Cada gerente de bar, independientemente de su experiencia y conocimiento, reflexiona sobre cómo realizar un inventario exacto de bebidas alcohólicas con precisión. De hecho, si le pidiéramos a una sala llena de gerentes que levantaran la mano para mostrar su entusiasmo por la gestión del inventario, es probable que no levanten ninguna mano.
La verdad es que el inventario de bebidas alcohólicas puede ser un proceso tedioso y propenso a errores. ¡Pero no te desesperes! Con algunos cambios estratégicos, pronto te darás cuenta de que no puedes dejar de trabajar en tu inventario de bebidas alcohólicas, sin exagerar. De hecho, ¡los ingresos y la precisión perdidos durante este proceso se pueden recuperar con solo unos pocos ajustes simples!
En primer lugar, es fundamental establecer un sistema de inventario de restaurantes eficiente que funcione bien para usted y su personal. Es el primer elemento básico que debe tener para administrar su bar o restaurante con éxito. Le indicaremos los pasos y las herramientas que necesita para asegurarse de que sabe cómo hacer el inventario de bebidas alcohólicas de la mejor manera posible
Gestión del inventario de bares 101
Un efectivo sistema de software de gestión de bebidas alcohólicas es esencial para que tu bar funcione sin problemas y para ofrecer a los clientes lo que necesitan y, más que eso, te permite analizar el consumo del inventario de bebidas alcohólicas. Esto no solo ayudará a garantizar que las estanterías estén llenas y que las bebidas estén listas para servir, sino que también puede ayudar a tomar decisiones más inteligentes a la hora de comprar nuevas existencias, ahorrando dinero y tiempo en el proceso.
La utilización de un programa de bebidas exitoso desbloquea información valiosa sobre su negocio y le otorga acceso a posibles ganancias ocultas. Al contar con datos fiables y precisos, puedes identificar de inmediato qué bares tienen un rendimiento óptimo en el inventario y cuáles necesitan un pequeño ajuste. De esta forma, nunca tendrás que adivinar qué es lo que quieren tus clientes, ¡sino que tendrás un conocimiento definitivo!
Para dar más detalles, si analizas el inventario de bebidas alcohólicas con precisión, puedes obtener información útil sobre la situación financiera de tu bar, por ejemplo, qué productos están prosperando y aquellos que generan el mayor retorno de la inversión (ROI), aunque no siempre van de la mano. Con la ayuda de estos valiosos datos, tendrás una mejor idea de la frecuencia con la que debes realizar los pedidos de compra e identificar el inventario de bebidas alcohólicas sin usar, también conocido como stock muerto. Tener acceso a esta información es inestimable, ya que no solo permite ahorrar dinero, sino que también ayuda a reducir el desperdicio de productos.
Más allá de las preocupaciones logísticas, el proceso de inventario te permite determinar la varianza de tu producto y reconocer dónde se produce una posible contracción. Hacerlo no solo es beneficioso para el recuento de tu inventario, sino que también te puede ayudar a establecer los parámetros y calcule los costos de vertido de tus existencias de licor. Es obvio que tener la capacidad de calcular con precisión el uso del inventario tiene numerosas ventajas, por lo que el inventario de bebidas alcohólicas debe hacerse con cautela y cuidado.
¿Cómo se calcula el inventario de bebidas alcohólicas?
La gestión del inventario es, en su nivel básico, un proceso sencillo. No obstante, el aspecto más crítico del éxito del control del inventario reside en la capacidad de una persona para medir y realizar con precisión los recuentos del inventario físico. Para ello, cuando haga un inventario de bebidas alcohólicas, necesitará algunos términos clave:
- Inventario inicial, o la cantidad de existencias de bebidas alcohólicas que tenía tu establecimiento al principio del período de inventario (que puede consistir en la semana anterior o el mes anterior, según tus preferencias). Tu inventario inicial será contado en botellas, estuches o barriles.
- Inventario final: este cálculo te indicará exactamente cuánto queda de tu producto al final de cada período de inventario. Es fundamental que hagas un recuento preciso de todo el inventario para asegurarte de que el inventario final coincide con el número físico real.
