Cómo ICONINK duplicó la velocidad y mejoró la información operativa
Desafíos
Metas
Los desafíos a los que nos enfrentamos antes de unirnos a WISK son que somos un operador con múltiples unidades y conceptos, por lo que llegan menús muy diferentes y productos muy diferentes. Comprábamos a proveedores similares y, a menudo, a proveedores diferentes, pero nadie obtenía el mejor precio. Por eso, lo que pude hacer con WISK fue, desde el punto de vista de la oficina central, disponer de un panel de control con una línea de visión de las compras en todos los establecimientos y agilizar y poder entender en qué parte de la cadena de suministro gastamos el dinero y apoyar a esos socios de forma adecuada.
La contracción general, el desbordamiento, la comprensión de dónde va a ir a la tienda el producto; pudimos reducirlo mucho más y hacer que las personas rindieran cuentas. También pudimos personalizar el sistema de inventario para cada concepto y, aun así, poder honrar esas asociaciones y tener a las marcas adecuadas presentes en cada local, a pesar de los diferentes conceptos y menús.
Los desafíos a los que nos enfrentamos antes de unirnos a WISK son que somos un operador con múltiples unidades y conceptos, por lo que llegan menús muy diferentes y productos muy diferentes. Comprábamos a proveedores similares y, a menudo, a proveedores diferentes, pero nadie obtenía el mejor precio. Por eso, lo que pude hacer con WISK fue, desde el punto de vista de la oficina central, disponer de un panel de control con una línea de visión de las compras en todos los establecimientos y agilizar y poder entender en qué parte de la cadena de suministro gastamos el dinero y apoyar a esos socios de forma adecuada.
La contracción general, el desbordamiento, la comprensión de dónde va a ir a la tienda el producto; pudimos reducirlo mucho más y hacer que las personas rindieran cuentas. También pudimos personalizar el sistema de inventario para cada concepto y, aun así, poder honrar esas asociaciones y tener a las marcas adecuadas presentes en cada local, a pesar de los diferentes conceptos y menús.
He utilizado y considerado el uso de varios otros programas de software que compiten en este ámbito a lo largo de los años y una y otra vez, lo que vi fue que los sistemas eran tan sólidos como la información que se ponía en ellos y, cuando el mantenimiento del sistema fracasaba, entraba basura y salía basura y ninguno de los resultados era preciso.
El alivio que sentí cuando pude entender la sencillez de poder incorporar una nueva cuenta, hacer presentaciones y programar la capacitación; el proceso general de incorporación que WISK ha creado es insuperable. Convertirse en cliente es absolutamente sencillo y muy sencillo.
Poder ver el inventario a diario en cada restaurante y entender su ritmo durante el mes, cómo reducirlo de manera adecuada, si nos topamos con costos excesivos o sobrepasamos el presupuesto. Eso es algo que vimos de inmediato.
Otra cosa que definitivamente nos pareció desde el punto de vista de la propiedad fue que el tiempo que se tarda en hacer el inventario se redujo a la mitad. Una vez finalizado el proceso de introducción de datos en el propio WISK, el tiempo necesario para hacer el inventario semanal se redujo al menos a la mitad. Si no más.
Podría hablar durante días sobre las ineficiencias con las que ayuda a WISK. Ni siquiera pueden recordar cómo era hacer inventario antes de WISK, porque estaba muy extendido.
Otra cosa que definitivamente nos pareció desde el punto de vista de la propiedad fue que el tiempo que se tarda en hacer el inventario se redujo a la mitad. Una vez finalizado el proceso de introducción de datos en el propio WISK, el tiempo necesario para hacer el inventario semanal se redujo al menos a la mitad. Si no más.
Podría hablar durante días sobre las ineficiencias con las que ayuda a WISK. Ni siquiera pueden recordar cómo era hacer inventario antes de WISK, porque estaba muy extendido.
El problema
Como operador de varias unidades, ICONINK obtenía productos de varios proveedores, pero carecía de visibilidad sobre las prácticas de compra en sus sedes. Esto dificultaba lograr precios consistentes y optimizar la cadena de suministro.
Sin un sistema centralizado, las ineficiencias, como la reducción de los productos, el desbordamiento y las discrepancias en el uso de las existencias, eran comunes. La ausencia de herramientas simplificadas también dificultaba la rendición de cuentas, lo que dificultaba el seguimiento del destino de los productos y el control eficaz de los costos.
Además, ICONINK enfrentó importantes desafíos a la hora de capacitar e incorporar al personal para administrar el inventario. La alta rotación en la industria hotelera agravó este problema, ya que los nuevos empleados tenían dificultades para mantener la coherencia en los procesos de inventario manual. Estas prácticas anticuadas consumían demasiado tiempo, generaban imprecisiones e interrumpieron el flujo de trabajo en todo el grupo.
La combinación de adquisiciones inconsistentes, seguimiento ineficiente y la carga de los procesos manuales puso de relieve la necesidad de una solución optimizada y automatizada que pudiera proporcionar visibilidad en tiempo real, mejorar la precisión y reducir el tiempo dedicado a la gestión del inventario.
La solución
WISK le dio a ICONINK las herramientas para simplificar sus complejos desafíos de adquisición e inventario. Con un panel de control centralizado, James Harrington y su equipo obtuvieron una visión clara de las compras en los 50 restaurantes. Esta visibilidad les ayudó a identificar dónde se gastaba el dinero, agilizar los pedidos y asegurarse de que obtenían los mejores precios de los proveedores.
WISK también abordó el problema de la contracción y el exceso de producto. El seguimiento del inventario se hizo más preciso, lo que permitió al equipo responsabilizar al personal y reforzar el control sobre el uso de las existencias. Esto mejoró la eficiencia en todas las ubicaciones y, al mismo tiempo, permitió que cada restaurante mantuviera su concepto único y sus asociaciones de marca.
