuentos o simplemente tener más sentido en general. No es ningún secreto que encontrar áreas en las que puedas controlar costos ofrece enormes beneficios.
10. ¿Se está quedando atrás en las tendencias de la industria
Si quieres que tu bar tenga éxito, no puedes darte el lujo de quedarte atrás en cuanto a las tendencias del sector. Lo que fue popular el año pasado puede no serlo tanto este año, y viceversa. Mantenerse a la vanguardia garantiza que sus clientes siempre tendrán algo nuevo y emocionante que probar cuando visiten su establecimiento.
Una forma de mantenerse al tanto de las tendencias es asistir regularmente a ferias y eventos comerciales. Otra es vigilar lo que hacen otros bares y restaurantes. Si ves algo que te interesa, habla con el propietario o el gerente para obtener más información al respecto. También puedes sigue a camareros, cocteleros, y otros líderes de la industria en las redes sociales para inspírate para una nueva carta de bebidas y cócteles artículos.
11. Ignorando las vacaciones
Nunca, y queremos decir, nunca ignore la importancia financiera de las vacaciones para su bar o restaurante. Esto incluye las más importantes, como ofrecer una oferta en cerveza para el Día de San Patricio o una oferta de champán para Nochevieja. No hay que olvidar ni siquiera las más pequeñas, ya que pueden hacer que los clientes busquen ofertas, y siempre llegan. Además, todos los días «nacionales» en las redes sociales (por ejemplo, #NationalTequilaDay) pueden parecer inventadas, pero representan oportunidades reales para aumentar las ganancias a través de promociones y eventos.
12. Olvidar al cliente
Nunca olvide que sus clientes son el elemento vital de su negocio de ventas. Sin ellos, no estarías en el negocio por mucho tiempo. Por ello, es importante centrarse siempre en ofrecer una excelente experiencia al cliente. Esto incluye todo, desde el momento en que entran por la puerta hasta el momento en que se van.
Asegúrese de que su personal sea amable y atento y de que sus huéspedes se sientan bienvenidos desde el momento en que llegan. Si hay algún problema, haz todo lo posible para solucionarlo de forma rápida y eficaz. Demostrar a tus clientes que te importa su experiencia hará que vuelvan una y otra vez.
Todo lo que haces como propietario de un bar o el gerente del restaurante gira en torno a hacer felices a sus clientes. Olvidar o no tener en cuenta sus comentarios tendrá un efecto negativo en tu inventario y en el éxito empresarial en general.
13. Recopilar datos, pero no utilizarlos
Como propietario de una empresa, es probable que recopiles una gran cantidad de datos sobre tus clientes, incluida su información de contacto, historial de compras y preferencias. Y, por supuesto, es posible que estés realizando todas las partes técnicas del inventario, desde contar las existencias hasta calcular el uso y pesar todos tus productos.
Pero, ¿qué haces con todos esos datos? Si no los utilizas para mejorar tu negocio, entonces no te está haciendo ningún bien y podrías estarlo perder muchas oportunidades de venta.
Usa los datos de los clientes para ver qué es lo que hay en demanda y aumentar las existencias de esos artículos. Además, configura promociones para estas cosas. ¡Los datos de sus clientes se pueden usar de más de una manera! Por ejemplo, puede usarlos para crear campañas de marketing específicas o enviar cupones y descuentos personalizados. También puede usarlo para mejorar su selección de productos o comprender mejor su mercado objetivo. No importa cómo lo utilices, asegúrate de que los datos de tus clientes funcionan para ti y no se limitan a acumular polvo en una base de datos en alguna parte.
14. No establecer objetivos de inventario
Sin objetivos establecidos en el inventario de tu bar, es difícil trazar un rumbo hacia el éxito. Ya sea para minimizar las mermas, controlar el despilfarro, mejorar los márgenes de beneficio, identificar robos o todo lo anterior, debes tener claro qué es lo que quieres conseguir con el inventario para lograrlo.
Tenga en cuenta que debe tener objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos específicos (SMART). Esto ayudará a garantizar que tus objetivos sean realistas y que realmente puedas alcanzarlos para ayudarte a ganar la mayor cantidad de dinero.
Si te cuesta establecer metas alcanzables para maximizar las ganancias de tu bar, puede ser útil observar lo que hacen los demás e intentar emular sus éxitos. Investiga un poco y descubre qué funciona bien en otros bares y comprueba si puedes adaptar esas ideas para que se ajusten a tus propias necesidades.
15. Malas relaciones con los proveedores
Si quieres dirigir un bar o restaurante exitoso, necesitas tener buenas relaciones con sus proveedores. Después de todo, son ellos quienes le suministran todos los productos que necesita para mantener su negocio en funcionamiento.