- Inventario recibido o la cantidad de inventario que has recibido durante este período a través de órdenes de compra.
Con estos tres factores, puede gestionar eficazmente el inventario de bebidas alcohólicas de forma precisa y exacta. Todo lo que tiene que hacer es introducir los números en la siguiente fórmula:
Inventario inicial + inventario recibido — inventario final = uso
Después de usar esta fórmula, debes saber cómo hacer un inventario y determinar el uso del producto. Este sencillo cálculo le permite desbloquear todo el conocimiento mencionado anteriormente. Sin embargo, antes de llegar al producto final, responderemos algunas preguntas más sobre el proceso para llegar a él.
¿Cómo funciona el inventario de bebidas alcohólicas?
Analicemos los aspectos básicos del inventario de bares y los procesos que puedes usar para encontrar el inventario inicial, final y recibido de tu bar.
Antes de comenzar el recuento de inventario, es prudente convertirse en familiarizado con las prácticas esenciales que pueden ayudarlo a lograr un resultado preciso. Si no se implementan antes de iniciar el proceso, los malos hábitos podrían comprometer significativamente la precisión de los recuentos de inventario.
1. Cuenta tus licorerías usando el mismo método, cada vez
Empieza en la misma parte de la barra y rastrea cada factor en el mismo orden. Ya que estamos hablando del tema, puedes hacerte la vida más fácil si siempre haces un inventario cuando tu restaurante está cerrado. Esto eliminará cualquier interrupción por parte de los clientes y hará que el proceso sea más eficiente. Para minimizar cualquier posibilidad de errores o recuentos erróneos, asegúrate siempre de tener un recuento de inventario preciso y de llevar un registro del inventario de tus bares.
2. Cree un cronograma confiable y comprométase a seguirlo.
¿Con qué frecuencia debe un bar contar y hacer un seguimiento de sus existencias? Como se mencionó anteriormente, el período y el cronograma de su inventario dependen de sus preferencias. La mejor regla general es revisar el inventario de tu bar al mismo ritmo durante todo el año y saber qué es lo que mejor se adapta a tu bar y estilo de vida.
Realizar un inventario constante de los bares cada semana o mes le permite obtener una visión completa del rendimiento de su negocio y le brinda la oportunidad de analizar detenidamente el uso del inventario de los bares y las tendencias de ventas. Esto permite una gestión más juiciosa y eficaz de ambos aspectos.
3. Supervise los KPI de su inventario
El seguimiento del inventario de los bares no se limita solo a un recuento físico de botellas, sino que también le brinda la oportunidad de registrar datos confiables que superan la cantidad. Por ello, es importante que los establecimientos supervisen sus KPI de inventario (indicadores clave de rendimiento). Para asegurarte de que tu bar o restaurante funcione sin problemas, es importante hacer un seguimiento de algunas métricas vitales, como nuestros porcentajes de costos, la variación del producto, el uso del inventario y las tasas de reducción o robo.
Sin embargo, de todos los puntos de datos que necesita para mantenerse al día, los costos de nuestros productos y los niveles de paridad son sin duda uno de los más importantes para medir el éxito. Cualquier persona que busque un negocio operado de manera eficiente debe asegurarse de que estas dos áreas estén bien rastreadas. Una vez que se haya realizado un seguimiento eficaz y preciso de estas cifras, se pueden utilizar como una herramienta inestimable para tomar decisiones rentables.
4. Involucre a todo el equipo
Como era de esperar, necesitarás capacitar a algunos empleados al hacer el inventario de bebidas alcohólicas por sí mismos. Si bien es posible que no todos los empleados participen en todo el proceso, debes capacitarlos para que estén atentos a los posibles riesgos de inventario, como el consumo excesivo de bebidas gratis, los derrames, el encogimiento o el robo. Esto mantendrá a tus empleados vigilantes y les ayudará a asumir la responsabilidad de sus acciones.
Es de suma importancia establecer procedimientos operativos estándar (SOP) claros y asegurarse de que cada empleado comprenda el proceso de inventario de su bar. Esto no solo ayudará a reducir las posibles pérdidas o discrepancias, sino que también garantizará que todos sepan lo que se espera de ellos.