La capacitación y la incorporación del personal se hicieron mucho más fáciles con el sistema fácil de usar de WISK. En un sector en el que la rotación es alta, a James le resultó sencillo enseñar a los nuevos empleados a utilizar el software, incluso cuando el personal se desplazaba de una ubicación a otra. El proceso se mantuvo constante y el equipo no perdió impulso ni precisión durante las transiciones.
Una de las mayores ganancias fue el ahorro de tiempo. El inventario semanal, que solía llevar horas, se redujo a la mitad, si no más. Con el sistema optimizado de WISK, ICONINK podía rastrear los costos, monitorear los presupuestos y tomar decisiones más inteligentes sin la molestia de los procesos manuales.
Cómo ICONINK duplicó la velocidad y mejoró la información operativa
James explica cómo WISK facilitó considerablemente la formación y la incorporación, lo cual es crucial para una industria con una alta rotación de personal. «Lo que pude ver con WISK fue una forma mucho más fácil de capacitar al personal para ejecutar el programa» explica. La simplicidad del sistema garantizó que el personal pudiera aprender rápidamente y llevar a cabo las tareas de inventario sin sentirse abrumado.
También destaca cómo WISK resolvió un desafío común para Iconink: mantener la coherencia durante los cambios de personal. «Con la tasa de rotación del personal en nuestro sector, fue fácil incorporar a un nuevo empleado, capacitarlo y llevar a cabo el proceso sin que se desmoronara». Incluso cuando los miembros del equipo se mudaron de un restaurante a otro, el proceso se mantuvo sin problemas. El personal podía intervenir, retomar el trabajo donde lo había dejado y mantener las cosas funcionando sin problemas.
Para James, el diseño fácil de usar de WISK creó un proceso confiable y repetible en los 50 restaurantes de ICONINK. «Era simplemente un programa mucho más fácil y fluido de incluir en nuestro grupo de restaurantes» añade. Tanto si se incorporaban nuevos empleados al equipo como si los empleados cambiaban de ubicación, WISK se aseguraba de que las operaciones de inventario se mantuvieran consistentes, ahorrando tiempo y reduciendo las interrupciones.
Podría hablar durante días sobre las ineficiencias con las que ayuda WISK.
«Una vez que hayas definido el proceso de introducción de datos en el propio WISK, el tiempo necesario para hacer el inventario semanal se redujo al menos a la mitad, si no más». dice. El equipo se dio cuenta rápidamente de lo rápido y fluido que resultaba el inventario en comparación con el caótico sistema al que estaban acostumbrados.
Reflexiona sobre lo desorganizadas que estaban las cosas antes de WISK. «Podría hablar durante días sobre las ineficiencias con las que ayuda WISK. Ni siquiera pueden recordar cómo era hacer el inventario antes de WISK, porque estaba muy extendido». El cambio fue tan dramático que la antigua forma de trabajar, llena de inconsistencias y pérdida de tiempo, parecía un recuerdo lejano.
Para un grupo que administraba 50 restaurantes, recuperar ese tiempo cada semana permitió al equipo centrarse en tareas más importantes. WISK no solo simplificó el inventario, sino que aportó un nivel de eficiencia y control que ICONINK nunca había experimentado antes.
«Una vez que se concretó el proceso de introducción en el propio WISK, el tiempo necesario para hacer el inventario semanal se redujo al menos a la mitad. Si no más».
James Harrington
Director de Adquisiciones
La asociación de ICONINK con WISK transformó la forma en que gestionaban el inventario en sus 50 restaurantes. Antes de implementar WISK, el equipo tenía problemas con las ineficiencias, la falta de supervisión central y el desafío constante de la alta rotación de personal. Con WISK, obtuvieron la claridad y el control que necesitaban para optimizar los costos, reducir la reducción de personal y mejorar las prácticas de compra.
Los resultados fueron inmediatos. El tiempo de inventario se redujo en al menos un 50%, lo que permitió dedicar horas valiosas a otras tareas. La facilidad de uso de la plataforma también facilitó mucho la formación y la incorporación del personal, lo que garantizó que, incluso con una rotación frecuente, el proceso se mantuviera por buen camino. WISK ayudó a ICONINK a optimizar las operaciones, reforzar el control de los costos y, en última instancia, mejorar la rentabilidad, lo que demostró que una herramienta simple pero potente puede tener un gran impacto en las empresas hoteleras.
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Tinta de iconos
Colectivo mundial de restaurantes dedicado a crear y crear experiencias significativas con más de 20 locales gestionados.
Maurice, Assistant Manager @ Flyjin
“Before using WISK, we had hesitations due to past unsuccessful experiences with other systems. We often reverted to pen and paper, which required transferring data to Excel, making the process very time-consuming. We started scanning everything, doing the inventory, it went super well, so I was very pleasantly surprised.”
Massimo, General Manager @ Lucille’s
“It took a lot less time to get everyone on board. They were all open for it because it's an app. They could use their phone. You know, at the touch of our phones, we have everything available. We just scan the item, we go through it all in a sequence, so it's very well organized, everything's well counted, and I think it just really facilitates the time efficiency of everything.”
Loyd, Owner @ L’infâme Tittle Tattle and La Gargamelle in Montreal
Before WISK, honestly, inventory was kind of a drag. We had this huge Excel sheet, we have over a hundred products in here, so it's kind of hard to just do inventories. It used to take us about one or two hours every week. Twice a week actually, it was not very accurate with our Excel sheet, but now it takes us like 20 minutes and we're done. And I was kind of surprised it was so user-friendly.