Descuidar o maltratar a sus proveedores solo generará problemas en el futuro. Asegúrese de tratarlos de manera justa y con respeto. Págales a tiempo y no intentes regatear demasiado los precios. Si tienes una buena relación con tus vendedores, es más probable que trabajen contigo si hay algún problema con tu pedido. Es posible que incluso te ofrezcan una mejor oferta en suministros de vez en cuando.
Invertir en buenas relaciones con los vendedores es una parte importante de la gestión de un bar o restaurante exitoso, así que no te lo tomes a la ligera.
Cómo solucionar problemas de inventario de bares: consejos, trucos y tácticas para administrar mejor su sistema de inventario de bebidas alcohólicas
Todos sabemos que en la industria de los restaurantes no basta con evitar errores. Tienes que ir más allá para tener éxito. También te respaldamos ahí. Estas mejores prácticas de gestión del inventario de bares llevarán tu bar al siguiente nivel.
Conoce tu abecedario
Cuando se trata de gestionar el proceso de inventario de bebidas, es necesario: conoce tu abecedario: estar siempre contando. Esto significa que siempre debes tener a la misma persona contando tu inventario, ya sea tú, un empleado o un servicio externo.
Aunque puede resultar tedioso, hacer un inventario es un paso crucial para mantener la precisión dentro de su bar. Sin un recuento regular del inventario, corres el riesgo de que se produzcan escaseces o gastos adicionales que podrían dañar a tu empresa.
Supervise las ventas de diferentes marcas de bebidas alcohólicas
Para tomar decisiones basadas en datos como gerente de bar sobre qué almacenar en sus estantes, necesita saber qué marcas de bebidas alcohólicas venden y cuáles están acumulando polvo en un período de tiempo. Debes prestar atención a los más populares y a los más lentos. Haga una lista y deshágase de las marcas impopulares ofreciendo descuentos y reemplazándolas por marcas más rentables.
Si utilizas un software de inventario de bares, puedes crear informes que muestren qué artículos se venden y cuáles no. Haga un inventario con regularidad para realizar un seguimiento de sus niveles de inventario y ventas. Esto lo ayudará a mantenerse organizado y administrar su negocio de manera eficiente. Puedes aprender mucho sobre las preferencias y el comportamiento de compra de las personas al estudiar su consumo de alcohol. Si prestas atención a las bebidas alcohólicas que se venden más que otras, puedes tomar mejores decisiones sobre qué bebidas debes tener en tu bar.
Controle los residuos en la barra principal capacitando a un camarero
Nuestro costo es un indicador de rendimiento crucial para determinar la rentabilidad del bar, así como para identificar las ineficiencias operativas. El costo de los ingredientes de una bebida dividido por el precio de venta es su costo de consumo. Es importante comprender estos números, ya que el desbordamiento es una de las causas más comunes de despilfarro en los bares. Esto ocurre cuando los camareros no están correctamente capacitados para servir bebidas o intentan vender más a los clientes.
Evitar este tipo de desperdicios se reduce a capacitar a sus camareros en las técnicas adecuadas para servir. El uso de herramientas como calibradores y volteadores medidos producirá los mejores resultados, pero también es importante que comprendan tu política de ventas adicionales. De esta forma, pueden evitar atender demasiado a los clientes.
Establecer niveles de PAR
Los niveles de PAR son una forma eficiente de pedir bebidas alcohólicas para su negocio, de modo que no tenga demasiadas existencias ni se quede sin lo que necesita. Esto le ayudará a evitar los excesos y la escasez, que pueden resultar costosos para su negocio de bares.
Cuando hayas determinado tus niveles de PAR, vigila tu inventario de forma regular y haz pedidos cuando te acerques al punto de repedido. Una vez que dispongas de esta información, podrás comprar bebidas alcohólicas según tus necesidades y rellenar las estanterías antes de que estén completamente vacías. Utilizar el nivel nominal como indicador clave de rendimiento puede ayudarte a llevar un registro de tus niveles de inventario.
Una de las mejores formas de realizar un seguimiento de tu nivel de PAR y reordenar los puntos es usar software de gestión de inventario que puede usar tendencias históricas y pronósticos para ayudar a calcularlos
Hacer un inventario mientras tu bar o restaurante está cerrado
El mejor momento para hacer el inventario final es cuando el bar o restaurante está cerrado. Del mismo modo, puedes evitar interrumpir el flujo del negocio y molestar a los clientes. Además, hacer un inventario mientras su establecimiento está cerrado le brinda la oportunidad de concentrarse en contar con precisión. Cuando intentas hacerlo durante el horario laboral, es fácil distraerte y cometer errores.