Domine los conceptos básicos del inventario de bebidas alcohólicas: ¡así es cómo!
Con los consejos anteriores, imagínese en su establecimiento e imagine la lugares donde se guarda tu ginebra. Luego, decide dónde comenzará tu proceso de inventario ideal. Ya sea que utilices un inventario anticuado en lápiz y papel o software de inventario de bares, asegúrese de que sus herramientas estén distribuidas de manera coherente y sensata para lograr un negocio eficiente.
Ahora está listo para empezar a contar las botellas reales. Incluye el tipo de alcohol, la marca, el nombre, los costos del licor y el tamaño de la botella. Crea cada columna o categoría de hoja de cálculo para los productos almacenados en diferentes áreas de tu bar o en diferentes ubicaciones. Si tu software de inventario viene equipado con una aplicación o integración para báscula bebidas alcohólicas, asegúrate de usarla. Por último, mide cada botella de manera consistente y no cambies tus métodos.
Repite el mismo proceso para toda el área de almacenamiento de tu bar. Las unidades de medida pueden variar en función de las cajas y de las botellas, así que tenlo en cuenta en la hoja de cálculo del inventario de bebidas alcohólicas o en la aplicación de inventario de bares. Cuando hayas terminado de contar y medir los niveles de inventario disponibles, suma los totales de cada categoría que hayas creado.
Al final de los períodos de inventario que hayas decidido, volverás a contar todo. Repite exactamente el mismo proceso, llevando el inventario en la misma dirección y con la misma escala. Con los recuentos de inventario inicial y final al alcance de la mano, ¡ya está todo listo!
Durante el período de inventario, su restaurante, por supuesto, venderá y generará ventas, además de recibir varias botellas enteras. Asegúrate de contabilizar ese producto manteniendo un registro de la cantidad de existencias que recibes guardando y rastreando las facturas. Es importante llevar un registro de las el producto que vendes y el uso del inventario a través de su sistema POS.
Esto cubre los aspectos básicos de cómo hacer un inventario de bebidas alcohólicas. Sin embargo, tanto si eres un novato en el inventario como si eres un experto desde hace mucho tiempo, cualquier proceso de administración de inventario puede necesitar una mejora. Dicho esto, ahora tiene un conocimiento profundo de cómo hacer un inventario de bebidas alcohólicas.
A continuación, presentaremos algunos consejos que puede utilizar para modificar y perfecciona tu sistema de inventario actual.
5 maneras de administrar mejor su inventario de bebidas alcohólicas
1. Conozca a sus clientes y cómo mantenerlos contentos
Los clientes más felices son los que obtienen lo que quieren. De hecho, es importante recopilar la mayor cantidad de información posible sobre ellos. Si conoces sus bebidas favoritas, puedes reducir considerablemente la escasez de bebidas.
¿Sus clientes son del tipo que quiere una cerveza de barril o la ¿el próximo cóctel de moda? Si son del tipo cóctel, qué licor se consume con más frecuencia y cómo puedes optimizar la marca que utilizas para elementos populares del menú? Usa los datos de inventario que tienes a tu disposición para conocer a tus clientes y hacer que vuelvan. Evaluar el uso de tu inventario durante un período de tiempo te ayudará a evaluar rápidamente esta información.
2. Coloque las órdenes de compra de manera estratégica
Realizar pedidos urgentes de productos porque no te diste cuenta de que el bar tiene poco stock es una forma fácil de desperdiciar mucho dinero. Un inventario consistente y exhaustivo, como se describió anteriormente, ayuda a evitar pedidos urgentes, al igual que el uso de una báscula de inventario de bebidas alcohólicas.
Por otro lado, pedir demasiado de un producto determinado hace que las existencias se queden sin usar en su almacén trasero y puede ser igualmente perjudicial para su negocio. Las órdenes de compra estratégicas, que utilizan información valiosa de un sistema de gestión de inventario eficaz, contribuirán en gran medida a prevenir la pérdida de beneficios y las situaciones extremas.
3. Reconoce a dónde va tu dinero
En otras palabras, identifique las áreas de la cantidad de líquido o dónde está desperdiciando el licor. Vertidos excesivos, almacenamiento inadecuado, robo de empleados, los errores en los recuentos de inventario o la negligencia general pueden hacer que tu bar pierda beneficios cuando no es necesario. Para seguir siendo rentable y proteger el bienestar de tu negocio, es fundamental tomar medidas para evaluar en qué parte del inventario de tu bar se producen residuos, medirlos y, después, esforzarte por reducirlos.
4. Sea inteligente acerca de cómo utiliza un producto existente
Existen varias prácticas en la industria de los bares para facilitar un mejor uso de las botellas de licor que ya tiene a mano. El método «primero en entrar, primero en salir» es uno de los favoritos de la industria, ya que consiste en vender productos antiguos antes de vender productos nuevos. Esto ayuda a reducir la cantidad de existencias que se echan a perder sin que se vea la parte delantera del bar y es una excelente manera de reducir el desperdicio.
Invertir en existencias de seguridad es otra opción en la que se piden los productos sobrantes anticipándose a las preferencias de los clientes o a los cambios en las demandas estacionales. Del mismo modo, usa tus datos de ventas para optimizar las ofertas y promociones y vender los productos rápidamente cuando sea necesario. Por último, utiliza de forma creativa el producto que menos se vende creando nuevos platos para el menú que combinen los productos más impopulares con los más populares para que pasen desapercibidos.
5. Invierta en una aplicación de inventario de bebidas alcohólicas que ahorre tiempo
Todos estos métodos para mejorar la gestión del inventario de su bar dependen de tener un proceso de sistema de inventario sólido. La forma más fácil de subir de nivel tu inventario es invertir en una aplicación que pueden adaptarse a las necesidades de su bar y automatizar sus procesos para disfrutar de sesiones más rápidas e indoloras. Pero lo que buscas no es solo velocidad, sino también eficacia y eficiencia.
Por qué un sistema eficiente de inventario de bares cambia las reglas del juego
Y lo que es más importante, hacer el inventario de los bares sistema eficiente de inventario de licores protegerá su presupuesto cuidadosamente planificado. La eficiencia en su proceso de inventario reducirá las horas de trabajo de los empleados y la cantidad de tiempo que dedica a contar las bebidas alcohólicas. Además, ayudará a evitar pedidos de última hora, productos desperdiciados, costos imprevistos y pérdidas de ingresos.
Si la salud de sus resultados no es suficiente para convencerlo, un sistema de inventario más eficiente también aumentará la moral de los empleados y la satisfacción de los clientes. Con una mejor organización y previsión de la demanda estacional, será menos probable que te quedes sin ingredientes populares, lo que aumentará las probabilidades de que tus clientes regresen una y otra vez. Con un mejor conocimiento de su empresa y de las áreas en las que es necesario trabajar, podrá crear un entorno de trabajo transparente y de confianza. La eficiencia es beneficiosa para todos los involucrados.
El software de inventario de bares, una solución mejor
Aprender a hacer un inventario de bares ya es bastante malo. Por lo tanto, no lo hagas más difícil de lo necesario. En su lugar, elige un software de inventario de bares creado por propietarios de restaurantes, para propietarios de restaurantes. Es crucial elegir uno que pueda lograr todo lo que un bar concurrido necesita para maximizar las ganancias y tener éxito.
Desde análisis de bebidas y cálculo de costos de recetas Para facilitar el inventario y los pedidos, WISK lo hace todo. Cuando opta por un software que incluye atención al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y funciones que reducen el tiempo de inventario en un 80%, sabe que está en buenas manos. Creemos que es lo que te mereces.
Cuando se familiarice con los conceptos básicos del software de inventario de bebidas alcohólicas, recuerde que el objetivo final es consulta tu ROI crecer. El software que elija no solo simplificará la gestión del inventario, sino que también contribuirá de manera significativa a sus resultados.
Por lo tanto, recórtelo con lápiz y papel, hojas de cálculo y otras herramientas antiguas de entrada de datos. En vez de eso, póngase en contacto. Nos encantaría saber de ti. Para obtener más información, consulta https://www.wisk.ai/for/wisk-bar-management-software
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