Es mejor programar el inventario del bar para temprano en la mañana o tarde en la noche, ya que es probable que menos personas lo interrumpan. Esto ayudará a minimizar las discrepancias y a volver a empezar evitar cambios en los niveles de inventario mientras está contando.
Rota tus acciones
En tu trastero, deberías tener un sistema establecido por la forma en que organiza tus botellas de licor. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de los niveles de inventario de lo que tiene y dónde se encuentra.
Una forma de hacerlo es usar el método FIFO, que significa «primero en entrar, primero en salir». Esto significa que primero debes usar el licor que haya estado más tiempo en tu almacén y luego pasar a las botellas más nuevas.
Este sistema ayuda a garantizar que el licor esté fresco y tenga menos probabilidades de estropearse. También le ayuda a evitar el desperdicio porque es más probable que use el licor antes de que caduque.
Cree un entorno de trabajo positivo y de apoyo
Empleados felices significan clientes felices. Dicho esto, garantizar que sus empleados disfruten de venir a trabajar todos los días no solo mejorará la vida de todos, sino que también será una buena noticia para sus resultados.
Es importante crear un entorno de trabajo que sea positivo y de apoyo. Esto ayudará a reducir la rotación y a mantener el bar con empleados con experiencia.
Hay algunas cosas que puede hacer para crear este tipo de entorno, como brindar oportunidades de capacitación y desarrollo, ofrecer sueldos y beneficios competitivos, y mostrar aprecio por el arduo trabajo de sus empleados. Invertir en su personal le ayudará a reducir la rotación y a mantener su bar funcionando sin problemas de la manera más eficaz.
Analice las tendencias y los motivos de las fluctuaciones del inventario
Si desea comprender su inventario de bebidas, debe observar más de cerca las tendencias y fluctuaciones. Esto significa analizar por qué ciertas botellas se utilizan más que otras y qué puede estar provocando cambios repentinos en tus niveles de inventario.
La comprensión de las tendencias puede hacer cambios en sus procedimientos de pedido y almacenamiento. Por ejemplo, si observas que un determinado tipo de licor se consume con más frecuencia durante los meses de verano, puedes asegurarte de abastecerte antes de la temporada alta.
Del mismo modo, si observas que los niveles de inventario de un artículo en concreto son constantemente bajos, es posible que tengas que volver a evaluar tus precios o promociones.
Esto es para identificar problemas y oportunidades que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos. Hablamos de este entre los errores más comunes, pero vale la pena volver a mencionarlo. En general, el proceso de gestión de inventario proporciona una enorme cantidad de datos sobre el estado de su almacén y de su negocio en general.
Supervise los KPI (indicadores clave de rendimiento)
Idealmente, su inventario de licores indicadores clave de rendimiento (KPI) son números que te permiten hacer un seguimiento del progreso y saber si estás cumpliendo tus objetivos.
Los KPI te ofrecen total transparencia en todos los aspectos de tu negocio de bares para que puedas alcanzar (y superar) todos tus objetivos. Realiza un seguimiento del progreso de tu bar y encuentra formas de mejorar con la ayuda de un sistema de gestión de inventario para bares como Wisk. Con estos datos, puede ayudarlo a analizar los márgenes de beneficio de su bar, comparar los rendimientos anteriores y realizar los cambios correspondientes.
Ahí es donde entra en juego el software de inventario de bares...
Sin embargo, lo que llevará el proceso de inventario de su bar o restaurante al siguiente nivel es invertir en software de inventario de bares. El software ayuda a abordar los errores más comunes al reducir los errores, automatizar los procesos y, lo que es más importante, proporcionar información fundamental sobre cómo puede mejorar su empresa.
Con los datos y la tecnología inteligente que proporciona el software, el proceso de inventario no solo se vuelve más fácil sino que se vuelve más valioso para su empresa.
Por qué elegir nuestra aplicación de inventario de bebidas
De las muchas opciones de software de gestión de bares y restaurantes disponibles en el mercado, debes encontrar aquella en la que valga la pena invertir tu dinero para ayudar a tu bar a mejorar sus resultados.
Desde contar el inventario hasta automatizar los pedidos y optimizar los precios, WISK tiene las herramientas que necesita para generar los mejores resultados para su negocio. Con nuestro software, no tendrá que preocuparse por las largas sesiones de inventario manual o por volver a cometer errores. Puedes reducir el tiempo de inventario hasta en un 80 por ciento para tener más tiempo libre para las cosas más importantes. Visita https://www.wisk.ai/es/for/restaurant-management-software para obtener más información.
Resolver estos desafíos comunes en la gestión del inventario de los bares no consiste solo en reducir el desperdicio, sino también en mejorar la rentabilidad. Cuando tú consulta tu ROI aumenta, sabrás que tus esfuerzos han dado sus frutos.
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